De flesta misstag människor gör när de organiserar sina första företag offsite är lätt att undvika.
I den här artikeln kommer vi att sammanfatta dessa misstag och lära dig hur du undviker dem.
På Surf Office har vi organiserat hundratals företag offsites för våra kunder och till och med ett par offsites för vårt eget team. Vi är ett distans-först företag, så det är viktigt att träffas personligen då och då.
Så genom åren har vi märkt några vanliga planeringsmisstag.
Här är lite extra sammanhang om SurfOffice innan vi börjar:
- Kunder som arbetar med Surf Office får hjälp med att välja resmål och plats. Sedan hjälper vi till med hela retreat planeringsprocessen.
- Samtidigt som vi försöker göra så mycket som möjligt för att hjälpa, är vissa beslut i slutändan upp till kunden.
- Vi är inte involverade i "arbetsdelen" av retreaten. Varje kund bestämmer vad de vill göra under sin offsite, och vi planerar all logistik runt det.
#1 Utför inte forskning innan du röstar om plats och datum
Det är lätt att bli upphetsad över din nästa offsite och försöka samla in feedback från dina kollegor om deras datum och platspreferenser.
Detta kan generera en lång diskussion som producerar massor av idéer. Dina kollegor kommer att kampanja för sina favoritdestinationer och börja dela alla sina planerade bröllop, familjeårsdagar och semestrar.
Detta är överväldigande, men viktigast av allt, det utlöser inte en produktiv diskussion.
Du kanske redan har gissat rätt tillvägagångssätt: utför forskning själv eller med ett litet team av människor.
Därefter kan du föreslå ett begränsat antal röstalternativ för hela företaget. Vi rekommenderar att börja med platsen och sedan följa upp med datum.
Användbara länkar:
#2 Kombinera två platser för din retreat
Det är svårt att inte bli upphetsad över alla möjliga platser du kan besöka på din nästa dröm offsite.
Ibland ligger dessa platser "bekvämt" nära varandra, vilket kan få dig att undra: Tänk om vi tillbringar tre dagar på en plats och sedan flyttar till den andra under resten av retreaten?
Vi har ofta denna typ av förfrågningar från kunder som vill kombinera Lissabon och Ericeira , eftersom de bara ligger 30 minuters bilresa från varandra.
En företagsretreat är inte en roadtrip.
Föreställ dig all logistik, in-/utcheckningar, överföringar etc. Så mycket bortkastad tid att du bättre skulle kunna investera i teambonding eller produktiva workshops.
För att inte tala om att några av dina kollegor kanske inte är stora fans av att resa i allmänhet.
Avsikten bakom att kombinera två platser är att förbättra retreatupplevelsen, men detta uppnår vanligtvis motsatsen.
#3 Avstånd från en stor internationell flygplats
När du reser på egen hand är du villig att anstränga dig för att komma till din drömdestination.
Men när du organiserar en resa för dina kollegor är ditt mål att minimera ansträngningen för att få alla till destinationen. Det innebär att undvika extra timmar med transit från flygplatsen till den slutliga platsen.
Detta är särskilt viktigt för kollegor som inte kunde flyga direkt och som redan har tillbringat timmar i ett plan.
När planet väl landar vill de komma till slutdestinationen och njuta av lite vila. Vänta inte på att alla ska gå ombord på en buss eller hyra bilar och köra ytterligare 2+ timmar. Det är utmattande.
De allra flesta av våra retreat platser ligger inom en timmes bilresa från flygplatsen. Vi har funnit att cirka 30 minuter är optimalt. Nackdelen är förstås att detta dramatiskt begränsar antalet möjliga destinationer.
#4 För många mål
På Surf Office rekommenderar vi alltid att du har ett huvudmål för din retreat.
De vanligaste målen är:
- Team building - Att bygga förtroende och mellanmänskliga band mellan dina kollegor. Detta är oerhört viktigt för externa team.
- Vision - För att ledarteamen ska prata om företaget, dess framtid och få ett fågelperspektiv över sin nuvarande situation och företagets landskap.
- Strategiska eller taktiska retreats- Dessa är designade för att team inom företaget ska mötas och lösa ett specifikt problem (perfekt för designsprints, hackathons, workshops ).
Det är lätt att bli upphetsad och skapa flera mål. Och resultatet är precis vad du kan förvänta dig = att inte uppnå någon av dem.
Detta betyder inte att om din retreat är fokuserad kring ett hackathon, kan du inte organisera team building aktiviteter. Faktum är att vi generellt rekommenderar att du integrerar en eller två team building aktiviteter i alla typer av offsite.
Det handlar egentligen om ditt fokus och att kommunicera ett mål till hela företaget.
#5 Att välja en plats som är svår att komma till
Att välja plats för din retreat låter som en rolig uppgift. Du frågar alla dina kollegor om deras åsikt och sedan väljer du ett eller två av de mest populära alternativen.
