Voor remote teams zijn bedrijfsretraites een van de belangrijkste evenementen van het jaar. Het hele team komt samen, soms van over de hele wereld. Het is tijd om te gaan zitten, wat werk te verzetten en geweldige teambuilding te doen.
Het plannen van de perfecte retraite is echter geen gemakkelijke opgave en moet niet lichtvaardig worden opgevat. Hier zijn enkele tips op basis van onze ervaring met veel teams waarmee we bij Surf Office met plezier hebben samengewerkt.
Hoeveel dagen moet de retraite duren?
Dit is misschien wel de belangrijkste vraag met betrekking tot elke retraite. Om een retraite succesvol te laten zijn, moet deze minimaal twee dagen duren, aangezien één dag off-site moet worden doorgebracht. Het ideale aantal ligt echter tussen de drie en vijf dagen – als u een groter, verspreid team hebt of als u zich op grotere taken moet concentreren.
Je kunt helemaal op vakantie gaan als je de tijd en kosten kunt missen – wij hadden teams die 2-3 weken bleven. Wildbit stelt bijvoorbeeld 7 dagen voor als de ideale tijd, omdat iedereen dan kan wennen en elkaar kan leren kennen, terwijl je toch productief bent. Omdat er meestal 2 dagen verloren gaan aan woon-werkverkeer, komt dat neer op 5 dagen in totaal.
Wildbit: "We hebben ontdekt dat de ideale duur voor een retraite 7 nachten is."
Juist vanwege de reistijd kan de retraite op maandag beginnen, zodat niemand in het weekend hoeft te reizen. Op woensdag beginnen en op zondag eindigen is ook een prima opzet.
De lengte van uw retraite moet ook nauw verbonden zijn met waar uw team vandaan komt. Hoe meer uw teamleden moeten reizen, hoe meer dagen de retraite moet duren.
Bij Surf Office organiseren veel van onze klanten retraites die 7 dagen duren. Ze praten van maandag tot vrijdag over hun vak en hebben in het weekend optionele vrije tijd om te verkennen en wat rust te pakken. Dit is precies het schema dat het team van Zapier ook hanteert.
Hoe de retraite te structureren
De beste retreats zijn een mix van werken en teambuilding. Er moet een balans zijn tussen je handen vuil maken en plezier hebben met je team.
Ongeacht hoeveel dagen de retraite duurt, vergeet niet om genoeg vrije tijd voor je team over te houden, vooral tussen de activiteiten door. Je teamleden willen graag bezienswaardigheden bekijken, hun geliefden bellen, een paar biertjes drinken of gewoon de jetlag eraf slapen.
Over jetlags gesproken: die kun je krijgen, vooral als er mensen uit het buitenland terugkomen.
Een goede balans creëren
Een succesvolle retraite is een goede mix van werken en kennismaken met je team.
Dit lijkt misschien een lastige opgave, maar je kunt het doen. Je kunt bijvoorbeeld werk en plezier combineren. Teams in Lissabon beginnen hun dag graag met werken op kantoor in de ochtend, gaan na de lunch surfen en sluiten het af met nog wat werk in de middag – met brainstormsessies of presentaties.
Een algemene tip om een snel tempo te creëren is om plannen te maken voor de vroege middag. Op deze manier wordt het hele team gestimuleerd om tegen die tijd zoveel mogelijk werk gedaan te krijgen, zodat ze kunnen genieten van leuke activiteiten en tijd samen.
Een van de beste manieren om een goede balans te creëren is om je retreat met een knal te beginnen. Begin met een hackathon op je eerste dag ( zoals Mattermost deed ) en je kunt de volgende dagen besteden aan het ontwikkelen van de ideeën die daaruit voortkwamen.
Als je het team niet altijd bij elkaar krijgt, is een van de betere ideeën om tijdens de maaltijden bij elkaar te blijven. Probeer zoveel mogelijk maaltijden samen te nuttigen – het is een geweldige gelegenheid om een band op te bouwen.
Houd iedereen in gedachten
Vanwege de aard van hun baan kunnen sommige teamleden niet altijd aanwezig zijn. Mensen die in de verkoop of klantenservice werken, moeten ten minste enige tijd besteden aan hun dagelijkse taken, tenzij u iemand hebt die het voor hen doet, op afstand of op het hoofdkantoor van uw bedrijf.
Natuurlijk, je bent er om te werken en elkaar te leren kennen, maar waarom zou je de tijd niet gebruiken om ook de stad te leren kennen? Wandelen en de locatie te voet verkennen is een van de beste manieren voor teams om een vrije middag door te brengen.
Naast de omgeving kan je team ook in contact komen met de locals. Zo organiseerde Workday een meetup in Barcelona die een groot succes bleek op social media.
Voorbeelden van retraiteprogramma's in Lissabon
Hier zijn drie voorbeelden van speelschema's van teams die we in Lissabon hebben ontvangen:
Werk & Spel Lang weekend (2-3 dagen)
Voorbeeld:Talent.io
- Aankomst in Lissabon op donderdagavond
- Op vrijdagochtend hielden ze een werksessie op kantoor
- In de middag vond een brainstorm plaats en ontwikkelde ze plannen. De vrijdag werd in de avond afgesloten met een feestje.
- Zaterdag dagtocht naar het strand , inclusief surflessen en een strandlunch
- Drankjes langs de haven terwijl u geniet van de zonsondergang
- Zondagmorgenbrunch tijdens werkgerelateerde presentaties, gevolgd door vertrek
Werkweek in Lissabon (5-6 dagen)
Voorbeeld:Het belangrijkste
- Neem het hele team een week mee naar Lissabon
- Doorbreek uw normale lunchroutine en geniet van de lokale verse vis, zeevruchten en steaks
- Begin de ochtenden met brainstormsessies voor nieuwe projecten en blijf 's middags ideeën ontwikkelen
- Ontdek het historische stadslandschap van Lissabon tijdens uw vrije tijd
- Reserveer een middag of de hele dag op zaterdag voor een reis
Uw kantoor op steroïden (7+ dagen)
Voorbeeld:Elleboogstapel
- Begin je retraite met een intensieve brainstormsessie of hackathon
- Ontwikkel de beste ideeën in de komende dagen
- Gebruik deze tijd om uw merk te vernieuwen of grotere projecten te starten
- Leef als een local en ontdek de geniale Loci van Lissabon
Conclusie
Kortom, de beste retraites duren drie tot vijf dagen, met een goede balans tussen werk en teambuilding, waarbij aandacht wordt besteed aan de behoeften en wensen van elk teamlid.
Organiseer je eigen retraite
Wilt u er zeker van zijn dat er niets misgaat met de retraite van uw remote team ? U kunt het aan ons overlaten, terwijl u achterover leunt en ontspant, en uw tijd besteedt aan werken en teambuilding.
