Maaltijden zijn zonder twijfel een van de belangrijkste elementen van een groot groepsevenement, zoals een bedrijfsuitje.
Ze bieden teamleden de kans om een band op te bouwen onder het genot van lekker eten en drinken, en creëren herinneringen die ze zich nog lang na thuiskomst zullen herinneren.
Als zodanig is het organiseren van maaltijden een van de meest kritische onderdelen van het planningsproces van een retreat.
In de meeste gevallen besluiten bedrijven om tijdens hun team retreats restaurants te boeken voor diner of lunch. Hoewel dit proces eenvoudig genoeg klinkt, kan het veel complexer zijn dan het in eerste instantie lijkt.
Dit deel van de retreat is er een waaraan we voortdurend hebben gewerkt om het voor onze klanten te verbeteren en te vereenvoudigen, zodat je alleen maar een formulier kunt invullen, terwijl wij de rest doen.
Als je restaurants voor grote groepen wilt boeken, volgen hier enkele van onze tips over hoe je dit snel en efficiënt kunt doen.
Voordat je aan de slag gaat
Het eerste en belangrijkste dat je moet weten is:
Een restaurant boeken voor een grote groep is heel anders dan boeken voor jezelf of een handjevol vrienden.
Om te beginnen kan je het onderzoek starten zoals je dat voor jezelf zou doen: met behulp van Google-recensies, Yelp of TripAdvisor, gecombineerd met aanbevelingen op sociale media.
Dit kan ongelooflijk leuk lijken, maar onthoud dat de recensies die je leest voor maximaal één, twee of een paar personen zijn. Waar je op moet letten, zijn restaurants die regelmatig grote groepen ontvangen en ervaring hebben met het omgaan met grote aantallen gasten.
Dit kan eenvoudig door op bovengenoemde sites het vakje Goed voor grote groepen aan te vinken.
Het is gemakkelijk om te verdwalen bij het lezen van recensies en het bekijken van foto's van heerlijke maaltijden. Sterker nog, alleen al in deze onderzoeksfase kun je talloze uren verliezen. Maar hier lees je hoe je het kunt vermijden.
Doe je huiswerk
Voordat je enig onderzoek doet, is het tijd om de details voor te bereiden.
Het is van cruciaal belang dat je dit je allereerste stap maakt, want als je dit niet op de juiste manier doet, zal dit later bij elke stap tot problemen leiden.
Voordat je met je restaurantonderzoek begint, bereid je de volgende informatie voor:
- Het aantal mensen
- Gewenste datum(s)
- Gewenste tijd(en)
- Dieet restricties
- Voorkeur keuken
- Overige voorkeuren (Wil je nablijven voor een drankje? Moet het op loopafstand zijn? Wil je de ruimte volledig privé hebben voor je groep? etc.)
Dit zijn de vragen die alle restaurants stellen als je wilt reserveren voor diner of lunch. Door deze gegevens vooraf te laten voorbereiden, bespaar je veel tijd en hoef je tijdens het boekingsproces niet heen en weer te gaan met restaurants.
Maak een lijst met restaurants
Nu begint het plezier en kun je beginnen met het maken van een lijst met restaurants waarmee je contact kunt opnemen en kunt wachten op aanbiedingen.
De eenvoudigste manier om dit te doen is door contact op te nemen met enkele vrienden die het gebied kennen. Nog beter: neem contact op met iemand die al een soortgelijk evenement heeft georganiseerd en weet welke restaurants zowel A) heerlijk eten hebben als B) grote groepen kunnen huisvesten.
We werken samen met voedselexperts in elk van onze retreatlocaties om een bijgewerkte, samengestelde lijst bij te houden van de beste restaurants voor groepsboekingen. Als je er zeker van wilt zijn dat je het juiste restaurant voor je bedrijf offsite krijgt, neem dan eerst contact met ons op bij Surf Office.
5 veelgemaakte fouten bij het boeken van restaurants voor grote groepen
Nadat we heel wat retraites hadden georganiseerd, hebben we een paar fouten gemaakt die ons hebben geholpen ons huidige reserveringsproces te verfijnen. Dit zijn de meest voorkomende fouten die u kunt maken bij het boeken van restaurants voor grote groepen mensen.
