Hallo daar!
Heb je weleens gehoord van “hot desking”? Nee, er komt geen vuur aan te pas.
Het is een dynamisch zitsysteem dat veel bedrijven op kantoor invoeren, en ze plukken er flink de vruchten van.
Hot desking helpt bedrijven zich aan te passen aan nieuwe werkwijzen zoals hybride werkmodellen, en wij leggen je graag uit hoe je het invoert.
Trends laten zien dat het blijvend is, dus smeed het ijzer nu het heet is en duik met ons in hot desking.
Aan de slag!
Wat wordt er precies bedoeld met “hot desking”?
Hot desking is een moderne werkwijze waarbij je medewerkers zelf hun plek kiezen, in plaats van dat iedereen een vast bureau heeft. Dat kan eenvoudig met een systeem van wie het eerst komt, het eerst maalt .
Het klinkt in het begin misschien wat vreemd, en als je het niet goed aanpakt, kan er verwarring ontstaan over wie waar zit.
Maar als je het goed uitvoert, kan hot desking de sfeer op kantoor echt een positieve impuls geven.
Ken je het gezegde: “Afwisseling doet wonderen”? Dit basisprincipe laat zien dat variatie het leven vaak kleur geeft. Als medewerkers iets simpels veranderen, zoals hun stoel, hun bureau of hun omgeving, kan dat nieuwe en verfrissende resultaten opleveren.
Hot desking kan mensen op verschillende manieren een opkikker geven en hun mentale gezondheid verbeteren. Als de zitplaatsen worden gehusseld, moedig je mensen aan om met hun nieuwe bureaugenoten te praten, en veel mensen vinden dat echt leuk.
Wisselende bureaus en zitplaatsen helpen ook om lege of ongebruikte kantoorruimte te voorkomen. Ongebruikte kantoorruimte kost bedrijven echt geld, en toch bleek uit een recent onderzoek dat op elk willekeurig moment 40% van de kantoorruimte leegstaat.
Wacht! Wat is het verschil tussen hot desking en office hoteling?
Zowel hot desking als office hoteling draaien om ruimte besparen en de efficiëntie op de werkvloer maximaliseren met nieuwe werkomgevingen, maar er zijn een paar verschillen:
Hot desking is als een kantine binnenlopen en elke tafel kiezen die je wilt (om te werken natuurlijk, niet om een driegangenmenu te bestellen!). Je gebruikt je gewone kantoor en laat medewerkers zelf hun plek kiezen.
Office hoteling lijkt meer op een specifieke tafel reserveren in een restaurant, omdat je de plek van de tafel fijn vindt of het licht dat door het raam ernaast valt. Op het werk gebruik je bij office hoteling meestal een boekingssysteem om voor die dag één werkplek te kiezen, net als in een hotel (vandaar de naam).
Kun je me een paar hot desking-opstellingen noemen?
Zeker weten! Het hangt helemaal af van de grootte van je kantoor, je teamleden, het soort werk dat je doet… Er zijn talloze factoren om rekening mee te houden, maar enkele van de meest voorkomende hot desking-systemen zijn:
Wie het eerst komt, het eerst maalt
Bij deze opstelling kiest wie als eerste binnenkomt een plek voor die dag. Dit werkt goed als bijvoorbeeld iedereen op kantoor een laptop als belangrijkste werkmiddel gebruikt. Het systeem is snel en flexibel, waardoor er geen ruimte gereserveerd wordt die vervolgens ongebruikt blijft.
Gereserveerde bureaus
Hoewel je voor hot desking geen officieel boekingssysteem nodig hebt, worden plekken soms via reserveringen geregeld. Dat kan handig zijn als bijvoorbeeld een deel van je kantoor vol techniek staat en de developers een middag een werkplek nodig hebben.
