Jos johdat etä- tai hajautettua yritystä , olet luultavasti ajatellut retriitin järjestämistä. Noin 10 hengen tiimissä se kuulostaa luultavasti erittäin toteuttamiskelpoiselta.
Mutta entä jos järjestäisit retriitin jopa 100, 200 tai jopa 500 hengelle? Se saattaa kuulostaa pelottavalta, mutta se ei ole mahdotonta.
Surf Officella olemme järjestäneet retriittejä kymmenestä ihmisestä jopa muutamaan sataan. Tässä on mitä olemme oppineet kokemuksestamme suurten yritysten retriittien järjestämisestä ja miten voit tehdä sen tekemättä logistiikasta sotkua ja samalla luoda aikataulun, josta tiimisi nauttii.
Retriitin ihanteellinen pituus
Jos tiimisi on hajautunut ympäri maailmaa, tarvitset pidemmän retriitin, sillä päivä tai kaksi ei riitä. Olemme nähneet suurempien tiimien järjestävän 3–5 päivän mittaisia vierailuja, mikä on ihanteellinen pituus, jos haluat hyvän yhdistelmän työtä ja lepoa.
Maanantai: Saapuminen ja retriitin alku
Useimmat retriitit alkavat maanantaina, mikä tarkoittaa, että kaikkien tulisi saapua ja asettua majoitukseensa siihen mennessä. Pitkän matkan matkustavien kannattaa ostaa liput sunnuntaiksi, jotta he ovat virkeitä ja levänneitä maanantaiaamuna. Lyhyemmille matkustusajoille maanantain lennot sopivat hyvin.
Siinä mielessä älä oikeastaan laske tekeväsi mitään tuottavaa maanantaina. Ihmiset saapuvat eri aikoihin, he ovat väsyneitä ja innoissaan tapaamisesta, joten maanantai kannattaa ehdottomasti ottaa päiväksi, jolloin voi asettua aloilleen.
He voivat käyttää tämän päivän kaupunkiin tutustumiseen, hotellilta työskentelyyn, jäänmurtajapelien pelaamiseen uusiin kollegoihin tutustumiseksi , pienempien kokousten järjestämiseen tai mihin tahansa muuhun. Varmista vain, ettei maanantaina ole pakollista työskennellä. Äläkä mene toiseen äärimmäisyyteen ja järjestä juhlia kaikkien saapumispäivänä. Loppujen lopuksi haluat kaikkien olevan virkeitä seuraavan päivän suurta kokousta varten.
Tiistai: Virallinen aloitus
Suuren ryhmän retriitissä yrityksen toimitusjohtaja yleensä avaa retriitin puheella saapumisen toisena päivänä.
Kun EVBox osallistui 200 hengen retriittiin Madridissa viime vuoden lopulla, he aloittivat sen virallisesti toisena päivänä esityksellä yrityksen visiosta vuodelle 2019.
Voit myös laajentaa puhetta pidemmäksi esitykseksi yrityksen toiminnasta. Voit esimerkiksi lisätä joitakin numeroita ja tilastoja, jotta kaikki yrityksen sisällä pysyvät ajan tasalla.
Saatat ajatella, että se on liikaa, mutta maailman toiselta laidalta lentävä henkilö arvostaa sitä, että häntä informoidaan yrityksen edistymisestä.
Päätä sitten päivä yrityksen viini-illallisella jossain mukavassa paikassa.
Keskiviikko ja torstai: Työskentele, leiki, toista
Keskiviikkona sinun kannattaa pyhittää päivä tuottavalle työlle. Harkitse hackathonin tai innovaatiopäivän järjestämistä ideoidaksesi uusia tuoteideoita tai työstääksesi ratkaisuja yhdessä. (Jatka vierittämistä lukeaksesi hackathon-vinkkimme!)
Torstaiaamuna jakakaa tiiminne pienempiin tiimeihin ja antakaa heidän työskennellä ennalta määriteltyjen projektien parissa. Käyttäkää sitten iltapäivä tiimin yhteenkuuluvuuden edistämiseen. Älä aliarvioi tiimin yhteenkuuluvuuden voimaa! Antamalla aikaa tiimin jäsenten väliselle yhteenkuuluvuudelle annat heille mahdollisuuden rentoutua ja luoda aidosti yhteyttä toisiinsa, mikä on varma tapa lisätä työntekijöiden tyytyväisyyttä ja siten heidän pysyvyyttään.
