Let us help with venue sourcing for your next event.
Anna meidän auttaaSo you want to throw an event to remember that rewards your teams for their hard work.
Our Surf Office company retreat consultant Simon Einstein said it right with“Finding the right venue is half the battle.”
We’re here to carry out that battle for you. Getting the venue right can elevate your workplace get-together from memorable to truly unforgettable.
We know the stakes are high, so let us take the stress out of planning and turn your vision into reality today!
Getting the perfect venue for your event is a delicate act. There are a host of factors at play that can make the sorting one feel a tad overwhelming. Getting it wrong can dump your team into a location that’s cramped and echo-filled with dodgy Wi-Fi. Get it right and you’re setting the stage for the event to be a complete success.
Venue sourcingis hunting and selecting the physical space to host your event. A lot goes into sourcing, like getting the size, layout, and amenities right. At Surf Office, we can carry out site visits with you to make sure you’re choosing the right spot.
Venue procurementis the step after sourcing and involves securing your selected space. You negotiate the nitty-gritty details and finalize the contract, which we support you with every step of the way.
Beyond just the physical space, the venue shapes the entire experience. A stunning venue with a thoughtful layout and amenities ensures everyone feels inspired and connected. The right venue goes above size and location. It really needs to be suited to the event’s purpose. The objective of your event dictates the venue’s layout, features and overall vibe.
When it comes to event venue sourcing, we pride ourselves on doing more than just ticking boxes. We’re committed to bringing your event dreams to life.
Here’s why Surf Office is the ultimate choice for procuring the perfect venue for you:
Expertise and experience with unique venues
We know how to match a venue to your event’s vibe. From bustling metropolises to tranquil countryside settings, our experts have scouted out the most unforgettable locations around the world. Need somewhere your team can brainstorm by day and surf by evening? We’ve got that covered!
Tailored recommendations
If you’re not completely sure where you want your teams to unwind, we won’t just hand you a list of random options. We take the time to understand your company’s goals and preferences, then curate venue suggestions that feel like they were made just for you.
Team-building masterclasses
With years of experience running team-building activities under our belt, we know what makes a venue work. Whether for collaboration, creativity, or connection, we deliver quality inspiration to your teams.
Stress-free planning
Venue finding can be a logistical nightmare, but not when you hand us the steering wheel. From drafting your shortlist of venues to final negotiations, we handle all the heavy lifting. This includes sending out RFPs (requests for proposals) for you.
Global reach, with a personal touch
We know that you want to keep the personal aspect of your event at the forefront. Our global database in160+ locationsand our hands-on approach ensures you’re getting the best fit for your event.
Eco-friendly options
Sustainability is part of our DNA. We’ll help you find venues that are as kind to the planet as they are to your budget. You can sit back and coast with an event that keeps a clear conscience.
If your event’s main focus is on team building then making sure it’s decked out with the latest collaborative tools needs to be the mission. If you’re aiming to celebrate team success or to provide a relaxing escape, scenic views and facilities like a spa might be the ticket to success for the company.
We understand this challenge here at Surf Office. A great venue is more than just the backdrop. It’s the springboard for a truly unforgettable experience.
No two events are the same, so why should their venues be? At Surf Office, we believe that every event deserves a venue as unique as its purpose. The right space can transform your gathering into something truly extraordinary.
Whether you’re focused on brainstorming, bonding or just breaking free from the office, we’ve got the perfect spot for every type of corporate event:
Teambuilding retreats
Ateam-building retreatneeds a venue with collaboration and bonding in mind. Countryside lodges with sprawling outdoor spaces for games and challenges work best. A venue for team-building needs an atmosphere where creativity flows, walls come down, and your team bonds can take root.
Etätiimien retriitit
For your remote workers, face-to-face interactions might be as rare as a unicorn in a coffee shop. Aremote team retreatneeds a venue that has a personalized touch. Spaces with communal areas for group discussions and tech-equipped meeting rooms encourage seamless collaboration. The right venue for a remote team should feel like a home base that’s welcoming, functional and inspiring.
Small-scale startups retreats
Startup-retriititneed venues as bold and innovative as the teams behind them. These events thrive in spaces that inspire creativity and encourage out-of-the-box thinking. Startups operate on energy and ambition, and their retreat venues should amplify that spirit, offering a perfect blend of focus and fun. Venues with a rooftop view can spark inspiration, and look good while they’re at it!
