Forretningsprinsipper for det 21. århundre er mer fokusert på fremtiden enn noensinne. Dette holder bedriftenes øyne rettet mot fremtiden, men til tross for all tiden vi bruker på å tenke på fremdrift, overser vi noen ganger lærdommene vi kan lære av fortiden.
I dag skal vi dykke ned i hvordan refleksjoner kan være banebrytende for å forbedre teamets ytelse. Teamrefleksjoner fokuserer på hvordan alle føler seg og er mer avslappede. De gir rom for å snakke om alt fra prosjektet generelt til hvordan teamet snakker med hverandre, noe som gjør det til et godt tidspunkt å ta opp alle slags ting for å hjelpe teamet med å fungere bedre sammen.
På den andre siden handler agile retrospektiver, som du kanskje har hørt om, om å se på hvordan teamet jobber og gjøre det bedre, tett knyttet til hva som skjer i den nåværende sprinten. Det er en strukturert måte å finne ut hvordan man kan forbedre seg.
Hvor ofte bør teamrefleksjoner skje?
Vel, det kan avhenge av bedriftens omfang, størrelse og hastighet. Mer fleksible selskaper gjennomfører dem vanligvis ukentlig eller annenhver uke. Mer rigide selskaper sikter mot hver 2. til 6. måned.
Tenk på teamrefleksjoner som en mulighet for ansatte til å dele sine ærlige og ekte tanker eller bekymringer om et prosjekt eller en oppgave. Å få de ansatte til å snakke åpent og komfortabelt er ofte lettere sagt enn gjort. Derfor er vi her i dag for å hjelpe deg med å sette opp en perfekt teamrefleksjon, en som sikrer at teamene dine vokser til sitt fulle potensial.
10 eksempelspørsmål en leder kan stille sine ansatte for effektiv teamrefleksjon:
- Hva var de vanskeligste delene av dette prosjektet, og hvordan håndterte vi dem?
- Kommuniserte vi effektivt gjennom hele prosjektet, eller var det noen problemer?
- Nådde vi målene våre? Hvis ikke, hva holdt oss tilbake?
- Hvilke samarbeidsøyeblikk skilte seg ut som vellykkede, og hvor kunne vi forbedret oss?
- Hvordan håndterte vi utfordringer eller endringer? Hva fungerte, og hva gjorde ikke?
- Følte alle seg hørt og verdsatt under prosjektet? Hvordan kan vi forbedre inkluderingen?
- Er det noen avgjørelser vi har tatt som vi bør revurdere?
- Hva lærte vi, og hvordan kan vi bruke det neste gang?
- Ga denne refleksjonsøkten oss nyttig innsikt? Hvordan kan vi gjøre fremtidige økter bedre?
- Hvordan kan vi sørge for at vi setter lærdommene våre i praksis fremover?
Så, nå som du vet hvilke spørsmål som skal dekkes i møtene, la oss se på hvordan du gjennomfører et.
En trinnvis veiledning for å tilrettelegge refleksjonsmøter for teamet
Før teamrefleksjonsmøtet
Sørg for at du forbereder deg riktig til teamrefleksjonene. Nedenfor går vi gjennom noen av de viktigste aspektene ved forberedelsene til møtet:
1. Definer målene tydelig
Det første steget i å sette opp en perfekt teamrefleksjon er å definere målene og delmålene for disse øktene. Bruk en notatbok eller et digitalt dokument til å lage en liste over ønskede resultater. Kanskje det er å nå det kvartalsvise målet, eller å forbedre medarbeidertilfredsheten i årlige undersøkelser. Vær spesifikk.
Når du har spikret målene dine, ikke hold dem skjult. Del dem med teamet ditt i den tidlige utviklingsfasen, og ikke føl at du setter lover. Forstå at du oppmuntrer arbeidsstyrken din til å jobbe mot målbare prestasjoner, og gir deg mål som teamene dine kan sikte mot. Det er en fin måte å starte på!
Topptips: hold det enkelt, hold det SMART!
Sørg for at målene dine er SMART; det vil si spesifikke, målbare, anvendelig, relevante og tidsbestemte. Dette sikrer at du holder fokus på de viktigste forretningsområdene. Et annet tips når du utarbeider målene dine, er å bruke de enkleste verktøyene, som en notisblokk-.txt-fil. Dette hindrer deg i å bli fortapt i formatering, pynting eller dekorasjon.
2. Planlegg frekvens
Nå som teamene dine har lagt frem og forstått de handlingsrettede målene deres, må dere tenke på hvor ofte disse refleksjonsmøtene skal finne sted. Nøkkelen her er å skreddersy hyppigheten til arbeidskulturen.
