Die Geschäftsprinzipien des 21. Jahrhunderts sind mehr denn je an der Zukunft orientiert. Dies führt dazu, dass Unternehmen immer mehr nach vorne Ausschau halten. Doch während wir uns voll auf die Zukunft fokussieren, vergessen wir manchmal die Lehren, die wir aus der Vergangenheit ziehen können.
Heute beschäftigen wir uns damit, wie Reflexionen die Leistung Ihres Teams entscheidend steigern können. Teamreflexionen konzentrieren sich auf die Gefühle aller und sind eher entspannt. Sie schaffen Raum, um über alles Mögliche zu sprechen, vom Projekt insgesamt bis hin zur Art und Weise, wie im Team miteinander gesprochen wird. Sie sind also ein guter Zeitpunkt, um alle möglichen Dinge anzusprechen, die Ihren Teammitgliedern helfen, besser zusammenzuwachsen und zusammenzuarbeiten.
Bei agilen Retrospektiven, von denen Sie vielleicht auch schon gehört haben, geht es hingegen darum, die Arbeitsweise des Teams zu untersuchen und zu verbessern, und zwar in engem Zusammenhang mit dem aktuell laufenden Projekt. Es handelt sich um eine strukturierte Methode, um herauszufinden, wie man sich verbessern kann.
Wie oft sollten Teamreflexionen durchgeführt werden?
Nun, dies kann vom Umfang, der Größe und der Entwicklung Ihres Unternehmens abhängen. Agilere Unternehmen führen sie normalerweise wöchentlich oder zweiwöchentlich durch. Starre Unternehmen streben einen Rythmus von 2 bis 6 Monaten an.
Betrachten Sie Teamreflexionen als eine Chance für Ihre Mitarbeiter, ihre Gedanken oder Bedenken zu einem Projekt oder einer Aufgabe offen und ehrlich zu teilen. Mitarbeiter dazu zu bringen, frei und offen zu sprechen, ist oft leichter gesagt als getan. Deshalb wollen wir Ihnen heute dabei helfen, eine perfekte Teamreflexion vorzubereiten, die es ermöglicht, dass Ihre Teammitglieder ihr volles Potenzial entfalten können.
10 Beispielfragen, die ein Manager seinen Mitarbeitern für eine effektive Teamreflexion stellen kann:
- Was waren die schwierigsten Teile dieses Projekts und wie haben wir sie gemeistert?
- Haben wir während des gesamten Projekts effektiv miteinander kommuniziert oder gab es irgendwelche Probleme?
- Haben wir unsere Ziele erreicht? Wenn nicht, was hat uns davon abgehalten?
- Welche Teamwork-Momente waren besonders erfolgreich und wo können wir uns verbessern?
- Wie sind wir mit Herausforderungen oder Veränderungen umgegangen? Was hat funktioniert und was nicht?
- Hat sich während des Projekts jeder gehört und wertgeschätzt gefühlt? Wie können wir die Inklusivität verbessern?
- Gibt es Entscheidungen, die wir getroffen haben und die wir überdenken sollten?
- Was haben wir gelernt und wie können wir es das nächste Mal anwenden?
- Hat uns diese Reflexionssitzung nützliche Erkenntnisse gebracht? Wie können wir zukünftige Sitzungen verbessern?
- Wie können wir sicherstellen, dass wir unsere Erkenntnisse künftig in die Praxis umsetzen?
Sie wissen nun, welche Fragen in diesen Meetings behandelt werden sollten. Sehen wir uns nun an, wie Sie ein solches Meeting durchführen können.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Moderation von Teamreflexions-Meetings
Vor dem Teamreflexions-Meeting
Achten Sie darauf, dass Sie sich auf die Teamreflexionen richtig vorbereiten. Nachfolgend gehen wir auf einige der wichtigsten Aspekte der Vorbereitung für die Meetings ein:
1. Ziele klar definieren
Der erste Schritt zur Vorbereitung einer perfekten Teamreflexion besteht darin, die Ziele der Sitzung zu definieren. Erstellen Sie in einem Notizbuch oder einem digitalen Dokument eine Liste mit den gewünschten Ergebnissen. Vielleicht geht es Ihnen darum, das Quartalsziel zu erreichen oder die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter in den jährlichen Umfragen zu verbessern. Seien Sie konkret.
