Konferenser är en viktig del av att utveckla både din professionella kompetens, men även ditt företag. De erbjuder möjligheten att knyta kontakter, lära av branschledare, träffa beslutsfattare och umgås med likasinnade. Men de kommer inte billiga.
Den genomsnittliga industri- eller akademiska konferensen kostar cirka 1 000 dollar och det inkluderar vanligtvis inte tillhörande kostnader som flyg eller mat. Därför har deltagare (och potentiellt deras arbetsgivare) höga förväntningar. Det är viktigt att konferensplanerare och arrangörer gör allt de kan för att inte bara engagera deltagarna, utan för att ge en upplevelse som de kommer att vara glada över att de betalat för - och vill återvända till nästa år! Här är 30 av våra favoritidéer för att göra din konferens mer engagerande.
Engagerande personliga konferensaktiviteter
1. Bord lag
Detta är ett enkelt koncept som kan bäras genom ett evenemang och lägga till det där lilla extra. Det är bra för endagskonferenser där folk sitter vid samma bord för de flesta aktiviteterna. Låt folk vid bordet presentera sig och komma på en teampersona. De kan komma på ett namn, en maskot - allt som skulle skilja dem från de andra borden. Låt varje bord välja en representant som kan dela gruppens åsikter eller idéer under övningarna. Det här är ett enkelt sätt att utveckla lite naturlig sammanhållning bland människor på ditt evenemang, och hjälpa dem att utveckla nya vänskapsband på vägen. Du kan till och med spendera några minuter på teambuildingaktiviteter så att alla får en starkare relation.
2.Poängjakt
En asätare är nästan alltid ett bra komplement till ett evenemang. Du kan låta människor utforska sin omgivning, lära sig om ett nytt kontor eller en stad och lära känna varandra. Om du vill hålla saker och ting riktigt enkla kan du göra en version av en digital skattjakt, till exempel en fotorensarjakt där folk bara använder sina telefoner och inte behöver röra sig fysiskt.
3. Anslagstavla för lag
För den här aktiviteten måste du förse varje bord med en vit tavla eller anslagstavla i kork . Deltagare kan använda det här utrymmet för att dela kommentarer, lärdomar, företagskontaktinformation eller meddelanden. Detta ökar mängden som bordsdeltagare kan nätverka och ansluta till varandra, samt komma ihåg viktiga poäng som delas under dagen.
4. Trivia-spel
Alla älskar trivia, så varför inte lägga till det i ditt konferensevenemang? Det är ett bra sätt att främja lite vänlig konkurrens samt att hjälpa människor att ta till sig ny information. De flesta konferensledare tycker att trivia är ett kraftfullt sätt att öka engagemanget. Triviaämnen kan vara allt från ämnen som är relevanta för konferensen, till filmer, sport, popkultur - vad du än tror skulle intressera dina deltagare!
5. Paneldiskussioner
En panel är ett utmärkt sätt att öka interaktionen och engagemanget samtidigt som du lär ut och levererar relevant information. Istället för att ha en session i form av föreläsningar där människor i huvudsak pratas om, kan du bjuda in några experter eller tankeledare att sitta längst fram i rummet och ha en guidad diskussion. Du bör välja några ämnen i förväg och ge dem en agenda, men låt samtalet flyta på naturligt. Se till att ge gott om tid för frågor och svar, eftersom dialogen sannolikt kommer att väcka några tankar och förfrågningar från konferensdeltagare.
6. AMA (Fråga mig vad som helst)
En rolig men produktiv aktivitet på en konferens är en "Fråga mig vad som helst". För den här idén måste du ha en expert som är kunnig och personlig och bekväm inför en folkmassa. Sedan bör deltagarna kunna fråga vad som helst (inom rimliga gränser). Ämnena kan täcka inte bara konferensämnen utan också personligt liv, sport, hobbyer, vad som helst (som namnet antyder).
7. Mänsklig värmekarta
Du kan skapa ett mänskligt spektrogram genom att låta alla deltagare stå upp. Sedan ställer du frågor och deltagarna bör svara genom att gå till den del av rummet som anger deras svar. Detta kommer att skapa naturliga grupperingar så att deltagarna kan få en bild av likheter och även mångfalden av de närvarande människorna. Du kan basera frågor på saker som geografi, hobbyer, jobbroll eller till och med deras önskade resultat från konferensen.
