2000-luvun liiketoimintaperiaatteet keskittyvät tulevaisuuteen enemmän kuin koskaan. Tämä pitää yritysten katseet suunnattuina eteenpäin ja ylöspäin, mutta kaikesta eteenpäin menemisen miettimiseen käytetystä ajasta huolimatta joskus unohdamme menneisyydestä opittavat asiat.
Tänään syvennymme siihen, miten reflektiot voivat olla mullistavia tiimisi suorituskyvyn parantamisessa. Tiimin reflektiot keskittyvät siihen, miltä kaikki tuntevat, ja ovat rennompia. Ne antavat tilaa keskustella mistä tahansa projektista kokonaisuudessaan siihen, miten tiimi kommunikoi keskenään, joten se on hyvä hetki käsitellä kaikenlaisia asioita, jotka auttavat tiimiä työskentelemään paremmin yhdessä.
Toisaalta ketterät retrospektiivit, joista olet ehkä kuullut, keskittyvät tiimin toiminnan tarkasteluun ja sen parantamiseen, tiiviisti sidoksissa nykyisen sprintin tapahtumiin. Se on jäsennelty tapa selvittää, miten parantaa.
Kuinka usein tiimin tulisi reflektoida?
No, se voi riippua yrityksesi laajuudesta, koosta ja nopeudesta. Ketterämmät yritykset tekevät niitä yleensä viikoittain tai joka toinen viikko. Jäykemmät yritykset pyrkivät tekemään 2–6 kuukauden välein.
Ajattele tiimireflektiota tilaisuutena, jossa henkilöstö voi jakaa rehellisiä ja aitoja ajatuksiaan tai huolenaiheitaan projektista tai tehtävästä. Henkilökunnan saaminen puhumaan avoimesti ja mukavasti on usein helpommin sanottu kuin tehty. Siksi olemme täällä tänään auttamassa sinua luomaan täydellisen tiimirefleksin, joka varmistaa, että tiimisi kasvavat täyteen potentiaaliinsa.
10 esimerkkikysymystä, joita esimies voi kysyä henkilökunnaltaan tehokkaan tiimireflektion aikaansaamiseksi:
- Mitkä olivat tämän projektin vaikeimmat osat, ja miten selvisimme niistä?
- Kommunikoimmeko tehokkaasti koko projektin ajan, vai oliko jotain ongelmia?
- Saavutimmeko tavoitteemme? Jos emme, mikä meitä pidätteli?
- Mitkä tiimityöskentelyn hetket olivat onnistuneita, ja missä voisimme parantaa?
- Miten käsittelimme haasteita tai muutoksia? Mikä toimi ja mikä ei?
- Tunsivatko kaikki itsensä kuulluiksi ja arvostetuiksi projektin aikana? Miten voimme parantaa osallisuutta?
- Onko tekemiämme päätöksiä, joita meidän pitäisi harkita uudelleen?
- Mitä opimme, ja miten voimme soveltaa sitä seuraavalla kerralla?
- Antoiko tämä pohdintatilaisuus meille hyödyllisiä oivalluksia? Miten voimme parantaa tulevia tilaisuuksia?
- Miten voimme varmistaa, että sovellamme oppimaamme käytäntöön tulevaisuudessa?
Nyt kun tiedät, mitä kysymyksiä kokouksissa käsitellään, katsotaanpa, miten sellainen pidetään.
Vaiheittainen opas tiimin reflektiokokousten fasilitoimiseen
Ennen tiimin reflektiokokousta
Varmista, että valmistaudut tiimin pohdintoihin oikein. Alla käymme läpi joitakin kokoukseen valmistautumisen keskeisiä näkökohtia:
1. Määrittele tavoitteet selkeästi
Ensimmäinen askel täydellisen tiimireflektion luomisessa on näiden istuntojen tavoitteiden ja päämäärien määrittely. Käytä muistikirjaa tai digitaalista asiakirjaa ja laadi lista halutuista tuloksista. Ehkä se on neljännesvuosittaisen tavoitteen saavuttaminen tai henkilöstön tyytyväisyyden parantaminen vuosittaisissa kyselyissä. Ole tarkka.
Kun olet asettanut tavoitteesi, älä pidä niitä lukkojen takana. Jaa ne tiimisi kanssa jo kehitysvaiheessa äläkä ajattele, että säädät lakeja. Ymmärrä, että kannustat työvoimaasi työskentelemään mitattavien saavutusten eteen ja tarjoat tavoitteita, joihin tiimisi voivat pyrkiä. Se on loistava tapa aloittaa!