Behalten Sie die Ziele nicht für sich, nachdem Sie sie festgelegt haben. Teilen Sie sie Ihrem Team bereits in der Frühphase mit, und erzeugen Sie nicht das Gefühl, dass Sie Gesetze vorgeben. Machen Sie sich bewusst, dass Sie Ihre Teammitglieder dazu ermutigen möchten, auf messbare Erfolge hinzuarbeiten, und ihnen Ziele vorgeben möchten, die sie anstreben können. Das ist schon ein guter Anfang!
Top-Tipp: Halten Sie es einfach und SMART!
Stellen Sie sicher, dass Ihre Ziele SMART sind, d. h. spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden. Dies hilft Ihnen, sich auf die wichtigsten Geschäftsbereiche zu konzentrieren. Ein weiterer Tipp für das Aufstellen Ihrer Ziele ist, die einfachsten Tools wie eine Notepad.txt-Datei zu verwenden. So vermeiden Sie, dass Sie sich in Formatierung, Verschönerung oder Dekoration verlieren.
2. Die Häufigkeit festlegen
Nachdem Sie Ihre Ziele festgelegt haben und Ihre Teammitglieder sie verstanden haben, sollten Sie sich nun überlegen, wie oft die Teamreflexionssitzungen stattfinden sollen. Der Schlüssel dabei ist, dass Sie die Häufigkeit an Ihre Arbeitskultur anzupassen.
Wenn Ihr Unternehmen agil ist (d. h. sich regelmäßig an Marktveränderungen und technologische Entwicklungen anpasst), dann lässt sich diese Flexibilität gut mit häufigeren Reflexionssitzungen kombinieren. Zweiwöchentliche oder monatliche Sitzungen werden dafür sorgen, dass in den Reflexionen größere Änderungen angesprochen werden, sodass es natürlich auch mehr Dinge geben wird, über die Sie reflektieren können.
Agilere Geschäftsabläufe wurden als Reaktion auf starrere Geschäftsabläufe (auch Wasserfälle genannt) entwickelt. Die Wasserfälle stehen für eine linearere Form des Projektmanagements, bei Teams jede Projektphase komplett abschließen, bevor sie zur nächsten übergehen. Hierbei sind weniger Reflexionssitzungen erforderlich, sie können ca. ein bis zweimal jährlich durchgeführt werden.
Letztendlich ist es wichtig, ein Gleichgewicht zwischen Beständigkeit und Flexibilität zu finden. Legen Sie regelmäßige Termine für die Reflexionssitzungen fest, bleiben Sie jedoch offen dafür, diese abhängig von dem Feedback Ihrer Teammitglieder oder den sich wandelnden Projektanforderungen zu ändern. Es erfordert etwas Geschick, aber das Ergebnis wird sich auszahlen.
3. Das richtige Meeting-Format wählen
Jetzt ist es an der Zeit, sich ernsthafte Gedanken über das perfekte Meeting-Format zu machen. Ihre klassischen Meetings haben zwar den Vorteil, dass es Echtzeit-Interaktionen und nonverbale Kommunikation gibt, aber können auch Ihre Online- oder Hybrid-Mitarbeiter daran teilnehmen? Wenn nicht, ist es die beste Lösung, ein Online-Meeting durchzuführen.
Durch die Zunahme der Online-Arbeit und die vermehrten flexiblen Arbeitszeiten können asynchrone Arbeitssysteme tatsächlich zur Optimierung der Teamarbeit beitragen. Denn nicht alle Reflexionssitzungen müssen in Echtzeit stattfinden. Asynchrone Methoden wie gemeinsam genutzte Dokumente oder Diskussionsforen ermöglichen es Teammitgliedern, in ihrem eigenen Tempo etwas beizutragen.
Manche Teammitglieder fühlen sich vielleicht wohler, wenn sie ihre Gedanken anonym teilen können. So können tiefergehende Diskussionen entstehen, da das Feedback ehrlicher sein kann. Auch hier haben Sie die Wahl zwischen einem persönlichen oder einem virtuellen Format.