Dessa platser är dock ofta extremt svåra att ta sig till för många av dina kollegor. Vi har redan diskuterat avståndet från den internationella flygplatsen. Men först måste du komma dit.
Alla är redan utmattade vid ankomsten och du förväntar dig att de ska vara produktiva och sociala under de kommande dagarna på din offsite? Kommer inte hända.
Det är ibland värt ansträngningen för längre offsites, speciellt om det är en plats som alla drömmer om. Men i de flesta fall är det väldigt ineffektivt.
En bra lösning för att undvika sådana svåråtkomliga platser är att använda en platssökare.
Du lägger till de aktuella platserna för dina kollegor, och verktyget kommer att beräkna den optimala platsen att träffas baserat på flygtider och överföringar.
#6 För kort offsite
Att organisera en offsite är en betydande kostnad för företaget, som bara ökar ju längre du stannar. Det kan finnas en push från finans- eller ledningsgruppen för att minska kostnaderna, och det är lätt att falla i fällan att göra det för kort.
Först och främst bör du ha en tydlig vision om vad du vill uppnå under din retreat, sedan definiera en kort agenda för att förstå hur många dagar du behöver.
Vi rekommenderar ett absolut minimum av tre dagar och två nätter om du flyger alla till destinationen.
Mer läsning: Så strukturerar du din företagsretreat
# 7 Att inte hålla sig till schemat
Att utforma din offsite agenda i sista minuten är ett mycket vanligt misstag. Du kommer förmodligen att komma på en anständig plan oavsett, men du kommer alltid att förföljas av tanken att det kunde ha varit bättre.
Det kan finnas några sprickor i din plan som du bara märker när du är på plats under din offsite. Och det är det ögonblick då du börjar improvisera. Kanske är det vad du alltid har gjort under dina tidiga startup-retreats när teamet var litet.
Att improvisera fungerar helt enkelt inte med en större grupp människor.
Råd:
- Undvik förvirring: försök inte ändra agendan i sista minuten.
- Se till att folk följer starttiden för varje pass och aktivitet. Om det är 50 personer som väntar i 10 minuter, är det mer än 8 timmars bortkastad tid totalt.
# 8 För mycket fokus på att festa
Att sätta samman ditt externa team handlar ofta om umgänge och teambonding.
Så att gå på drinkar och festa låter som det enklaste sättet att göra det på.
Vi har inget emot festande, men var försiktig med hur du införlivar det i din agenda:
- Det är mycket spänning inför den första dagen då alla träffas.
- Den första dagen är den värsta tiden att festa på om du inte vill förstöra ditt program för nästa dag. Vissa människor kommer att stanna längre för drinkar ändå, så du behöver inte planera det för hela företaget.
- Sista dagen är den som passar bäst till en fest.
#9 Vansinnigt fullspäckat schema
Detta kan vara det vanligaste misstaget som arrangörer gör.
Det är vettigt att du vill uppnå mycket på väldigt kort tid.
Din startup har nyligen avslutat en enorm investeringsrunda, teamet växer, säljteamet krossar det och ni är alla pumpade!
En offsite ska vara en energisk och inspirerande upplevelse för dina anställda men du vill inte trötta ut dem helt.
Om de behöver ta några dagar ledigt efter offsite, då var din agenda förmodligen för fullspäckad.
Så här tröttar du ut dina kollegor under en offsite:
- Inga ordentliga avbrott i din agenda
- Ingen " egen tid": folk vill bara ha lite ledig tid för en kort promenad, FaceTimea familjen eller bara ta en kort tupplur
- För många team building aktiviteter: din avsikt att bygga vänskap slår tillbaka om du packar för många av dem tillsammans
#10 Begränsa dina alternativ
Vi har sett detta för ofta: kunder kommer till oss med oflexibla datum och budgetar.
Detta minskar vanligtvis 95% av alternativen.
Kanske VD:n nämnde att retreaten borde vara den första veckan i augusti och du fick tunnelseende, vilket fick dig att strunta i andra möjliga datum i september eller oktober. Mer flexibilitet innebär fler lokaler tillgängliga och förmodligen en mycket bättre "deal".
Våra retreatexperter navigerar gärna genom alternativen under ett första samtal. Sedan skickar vi förslag till dig som du antingen kan överväga eller bortse från. Det är inte nödvändigt att fatta fasta beslut i början av din utforskning.
Snälla, känn dig inte avskräckt eller demotiverad.
Du kan göra alla dessa misstag och ändå ha en fantastisk tid, så var inte orolig för att planera din nästa offsite själv.
Men om du lyckas undvika dem kan du göra din offsite verkligt fantastisk.
Surf Office har hjälpt hundratals företag att förenkla hela processen med scouting och retreat planering.
Hör gärna av dig om du behöver en hand med din nästa episka offsite.
