15 utmaningar i lagarbete och hur man övervinner dem

Föreställ dig att du och ditt team är i ett roddlopp.

Det finns ingen chans att ni förlorar, tänker du, när du tittar på ditt lag. Vissa medlemmar är starka, vissa är smarta och andra är listiga som en räv.

Och oppositionen? Bara en båt fylld med magra svaglingar som alla behöver en god varm måltid – inget hot mot dig.

Eller så tror du...

När startpistolen avfyras glider motståndaren iväg i rasande fart medan din dunskar omkring i oordning.

Du ropar kommandon till ditt team i ett försök att omorganisera, men det är redan för sent.

De starka paddlar bakåt, de smarta försöker gå framåt och de listiga låtsas bara arbeta.

Du har förlorat mot det "svagare" laget...

Denna analogi visar effektiviteten hos ett enat team. Ett effektivt team handlar om samarbete, inte starka individer.

I den här artikeln kommer du att lära dig de vanliga barriärer som hindrar lagarbete och hur du löser dem, så att du kan övervinna de största hindren för lagarbete.
‍

Utmaning #1: Dina anställda litar inte på varandra

Förtroende är oljan som håller hjulen i ditt företag igång. Utan det minskar kommunikationen, kreativiteten lider och produktiviteten sjunker.

Det knepiga med förtroende är dock att du inte kan trolla fram det på samma sätt som du kan optimera ett arbetsflöde eller sänka slutkostnaderna. Du måste vårda det över tid genom att ge dina anställda ofta möjligheter att arbeta tillsammans.

Ju mer ditt team stöter på och övervinner svårigheter, desto mer kommer de att inse att de har ett robust supportnätverk runt sig.

Hur du skapar förtroende mellan dina anställda

• För att bygga förtroende måste du släppa kontrollen och ge ditt team återkommande möjligheter att stötta varandra och övervinna utmaningar. Genom att uppmuntra dem att förenas mot gemensamma mål och utnyttja varandras färdigheter kan de börja lita på varandra.
• Om du ännu inte känner dig bekväm med att lossa på makten över riktiga projekt, kan du spela team building spel speciellt utformade för att bygga upp förtroende mellan teammedlemmarna.
  ‍

Utmaning #2: Fysiska barriärer hindrar samarbete

Framväxten av distansarbete har varit en välsignelse för företag som arbetar med frilansare och byråer. Men för de flesta distans teams, där samarbete fortfarande är en del av det dagliga arbetet, är spridda arbetsstyrkor ett problem.

När lag inte kan komma samman splittras de. Detta avstånd försvårar samarbete vilket skadar företagskulturen och gör anställda oengagerade.

Traditionella kontor, även om de inte är felfria, gör det lättare att samarbeta. Här kan medarbetarna arbeta vid liknande tider, träffas för möten, dela resurser och njuta av småprat runt vattenkylaren . Men det betyder inte att du ska luta dig tillbaka och koppla av, för tegelkontor har också sina nackdelar.

Hur man överbryggar fysiska gränser och förenar ditt team

• Det är lättare för dina anställda att skapa starka kontakter när de kan träffas ansikte mot ansikte.
• ‍Virtuella team building aktiviteter och online-hangouts har många fördelar och hjälper distans anställda att lära känna varandra, men det är något med fysisk närvaro och kroppsspråk som är oersättligt.
• Därför är det bästa sättet att förbättra teamwork i extern och traditionella team att organisera regelbundna team building retreats där dina anställda kan mötas och knyta an till delade upplevelser. Dessa personliga möten har flera fördelar från förbättrad företagskultur , bättre medarbetarengagemang , stärkta kompetenser och mycket mer.
• Och vila inte på lagrarna om du redan har ett kontor. Team building retreater är bra för att stärka banden mellan anställda som vanligtvis inte går i kors. Alternativt kan du designa ett önskvärt pausrum för anställda där din personal vill umgås eller göra om din planlösning för att optimera slumpmässiga möten.
  ‍

Utmaning #3: Chefer ger inte tillräckligt med klarhet

Tydliga instruktioner hjälper ditt team att resa snabbare från punkt 'A' till punkt 'B'.

Genom att tydligt kommunicera förväntningar, roller och mål ger du dina medarbetare en tydlig ram att arbeta inom. Med detta kan din personal hålla projekt på rätt spår genom att identifiera prioriteringar och minimera överflödigt arbete.