Hyvä vinkki: pidä se yksinkertaisena, pidä se ÄLYKKÄÄNÄ!
Varmista, että tavoitteesi ovat SMART-tavoitteita eli spesifisiä, mitattavia, saavutettavia, relevantteja ja aikasidonnaisia. Tämä varmistaa, että pysyt keskittyneenä tärkeimpiin liiketoiminta-alueisiin. Toinen vinkki tavoitteita laatiessa on käyttää yksinkertaisimpia työkaluja, kuten muistio-tiedostoa (.txt). Näin et eksy muotoiluun, koristeluun tai koristeluun.
2. Aikataulun tiheys
Kun tiimisi ovat ymmärtäneet ja toteuttamiskelpoiset tavoitteesi, sinun on mietittävä, kuinka usein näitä tiimin reflektiokokouksia järjestetään. Tärkeintä on räätälöidä niiden tiheys työpaikkasi kulttuuriin sopivaksi.
Jos yrityksesi on ketterä (eli se mukautuu säännöllisesti markkinoiden muutoksiin ja teknologiseen kehitykseen), tämä joustavuus sopii hyvin yhteen tiheämpien reflektioistuntojen kanssa. Tavoitteena on kahden viikon tai kuukauden välein tapahtuvat tapaamiset, jotka varmistavat, että reflektiot sisältävät merkittäviä muutoksia, joten luonnollisesti on enemmän oppeja, joita pohtia.
Ketterät tyylit kehitettiin vastauksena jäykempiin liiketoimintamalleihin (joita kutsutaan myös vesiputouksiksi ). Vesiputous on lineaarisempi projektinhallinnan muoto, jossa tiimit suorittavat jokaisen projektin vaiheen ennen siirtymistä seuraavaan. Tässä tapauksessa tarvitaan harvemmin reflektiotilaisuuksia, jotka vaihtelevat puolivuosittaisista kerran vuodessa tapahtuviin.
Viime kädessä avainasemassa on tasapainon löytäminen johdonmukaisuuden ja joustavuuden välillä. Aseta säännölliset päivämäärät reflektiokeskusteluille, mutta pysy avoimena muutoksille tiimiesi palautteen tai projektin kehittyvien tarpeiden perusteella. Se vaatii tasapainoa, mutta tulokset maksavat itsensä takaisin.
3. Valitse oikea kokousmuoto
Nyt on aika miettiä täydellistä kokousmuotoa . Perinteisessä kokousmuodossa on edelleen reaaliaikaisen vuorovaikutuksen ja sanattoman viestinnän edut, mutta onko se optimoitu etätyöntekijöillesi tai hybriditiimeillesi? Jos ei, virtuaalikokous saattaa olla oikea ratkaisu.
Etätyön ja joustavien työaikataulujen lisääntyminen tarkoittaa, että tiimejä voidaan itse asiassa optimoida asynkronisten työjärjestelmien avulla. Kaikkien reflektiotilaisuuksien ei tarvitse tapahtua reaaliajassa. Asynkroniset formaatit, kuten jaetut asiakirjat tai keskustelufoorumit, antavat jäsenille mahdollisuuden osallistua omaan tahtiinsa.
Jotkut tiimin jäsenet saattavat haluta jakaa ajatuksiaan kahden kesken. Täällä voidaan käydä syvällisempiä keskusteluja ja palautteenanto voi olla henkilökohtaisempaa, ja jälleen kerran voit valita joko kasvokkain tai virtuaalisesti tapahtuvan keskustelun.
Hyvä vinkki: Hyödynnä pilvitallennustilaa
Hyödynnä yrityksesi digitaalista omaisuudenhallintaa (DAM) parhaalla mahdollisella tavalla tallentaaksesi ja säilyttääksesi tiimin pohdintojen tulokset. Tämä luo korvaamattoman holvin hyvin järjestettyjä asiakirjoja, kuvia ja resursseja yhteen tyylikkääseen pilvipohjaiseen järjestelmään.
Tiimin reflektiokokouksen aikana
Tässä on muutamia ideoita, jotka kannattaa pitää mielessä tiimin reflektiokokouksen aikana:
4. Luo turvallinen ympäristö
Seuraava vaihe nojaa pehmeämpiin tekniikoihin, joita esimiehet voivat hyödyntää, ja se tarkoittaa sen varmistamista, että jokainen jäsen tuntee olevansa paikassa, jossa hän voi puhua avoimesti ja ilman tuomitsemista.