Top-Tipp: Nutzen Sie einen Cloud-Speicher
Holen Sie das beste aus Ihrem Digital Asset Management (DAM) heraus, um die Ergebnisse Ihrer Teamreflexionen zu speichern. So entsteht ein unschätzbar wertvoller Tresor voller gut geordneter Dokumente, Bilder und Ressourcen in einem kompakten Cloud-basierten System.
Während des Teamreflexionstreffens
Hier kommen einige Ideen, die Sie während des Teamreflexionsmeetings im Hinterkopf behalten sollten:
4. Eine sichere Umgebung schaffen
In dieser nächsten Phase sollten Manager auf möglichst sanfte Methoden setzen. Dabei geht es darum, sicherzustellen, dass jedes Teammitglied das Gefühl hat, an einem Ort zu sein, an dem es frei und offen sprechen kann.
Gehen Sie zuallererst mit gutem Beispiel voran. Ihre Teammitglieder werden sich an Ihrem Verhalten orientieren, also zeigen Sie Offenheit und äußern Sie selbst frei Ihre Bedenken. Teilen Sie Ihre Erfahrungen und seien Sie offen für Feedback und unterschiedliche Standpunkte. Dies hilft, den Ton für einen offenen Dialog anzugeben.
Ein technischerer Begriff hierfür ist "psychologische Sicherheit am Arbeitsplatz", die als "Abwesenheit zwischenmenschlicher Ängste" definiert wird. Mitarbeiter, die Angst haben, ihre Ideen mitzuteilen, werden einfach schweigen, und statt wertvoller Erkenntnisse setzt sich dann ein "Gruppendenken" durch. Nutzen Sie Einzel- oder Team-Check-ins, um dem "Gruppendenken" entgegenzuwirken und den Beitrag zur Produktivität jedes Teammitglieds zu steigern.
Wenn Sie eine sichere Umgebung für Teamreflexionen schaffen, werden die Leute das Gefühl bekommen, dass sie grünes Licht haben, um mitzuteilen, wie ein Projekt ihrer Meinung nach gelaufen ist. Dadurch werden die Informationen zusammenkommen, die Sie benötigen, um ein Team aufzubauen , das miteinander und füreinander arbeitet, und Ihr Team wird auf positive Weise wachsen.
5. Zur Teilnahme ermutigen
Nachdem Sie eine sichere und offene Atmsophäre für die freie Meinungsäußerung geschaffen haben, sollten Sie nun Ihr bestes geben, um die so wichtige Beteiligung Ihrer Teammitglieder zu fördern. Als Manager werden Sie so wahrscheinlich unterschiedliche Perspektiven erhalten, die Sie feiern sollten.
Seien Sie bereit, sich zurückzulehnen und Ihre Teamleader zu bitten, etwas beizutragen. Indem sich alle Ihre Teammitglieder beteiligen, bleiben sie alle immer auf der Höhe des Geschehens. Bereiten Sie ein paar Fragen vor, die Sie jedes Mal stellen können, wenn ein neuer Tagesordnungspunkt behandelt wird. Ermutigen Sie Ihre Teammitglieder, wenn Sie es online durchführen, ihren Bildschirm zu teilen, und halten Sie eine digitale Sammlung von Fragen und Aktivitäten bereit, die Sie in die Teamreflexion einbringen können.
Top-Tipp: Lassen Sie kurze Momente der Stille ruhig zu
Wenn Sie Ihre Teammitglieder den Input liefern lassen, kann es in Meetings manchmal etwas ruhiger werden. Für viele ist es vielleicht neu, in Diskussionen mit Mitarbeitern mit unterschiedlichen Hintergründen Kontrolle zu übernehmen und ihre Gedanken offen mitzuteilen. Es handelt sich um einen einfachen Tipp, der jedoch häufig von Managern nicht beachtet wird, da sie oft zu eifrig auf die Ergebnisse von Meetings hinarbeiten. Versuchen Sie, nicht jeden Moment der Stille sofort mit hastigen Schlussfolgerungen zu füllen.