Hur du håller ditt team på rätt spår med tydliga instruktioner

• Kommunikation är nyckeln till tydlighet.
• Innan ett uppdrag börjar bör du se till att alla förstår de centrala målen och varför deras roller är viktiga.
• Många chefer överger sitt lag när startpistolen har gått av, men du bör checka in och bedöma ditt lags prestation under hela projektet . Detta innebär att hålla regelbundna teammöten, besvara frågor i en-till-en-sessioner och dela projektets framsteg och resultat.
• Att upprätthålla en konsekvent rapport med din personal säkerställer att alla förstår kärnutmaningarna och vad de kan göra för att hjälpa till att övervinna dem.
  ‍

Utmaning #4: Anställda har inte tillgång till viktig information

Det är omöjligt att fylla ett pussel om du inte har alla bitar. Ditt team måste ha tillgång till alla resurser och information för att utföra sina uppgifter effektivt.

Om dina anställda undanhåller information från sina kollegor – antingen för personlig vinning eller på grund av kommunikationsavbrott – kommer du att upptäcka att de utför onödigt arbete eller missar viktiga möjligheter.

Hur man säkerställer att information är allmänt tillgänglig

• Att göra informationsdelning enkelt är det bästa stället att börja.
• Samarbetsverktyg online som Trello, Motion och Asana centraliserar information och gör den tillgänglig för alla som behöver den. Dessa verktyg är lika användbara för både kontorsbaserade och externa team.
• Allvarliga problem uppstår dock när anställda avsiktligt undanhåller information för att få en på sina kamrater eller köpa sig mer tid.
• För att förhindra detta, avled uppmärksamheten från individen genom att betona de övergripande målen. Du kan göra detta genom att regelbundet uttrycka dina långsiktiga mål vid möten och organisera individuella feedbacksessioner.
  ‍

Utmaning #5: Ditt team kommunicerar inte effektivt

Dålig kommunikation är ett vanligt problem på arbetsplatsen som gör att många team faller isär.

Föreställ dig om teammedlemmar börjar agera ensamma och fatta beslut utan att rådfråga gruppen – ett projekt skulle snabbt hamna i kaos.

För att ditt team ska fungera väl måste en transparent och strömlinjeformad kommunikation finnas på plats. Detta innebär att lösa konflikter snabbt, ge och ta emot regelbunden feedback , upprätthålla flera kommunikationskanaler och säkerställa transparens mellan avdelningarna.

Hur man underlättar effektiv kommunikation

• Många kommunikation och arbetsflöde automatiseringsverktyg har kommit ut på marknaden de senaste åren, vilket gör det lättare att centralisera processer. Nu kan externa och asynkrona team hålla sig uppdaterade om projektets framsteg och uppgifter utan att behöva skicka ett meddelande eller hoppa på ett samtal.
• Men att öppna fler kommunikationskanaler garanterar inte bra kommunikation.
• För att ditt team ska arbeta effektivt måste kommunikationen vara medkännande, kortfattad och fördomsfri. Du kan uppnå detta genom att spela teambuilding-spel och vara värd för kommunikationsworkshops där anställda kan lära sig att dela åsikter och debattera ämnen i en kontrollerad miljö.
  ‍

Utmaning #6: Anställda är osäkra på sin roll

När anställda är förvirrade över omfattningen och begränsningarna av sina arbetsuppgifter kan det hota ditt teams funktionalitet. Liksom delarna i en finjusterad motor utför varje anställd ett specifikt jobb.

En väldefinierad roll är inte bara bra för projekteffektiviteten utan även arbetsglädjen. När dina anställda förstår deras roller och ansvar (och hur dessa bidrar till företagets mål) ger det en känsla av syfte, förbättrar fokus och minskar stress.

Hur man tydliggör roller och ansvar

• Definitionen av roller börjar vid rekryteringsstadiet och fortsätter under hela anställningen. Var tydlig när du skriver en arbetsbeskrivning, peka ut exakt varför tjänsten behöver tillsättas och vad den kommer att innebära.
• Var också transparent med dina befintliga teammedlemmar genom att uppdatera dem om potentiella nykomlingar. Förklara varför du annonserar tjänsten och hur, om alls, det kan påverka deras roller.
• När du har anställt någon, övervaka deras framsteg ofta samtidigt som du bekräftar dagliga uppgifter och ansvar.
  ‍

Utmaning #7: Anställdas vanor och beteenden orsakar konflikter

Idiosynkratiskt beteende kan vara en välsignelse om det hanteras väl, men det kan också orsaka stora problem när det inte kontrolleras. Det skulle vara mycket lättare att hantera ett lag om de hade matchande vanor, men så är sällan fallet.

