Om du leder ett distans eller distribuerat företag har du förmodligen funderat på att driva en retreat. Med ett tiotal personer i ditt team låter det förmodligen mycket genomförbart.
Men hur är det med att organisera en retreat med så mycket som 100, 200 eller till och med 500 personer? Det kan låta läskigt, men det är inte omöjligt.
På Surf Office har vi anordnat retreater för så lite som ett dussin till så många som några hundra personer. Här är vad vi har lärt oss av vår erfarenhet av att vara värd för retreater för stora företag och hur du kan göra det utan att göra logistiken till en levande röra, samtidigt som du skapar ett schema som ditt team kommer att njuta av.
Den idealiska längden på retreaten
Om ditt lag är distribuerat över hela världen behöver du en längre retreat, eftersom en dag eller två inte kommer att minska det. Vi har sett större team organisera offsites som är 3-5 dagar långa, vilket är den idealiska längden om du vill ha en bra blandning av arbete och vila.
Måndag: Ankomst och start på retreaten
De flesta retreater börjar på en måndag, vilket innebär att alla ska komma och bosätta sig på sitt boende till dess. För personer som måste resa långa sträckor, se till att köpa biljetter till söndagen, så att de är fräscha och utvilade på måndag morgon. För de med kortare restider går måndagsflyg bra.
Räkna inte riktigt med att göra något produktivt på måndag. Folk anländer vid olika tidpunkter, de är trötta och glada över att träffa varandra, så man borde verkligen ha måndag som dag att slå sig ner på.
De kan använda denna dag för att utforska staden, arbeta från hotellet, spela isbrytarspel för att lära känna nya kollegor , arrangera mindre möten eller vad de vill. Se bara till att inget arbete är obligatoriskt på måndag. Gå inte heller till den andra ytterligheten och arrangera en fest samma dag som alla kommer. Man vill ju att alla ska vara fräscha inför det stora mötet dagen efter.
Tisdag: Officiell start
Med en stor grupp på retreat är det vanligtvis praxis för företagets VD att öppna retreaten med ett tal den andra dagen efter ankomsten.
När EVBox åkte på sin retreat för 200 personer i Madrid i slutet av förra året, startade de officiellt den andra dagen med en presentation om företagets vision för 2019.
Du kan också utöka talet till en längre presentation om hur företaget mår. Kanske släng in lite siffror och statistik, för att hålla alla i företaget uppdaterade.
Du kanske tycker att det är för mycket, men för någon som flyger in från andra änden av världen kommer de att uppskatta att få information om företagets framsteg.
Avsluta sedan dagen med ett företagsvinmiddag evenemang någonstans trevligt.
Onsdag & torsdag: Jobba, spela, repetera
På onsdag bör du ägna dagen åt produktivt arbete. Fundera på att organisera ett hackathon eller innovationsdag för att brainstorma nya produktidéer eller arbeta på lösningar tillsammans. (Fortsätt rulla för att läsa våra tips om hackathons!)
På torsdag morgon, dela upp i mindre team och låt dem arbeta med sina förutbestämda projekt. Använd sedan eftermiddagen till en gruppbondingsaktivitet. Underskatta inte kraften i teambonding! Genom att tillåta lite tid för bindning mellan lagkamrater ger du dem möjligheten att svika sina vakter och verkligen få kontakt med varandra, vilket är ett säkert sätt att öka medarbetarnas lycka och följaktligen att behålla anställda.
Några av våra kunders favoritaktiviteter är att segla på floden i Lissabon, skattjakt i Barcelona eller lära sig surfa i den lilla byn Ericeira.
Innan du ger dig iväg för lagaktiviteter är det dock en bra idé att ha ett annat tal eller ett tillkännagivande för att låta alla veta vad som åstadkoms under retreaten.
Torsdag är också en bra dag för en kvällsfest om du åker på fredag.
Fredag: Hasta luego!
På fredag, ge ditt team valet att antingen arbeta på lösa trådar eller ledigt från arbete och andra aktiviteter eftersom detta är avresedagen. De kommer att uppskatta det, särskilt de som har en lång flygresa framför sig. När allt kommer omkring vill du att ditt team är utvilat, energiskt och inspirerat när de kommer tillbaka till sina hem.
Hackathons och innovationsdagar: Arbeta med ett enda mål
Stora företag som går på retreater anordnar ofta hackathon för att komma på nya idéer, bygga nya produktfunktioner och få alla i företaget att arbeta tillsammans på ett enda mål. För dessa möten rekommenderar vi att ha ett stort rum för alla som deltar.
Beroende på gruppens storlek bör du också ha minst två mindre mötesrum för breakouts så att teamen kan vila och få lite tid för sig själva.
Nyligen gjorde teamet på Mattermost ett designhackathon när de åkte på företagsretreat i Lissabon. Målet var att ge alla en chans att nolla på produkter och projekt som de brinner för.
"Det var roligt att träffas och se människor som var glada att arbeta med något som ligger dem verkligen varmt om hjärtat! Det var en fantastisk upplevelse."
- Corey Hulen, CTO och medgrundare på Mattermost
Ett annat användbart tips för hackathons och innovationsdagar är att ordna catering istället för att gå ut och äta. Det kommer att spara mycket tid och förenkla din logistik avsevärt.
Något annat som kan tyckas självklart men det är värt att nämna: kolla med hotellet för att se till att internet faktiskt fungerar. Du tar det förmodligen för givet, men många hotellchefer gör det inte. Se samtidigt till att det finns tillräckligt med projektorer i mötesrummen och att alla fungerar. Du kan besöka hotellet i förväg för att kontrollera om allt fungerar enligt plan.
Håll dig till schemat men var flexibel
När du organiserar en retreat är det viktigt att ha ett schema och hålla sig till det. Av vår egen erfarenhet kan ett löst schema med för mycket flexibilitet förvandlas till en ordentlig röra, där alla går runt som de vill och du kommer inte att få något arbete gjort eller spendera tid tillsammans.
Men bli inte för galen – lämna lite ledig tid för deltagarna att göra vad de vill. Du kan använda kvällarna till att ordna middagar eller andra aktiviteter, men det är helt valfritt. Ditt team kommer att hitta ett sätt att organisera sig, och alla vill inte umgås på kvällarna i alla fall – vissa vill bara ta en tupplur eller ringa sin familj.
Låt Surf Office sköta logistiken
Även om det kan vara en extremt givande upplevelse för stora team att organisera en retreat, kan det också vara ganska krävande, tidskrävande och dyrt när du inte har kontakt med rätt leverantörer. Om du känner att du skulle ha nytta av att lägga ut logistiken för en retreat medan du njuter av att spendera tid med ditt team på en underbar plats , kontakta Surf Office-teamet – vi ser till att du är i goda händer.