Nach dem Teamreflexions-Meeting
Nur weil das Meeting vorbei ist, bedeutet das nicht, dass Ihre Verbesserungsbemühungen es auch sind! Hier kommen die Aspekte, die Sie nach dem Teamreflexions-Meeting berücksichtigen sollten:
6. Sich auf Lösungen konzentrieren
Hier geht es darum, die Gedanken und Ideen aus den Teamreflexionen in praktische Lösungen umzusetzen.
Schauen wir uns ein Szenario an, in dem ein Teammitglied einen Punkt in einer Reflexionssitzung anspricht. Es sagt, es habe Probleme, die Arbeitsbelastung und das Privatleben in Einklang zu bringen. Jetzt ist es an der Zeit, dass Sie sich bereit machen, die Gedanken, die in Reflexionssitzungen aufkommen kommen, wirklich anzuhören.
Sie sollten gut aufpassen, ob ein anderes Mitglied das gleiche Gefühl hat. Wenn ja, ist es von größter Bedeutung, Ihren Mitarbeitern zu zeigen, dass Sie sich auf eine Lösung konzentrieren. Erwägen Sie in diesem Szenario die Einführung einer flexibleren Arbeitszeitregelung. Vielleicht würden Sie als reflexartige Reaktion als erstes eine Vergrößerung Ihres Teams in Betracht ziehen, allerdings ist es hier wichtig, dass Sie sich in Erinnerung rufen, dass es den Output von Projekten nachweislich nicht steigert, wenn man einfach noch mehr Teammitglieder einstellt.
Indem Sie Ihren Mitarbeitern zeigen, dass Sie sich auf effektive Lösungen konzentrieren, die sowohl ihr Wohlbefinden als auch die Arbeitsleistung berücksichtigen, tragen Sie dazu bei, dass offene und ehrliche Reflexionssitzungen entstehen können. Dieser Ansatz führt zu einem produktiveren Team, dem besten Ergebnis, das eine gute Teamreflexionssitzung haben kann.
7. Gewonnene Erkenntnisse aufschreiben
Nehmen Sie sich etwas Zeit, um all die wertvollen Informationen festzuhalten. Nachdem Sie sich so sehr darauf konzentriert haben, Lösungen für die in Ihren Teamreflexionen angesprochenen Punkte zu finden, ist jetzt ein guter Zeitpunkt gekommen, das Gelernte zu dokumentieren und aufzubewahren.
Erstellen Sie ein gemeinsames Dokument, in dem jeder seine Gedanken dazu schreiben kann, inwiefern ihm Ihre Reflexionssitzungen geholfen haben. Indem Sie es an einem zentralen Ort aufbewahren, können alle darauf zugreifen, einschließlich Ihrer Online-Mitarbeiter, wenn sie mal wieder einen kleinen Anschub benötigen.
Sie könnten als Erstes ein Dokument verfassen, in dem Sie alles in eine kleine Geschichte packen, in der Sie die kleinen Erfolge und Herausforderungen beschreiben. Geschichten bleiben nachgewiesenermaßen besser im Gedächtnis von Lesern, und sie enthalten Bilder, die jede Lektion veranschaulichen. Dieser einfache Ansatz hält das Dazulernen für alle lebendig und spannend!
8. Bewerten und integrieren
Jetzt, wo Sie eine sorgfältig geplante Teamreflexion durchgeführt, die wichtigsten Informationen gesammelt und Ihren Kurs zur Verbesserung festgelegt haben, ist es an der Zeit, sicherzustellen, dass der wahre Wert nicht nur in der Reflexion selbst liegt, sondern auch in dem, was danach kommt. Sie sollten nun alles in Ihre Arbeitskultur und Ihren alltäglichen Geschäftsbetrieb integrieren.
Nutzen Sie Ihre Erkenntnisse. Können Sie irgendwelche Muster erkennen? Wenn ja, dann legen Sie umsetzbare Schritte fest, mit denen Sie zukünftige Aufgaben angehen. Ihr Zeitplan für Teamreflexionen steht, also beziehen Sie diese in die Reflexionen der nächsten Woche, des nächsten Monats oder des nächsten Quartals ein. Bei diesem fortlaufenden Prozess des Teamwachstums und der Teamentwicklung geht es um die Lektionen, die man auf dem Weg lernt und nicht erst am Ziel.
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