Affärsprinciper för 2000-talet är mer fokuserade än någonsin på framtiden. Detta håller företagens blickar framåt och uppåt, men trots all tid som ägnas åt att tänka på framåtrörelser, förbiser vi ibland de lärdomar som kan dras av det förflutna.
Idag dyker vi ner i hur reflektioner kan vara revolutionerande för att förbättra teamets prestationer. Teamreflektioner fokuserar på hur alla känner sig och är mer avslappnade. De ger utrymme att prata om allt från projektet som helhet till hur teamet pratar med varandra, vilket gör det till ett bra tillfälle att ta upp alla möjliga saker för att hjälpa teamet att samarbeta och fungera bättre tillsammans.
Å andra sidan handlar agila retrospektiver, som du kanske har hört talas om, om att titta på hur teamet fungerar och göra det bättre, nära kopplat till vad som händer i den aktuella sprinten. Det är ett strukturerat sätt att ta reda på hur man kan förbättra sig.
Hur ofta bör teamreflektioner ske?
Det kan bero på ditt företags omfattning, storlek och hastighet. Mer flexibla företag genomför dem vanligtvis varje vecka eller varannan vecka. Mer rigida företag siktar på varannan till var sjätte månad.
Tänk på teamreflektioner som en chans för personalen att dela sina ärliga och genuina tankar eller funderingar kring ett projekt eller en uppgift. Att få dina anställda att tala öppet och bekvämt är ofta lättare sagt än gjort. Det är därför vi är här idag för att hjälpa dig att skapa en perfekt teamreflektion, en som säkerställer att dina team växer till sin fulla potential.
10 exempelfrågor en chef kan ställa till sina anställda för effektiva teamreflektioner:
- Vilka var de svåraste delarna av det här projektet, och hur hanterade vi dem?
- Kommunicerade vi effektivt under hela projektet, eller fanns det några brister?
- Nådde vi våra mål? Om inte, vad höll oss tillbaka?
- Vilka ögonblick i lagarbetet stack ut som framgångsrika, och var kunde vi förbättra oss?
- Hur hanterade vi utmaningar eller förändringar? Vad fungerade och vad fungerade inte?
- Kände sig alla hörda och värderade under projektets gång? Hur kan vi förbättra inkluderingen?
- Finns det några beslut vi fattat som vi bör ompröva?
- Vad lärde vi oss, och hur kan vi tillämpa det nästa gång?
- Gav denna reflektionssession oss användbara insikter? Hur kan vi göra framtida sessioner bättre?
- Hur kan vi säkerställa att vi omsätter våra lärdomar i praktiken framöver?
Så, nu när du vet vilka frågor som ska tas upp på mötena, låt oss gå igenom hur man genomför ett.
En steg-för-steg-guide för att facilitera reflektionsmöten i team
Inför teamets reflektionsmöte
Se till att du förbereder dig korrekt för teamreflektionerna. Nedan går vi igenom några av de viktigaste aspekterna av förberedelserna inför mötet:
1. Definiera tydliga mål
Det första steget i att skapa en perfekt teamreflektion är att definiera målen och syftena med dessa sessioner. Använd en anteckningsbok eller ett digitalt dokument för att göra en lista över önskvärda resultat. Kanske handlar det om att nå det kvartalsvisa målet eller att förbättra personalens trivsel i årliga undersökningar. Var specifik.
När du väl har satt dina mål, håll dem inte gömda. Dela dem med ditt team i ett tidigt utvecklingsstadium och känn dig inte som att du sätter upp lagar. Förstå att du uppmuntrar dina medarbetare att arbeta mot mätbara resultat och ger mål som dina team kan sträva efter. Det är ett bra sätt att börja!
Bästa tipset: håll det enkelt, håll det SMART!
Se till att dina mål är SMARTA; det vill säga specifika, mätbara, uppnåeliga, relevanta och tidsbundna. Detta säkerställer att du håller fokus på de viktigaste affärsområdena. Ett annat tips när du utformar dina mål är att använda de enklaste verktygen som en anteckningsblocks-.txt-fil. Detta hindrar dig från att gå vilse i formatering, utsmyckning eller dekoration.
2. Schemalägg frekvens
När era handlingsbara mål är fastställda och förstådda av era team behöver ni nu fundera över hur ofta dessa reflektionssessioner ska äga rum. Nyckeln här är att anpassa frekvensen till er arbetskultur.