8. Isbrytare
Dessa enkla frågor är alltid en bra idé; många skulle betrakta dem som ett måste för alla konferenser eller evenemang. Du kan använda dessa i början av generalkonferensen eller i varje breakout-session . Detta är ett enkelt sätt att börja olika sessioner, och de tar bara några minuter och inga förberedelser. Naturligtvis erbjuder isbrytare ett utmärkt sätt för deltagare att träffa och interagera med varandra också, vilket är en viktig del av en framgångsrik konferens. Se till att följa vår blogg för hundratals unika isbrytare och laguppvärmningsspel (och stora gruppenergigivare också).
9. "Musikbord"
Detta är en lek på barndomsspelet hela havet stormar. Kommer du ihåg aktiviteten där musik spelades och spelare flyttade till en annan stol innan tiden rinner ut? För det här spelet, låt alla gå in i små grupper vid ett bord. Helst skulle det inte finnas fler än 10-12 personer per bord. Börja varje session med att ställa en specifik fråga och ge bordet 10 eller 15 minuter att diskutera. Sedan ska varje gruppmedlem resa sig och flytta till ett annat bord. Detta bör fortsätta tills varje person har haft en tur vid flera bord och fått diskutera flera ämnen. En unik snurr på denna idé är att få diskussionsfrågorna i förväg. Du kan skicka ett e-postmeddelande före konferensen och be deltagarna att skicka in sina mest angelägna frågor och välja bland dem - på så sätt kan du vara säker på att det som diskuteras kommer att ge verkligt värde för de närvarande.
10. Diskussionscirkel
Denna interaktiva aktivitet tillåter människor att delta i den grad de föredrar. Sätt upp flera områden i hela evenemangsplatsen, med specifika ämnen för varje område. Deltagarna kommer att stå i en cirkel, och sedan bjuds alla från cirkeln in att kliva in i cirkeln och dela sina tankar. Naturligtvis bör ingen monopolisera samtalet, och vissa människor kanske föredrar att inte kliva fram alls. Men för dem som gör det är detta ett bra sätt att låta människor dela sina tankar och åsikter på ett interaktivt sätt.
11. "Braindates"
Den här aktiviteten kräver en del arbete innan konferensen, men det kommer att vara värt det för den upplevelse den erbjuder dina deltagare. Börja några veckor före evenemanget och maila alla deltagare för att få specifika frågor eller för att dela vilka ämnen de är särskilt skickliga på. Sedan kan du jämföra svaren för att matcha personer i små grupper när de väl kommer till evenemanget. När du matchar deltagare baserat på deras svar kan deltagarna ansluta till sina "matcher" och schemalägga tid för att träffas personligen. Det här är ett bra sätt för människor att få ny kunskap samtidigt som de träffar likasinnade. Det säkerställer också att de får värde av konferensen eftersom de kommer att vara säkra på att ha diskussioner baserat på sina specifika intressen.
12. Incheckning mitt i konferensen
Det är viktigt att kolla in med dina deltagare för att se hur det går. Då kan du upptäcka om du behöver göra något annat för att hålla allas intresse. Du kan göra det personligen halvvägs under dagen genom att låta en handledare prata framför gruppen, eller så kan du skapa en digital version genom att fråga folk på deras mobiltelefoner. Då kan du också skräddarsy frågor till din publik. Detta kommer att vara värdefull feedback för inte bara den omedelbara konferensen utan alla som du planerar i framtiden.
13. Resor trivia
Får din konferens en internationell publik? Eller till och med en publik från hela landet? Om så är fallet kan det vara roligt och lärorikt att lära sig mer om var deltagarna kommer ifrån. Skapa triviafrågor baserat på vad du vet om deltagarnas hemorter. Du kan göra ett coolt visuellt baserat spel genom att visa bilder på kända landmärken och låta folk gissa. Eller så kan du ställa olika geografiska frågor och se vem som verkar veta mest. Bonuspoäng om du erbjuder ett pris till vinnaren.
14. Sponsorbekräftelse
De flesta konferenser är inte möjliga utan generösa sponsorer. Se till att de känner kärleken genom att tacka dem offentligt under konferensen. Även om erkännandet är avgörande, är det ofta en tråkig del av evenemanget för deltagare. Så det är en bra idé att göra det snabbt och effektivt. Vi uppmuntrar att alla håller sina applåder till slutet och sedan gör en stor klapp för sponsorer. Se till att ha massor av bilder, inklusive en stor skylt eller bild med varje sponsorlogotyp när du delar deras namn med publiken.