Johdon retriitit
Johdon retriititcall for venues that combine privacy, inspiration, and a touch of sophistication. In the right venue, a leader’s big-picture strategies can take shape. Tranquil lakeside resorts work well, with elegant boardrooms and boutique hotels setting the right tone. We’ll source a venue that aligns with your team's vision and builds stronger bonds at work. That’s winning all round!
Tiimien työlomat
Ateam workationenhances the mix of business and pleasure. Hotel sourcing should emphasize the comfiest lodgings while being within a stone’s throw of local attractions for after-hours relaxation. We’ve got some of the best venues ready for a workation that lets your teams seamlessly switch between work and play.
Incentive trips
Anincentive tripis a reward that pushes the boat out a little further. These trips are organized in luxurious locations and are celebrations of standout performances over the year. Tropical retreats and city adventures with luxurious hotels tell your teams that you value how they’ve performed. We tailor these incentive trips to leave your teams feeling valued and inspired in equal measure.
Selecting the perfect event venue is a bit like finding the right dance partner. It needs to match your rhythm, not step on your toes, and, ideally, leave you looking good!
Six key elements will make sure your event is covered across the board. Here’s how to weigh your options and choose a venue that ticks all the right boxes::
You need to aim for a venue that’s convenient for each and every team member. Make sure you’re looking at places that are easy to reach, whether they’re arriving by car, public transport, or by teleportation (we can dream, right?)
Select a space that fits the guest list like a glove. Nobody wants to feel cramped for the event (big hint: our freecapacity calculatorcan help you with this!). Will you need a stage for awards and recognition or even a dancefloor area?
The venue’s décor really ought to match the vibe of the event. Consider creative workshops that include an art gallery that’s suited to your teams. You don’t want to throw a corporate seminar in a circus tent.
Figure out if the venue offers in-house catering, AV equipment, and reliable internet connectivity. If not, be prepared to bring in external support to help the event run smoothly. Get this right to avoid technical difficulties (or rumbling stomachs!)
Ensure the sound quality is top-notch throughout the speaker hall. You need presenters to be heard clearly from front to back, and here ensure walkways and stages are accessible to all.
Finally (and most importantly) keep an eye on your budget. Overspending on one aspect means another might suffer. Look for venues that offer flexibility with dates and packages. You never know when a little wiggle-room will save the day!
Remember, the right venue sets the stage for an event that's memorable for all the right reasons. Covering all 6 bases ensures you’re choosing the perfect setting and creating an event your teams will never forget.
Choose carefully, and may the venue odds be ever in your favor!
Taking the time to evaluate the perfect venue brings a multitude of benefits for every person attending. A well-chosen venue looks the part, andplaysthe part, setting the stage for stronger bonds in the workplace.
Let’s break down the key benefits of sourcing and procuring the ultimate venue for your event:
Avocoden retriitti pienenä startup-kiihdyttämönä
Avocode on työkalu, joka auttaa suunnittelijoita ja kehittäjiä tekemään yhteistyötä yhdellä saumattomalla alustalla. Työretriittiä varten tiimi vietti 10 päivää Surf Office Lisbonissa työskennellen pienenä startup-kiihdyttämönä.
20 hengen ryhmä jakaantui pieniin ryhmiin ensimmäisenä päivänä, ja sen jälkeen työskenteli tiettyjen projektien parissa. Retriitin viimeinen päivä oli omistettu kunkin joukkueen tulosten esittelylle muun ryhmän kanssa. Tuloksena oli, että Avocoden työretriitti johti innovaatioihin. Heidän tuloksensa on loistava esimerkki siitä, kuinka rajallinen aika voidaan hyödyntää luovaan ajatteluun.
Mynd retreat tuotti 12 uutta tuotteen ominaisuutta
Mynd on Kaliforniassa sijaitseva kiinteistönhoitoyhtiö. Myndin 32 hengen tiimi muutti 10 päiväksi Surf Office Barcelonaan työskentelyä varten. Kuten Avocode, he viettivät ensimmäiset kolme päivää hackathonissa. Tiimi kehitti 12 uutta tuoteominaisuutta nopeassa innovaatiosprintissä.
Myndin lähestymistapa heidän työretriittiin oli valmistautua etukäteen; Tärkeimmät suunnitteluelementit olivat jo paikallaan, kun ne saapuivat Espanjaan. Tuloksena tiimi saattoi liikkua nopeasti ja työskennellä ilman suunnittelijoita. Mieti, mitä sinun on tehtävä valmistautuaksesi ennen kuin saavut paikan päälle työretriitille.
