Oletko järjestämässä ensimmäistä retriittiäsi?
Vai onko sinulla jo kokemusta ja haluaisit järjestää retriitin uudelleen, koska kaikki meni sujuvasti ensimmäisellä kerralla?
Olemme järjestäneet yritysretriittejä lähes 10 vuotta, ja ja olemme tavanneet oman osuutemme retriittien suunnittelijoista.
Jotkut ovat olleet onnekkaita ja menestyneet hyvin, kun taas toiset ovat tehneet taloudellisia tappioita odottamattomien olosuhteiden vuoksi.
Parantaaksemme mahdollisuuksiasi menestyä, luettelemme yleisimmät ongelmat, jotka liittyvät itse retriitin suunnitteluun.
1. Tapahtumapaikka peruuttaa viime hetkellä
Juuri kun luulet, että kaikki on jo suunniteltu, tapahtumapaikka peruu viime hetkellä.
Eikä sinulla ole varapaikkaa.
Tämä kuulostaa painajaiselta, mutta sitä tapahtuu useammin kuin uskotkaan.
Hotellit voivat peruuttaa varauksesi, koska heillä on houkuttelevampi ryhmävaraus, ja Airbnb:ssä näin tapahtuu vieläkin useammin.
Joten sinun on aloitettava hotellin etsiminen uudelleen. 3 viikkoa ennen retriittiä. Ja olet paljon rajoitetumpi sijainnin suhteen, koska olet jo varannut lennot ja kaikki muut palvelut.
Tämän seurauksena maksat suunniteltua enemmän ja saat huonon kokemuksen.
Majoituksen varaaminen kolmannen osapuolen suunnittelijan kautta estää tämän mahdollisen epäonnistumisen. Hotellit eivät peruuta varauksia Surf Officen kaltaisille pitkäaikaisille yhteistyökumppaneille, koska he tietävät, ettemme toisi heille enää mitään muuta ryhmää.
2. Piilokustannukset
On yleistä, että hotellit lisäävät ylimääräisiä maksuja ja veroja ulkopuolisen suunnitteluprosessin aikana. Ja kaikki muutokset varaukseen ovat naurettavan kalliita.
On lähes mahdotonta tehdä hotellin kanssa sopimus, joka on sinulle suotuisa, jos kyseessä on ensimmäinen (ja todennäköisesti viimeinen kerta), kun varaat tapahtumapaikan.
Surf Officella on pitkäaikaisia kumppanuuksia hotellien kanssa. Näytämme sinulle aina kokonaishinnan heti alussa, ilman yllätyksiä. Ne, jotka järjestävät retriitin itse, maksavat yleensä enemmän kuin ne, jotka järjestävät retriittinsä Surf Officen kanssa.
3. Epäluotettavat toiminnantarjoajat
Yritysryhmien palvelun laadun ymmärtämistä on erittäin vaikea arvioida verkkoarvosteluista, koska ne ovat yleensä yksittäisten asiakkaiden kirjoittamia.
Kuvittele, että 50 hengen ryhmä odottaa retkeä. Opasta ei näy eikä kukaan vastaa puheluihin. Ei kuulosta hyvältä.
Tätä tapahtuu koko ajan.
Surf Office on rakentanut pitkäaikaisia suhteita hyväksi havaittujen ja tarkasteltujen toimittajien kanssa, mikä minimoi tämän kaltaiset ongelmat. Lisäksi meillä on aina varasuunnitelmia valmiina.
4. Väärän toiminnan ja ravintoloiden valinta
Retriitin varaamisessa on aivan erilaisia vivahteita kuin loman varaamisessa.
Hyvin harvat ravintolat ottavat vastaan ryhmävarauksia JA tarjoavat hyvää laatua. Jotkut aktiviteetit näyttävät hauskalta, mutta eivät ole järkeviä ryhmälle ja niin edelleen.
Nämä huonot kokemukset lisääntyvät, kun teet suunnitelmia suurelle ryhmälle.
Kuulemme usein sellaisia asioita kuin: ”Mutta yksi kollegoistamme tuntee alueen erittäin hyvin.”
Johon me vastaamme: ”Kuinka monta kertaa kollegasi on varannut tiiminrakennustapahtuman 50 hengelle?”