15. Inledningstal och informella panelsamtal
Har du någonsin sett en expert tala och känt dig nästan som om de var en kändis? Om du vet hur imponerande en keynote-session kan vara, föreställ dig då hur mycket dina deltagare kommer att uppskatta att få sitta ner med talaren och prata mer direkt med dem. Du kan skapa en mer informell uppställning där talaren samtalar med en moderator som ställer frågor, och sedan har deltagarna möjlighet att skicka in frågor också. Om du använder ett interaktivt konferensverktyg kan du samla frågor via plattformen och sedan använda dem i diskussionen också. På så sätt kan du skapa en allsidig konversation, där deltagarna är en del av upplevelsen och inte bara är insatta i den.
16. Spelshow i slutet av konferensen
Ett annat sätt att förhindra att dina deltagare känner sig för passiva är att fråga dem om vad de har lärt sig på konferensen hittills. Välj ett vanligt spelprogramformat, som Newlywed Game, och låt en moderator köra aktiviteten. Du kan också fråga publiken för att få fler frågeidéer. Det här är ett roligt sätt att avsluta konferensen och sammanfatta de viktigaste takeaways.
17. Världscafé
För denna aktivitet kommer alla att delas in i mindre grupper och sitta vid ett bord. Det är ett liknande koncept som hela havet stormar leken, bara för varje session flyttar bara en person från bordet. När de kommer till ett nytt bord bör de bli "värd" och moderera en ny diskussion. På detta sätt är deltagarna säker på att uppleva en mängd olika ämnesdiskussioner samt möjligheten att träffa nya människor.
18. Expertklinik
Många gånger deltar människor i konferenser för att få lösningar anpassade till aktuella utmaningar eller problem. För att lägga till mer värde för dina deltagare, ge alla möjligheten att boka en:en gång med en branschexpert. Varje person kan rådgöra med dem i cirka 10-15 minuter. Sprid ut dessa platser under evenemanget för att ge fler människor en möjlighet att delta. På så sätt kan de få personliga, användbara råd som de tar med sig.
19. Lösningsrum
I likhet med ovanstående idé - men med lite mer tid investerad - erbjuder denna aktivitet ytterligare en möjlighet att få skräddarsydd rådgivning. För denna idé, sätt upp flera bord med cirka 8 personer och låt varje deltagare skriva ner sitt unika problem. Sedan ska hela bordet stå upp och flytta en plats åt vänster. Varje person får 7 minuter på sig att skriva ner lösningar på problemet som ligger framför dem. Upprepa tills alla är tillbaka i sin egen plats. Detta kan vara ett riktigt minnesvärt sätt att ge deltagarna praktiska lösningar.
20. Tänk, para och dela
Om du vill att deltagare ska få uppleva en djupdykning i ett visst ämne, kommer den här aktiviteten att vara till hjälp. Börja med en tänkvärd omröstningsfråga och ge sedan folk 2 minuter på sig att tänka och rösta. Därefter parar du individer som har en motröst med varandra (så två personer med motsatta röster). Sedan bör varje person ägna tid åt att diskutera och försöka övertyga sin partner om sin egen åsikt. Aktiviteten avslutas med ytterligare en omröstning där du kan se hur många som har ändrat uppfattning.
21. Pitch session
Denna eventidé är populär bland startkonferenser. Under dessa sessioner försöker blivande entreprenörer att pitcha en idé för en grupp. Ge människor gott om tid att förbereda sina affärs- och marknadsföringsidéer och främja dem sedan till en panel som kommer att bedöma presentationerna. Om du vill göra det mer engagerande för alla deltagare kan du också säga till dem. Skapa helt enkelt en undersökning som frågar efter deras favorit när allt är klart, eller så kan du till och med erbjuda omröstningar efter varje session för mer specifik feedback (vilket kan vara till stor hjälp för presentatörerna).
Virtuella konferensidéer
22. Använd enkätfrågor
Varje gång du kan få deltagarna att känna sig engagerade och vara en del av händelserna, det är en fantastisk sak. Omröstningsfrågor är det perfekta sättet att börja eller avsluta din konferens och erbjuder en välkommen paus och en konversationsstart i mitten. Omröstningar är ett bra sätt att interagera och du kan också göra dem roliga. Du kan också använda omröstningar som en isbrytare för att kicka igång saker.
23. Presentpåsar för virtuella evenemang
Virtuella konferenser har blivit mer populära sedan pandemin. Om du vill kicka igång saker på ett minnesvärt sätt, skicka presentpåsar till varje gästs hus. Se till att påsarna har en välkomstpresent tillsammans med det material de behöver för alla sina sessioner. Du kan också inkludera kort för diskussionsfrågor eller uttalanden som de kan använda för att få igång konversationer med andra deltagare.