Om ert företag är agilt (vilket innebär att det regelbundet anpassar sig till marknadsförändringar och teknisk utveckling) passar denna flexibilitet bra ihop med mer frekventa reflektionssessioner. Att sikta på tvåveckors- eller månadsvisa reflektioner säkerställer att de består av betydande förändringar, så det finns naturligtvis fler lärdomar att reflektera över.
Agila stilar utvecklades som ett svar på mer rigida affärsverksamheter (även kallade vattenfall ). Vattenfall är en mer linjär form av projektledning, där team slutför varje projektfas innan de går vidare till nästa. Här behövs mindre frekventa reflektionssessioner, allt från halvårsvis till en gång per år.
I slutändan är nyckeln att hitta en balans mellan konsekvens och flexibilitet. Bestäm regelbundna datum för reflektionssessioner, men var öppna för att ändra dem baserat på teamets feedback eller projektets föränderliga behov. Det kräver balans, men resultaten ger utdelning.
3. Välj rätt mötesformat
Nu är det dags att verkligen fundera över det perfekta mötesformatet . Ert traditionella mötesformat har fortfarande fördelarna med interaktion i realtid och icke-verbala signaler, men är det optimerat för era distansarbetare eller hybridteam? Om inte, kan ett virtuellt möte vara rätt väg att gå.
Ökande distansarbete och flexibla arbetsscheman innebär att team faktiskt kan optimeras med asynkrona arbetssystem . Alla reflektionssessioner behöver inte ske i realtid. Asynkrona format, som delade dokument eller diskussionsforum, gör det möjligt för medlemmar att bidra i sin egen takt.
Vissa teammedlemmar kan känna sig mer bekväma med att dela sina tankar privat. Här kan djupare diskussioner föras och din feedback kan vara mer personlig, och återigen har du här möjlighet att välja ett personligt eller virtuellt format.
Bästa tipset: Använd molnlagring
Få ut det mesta av ditt företags digitala tillgångshantering (DAM) för att spara och lagra resultatet av teamreflektioner. Detta skapar ett ovärderligt arkiv av välorganiserade dokument, bilder och resurser i ett elegant molnbaserat system.
Under teamets reflektionsmöte
Här är några idéer att ha i åtanke medan teamets reflektionsmöte äger rum:
4. Skapa en trygg miljö
Nästa steg lutar sig mot mjukare tekniker som chefer kan använda, och det innebär att se till att varje medlem känner att de är på en plats där de kan tala öppet och fria från dömande.
För det första, föregå med gott exempel. Era team kommer att ta till sig ledtrådar från ert beteende, så visa viss öppenhet och uttryck eventuella farhågor själva. Dela era erfarenheter och var mottagliga för feedback och olika synpunkter. Detta hjälper till att sätta tonen för en öppen dialog.
En mer teknisk term för detta är psykologisk säkerhet på arbetsplatsen , vilket definieras som "frånvaro av mellanmänsklig rädsla". Personal som är rädda för att dela sina idéer kommer helt enkelt inte att dela dessa idéer, och istället för värdefulla reflektioner slår "grupptänkande" in. Dra nytta av enskilda eller teambaserade avstämningar för att bekämpa grupptänkande och öka produktiviteten hos varje teammedlem.
Genom att skapa en trygg miljö för teamreflektioner känner man att man har grönt ljus att dela med sig av hur de tycker att ett projekt har gått. Detta leder till att man samlar in den information man behöver för att skapa team som arbetar med och för varandra, och det leder till positiv teamtillväxt.
5. Uppmuntra deltagande
Utöver att ha skapat en trygg och öppen arena för yttrandefrihet bör du nu göra ditt yttersta för att få det viktiga deltagandet från andra. Som chef kommer du sannolikt att få ta emot olika perspektiv, så fira dem.
Var villig att ta en liten plats och be teamledarna att presentera. Att engagera varje medlem håller alla medvetna om vad som händer hela tiden. Varje gång en ny punkt på agendan tas upp, ha några frågor förberedda för att försöka bedöma deras åsikter och tankar. I en virtuell miljö, uppmuntra skärmdelning med medlemmarna och ha en digital samling frågor och aktiviteter att ta med sig i teamets reflektioner.
Topptips: Var inte rädd för små tystnader
När man uppmuntrar medlemmar att delta kan möten ibland bli lite tysta. Det kan vara nytt för anställda med olika bakgrund att ha mer kontroll och öppenhet i att dela sina tankar. Detta är ett enkelt tips, men det förbises ofta av chefer som är för ivriga att komma fram till resultatet av möten. Skynda dig inte att fylla ett tyst tomrum med förhastade slutsatser.