1. Ik wil niet kiezen uit het groepsmenu
Als je een restaurant hebt gevonden dat met grote groepen werkt, heb je geluk.
Dit soort restaurants hebben meestal een speciaal menu voor groepen. Sommige hebben zelfs meer dan één menu – dit hangt af van het restaurant en de grootte van je groep.
Het punt is dat zodra je dit menu op de een of andere manier probeert te wijzigen of aan te passen, het restaurant je verzoek zeer waarschijnlijk zal afwijzen. Groepsmenu's zijn niet voor niets gemaakt en de mensen erachter hebben veel tijd besteed aan het ontwerpen ervan. Het laatste dat ze willen doen, is hun uiterste best doen om ze aan te passen aan je groep.
Maak het jou en iedereen gemakkelijk: vertrouw erop dat het restaurant weet wat ze doen. Het is tenslotte waarschijnlijk niet hun eerste rodeo waarbij ze eten serveren voor een grote groep!
2. Focussen op dieetbeperkingen
Begrijp ons niet verkeerd, we zeggen niet dat je iemand met specifieke dieetwensen moet verwaarlozen.
Maar als je een groep van 50 personen hebt met 5 veganisten, ga dan niet op zoek naar een veganistisch restaurant. Als je dat wel doet, worden je keuzes drastisch beperkt, om nog maar te zwijgen van het feit dat je de andere 45 mensen van streek maakt.
Zoek in plaats daarvan het beste restaurant dat aan alle andere criteria voldoet en vraag eenvoudigweg om 5 veganistische menu's.
3. Te veel veranderingen aanbrengen
Weet je nog hoe we zeiden dat het allerbelangrijkste is dat je je huiswerk maakt en eerst je vereisten kent?
Als je geen duidelijk beeld hebt van wat je wilt en uiteindelijk te veel veranderingen doorvoert (mensen toevoegen, gekke etensverzoeken doen, de tijd veranderen), zullen zowel jij als het restaurantpersoneel gefrustreerd raken. Als gevolg hiervan raak je mogelijk het restaurant kwijt en word je gedwongen een minder wenselijke optie te kiezen.
Doe je onderzoek, controleer de dieetbeperkingen nogmaals bij je collega's en communiceer dit allemaal met het restaurant. Win-win overal!
4. Een restaurant boeken dat te ver weg is
Een van je belangrijkste criteria zou moeten zijn dat je een restaurant boekt op loopafstand van je retreatlocatie.
De enige uitzondering is als je een groep hebt die klein genoeg is om met Uber of een ander type lokaal vervoer naar de locatie te komen.
Als je anders naar een restaurant gaat dat te ver weg is, verlies je extra tijd bij het organiseren van de transportlogistiek. Het zal ook meer kosten met zich meebrengen en het moeilijker maken voor je team.
5. Te veel criteria hebben
Als je te kieskeurig bent met je restaurant, kan dit je kansen op het vinden van de juiste plek waar je team van een maaltijd kan genieten, ernstig schaden.
Als je te veel criteria heeft, beperk je je keuze tot slechts een paar restaurants in grotere steden. In kleinere omgevingen kun je zelfs geen restaurants meer hebben om uit te kiezen!
Houd in plaats daarvan een open geest en onthoud wat er echt toe doet: iedereen bij elkaar brengen voor wat tijd om samen te zijn onder het genot van wat eten!
Genieten!
Het boeken van een groepsreservering voor je bedrijf op een externe locatie is heel wat anders dan het maken van een reservering voor twee personen. Het kost tijd om de juiste locatiekeuze zorgvuldig te plannen en te vinden, maar uiteindelijk is het de moeite waard als u met het hele team aan tafel gaat voor een geweldige maaltijd.
If you’re organizing an offsite retreat for your company and you want to minimize the hassle when choosing a restaurant, make sure to contact us at Surf Office before you start, we've got plenty of resources to help make the process run smoothly!