Paikallisen asiantuntemuksemme avulla teemme retriitistäsi vaikuttavan suosittelemallatiiminrakennustoimintaajoita sadat asiakkaat ovat jo testanneet.
5. Satoja tunteja hukkaan myyjien kanssa kommunikoimiseen
Loputtomat sähköpostiketjut, tai mikä vielä pahempaa, myyjät, jotka eivät vastaa ollenkaan.
Whatsapp-viestejä keskiyöllä. Väärennetyt laskut. Ei vastauksia maksun jälkeen. Vastaamattomat puhelut...
Kaikki myyjät haluavat ennakkomaksun. Mutta kuinka voit luovuttaa rahat, kun et luota heihin?
Surf Officen avulla ei ole edestakaisia sähköpostiviestejä tai puheluita myyjien kanssa. Laskutus on yksinkertaistettu, ja oma retriittisuunnittelijasi on ainoa yhteyspiste. Varauksesi on 100 % taattu (tapahtuipa mitä tahansa, meillä on aina varasuunnitelmia) ja voit käyttää aikaasi sisäisen ohjelman suunnitteluun.
6. Epäsuotuisat sääolosuhteet
Olet viettänyt kuukausia täydellisen retriittisuunnitelmasi suunnittelussa: viikko rannalla, jossa ihmiset voivat nauttia aktiviteeteista, kuten surffauksesta, rantalentopallosta ja cocktaileista.
Tuntuu, ettei mikään voisi mennä pieleen… kunnes huomaat, että trooppista myrskyä on ennustettu koko oleskelusi ajaksi.
Kokeneet retriittisuunnittelijamme valvovat mahdollisia ennakoimattomia ongelmia, kuten sääolosuhteita. Jos näemme, että myrsky on tulossa ja suurin osa aktiviteeteistanne on ulkona, järjestämme nopeasti vaihtoehtoisia sisätilavaihtoehtoja, joista voitte valita, ja sovitamme yhteen myyjien kanssa, jotta saatte hyvitystä aktiviteeteista, joita ei järjestetä.
7. Sekalaiset kuljetukset
Kuljetukset ovat yksi retriittisuunnittelun haastavimmista osista. Jopa meille, satojen retriittien järjestämisen jälkeen. Luotettavan kuljetusyrityksen löytäminen on yksi asia, mutta jos olet etätiimi ja kollegasi saapuvat eri aikaan, kaiken tämän aikatauluttaminen on haastavaa.
Meillä on jokaisessa Surf Officen toimipisteessä yli 3 luotettavaa yrityskumppania, joiden kanssa teemme pitkäaikaista yhteistyötä, ja he luottavat siihen, että toimitamme heille vuosittain suuren määrän asiakkaita. Retriitit etäyrityksille ovat leipämme ja voimme. Suunniteltujen kuljetusten viivästysten poistaminen on meille ensisijainen prioriteetti.
8. Sisäinen tapahtumapäällikkösi ei ole käytettävissä
Oletetaan, että sinulla on sisäinen henkilö, joka pystyy järjestämään retriitin. Ehkä se olet sinä.
Ensinnäkin se on valtava paine, joka kohdistuu kyseiseen henkilöön. Toimitusjohtajat odottavat TÄYDELLISTÄ retriittiä.
Mutta entä jos kyseinen henkilö sairastuu tai lähtee yrityksestä?
Näissä tilanteissa sinulla on oltava varasuunnitelma.
Olemme nähneet useita esimerkkejä siitä, että asiakkaan yhteyshenkilö ei ole voinut jatkaa kesken retriitin suunnittelun. Vaikka me hoidamme kaiken logistiikan, yrityksen oli aina hyvin vaikea löytää varahenkilö ja hoitaa loput.
Surf Officella on ryhmä retriittisuunnittelijoita, jotka voivat helposti korvata toisensa joka tapauksessa.
Surf Office auttaa sinua löytämään oikean paikan ja huolehtii kaikesta logistiikasta. Suurin arvomme on kuitenkin varmistaa, ettei mikään mene pieleen retriitin aikana. Surf Officen kanssa ostat "vakuutusta".