Hvis bedriften din er smidig (som betyr at den ofte tilpasser seg endringer i markedet og teknologisk utvikling), passer denne fleksibiliteten godt sammen med hyppigere refleksjonsmøter. Å sikte mot annenhver uke eller måned sikrer at refleksjonene består av betydelige endringer, så det er naturlig nok flere lærdommer å reflektere over.
Agile stiler ble utviklet som et svar på mer rigide forretningsdriftsstiler (også kalt fossefall). Foss er en mer lineær form for prosjektledelse, der team fullfører hver prosjektfase før de går videre til den neste. Her er det behov for sjeldnere refleksjonsøkter, alt fra halvårlig til én gang per år.
Til syvende og sist er nøkkelen å finne en balanse mellom konsistens og fleksibilitet. Sett faste datoer for refleksjonsøkter, men vær åpen for å endre dem basert på teamenes tilbakemeldinger eller utviklende prosjektbehov. Det krever balanse, men resultatene lønner seg.
3. Velg riktig møteformat
Nå er det på tide å virkelig tenke på det perfekte møteformatet. Det tradisjonelle møteformatet har fortsatt fordelene med sanntidsinteraksjon og ikke-verbale signaler, men er det optimalisert for dine eksterne arbeidere eller hybride team? Hvis ikke, kan et virtuelt møte være veien å gå.
Økende bruk av fjernarbeid og fleksible arbeidsplaner betyr at team faktisk kan optimaliseres med asynkrone arbeidssystemer. Ikke alle refleksjonsøkter trenger å skje i sanntid. Asynkrone formater, som delte dokumenter eller diskusjonsforum, lar medlemmene bidra i sitt eget tempo.
Noen teammedlemmer føler seg kanskje mer komfortable med å dele tankene sine privat. Her kan det holdes dypere diskusjoner og tilbakemeldingene dine kan være mer personlige, og igjen har du her muligheten til å velge et format ansikt til ansikt eller virtuelt.
Topptips: Bruk skylagring
Få mest mulig ut av bedriftens digitale ressursforvaltning (DAM) for å lagre resultatet av teamrefleksjoner. Dette skaper et uvurderlig arkiv av velorganiserte dokumenter, bilder og ressurser i ett elegant skybasert system.
Under teamrefleksjonsmøtet
Her er noen idéer å huske på mens teamrefleksjonsmøtet finner sted:
4. Skap et trygt miljø
Neste trinn lener seg på mykere teknikker som ledere kan bruke, og det betyr å sørge for at alle medlemmer føler at de er et sted hvor de kan snakke åpent og uten å dømme.
For det første, vær et godt eksempel. Teamene dine vil ta signaler fra din oppførsel, så vis åpenhet og uttrykk eventuelle bekymringer selv. Del dine erfaringer og vær mottakelig for tilbakemeldinger og ulike synspunkter. Dette bidrar til å sette tonen for åpen dialog.
Et mer teknisk begrep for dette er psykologisk sikkerhet på arbeidsplassen, som defineres som «fravær av mellommenneskelig frykt». Ansatte som er redde for å dele idéene sine, vil rett og slett ikke dele disse idéene, og i stedet for verdifulle refleksjoner, slår «gruppetenkning» inn. Få mest mulig ut av én-til-én eller teamsamtaler for å bekjempe gruppetenkning og øke produktiviteten til hvert teammedlem.
Ved å skape et trygt miljø for teamrefleksjoner føler folk at de har grønt lys til å dele hvordan de synes et prosjekt gikk. Dette fører til at man samler inn informasjonen man trenger for å skape team som jobber med og for hverandre, og det fører til positiv teamvekst.
5. Oppmuntre til deltakelse
Etter å ha skapt en trygg og åpen arena for ytringsfrihet, bør du nå gjøre ditt ytterste for å få den viktige deltakelsen fra andre. Som leder vil du sannsynligvis motta ulike perspektiver, så feir dem.
Vær villig til å sette deg i baksetet og be teamlederne om å presentere. Ved å involvere hvert medlem, holder du alle oppdatert på hva som skjer til enhver tid. Hver gang et nytt punkt på agendaen dekkes, ha noen spørsmål forberedt for å prøve å måle deres meninger og tanker. I en virtuell setting, oppmuntre til skjermdeling med medlemmene og ha en digital samling av spørsmål og aktiviteter som kan tas med i teamrefleksjoner.
Topptips: Ikke vær redd for små stillheter
Når man oppmuntrer medlemmer til å delta, kan møter noen ganger bli litt stille. Det kan være nytt for ansatte med ulik bakgrunn å ha mer kontroll og åpenhet i å dele tankene sine. Dette er et enkelt tips, men det blir ofte oversett av ledere som er for ivrige etter å komme til resultatet av møter. Ikke forhast deg med å fylle et stille tomrom med forhastede konklusjoner.