Mattermostin innovatiivinen suunnitteluretriitti
Mattermost on viestintäohjelmistoyritys, joka valmistaa Slack-vaihtoehtoisen viestialustan. Heidän ryhmäretriittinsä Lissabonissa yhdisti innovaation ja tiiminrakennuksen viidessä päivässä.
Mattermost vietti työretriittinsä luoden tuotekartan, keskustelemalla ydinarvoistaan, tiiminrakennuksella ja järjestämällä hackathonia. Katso lisää tästä heidän teknologiajohtajansa Corey Hulenin videosta.
Invisionin tiimi kokoontuu rantakokouksiin
Lopuksi InVision on tuotesuunnittelutyökalu ja 100 % etäyritys. Ryhmä tapasi Ericeirassa työretriitissä Surf Officen kanssa.
He jakavat aikansa ryhmähengen kehityksen – suppailua, surffailua ja merenelävien syömistä – ja hackathonin välillä. InVision kehitti yhden päivän hackathoninsa aikana uusia tuoteominaisuuksia ja sisäisiä viestintätyökaluja.
Suunnitteletko strategiakokousta, suunnittelusprinttiä, hackathonia, uuden projektin aloituskokousta tai "vain" säännöllistä työaikaa?
Mitä ikinä haetkaan, me hoidamme sen.
Voit odottaa ammattitaitoista työympäristöä:
Ja tietysti erittäin nopea internet-yhteys.
Jokaisella tiimillä on hieman erilaiset odotukset retriittikokemuksestaan, ja siksi voit valita erityyppisiä majoitusvaihtoehtoja premium-huoneista jaettuun majoitukseen.
Kaikki majoitusvaihtoehtomme sijaitsevat keskeisillä alueilla kävelymatkan päässä ravintoloista ja ruokakaupoista. Sinun ei tarvitse vuokrata autoa tai käyttää joukkoliikennettä liikkuaksesi. Haluamme tehdä vierailustasi mahdollisimman helpon.
Sinulla on 100 %:n varmuus siitä, että varaustasi ei peruuteta (kaikki, joilla on kokemusta viime hetken ryhmävarauksen peruutuksista, voivat samaistua).
Ymmärrämme, että tiimisi saattaa kasvaa ja saatat joutua lisäämään huoneita ajan myötä. Tämä joustavuus on myös sinulla.
Olemme rakentaneet järjestelmän, joka tekee retriitin suunnittelusta helppoa ja nopeaa.
Suunnittelemme retriittisi jokaisen yksityiskohdan alusta loppuun, jotta sinun ei tarvitse. Tämä sisältää:
Saat henkilökohtaisen aikataulun ja online-hallintapaneelin, jossa on kaikki retriittitietosi ennen retriitin alkamista. Paikan päällä oleva tuki näyttää sinulle kaiken, mitä sinun tulee tietää saapuessasi, ja varmistaa, että kaikki sujuu sujuvasti sinulle ja tiimillesi.
"Kiitos hienosta ulkopuolisesta tapahtumapaikasta @surfoffice – meillä oli hauskaa!"
James Allgrove, Stripe UK:n kasvujohtaja
1. Vahvista tiedot
Vahvistat kanssamme henkilömäärän, sijainnin (voimme myös suositella parasta paikkaa tiimisi sijainnin ja lentojen hintojen perusteella), päivämäärät ja haluamasi majoitusjärjestelyt.
2. Lasku ja maksu
Kun tiedot on vahvistettu, lähetämme sinulle laskun. Voit maksaa pankkisiirrolla, luotto-/pankkikortilla tai PayPalilla.
3. Ryhmäretriitin suunnittelu
Tämä prosessi on erittäin helppo. Ohjekirjamme avulla luot nopeasti henkilökohtaisen aikataulun. Varmistamme, että saat kaikki tiedot hyvissä ajoin ennen retriittiäsi ja tukihenkilömme on käytettävissäsi koko prosessin ajan.
4. Retriittiaika
Odota esittelykierrosta saapumisen jälkeen. Tukemme paikan päällä on aina käytettävissä, jos tarvitset jotain. Annamme sinulle paikallisia vinkkejä ja muistutamme sinua suunnitelluista aktiviteeteistasi koko retriitin ajan.
Choose fromhundreds of locationsin Europe, America, Asia-Pacific, and North Africa.
