For remote teams, company retreats are some of the most important events in the year. The entire team gets together, sometimes from all over the world. It’s time to sit down, get some work done and do some great team building.
Täydellisen retriitin suunnittelu ei kuitenkaan ole helppoa, eikä sitä pidä ottaa kevyesti. Tässä on joitain vinkkejä, jotka perustuvat kokemuksiimme monista tiimeistä, joiden kanssa meillä oli ilo työskennellä Surf Officessa.
Kuinka monta päivää retriitin tulisi kestää?
Tämä on luultavasti tärkein kysymys minkä tahansa vetäytymisen suhteen. Jotta retriitti onnistuisi, sen täytyy kestää vähintään kaksi päivää, koska yksi päivä tulisi viettää paikan päällä. Ihanteellinen määrä on kuitenkin 3–5 päivää – jos sinulla on suurempi, hajautunut tiimi tai jos sinun on keskityttävä suurempiin tehtäviin.
You can go into full vacation mode if you can spare the time and expenses – we had teams staying for 2-3 weeks. For example, Wildbit suggest 7 days as the sweet spot, as it allows everyone to adjust and get to know each other, while still being productive. As 2 days are usually lost in commute, it works out to 5 days total.
Wildbit: "Olemme havainneet, että retriittien suloinen paikka on 7 yötä."
Juuri matka-ajan takia retriitti voi alkaa maanantaisin, joten viikonlopun aikana ei tarvitse matkustaa. Keskiviikon alkaminen ja sunnuntain päättyminen on myös melko hyvä järjestely.
Retriitin pituuden tulee myös liittyä läheisesti siihen, mistä joukkueesi lentää. Mitä enemmän tiimisi jäsenten on matkustettava, sitä enemmän päiviä retriitin tulisi kestää.
Surf Officessa monet asiakkaistamme järjestävät retriittejä, jotka kestävät 7 päivää. He keskustelevat shoppailusta maanantaista perjantaihin ja heillä on valinnaisesti vapaa-aikaa viikonloppuisin tutkiakseen ja levätäkseen. Juuri tätä aikataulua Zapierin tiimi käyttää myös.
Miten retriitti rakennetaan
Parhaat retriitit ovat sekoitus työskentelyä ja tiimin rakentamista. Käsien likaamisen ja joukkueesi kanssa pitämisen välillä on oltava tasapaino.
Riippumatta siitä, kuinka monta päivää retriitti kestää, muista aina jättää tarpeeksi vapaa-aikaa joukkueellesi, etenkin aktiviteettien väliin. Ryhmäsi jäsenet haluavat käydä tutustumassa nähtävyyksiin, soittaa läheisilleen, napata pari olutta tai vain nukkua hetken aikaa.
Puhuttaessa jetlagista, se tapahtuu, varsinkin jos sinulla on ihmisiä ulkomailta.
Hyvän tasapainon luominen
Onnistunut retriitti tarkoittaa hyvää yhdistelmää työskentelyä ja tiimiin tutustumista.
This may seem like a daunting task, but you can pull it off. If you need inspiration while shaping your schedule, take a look at these corporate retreat ideas to see how different teams structure their time away. For example, teams in Lisbon like to start off their day working from the office in the morning, then going surfing after lunch and wrapping it up with some more work in the afternoon – with brainstorming sessions or presentations.
Yleinen vinkki nopean tahdin luomiseen on tehdä suunnitelmia varhaiselle iltapäivälle. Tällä tavalla koko tiimi työnnetään tekemään mahdollisimman paljon töitä siihen mennessä, jotta he voivat nauttia hauskoista aktiviteeteista ja yhteisestä ajasta.
Yksi parhaista tavoista luoda loistava tasapaino on aloittaa retriitti räjähdysmäisesti. Aloita hackathonilla ensimmäisenä päivänäsi (kuten Mattermost teki) ja voit viettää seuraavat muutamat päivät kehittämällä siitä syntyneitä ideoita.
Jos et saa tiimiä kasaan kaikissa tilanteissa, yksi parempi idea on pysyä yhdessä ruokailuaikoina. Yritä syödä mahdollisimman monta ateriaa yhdessä – se on loistava tilaisuus yhdistää toisiinsa.
Pidä kaikki mielessä
Työnsä luonteesta johtuen jotkut tiimisi jäsenet eivät voi olla paikalla koko ajan. Myynnin tai asiakaspalvelun parissa työskentelevien tulee viettää ainakin jonkin aikaa päivittäisten tehtäviensä hoitamiseen – ellei sinulla ole joku, joka tekee sitä heille etänä tai yrityksesi pääkonttorissa.
Toki olette siellä töissä ja tutustumassa toisiinne, mutta miksi et käyttäisi aikaa myös kaupunkiin tutustumiseen? Kävely ja paikkaan tutustuminen jalkaisin on yksi parhaimmista tavoista tiimeille viettää vapaapäivä.
Ympäristön lisäksi tiimisi voi myös olla yhteydessä paikallisiin. Esimerkiksi Workday järjesti tapaamisen Barcelonassa, joka osoittautui varsinaiseksi sosiaalisen median menestykseksi.
Esimerkkejä retriittiaikatauluista Lissabonissa
Tässä on kolme esimerkkiä Lissabonissa isännöimiemme joukkueiden aikatauluista:
Work & Play Pitkä viikonloppu (2-3 päivää)
Esimerkki: Talent.io
- Saavu Lissaboniin torstai-iltana
- Perjantaina työtunti toimistolla
- Aivoriihi ja suunnitelmien laatiminen illalla juhlimalla
- Lauantaipäiväretki rannalle, joka sisältää surffaustunteja ja rantalounaan
- Drinkkejä pitkin satamaa samalla kun nautit auringonlaskusta
- Sunnuntai aamubrunssi työhön liittyvien esitelmien aikana, jonka jälkeen lähtö
Työviikko Lissabonissa (5-6 päivää)
Esimerkki: Tärkeintä
- Tuo koko tiimi Lissaboniin viikoksi
- Katkaise normaali lounasaikarutiini ja nauti paikallisesta tuoreesta kalasta, merenelävistä ja pihveistä
- Aloita aamut ideoimalla uusia projekteja ja jatka ideoiden kehittämistä iltapäivällä
- Tutustu Lissabonin historialliseen kaupunkimaisemaan vapaa-ajallasi
- Säästä yksi iltapäivä tai koko lauantaipäivä matkaa varten
Toimistosi steroideilla (7+ päivää)
Esimerkki: Elbstack
- Aloita retriitti intensiivisellä aivoriihillä tai hackathonilla
- Kehitä parhaita ideoita seuraavien päivien aikana
- Käytä tätä aikaa tuotemerkin uudelleen tai käynnistämiseen
- Elä kuin paikallinen ja tutustu Lissabonin nerokkaaseen Lociin
Johtopäätös
Yhteenvetona voidaan todeta, että parhaiden retriitien tulisi olla kolmesta viiteen päivää pitkiä, ja työn ja tiimin rakentamisen välillä on hyvä tasapaino ja samalla huomioidaan jokaisen tiimisi jäsenen tarpeet ja toiveet.
Järjestä oma retriitti
Haluatko varmistaa, että etätiimisi vetäytymisessä mikään ei mene pieleen? Voit jättää sen meille, kun istut alas ja rentoudut omistamalla aikasi työlle ja tiimin rakentamiselle.