Etter refleksjonsmøtet for teamet
Bare fordi møtet er over, betyr det ikke at innsatsen for å forbedre seg er det! Her er områder du må vurdere etter at teamrefleksjonsmøtet er over:
6. Fokuser på løsninger
Etter hvert som tankene og idéene fra teamrefleksjonene kommer inn, er dette trinnet rettet mot å anvende disse idéene på praktiske løsninger.
La oss lage et scenario med et poeng som ble tatt opp i en refleksjonsøkt. Et teammedlem sa at de føler at de sliter med å balansere arbeidsmengde og privatliv. Dette er tiden for å sørge for at du virkelig lytter til tankene som dukker opp i en refleksjonsøkt.
Du vil raskt finne ut om andre medlemmer har den samme følelsen. I så fall blir det avgjørende å vise de ansatte at du fokuserer på en løsning. I dette scenariet bør du vurdere å innføre en mer fleksibel arbeidsplan. En refleksrespons med å øke teamstørrelsen kan være din foretrukne løsning, men det er viktig å huske at det ofte ikke er bevist at det å legge til flere medlemmer i team øker prosjektets resultater.
Ved å vise de ansatte at du fokuserer på effektive løsninger som tar hensyn til både velvære og arbeidsinnsats, bidrar du til å skape refleksjonsøkter som er mer åpne og ærlige. Denne tilnærmingen fører til mer produktive team, det beste resultatet en ekte teamrefleksjonsøkt kan ha.
7. Dokumenter lærdommer
Sett av litt tid til å dokumentere all denne verdifulle informasjonen i debrief-møter. Etter å ha vært så fokusert på å anvende løsninger på punktene som ble tatt opp i teamrefleksjonene, er det et godt tidspunkt å dokumentere og lagre det som er lært.
Lag et delt dokument der alle oppfordres til å dele tankene sine om hvordan refleksjonsøktene har hjulpet. Et sentralt knutepunkt holder det tilgjengelig for alle, inkludert dine eksterne medarbeidere når de trenger en oppfriskning.
Du kan lede an ved å lage et dokument i historieform, komplett med de små seire og vanskeligheter. Historier har vist seg å feste seg bedre hos leserne, og inkluderer visuelle elementer som illustrerer hvordan hver leksjon ble tatt inn. En mer jordnær tilnærming holder læringen levende og spennende for alle!
8. Evaluer og innlemm
Vi har satt opp en nøye planlagt teamrefleksjon, samlet viktig informasjon og staket ut kursen for forbedring. Nå er det på tide å sørge for at den sanne verdien ikke bare ligger i selve refleksjonen, men i hva som kommer etterpå. Vi må innlemme alt i arbeidskulturen og forretningsdriften.
Bruk dataene. Finner du noen mønstre som dukker opp? I så fall, bruk handlingsrettede tiltak for fremtidige oppgaver. Tidsplanen din for teamrefleksjoner er oppe og går, så ta disse med til refleksjonene neste uke, måned eller neste kvartal. Denne kontinuerlige prosessen med teamvekst og utvikling feirer lærdommer på reisen, ikke på destinasjonen.
Få dine klareste refleksjoner på et nytt sted. Prøv en av våre teamutflukter!
Her hos Surf Office jobber vi for å få team til å jobbe på topp, og vi vet at teambyggings-utflukter er en fantastisk måte å sementere positivt samarbeid på. Så hvorfor ikke vurdere en teamutflukt med oss? Se for deg de vanlige kontormiljøene som smelter bort på en sandstrand, eller ta deg tid til å sette pris på naturen på et landlig tilfluktssted.
Liker du denne idéen, men er usikker på hvordan du skal sette det hele sammen? Ikke noe problem, det er her Surf Office kommer inn i bildet.
Vi har hatt gleden av å organisere over 700 utfluktsopplevelser, inkludert eksterne team, for mange forskjellige selskaper. Dette tilbyr vi:
- Stressfrie overføringer?Vi fikser det for deg! ✅
- Kvalitetssikret overnattingssted?Sjekk! ✅
- Engasjerende teambyggingsaktiviteter? Vår spesialitet ✅
- Restaurantreservasjoner?Det tar vi av oss! ✅
- Ekspert bistand til utfluktsplanlegging? Selvfølgelig har vi dette dekket! ✅
- Støtte på stedet, skreddersydd til dine behov?Absolutt ✅
Ikke bare det, men vi har også tilgang til over 150 lokasjoner rundt om i Europa, Asia-Stillehavsregionen, USA og nå Latin-Amerika, noe som betyr at det er fritt frem når det gjelder å velge riktig lokasjon for deg og teamet ditt.
Refleksjonsmøtene i teamet vil fungere best når alle føler seg avslappede og engasjerte, så få mest mulig ut av en utflukt utenfor arbeidsplassen for å få teamrefleksjonene klare som krystall.