Kantoorwijken
Deze is wat creatiever en kan fantastische resultaten opleveren. Je richt op kantoor vaste “kantoorwijken” in, en elke wijk is over het algemeen afgestemd op één soort werk. Dit werkt het best voor grote bedrijven; denk bijvoorbeeld aan een goed verlichte codeerruimte of een lichte, luchtige brainstormhoek.
Agile werkplekken
Heb je een groot kantoor dat klaar is voor allerlei taken? Dan geef je je teams bij agile werkplekken alle vrijheid om te werken waar ze maar willen. Ze kiezen misschien een bijna lege ruimte om hun hoofd leeg te maken, of de receptie om nieuwe technieken voor klantcontact te oefenen. Volledig agile werken.
Wat zijn de voordelen van hot desking voor mijn bedrijf?
We noemden eerder al kort een paar manieren waarop hot desking je bedrijf vooruit kan helpen. Nu gaan we wat dieper in op de positieve dingen die hot desking je werkplek kan brengen:
Benut kantoorruimte
Eerst en vooral bespaar je fysieke ruimte op kantoor. Zelfs als je het geld dat je bespaart buiten beschouwing laat, bedenk hoeveel makkelijker een opgeruimd kantoor je werkdag maakt. Heb je in totaal zo'n 30 werkplekken en 30 medewerkers, dan is het makkelijker om een superefficiënte werkomgeving te creëren waarin ideeën door de ruimte vliegen en iedereen relatief dicht bij elkaar zit.
We snappen dat 30 bureaus voor 30 mensen misschien wat krap aanvoelt (als haringen in een ton), maar het gaat om het principe. Een overkoepelend principe van hot desking is kijken naar ongebruikte middelen en ervoor zorgen dat lege ruimtes op kantoor niet verloren gaan. Bewust omgaan met en goed benutten van je kantoormiddelen kan je bedrijf enorm veel opleveren.
Verlaagt kosten
In het verlengde van ruimtegebruik ligt het geld dat je met hot desking bespaart. Een ruw voorbeeld: stel dat je 50 medewerkers hebt, maar 10 van hen werken op donderdag en vrijdag thuis. Dat zijn 20 lege bureaus per week als je kantoor standaard één bureau per persoon heeft!
Kijk als praktijkvoorbeeld naar hoe Citibank afscheid nam van vaste bureaus. Hun kantoor in New York is geoptimaliseerd en heeft 150 plekken voor 200 mensen. Fascinerend.
Flexibele werkplekken volgen het principe de tering naar de nering zetten. Als je kantoorkosten dalen doordat je het potentieel van hot desking benut, kan dat nieuwe financiële ruimte opleveren voor het bedrijf, vooral handig voor het mkb.
Stimuleert netwerken
Dit is een van de zachtere voordelen van hot desking. Zachter, omdat het medewerkers kansen geeft om hun soft skills, hun sociale vaardigheden, in te zetten. Een goed hot desking-systeem laat teamleden rouleren en zorgt voor nieuwe kansen om op de werkvloer met elkaar in contact te komen. Dat leidt tot nieuwe gesprekken en nieuwe netwerkmogelijkheden. Wij noemen dit graag serendipiteit (waarde vinden door toeval).
Dit kan vooral handig zijn voor nieuwe medewerkers, of voor de wat meer introverte mensen in je teams.
Bedenk dat je, door ieders bureau te husselen, letterlijk nieuwe mensen bij elkaar zet en nieuwe teams vormt. Dat is een mooi dynamisch middel om mensen aan te moedigen met anderen op kantoor te netwerken. Natuurlijk kennen je teams elkaar al, het zijn geen vreemden! Maar met hot desking help je nieuwe en sterkere banden in teams te smeden, en kun je bepaalde kliekjes die op kantoor ontstaan doorbreken.
Niet dat er iets mis is met sociale groepjes op het werk, maar veranderingen (met mate) in de dagelijkse routine kunnen voor wat nieuwe spanning zorgen.
Hybride werkers voelen zich thuis!