24. Tävlingar i sociala medier
Det här är ett bra sätt att lägga till lite kul till avlägsna evenemang, även om de kan användas för personliga konferenser också. Börja med att skapa en enkel hashtagg för ditt event. Ställ sedan en fråga till dina deltagare. Be dem till exempel skicka in ett foto från sessionen de precis kom ifrån, eller med en ny person som de träffade på evenemanget. Sedan kan du använda inläggen som bidrag till en utlottning av olika slag (med coola priser för att uppmuntra deltagande).
25. Virtuell ölprovning
Detta skapar en unik möjlighet för deltagare att ansluta. Du kan skapa en session och skicka allt nödvändigt material till deltagarna så att de kan delta vid överenskommen tid. Du behöver också någon som är expert på öl och kan guida provningen från en virtuell plattform. Du kan också inkludera roliga diskussionspunkter som historielektioner eller öltillverkningstips. Denna aktivitet har definitivt högre kostnader förknippade än många aktiviteter, men om du har lite budget att spela med är det ganska minnesvärt och roligt för evenemangsdeltagare.
26. Radiostationer med programledare
Hjälp deltagarna att få tillgång till flera experter i ett evenemang. För att göra det måste du utrusta alla med trådlösa hörlurar som har olika kanaler. Varje expert kommer att ha sin egen kanal och alla deltagare kan välja vilken kanal de vill lyssna på. På så sätt kan du se till att gästerna får lära sig vad som verkligen betyder något för dem.
27. 20 sekunder för 20 slides
Den här aktiviteten är en form av datablitz där deltagarna kan lära sig lite om många olika ämnen. Låt flera talare förbereda korta presentationer som innehåller 20 slides, med 20 sekunder för att gå igenom varje bild. Detta ger talare ungefär 7 minuter på sig att ta sig igenom sin presentation och var och en bör innehålla en kort djupdykning i en idé, produkt eller fråga.
28. Specifik situationslösning
För att ge mer värde till konferensdeltagarna, utrusta dem med verkliga lösningar och djupgående diskussioner. Kom på några olika scenarier som är relevanta för ditt område och låt sedan tabeller diskutera. Du kan välja mellan dagliga utmaningar på arbetsplatsen eller mer seriösa, specifika hinder. Ge sedan alla en halvtimme på sig att komma på sina bästa lösningar och dela med gruppen. Se till att varje bord har en möjlighet att dela så att alla närvarande kan dra nytta av olika perspektiv.
29. Verktyg för livestreaming
Traditionella frågor och svar på konferenser kan ställa till många problem. Du kan göra saker enklare genom att samla de mest relevanta frågorna och även eliminera scenskräck som folk kan ha när de frågar. Med hjälp av specifika tekniska plattformar kan deltagarna skicka in frågor och sedan rösta upp de som de helst vill se besvarade. Människor kan göra det anonymt eller med ett namn, och moderatorn kan lägga frågan på presentationsskärmen så att alla kan se när de tar upp den.
30. Progmravara för nätverkande
Hjälp dina deltagare att träffa specifika människor genom att implementera en programvara för nätverkande före evenemanget och marknadsföra den för dina deltagare. Se det som ett slags matchmakingverktyg för företag, där deltagarna kan notera sina färdigheter, roll och vad de letar efter. Baserat på det kommer programvaran att ställa in dem med relevanta matchningar. Dina evenemangsdeltagare kommer att uppskatta att du skapar denna chans för dem att nätverka och träffa andra, eftersom så mycket av avkastningen på en konferens beror på vem du möter där.
Få hjälp med att planera en givande konferens
Det finns olika typer av konferenser för olika publik. Du kan hitta en konferens för allt från utbildning till B2C, B2B, teambuilding, nätverkande etc. Vissa stora företag sätter ihop sin egen "all hands"-konferens (ofta kallad company summit ) där de samlar människor från hela landet eller till och med världen. Dessa är i grunden robusta teambuilding-evenemang för stora grupper där din personal kan njuta av att få kontakt och lära sig med andra människor från ditt företag.
Uppenbarligen är den typen av händelser ett stort företag. Få lite professionell hjälp med logistiken för att genomföra ett evenemang som deltagarna kommer att vara glada över. Surf Office kan hjälpa dig att navigera i planering, organisering och genomförande så att du kan sätta ihop ett engagerande teambuilding-evenemang som inkluderar nätverkande, lärande – och mycket roligt.
