CAPACITEITS-calculator voor vergaderruimtes

1. Bepaal je doelen en doelstellingen.
   Het vaststellen van het gewenste resultaat is de eerste fase van het plannen van je bedrijfsretraite en is nuttig om te bepalen hoeveel ruimte je nodig hebt. Weten wat je wilt bereiken, helpt je bij het opstellen van een duidelijk plan voor je bedrijfsretraite en het kiezen van een locatie.
   ‍
2. ‍Bepaal hoe je de ruimte gaat gebruiken.
   Hoe je de ruimte gaat gebruiken, heeft een enorme invloed op de ruimte die je nodig hebt. Organiseer je energieke teambuildingactiviteiten waar veel ruimte voor nodig is? Breng je leidinggevenden samen in een vergaderruimte om resultaten te analyseren? Elk type evenement vereist een andere hoeveelheid ruimte per persoon.
   ‍
   
3. Kijk alleen naar de bruikbare ruimte.
   Bereken bij het bepalen van de grootte van je locatie alleen de bruikbare ruimte. Denk na over hoe je de ruimte wilt indelen en trek gebieden af die niet geschikt zijn. Zijn er bijvoorbeeld delen van de kamer waar het zicht slecht is? Heeft de kamer een bar waardoor je daar geen tafels kunt plaatsen? Dit zijn allemaal belangrijke overwegingen.
   ‍
   
4. Maak een lijst met benodigdheden.
   Maak een lijst met onmisbare zaken voor je evenement. Je wilt er zeker van zijn dat de ruimte die je gebruikt geschikt is voor het type evenement dat je wilt organiseren. Het maken van een lijst met benodigdheden kan essentiële elementen aan het licht brengen die je misschien over het hoofd hebt gezien, zoals rolstoeltoegankelijkheid of ruimte voor een buffet.
   ‍
   
5. Zet de juiste toon.
   Afhankelijk van het type evenement dat je organiseert, wil je misschien dat de ruimte knus en goed gevuld aanvoelt, of juist luchtig en ruim. Over het algemeen moet een evenement dat gericht is op netwerken en relatieopbouw intiemer zijn, terwijl besluitvormings- en brainstormsessies meer vrije ruimte nodig hebben.
   ‍
   
6. Loop eens rond in de evenementenlocatie.
   Wanneer je de ruimte in het echt bekijkt, vallen je misschien dingen op die niet duidelijk waren in de virtuele weergave. Staat er een pilaar in de weg die het zicht blokkeert? Zijn er misschien niet genoeg stopcontacten in de kamer? Dit zijn allemaal belangrijke factoren om rekening mee te houden bij het berekenen van de grootte en indeling van je ruimte.
   ‍
7. Houd rekening met de akoestiek van de ruimte.
   Grote ruimtes met parallelle muren en harde oppervlakken zorgen voor veel galm. Denk bij het kiezen van je ruimte na over het type evenement dat je organiseert en hoe het geluid dit kan beïnvloeden. Als je een levendig teambuilding-evenement organiseert, kun je overwegen een ruimte te kiezen met minder parallelle oppervlakken of schuimpanelen aan de muren te bevestigen om het geluid te dempen.

‍

→ Hulp nodig? Laat Surf Office je volgende bedrijfsretraite organiseren.