Efter teamets reflektionsmöte
Bara för att mötet är över betyder det inte att dina ansträngningar att förbättras är det! Här är områden du måste tänka på efter att teamets reflektionsmöte är över:
6. Fokusera på lösningar
Allt eftersom tankar och idéer från teamreflektionerna kommer in, syftar detta steg till att tillämpa dessa idéer på praktiska lösningar.
Låt oss skapa ett scenario med en punkt som tas upp under en reflektionssession. En teammedlem sa att de känner att de kämpar med att balansera arbetsbelastning och privatliv. Det här är dags att se till att ni verkligen lyssnar på de tankar som framkommer under en reflektionssession.
Du vill snabbt ta reda på om någon annan medlem har samma känsla. I så fall blir det av största vikt att visa din personal att du fokuserar på en lösning. I det här scenariot kan du överväga att införa en mer flexibel arbetsschemapolicy. En reflexreaktion med att öka teamstorleken kan vara din bästa lösning, men det är viktigt att komma ihåg att det inte är bevisat att det ökar projektets resultat att lägga till fler medlemmar i team.
Genom att visa personalen att ni fokuserar på effektiva lösningar som tar hänsyn till både välbefinnande och arbetsprestationer, bidrar ni till att skapa reflektionssessioner som är mer öppna och ärliga. Detta tillvägagångssätt leder till mer produktiva team , vilket är det bästa resultatet en genuin teamreflektionssession kan ge.
7. Dokumentera lärdomar
Avsätt lite tid för att dokumentera all denna värdefulla information i debriefingar. Efter att ha varit så fokuserade på att tillämpa lösningar på de punkter som tagits upp i era teamreflektioner är det ett bra tillfälle att dokumentera och lagra det som har lärts.
Skapa ett gemensamt dokument där alla uppmuntras att skriva ner sina tankar om hur era reflektionssessioner har hjälpt. En central hubb gör det tillgängligt för alla, inklusive era distansarbetare, när de vill ha en repetition.
Du kan leda genom att skapa ett dokument i sagostund-stil, komplett med de små segrarna och svårigheterna. Berättelser har visat sig fastna bättre hos läsarna och inkluderar bilder som illustrerar hur varje lektion togs in. Ett mer jordnära tillvägagångssätt håller lärandet levande för alla!
8. Utvärdera och införliva
Vi har planerat en noggrant planerad teamreflektion, samlat in viktig information och stakat ut vår förbättringsstrategi. Nu är det dags att se till att det verkliga värdet inte bara ligger i själva reflektionen, utan i vad som kommer härnäst. Vi måste integrera allt i arbetskulturen och affärsverksamheten.
Använd data. Hittar du några mönster som framträder? Om så är fallet, använd handlingsbara steg för framtida uppgifter. Ert schema för teamreflektioner är igång, så ta med dessa till reflektionerna nästa vecka, månad eller nästa kvartal. Denna pågående process av teamtillväxt och utveckling hyllar lärdomar som lärts på resan, inte på destinationen.
Få dina tydligaste reflektioner på en ny plats. Prova ett av våra team-retreats!
Här på Surf Office arbetar vi med att få team att arbeta optimalt, och vi vet att teambuilding-retreats är ett fantastiskt sätt att befästa positivt lagarbete. Så varför inte överväga ett team-retreat med oss? Tänk dig hur era vanliga kontorsmiljöer smälter bort på en sandstrand eller hur ni tar er tid att njuta av naturen på en lantlig retreat.
Gillar du den här idén men är inte säker på hur du ska få ihop allt? Inga problem, det är här Surf Office kommer in.
Vi har haft nöjet att organisera över 700+ retreatupplevelser , inklusive distansteam, för många olika företag. Så här erbjuder vi:
- Stressfria överföringar?Vi har dig! ✅
- Kvalitetssäkrat boende?Kontrollera! ✅
- Engagerande team building aktiviteter? Vår specialitet ✅
- Restaurangbokningar? Det är upp till oss! ✅
- Experthjälp vid retreatplanering?Självklart har vi det här! ✅
- Support på plats, skräddarsydd efter dina behov?Absolut ✅
Inte bara detta utan vi har också tillgång till 150+ platser runt om i Europa, APAC, USA och nu Latinamerika , vilket betyder att himlen är din gräns när det gäller att välja rätt plats för dig och ditt team.
Era reflektionsmöten för teamet fungerar som bäst när alla känner sig avslappnade och engagerade, så utnyttja en retreat utanför kontoret för att få era reflektioner så klara som kristall.