Därför måste du hitta sätt att unna dig och begränsa dina anställdas vanor samtidigt som du respekterar individualitet.

Hur man reglerar anställdas vanor och beteenden

• En uppförandekod för anställda är standardsättet för att upprätthålla ordning på kontoret. Det här är en uppsättning regler utformade för att balansera personliga friheter med vad som är bäst för laget.
• John, till exempel, kan vara mest produktiv när han dunkar Metalica genom sina högtalare med 120 decibel. Men även om det kanske är bäst för John, kommer det förmodligen att skada resten av laget. Därför kan du implementera en uppförandekod som säger att anställda kan lyssna på musik förutsatt att den spelas via hörlurar.
• När du anger regler, överväg vilken typ av kultur du vill skapa och vad som är bäst för långsiktig produktivitet.
  ‍

Utmaning #8: Du har märkt en nedgång i de anställdas prestationer

När ditt team expanderar blir det svårare att övervaka input. Och det värsta är att en anställd som presterar dåligt kan dra ner resten av teamet med sig. Därför är det viktigt att lösa problem med prestanda innan de blir upprörda.

Hur man håller koll på de anställdas prestationer

• Nyckeln till att utrota svag prestanda är vaksamhet. Du måste ha ett skarpt öga för underpresterande medarbetare, sedan agera snabbt innan det blir värre.
• Men du kommer inte att få den prestation du vill ha genom att agera som en tyrann. Det finns trots allt en anledning till varför dina anställda inte jobbar så hårt som du vill att de ska göra och det är din uppgift att ta reda på varför.
• Så träffa dina anställda och be om deras feedback. Känner de sig frånkopplade från företagets uppdrag? Känner de sig överarbetade? Vad det än är, att hitta roten till problemet kommer att ge dig en handlingsbar färdplan att följa.
  ‍

Utmaning #9: Anställda har inte de rätta verktygen för sitt jobb

Som chef är det viktigt att ge dina medarbetare de verktyg de behöver för att utföra sina roller. Utan dem kommer ditt team att tappa tron på sina arbetsgivare och bli frustrerade över bristen på stöd.

Det är alltså ditt ansvar att avgöra vad dina anställda saknar och vad du kan ge dem för att göra deras jobb lättare.

Hur du säkerställer att ditt team har de verktyg de behöver

• Dina anställda är de enda som verkligen förstår vad de behöver för att slutföra sina dagliga uppgifter.
• Så för att säkerställa att du stöttar dina anställda på alla möjliga sätt, börja kommunicera med dem och fråga vad du kan tillhandahålla för att göra dem mer effektiva.
• Dessa kan vara bättre hårdvaruenheter, bekvämare möbler eller effektivare kommunikationsverktyg.
  ‍

Utmaning #10: Chefer är överlägsna och begränsar autonomin

Som teamledare kan det vara svårt att släppa kontrollen. Men överdriven dominans kan hålla ditt lag tillbaka, precis som en övermodig mamma kan lämna sitt barn sårbart för vuxenlivets prövningar.

De bästa cheferna kan ta ett steg tillbaka och övervaka processer på långt håll. De fångas inte upp i mindre detaljer, utan har snarare ett fågelperspektiv över processen samtidigt som de förbättrar arbetsflödets effektivitet.

Hur du inspirerar dina medarbetare att ta mer ansvar

• Nyckeln till medarbetarnas autonomi är egenmakt.
• En av dina roller som chef är att delegera uppgifter och identifiera när en person är redo att ta mer ansvar. När medarbetarna ser sina kamrater stiga i graderna blir de inspirerade och motiverade att uppnå mer.
• Team building spel, särskilt de som är utformade för att förbättra ledarskapsförmågan, är användbara för att främja anställdas autonomi.
  ‍

Utmaning #11: Motstående personligheter orsakar konflikter

Tyvärr kan man inte placera ett gäng begåvade individer i ett rum och förvänta sig att de ska fungera bra som grupp. För att ditt team ska prestera bra måste du lära dina anställda att överväga olika perspektiv och lösa meningsskiljaktigheter.

Men motstridiga personligheter och idéer kan orsaka konflikter som bara blir värre om de lämnas utan uppsikt. Därför är den bästa tiden att agera nu, innan mindre konflikter blir stora tvister.