Asiakkaidemme suosikkiaktiviteetteja ovat purjehdus Lissabonin joella , aarteenetsintä Barcelonassa tai surffaamisen opettelu pienessä Ericeiran kylässä.
Ennen tiimiaktiviteetteihin lähtöä on kuitenkin hyvä pitää toinen puhe tai tiedote, jossa kerrotaan kaikille, mitä retriitin aikana saavutettiin.
Torstai on myös loistava päivä iltabileille, jos lähdet perjantaina.
Perjantai: Hasta luego!
Perjantaina anna tiimillesi valinnanvaraa joko tehdä töitä keskeneräisten töiden parissa tai ottaa vapaata töistä ja muista aktiviteeteista, koska kyseessä on lähtöpäivä. He arvostavat sitä, erityisesti ne, joilla on pitkä lento edessään. Loppujen lopuksi haluat tiimisi olevan levänneenä, energisenä ja inspiroituneena palattuaan kotiin.
Hackathonit ja innovaatiopäivät: Yhden tavoitteen eteen työskentelyä
Suuret yritykset, jotka osallistuvat retriitteihin, järjestävät usein hackathoneja keksiäkseen uusia ideoita, rakentaakseen uusia tuoteominaisuuksia ja saadakseen kaikki yrityksen jäsenet työskentelemään yhdessä saman tavoitteen saavuttamiseksi. Näihin kokouksiin suosittelemme yhtä suurta huonetta kaikille osallistujille.
Ryhmän koosta riippuen sinulla tulisi olla myös vähintään kaksi pienempää kokoushuonetta pienryhmätyöskentelyä varten, jotta tiimit voivat levätä ja saada aikaa itselleen.
Mattermostin tiimi järjesti hiljattain design hackathonin Lissabonissa järjestetyn yritysretriitin yhteydessä. Tavoitteena oli antaa kaikille mahdollisuus tutustua tuotteisiin ja projekteihin, joista he ovat intohimoisia.
"Oli hauskaa tulla yhteen ja nähdä ihmisten innostuneen työskentelemään jonkin asian parissa, joka on todella lähellä heidän sydäntään! Se oli upea kokemus."
- Corey Hulen, Mattermostin teknologiajohtaja ja yksi perustajista
Toinen hyödyllinen vinkki hackathoneja ja innovaatiopäiviä varten on järjestää tarjoilut ulkona syömisen sijaan. Se säästää huomattavasti aikaa ja yksinkertaistaa logistiikkaa huomattavasti.
Toinen itsestäänselvyydeltä vaikuttava asia, mutta mainitsemisen arvoinen: tarkista hotellilta, että internet todella toimii. Todennäköisesti pidät sitä itsestäänselvyytenä, mutta monet hotellinjohtajat eivät. Varmista samalla, että kokoushuoneissa on riittävästi projektoreita ja että ne kaikki toimivat. Voit käydä hotellissa etukäteen tarkistamassa, toimiiko kaikki suunnitelmien mukaan.
Pidä kiinni aikataulusta, mutta ole joustava
Retriittiä järjestettäessä on tärkeää laatia aikataulu ja pysyä siinä. Omasta kokemuksestamme tiedämme, että liian löysä ja joustava aikataulu voi johtaa kunnon sotkuun, jossa kaikki saavat tehdä töitä tai viettää aikaa yhdessä.
Älä kuitenkaan mene liian pitkälle – jätä osallistujille hieman vapaa-aikaa tehdä mitä haluavat. Voit käyttää illoja illallisten tai muiden aktiviteettien järjestämiseen, mutta se on täysin vapaaehtoista. Tiimisi löytää keinon järjestää itsensä, eivätkä kaikki halua seurustella iltaisin – jotkut haluavat vain ottaa nokoset tai soittaa perheelleen.
Anna Surf Officen hoitaa logistiikka
Vaikka retriitin järjestäminen voi olla erittäin palkitseva kokemus suurille tiimeille, se voi olla myös melko vaativaa, aikaa vievää ja kallista, jos et ole yhteydessä oikeisiin palveluntarjoajiin. Jos koet, että retriitin logistiikan ulkoistamisesta olisi sinulle hyötyä samalla kun nautit ajasta tiimisi kanssa upeassa paikassa, ota yhteyttä Surf Officen tiimiin – me varmistamme, että olet hyvissä käsissä.