Ensinnäkin, näytä esimerkkiä. Tiimisi ottavat mallia käyttäytymisestäsi, joten ole avoin ja ilmaise itse huolenaiheesi. Jaa kokemuksiasi ja ole avoin palautteelle ja erilaisille näkökulmille. Tämä auttaa luomaan sävyn avoimelle keskustelulle.
Teknisempi termi tälle on työpaikan psykologinen turvallisuus , joka määritellään "ihmissuhteiden pelon puuttumiseksi". Henkilökunta, joka pelkää jakaa ideoitaan, ei yksinkertaisesti jaa niitä, ja arvokkaiden pohdintojen sijaan valtaa "ryhmäajattelu". Hyödynnä kahdenkeskisiä tai tiimikeskusteluja torjuaksesi ryhmäajattelua ja tehostaaksesi jokaisen tiimin jäsenen tuottavuutta.
Luomalla turvallisen ympäristön tiimin pohdinnalle, ihmiset tuntevat saaneensa vihreää valoa jakaa kokemuksiaan projektin etenemisestä. Tämä johtaa tiedon keräämiseen, jota tarvitaan tiimien luomiseen, jotka työskentelevät yhdessä ja toistensa hyväksi , ja johtaa positiiviseen tiimikasvuun.
5. Kannusta osallistumista
Sen jälkeen, kun olet luonut turvallisen ja avoimen foorumin sananvapaudelle, sinun tulisi nyt tehdä kaikkesi saadaksesi myös muut osallistumaan tähän ratkaisevaan tilanteeseen. Esimiehenä saat todennäköisesti erilaisia näkökulmia, joten juhli niitä.
Ole valmis jäämään taka-alalle ja pyytämään tiiminvetäjiä esittelemään asioita. Kun jokainen jäsen on mukana, kaikki pysyvät ajan tasalla siitä, mitä tapahtuu. Joka kerta, kun uusi asialistakohta käsitellään, ole valmiina kysymyksiä, joiden avulla voit selvittää heidän mielipiteitään ja ajatuksiaan. Virtuaaliympäristössä kannusta näytön jakamiseen jäsenten kanssa ja pidä digitaalinen kokoelma kysymyksiä ja aktiviteetteja, joita voit hyödyntää tiimin pohdinnoissa.
Vinkki: Älä pelkää pieniä hiljaisuuksia
Kun kannustetaan jäseniä osallistumaan, kokoukset voivat joskus jäädä hieman hiljaiseloiseksi. Eri taustoista tuleville työntekijöille voi olla uutta voida hallita ja jakaa ajatuksiaan avoimemmin. Tämä on yksinkertainen vinkki, mutta esimiehet, jotka ovat liian innokkaita pääsemään kokousten tuloksiin, unohtavat sen usein. Älä kiirehdi täyttämään hiljaista tyhjyyttä hätäisillä johtopäätöksillä.
Tiimin reflektiokokouksen jälkeen
Vaikka kokous olisi ohi, se ei tarkoita, että pyrkimyksesi parantaa ovat loppuneet! Tässä on osa-alueita, jotka sinun on otettava huomioon tiimin reflektiokokouksen jälkeen:
6. Keskity ratkaisuihin
Kun tiimin pohdinnoista syntyy ajatuksia ja ideoita, tässä vaiheessa pyritään soveltamaan niitä käytännön ratkaisuihin.
Luodaanpa tilanne pohdintatilaisuudessa esiin nousseesta asiasta. Yksi tiimin jäsen sanoi, että hän kokee kamppailevansa työmäärän ja henkilökohtaisen elämän tasapainottamisen kanssa. Nyt on aika varmistaa, että todella kuulet pohdintatilaisuudessa esiin nousevat ajatukset.
Haluat nopeasti selvittää, onko kellään muulla jäsenellä samaa tunnetta. Jos on, on ensiarvoisen tärkeää osoittaa henkilöstöllesi, että olet keskittynyt ratkaisuun. Tässä tilanteessa harkitse joustavamman työaikakäytännön käyttöönottoa. Tiimin koon kasvattaminen refleksinomaisesti voi olla paras ratkaisu, mutta on tärkeää muistaa, että usein useampien jäsenten lisääminen tiimeihin ei todistetusti lisää projektin tuottavuutta.