Dit is een van de beste voordelen van een sterke hot desking-opstelling. Waarschijnlijk heb je al een paar medewerkers die hybride werken. Volgens het rapport van Zippia uit 2023 gebruikt 74% van de Amerikaanse bedrijven een hybride werkmodel of is van plan dat in te voeren. Hoor jij bij die bedrijven, dan maakt hot desking het leven van je hybride werkers een stuk makkelijker.
Ze zijn al gewend om in nieuwe omgevingen te werken. Hybride werken heeft veel grote voordelen waar bedrijven volop gebruik van maken. Mensen voelen zich betrokkener en energieker dan ooit als ze meer tijd met hun gezin thuis kunnen doorbrengen. Niet iedereen werkt met een gezin in huis, maar die mensen nemen met plezier hun laptop mee naar koffiezaken en speciale hybride werkplekken.
Forbes noemt hot desking de “toekomst van hybride werken”. Spring op de trein en haal nu alles uit een hot desk-opstelling!
Zelfstandigheid en dynamiek
Als je teams de deur openen naar nieuwe fysieke plekken om te werken, geeft dat een groot gevoel van zelfstandigheid. Hot desking stelt mensen in staat om zelf hun werkplek voor de dag te kiezen en iets nieuws en spannends te proberen. Stel dat je op kantoor een plek hebt waar het daglicht op zijn mooist is. Sommige mensen bloeien daar helemaal op.
Misschien heb je een ruimte die je avondwerkers prettiger vinden voor hun ogen, en vanwege de rust. Met hot desking hebben ze de vrijheid om zelf te kiezen waar ze hun tijdelijke kantoor opzetten en aan de slag gaan. Ze creëren misschien nieuwe werkplekken en pakken hun werk op nieuwe manieren aan, wat zorgt voor een snelle dynamiek die er misschien niet is als mensen aan vaste bureaus vastzitten.
Benut de kracht van hot desking en bied het aan je medewerkers die erin geloven!
Betere teamwork en samenwerking
Als je een dynamisch en motiverend hot desk-systeem op kantoor invoert, open je nieuwe deuren naar teamwork en samenwerking. Het is vrij simpel: als je teams worden aangemoedigd om in nieuwe ruimtes te werken, gaan ze vanzelf op nieuwe manieren samenwerken.
Met flexibele werkplekken kan iedereen op kantoor nadenken over de beste plek om te werken, alleen of in groepen. Samenwerking is de kern van goed functionerende teams, en hot desking is een prima manier om daar de basis voor te leggen. Ze kunnen samen de beste plek kiezen om aan de slag te gaan en rekening houden met kantoorapparatuur en hulpmiddelen die hun werk ondersteunen.
Wil je de samenwerking in je team naar een hoger niveau tillen? Dan is hot desking misschien precies de sleutel die je nodig hebt om dat potentieel te ontsluiten. Laat deze kans niet liggen!
Samenhang binnen het hele bedrijf
Uit betere samenwerking volgt een betere samenhang binnen het hele bedrijf. Denk er maar eens over na: vroeger had een kantoor vaak een afdeling, of zelfs een hele verdieping, voor één afdeling van het bedrijf. Digitale tools stroomlijnen traditionele kantooropstellingen en medewerkers kunnen hun werk nu doen zonder een grote, vaste zone voor hun functie.
Dat betekent dat verschillende afdelingen nu dichter bij elkaar kunnen werken. Vroeger leidden afdelingszones tot afgesloten teams en was samenwerken tussen afdelingen lastiger. Als een softwaregoeroe en een marketingexpert aan hetzelfde bureau werken, kan dat zomaar een vruchtbare samenwerking opleveren.
Dit voordeel mag je zeker niet onderschatten. Samenwerking tussen afdelingen levert vaak nieuwe en onverwachte resultaten op, dus haal alles uit hot desking als je in nieuwe teams de creativiteit wilt laten sprankelen!