Hur man hanterar interpersonella konflikter

• Oavsett hur lång tid du lägger ner på att vårda medarbetarrelationer kommer det alltid att finnas saker som folk inte är överens om. Så ditt mål bör inte vara att uppnå en enhällig omröstning om allt utan att lära dina anställda att engagera sig i en sund och respektfull debatt.
• Kontor debatter, till exempel, är ett team building spel som utvecklar debatt- och kommunikationsförmåga. Målet är att förbättra dina medarbetares förmåga att förstå olika synvinklar och hitta en lösning som bäst tjänar verksamhetens långsiktiga uppdrag.
  ‍

Utmaning #12: Anställda verkar oengagerade med sina roller

Oengagerade anställda tenderar att vara mindre produktiva och mer benägna att ta ledigt från arbetet. Och i värre fall kan de söka arbete någon annanstans.

Tyvärr finns det inte en lösning som passar alla för att fixa lågt engagemang. För att identifiera ruttkursen måste du ta en djupdykning i den övergripande medarbetarupplevelsen.

Hur du håller dina anställda engagerade på jobbet

• Eftersom lågt engagemang orsakas av en mängd olika problem, ligger svårigheten ofta i att identifiera källan till problemet.
• Det bästa sättet att få tillförlitlig insikt från dina anställda är genom att skicka ut anonyma undersökningar, eftersom du är mer benägen att få ärlig feedback när anställda inte ger kritik ansikte mot ansikte med sin chef.
• När du har avslöjat kärnproblemen kan du gå till väga för att lösa dem.
  ‍

Utmaning #13: Avdelningar och individer har motsatta mål

Ditt lag ska alla dra från samma ände av repet, inte slåss mot varandra. Men när team växer och nya avdelningar bildas kan det vara lätt för ditt företag att utveckla en silomentalitet.

När dina anställda jagar motsatta resultat, blir de bara bekymrade över sina interna utmaningar och ignorerar företagets övergripande mål. Detta kan leda till en mängd problem från missnöjda kunder till överflödigt och dubbelarbete.

Hur man förenar ditt team mot ett gemensamt mål

• För att förhindra ditt företag från att arbeta i silos måste du placera ditt företags uppdrag i fronten och i centrum för allt du gör och maximera interaktionen mellan avdelningarna.
• ‍ Företagretreats offsite ger en idealisk möjlighet för dina anställda att interagera samtidigt som de ger dig en chans att kommunicera företagets mål.
• Du kan läsa mer om hur du undviker organisationssilos .
  ‍

Utmaning #14: Det finns en kompetensöverlappning i ditt lag

Att förstå styrkorna och svagheterna hos dina teammedlemmar är nyckeln när du delegerar roller för ett projekt. Att tilldela anställda olämpliga roller eller bygga ett team som är för lika kan resultera i ineffektivitet och teamkonflikter .

Hur man bygger ett väl avrundat team

• Innan du kan bygga ett väl avrundat team måste du känna till styrkorna och svagheterna hos varje anställd. Därifrån kan du börja välja rätt medarbetare för rätt roller och undvika alltför stor kompetensöverlappning.
• Att veta var ditt teams kompetens ligger är också en förutsättning för att identifiera förbättringsområden. Endast genom att upptäcka luckor i ditt teams kompetensuppsättningar kan du börja organisera utbildningsprogram eller anställa anställda för att fylla lediga roller.
  ‍

Utmaning #15: Teamet är för stort för uppgiften

När för många engagerar sig i ett projekt kan processer bli onödigt komplicerade. Så undvik att tilldela fler medarbetare till ett team än nödvändigt eftersom det kan leda till fler spänningar, fler konflikter och dubbelarbete.

Hur man hanterar antalet anställda

• När ett projekt rullar mot konkurrens, kommer storleken på laget att ebba ut och flyta. Till exempel kan ett projekt som behövde 20 personer på dag ett bara behöva 12 personer på dag 14.
• Därför kan det bli nödvändigt att omfördela roller allt eftersom teamet fortskrider. Var noga uppmärksam på storleken på ditt team och de uppgifter som behöver utföras. Konsekvent förvaltning är nyckeln till att optimera projekteffektiviteten.
  ‍

Lös dina utmaningar personligen på en offsite retreat

Mitt i stöket på kontoret kan det vara svårt att identifiera exakt var ditt team kommer till korta.

Genom att planera en företagsretreat offsite kan du ägna tid åt att fixa dina lagarbetesproblem utan distraktioner. Oavsett om du vill förbättra företagskulturen eller utveckla mjuka färdigheter, erbjuder en offsite retreat dig flexibiliteten att uppnå dina mål.

Om du är redo att utvinna hela potentialen i ditt team, kontakta Surf Office så organiserar vi din team building retreat åt dig!