Osoittamalla henkilöstölle, että keskityt tehokkaisiin ratkaisuihin, jotka ottavat huomioon sekä hyvinvoinnin että työtulokset, autat luomaan avoimempia ja rehellisempiä reflektiotilaisuuksia. Tämä lähestymistapa johtaa tuottavampiin tiimeihin – se on paras mahdollinen tulos aidolla tiimireflektiotilaisuudella.
7. Dokumentoi opitut asiat
Varaa aikaa kaikkien näiden arvokkaiden tietojen dokumentoimiseen purkutilaisuuksissa. Kun olette keskittyneet niin paljon ratkaisujen soveltamiseen tiiminne pohdinnoissa esiin nousseisiin kysymyksiin, on nyt loistava aika dokumentoida ja tallentaa opittu.
Luo yhteinen dokumentti, johon kaikkia kannustetaan kertomaan ajatuksiaan siitä, miten reflektioistunnot ovat auttaneet. Keskitetty keskus pitää sen kaikkien, myös etätyöntekijöidesi, saatavilla aina, kun he haluavat kertausta.
Voit johtaa luomalla tarinatuokion kaltaisen dokumentin, joka sisältää pienet voitot ja vastoinkäymiset. Tarinoiden on todistettu tarttuvan lukijoihin paremmin, ja ne sisältävät visuaalisia elementtejä, jotka havainnollistavat, miten kukin oppitunti omaksuttiin. Maanläheisempi lähestymistapa pitää oppimisen elossa ja motivoivana kaikille!
8. Arvioi ja sisällytä
Olemme suunnitelleet tiimimme toiminnan huolellisesti, keränneet keskeiset tiedot ja kartoittaneet kehityssuunnitelmamme. Nyt on aika varmistaa, että todellinen arvo ei ole vain itse reflektiossa, vaan myös siinä, mitä seuraavaksi tapahtuu. Meidän on sisällytettävä kaikki työkulttuuriin ja liiketoimintaan.
Hyödynnä dataa. Löydätkö nousevia kaavoja? Jos löydät, käytä tulevia tehtäviä varten toimivia askelia. Tiimisi reflektioaikataulu on käynnissä, joten tuo nämä asiat mukaan seuraavan viikon, kuukauden tai neljänneksen reflektioihin. Tämä jatkuva tiimin kasvun ja kehityksen prosessi juhlistaa matkalla opittuja asioita, ei määränpäässä.
Hanki selkeimmät heijastuksesi uudessa paikassa. Kokeile yhtä tiimiretriiteistämme!
Surf Officella yrityksemme saa tiimit työskentelemään parhaimmillaan, ja tiedämme, että tiimityöskentelyretriitit ovat loistava tapa vahvistaa positiivista tiimityötä. Joten mikset harkitsisi tiimityöretriittiä kanssamme? Kuvittele, kuinka toimistosi tavalliset rajat sulavat hukkaan hiekkarannalla tai vietät aikaa luonnon ihailemisessa maaseudulla.
Pidätkö tästä ideasta, mutta et ole varma, miten toteuttaa se? Ei hätää, tässä kohtaa Surf Office astuu kuvaan.
Olemme järjestäneet yli 700 retriittiä , mukaan lukien etätiimejä , monille eri yrityksille. Näin tarjoamme:
- Stressittömät kuljetukset?Hoidamme sen! ✅
- Laadukkaat majoitustilat?Kyllä! ✅
- Kiehtovaa tiiminrakennustoimintaa?
Erikoisalaamme ✅
- Ravintolavaraukset?Huolehdimme niistä! ✅
- Asiantuntevaa retriittisuunnittelua?Sisältyy palveluumme! ✅
- Paikallinen tuki kaikkiin tarpeisiisi?Ehdottomasti ✅
Tämän lisäksi meillä on pääsy yli 150 toimipisteeseen Euroopassa, Aasian ja Tyynenmeren alueella, Yhdysvalloissa ja nyt myös Latinalaisessa Amerikassa , joten taivas on rajana, kun on kyse oikean sijainnin valitsemisesta sinulle ja tiimillesi.
Tiimin reflektiokokoukset toimivat parhaimmillaan, kun kaikki tuntevat olonsa rentoutuneiksi ja sitoutuneiksi, joten hyödynnä toimiston ulkopuolinen retriitti, jotta tiimisi pohdinta pysyy kristallinkirkkaana.