Aanpassen en personaliseren
Dit voordeel kan echt leuk zijn voor je teams als je het benut. We noemden eerder de “kantoorwijken” die je met een hot desking-systeem kunt inrichten, en hoe de uitrusting in elke “wijk” kan worden afgestemd op bepaalde werkzaamheden. Waarom zou je de creativiteit van je teams niet de vrije loop laten en ze aanmoedigen om delen van het kantoor op nieuwe en spannende manieren in te richten?
Misschien richten ze een marketingtempel in waar ze de formules van de toekomst bedenken, of een administratiehoek met een rustige sfeer en verlichting die helpt om te ontspannen. Dit voordeel ligt echt bij jou en je teams. Houd het professioneel en je kunt hier echt los gaan (tip: keiharde Black Sabbath brengt je teams weinig rust, maar kan wel gekke nieuwe ideeën opleveren!)
Doorbreekt traditionele kantoorstructuren
Na verloop van tijd komen er jongere medewerkers bij met nieuwe ideeën en werkstijlen. Hot desking begrijpen en toepassen sluit juist goed aan bij de frisse blik die jonge medewerkers meebrengen. Veel van hen zijn al bedreven in hybride werken en hebben hun werk gestroomlijnd tot één laptop.
Kantoorstructuren veranderen. Uit data blijkt dat in 2023 28% van de bedrijven een vorm van hybride werken gebruikt. Verder laten de cijfers zien waar we naartoe gaan: naar verwachting werken in 2025 32,6 miljoen Amerikanen remote. Nu eeuwenoude tradities veranderen, kan hot desking je personeel nieuwe kansen bieden.
Hygiëne op de werkvloer
Ons laatste voordeel is eenvoudiger, maar zeker een positief aspect van hot desking. Op basisniveau helpt hot desking om bureaus opgeruimd te houden, zonder stapels verouderde rapporten en plakbriefjes. Je moet wel rekening houden met de tijd die het opruimen van werkplekken kost, maar die kun je inplannen.
Op een dieper niveau hebben je schoonmakers een opgeruimdere ruimte om in te werken. Daardoor kunnen ze plekken schoonmaken die vaak worden overgeslagen. Simpel idee, maar effectief in de praktijk. Met een goed doordachte hot desk-opstelling kun je het hygiëneniveau verhogen, dus neem dit voordeel mee bovenop alle andere. Netheid is het halve werk, zeggen ze!
Hot desking om je teams te versterken? Probeer een teambuildingretreat!
Zie je het wel zitten om met hot desking je teams productiever te maken? Dan is er nog een activiteit die teambanden als geen ander versterkt. We hebben zelf ervaren dat iedereen meenemen op een teambuildingretreat wonderen doet!
Bij Surf Office is het organiseren van teamretreats waar we het best in zijn. Een retreat twee keer per jaar biedt je teams een onvergetelijke en productieve omgeving waarin stress smelt als een suikerklontje in een zwembad. We organiseren ook retreats voor remote teams!
Dit bieden we:
- Zorgeloze transfers? Regelen we! ✅
- Accommodaties van gegarandeerde kwaliteit? Check! ✅
- Boeiende teambuildingactiviteiten? Onze specialiteit ✅
- Restaurantreserveringen? Laat dat maar aan ons over! ✅
- Deskundige hulp bij het plannen van je retreat? Natuurlijk, dat hebben we geregeld! ✅
- Ondersteuning ter plaatse, afgestemd op jouw wensen? Absoluut ✅
Bovendien hebben we toegang tot meer dan 160 locaties in Europa, APAC, de VS, Latijns-Amerika en nu ook Afrika, dus de mogelijkheden zijn eindeloos als het gaat om de juiste locatie voor jou en je team.
Als je hot desking uitprobeert, merk je misschien dat het kosten bespaart en de betrokkenheid van medewerkers vergroot, maar soms tot minder persoonlijk contact leidt. Met een retreat twee keer per jaar via ons blijven de teambanden zo sterk als titanium.
Laat de lastige logistiek aan ons over. De plekken zijn zeer beperkt, dus neem nu contact op!
