Måltider er uden tvivl et af de vigtigste elementer i en stor gruppebegivenhed som et firmatur.
De giver teammedlemmerne mulighed for at knytte bånd over god mad og drikkevarer og skabe minder, som de vil huske længe efter, de vender hjem.
Som sådan er organisering af måltider en af de mest kritiske dele af firmatursplanlægningsprocessen.
I de fleste tilfælde beslutter virksomheder sig for at booke restauranter til middag eller frokost under deres teamudflugter. Selvom denne proces lyder simpel nok, kan den være meget mere kompleks, end den umiddelbart ser ud til.
Denne del af virksomhedsudflugten er en, som vi konstant har arbejdet på at forbedre og forenkle for vores kunder, så du bare kan udfylde en formular, mens vi klarer resten.
Hvis du vil booke restauranter til store grupper, er her nogle af vores takeaways til, hvordan du gør det hurtigt og effektivt.
Inden du går i gang
Den første og vigtigste ting at vide er:
At bestille en restaurant til en stor gruppe er meget anderledes end at booke til dig selv eller en håndfuld venner.
Til at begynde med kan du starte undersøgelsen, som du ville gøre for dig selv – ved hjælp af Google anmeldelser, Yelp eller TripAdvisor, kombineret med anbefalinger på sociale medier.
Dette kan virke utroligt sjovt, men husk, at de anmeldelser, du læser, er for højst én, to eller et par personer. Det, du skal lede efter, er restauranter, der er vært for store grupper regelmæssigt og har erfaring med at håndtere et stort antal gæster.
Dette kan nemt gøres ved at sætte kryds i feltet Godt til store grupper på de ovenfor nævnte sider.
Det er nemt at fare vild i at læse anmeldelser og se billeder af lækre måltider. Faktisk kan du miste utallige timer bare i denne forskningsfase. Men her er hvordan du kan undgå det.
Gør dit hjemmearbejde
Før du foretager nogen forskning, er det tid til at forberede detaljerne.
Det er vigtigt at gøre dette til dit allerførste skridt, fordi ikke at gøre dette korrekt vil resultere i problemer hvert skridt på vejen senere.
Før du starter din restaurantforskning, skal du forberede følgende oplysninger:
- Antallet af personer
- Ønskede dato(er)
- Ønskede tidspunkt(er)
- Kostrestriktioner
- Foretrukken køkken
- Andre præferencer (Vil du blive efter til drinks? Skal det være i gåafstand? Vil du have pladsen helt privat for din gruppe? osv.)
Disse spørgsmål vil alle restauranter stille, når du vil bestille til middag eller frokost. Ved at have disse detaljer forberedt på forhånd sparer du en masse tid og undgår at gå frem og tilbage med restauranter under bookingprocessen.
Lav en liste over restauranter
Nu begynder det sjove, og du kan begynde at oprette en liste over restauranter, du kan kontakte og vente på tilbud.
Den nemmeste måde at gøre dette på er at kontakte nogle venner, der kender området. Endnu bedre – kom i kontakt med nogen, der allerede har arrangeret et lignende arrangement og ved, hvilke restauranter både A) har god mad og B) kan rumme store grupper.
Vi arbejder med madeksperter på hver af vores firmaturslokationer for at opretholde en opdateret, kurateret liste over de bedste restauranter til gruppebookinger. Hvis du vil sikre dig, at du får den rigtige restaurant til din virksomhed offsite, så kontakt os på Surf Office først.
5 Almindelige fejl ved reservation af restauranter til store grupper
Efter at have organiseret en del firmaudflugter, har vi begået en fejl eller to, der har hjulpet os med at forfine vores nuværende reservationsproces. Her er de mest almindelige fejl, du kan lave, når du booker restauranter til store grupper af mennesker.
1. Ønsker ikke at vælge fra gruppemenuen
Hvis du har fundet en restaurant, der arbejder med store grupper, er du heldig.
Disse typer restauranter har normalt en dedikeret menu til grupper. Nogle kan endda have mere end én menu – det afhænger af restauranten og størrelsen på din gruppe.
Sagen er, at når du prøver at ændre eller tilpasse denne menu på en eller anden måde, vil restauranten højst sandsynligt afvise din anmodning. Gruppemenuer er skabt af en grund, og folkene bag dem har brugt en god del tid på at designe dem. Den sidste ting, de ønsker at gøre, er at gå ud af deres måde at tilpasse dem til din gruppe.
Gør det nemt for dig og alle andre: stol på, at restauranten ved, hvad de laver. Det er jo nok ikke deres første rodeo til at servere mad til en stor gruppe!
2. Fokus på kostrestriktioner
Misforstå os ikke, vi siger ikke, at du skal negligere nogen med specifikke diætbehov.
Men hvis du har en gruppe på 50 personer med 5 veganere, skal du ikke lede efter en vegansk restaurant. Hvis du gør det, vil det begrænse dine valg drastisk, for ikke at tale om at forstyrre de andre 45 mennesker.
Find i stedet den bedste restaurant, der passer til alle andre kriterier, og spørg blot efter 5 veganske menuer.
3. Foretag for mange ændringer
Kan du huske, hvordan vi nævnte, at det vigtigste er at lave dit hjemmearbejde og kende dine krav før noget andet?
Hvis du ikke har en klar vision om, hvad du vil have, og du ender med at lave for mange ændringer (tilføje folk, lave skøre madforespørgsler, ændre tidspunktet), vil både du og restaurantpersonalet blive frustrerede. Som et resultat kan du miste restauranten, og du vil blive tvunget til at vælge en mindre ønskværdig mulighed.
Lav din research, dobbelttjek diætrestriktioner med dine kolleger og kommuniker derefter det hele med restauranten. Win-win hele vejen rundt!
4. Bestilling af en restaurant, der er for langt væk
Et af dine vigtigste kriterier bør være at reservere en restaurant i gåafstand fra dit firmaudflugtssted.
Den eneste undtagelse er, hvis du har en lille nok gruppe til at komme til stedet ved hjælp af Uber eller en anden form for lokal transport.
Ellers vil gå til en restaurant, der er for langt væk, få dig til at miste ekstra tid på at organisere transportlogistik. Det vil også tilføje flere omkostninger og gøre tingene sværere for dit hold.
5. At have for mange kriterier
At være for kræsen med din restaurant kan alvorligt skade dine chancer for at finde det rigtige sted for dit team at nyde et måltid.
At have for mange kriterier vil begrænse dine valg til kun et par restauranter i større byer. Faktisk kan du i mindre miljøer endda løbe tør for restauranter at vælge imellem!
Hold i stedet et åbent sind og husk, at det, der virkelig betyder noget, er at bringe alle sammen til noget tid sammen over noget mad!
Nyde!
At bestille en gruppereservation for din virksomhed uden for stedet er meget forskellig fra at lave en reservation for to. Det tager tid at omhyggeligt planlægge og finde det rigtige valg af mødested, men besværet er det værd i sidste ende, når du sætter dig ned til et godt måltid med hele dit team.
Hvis du organiserer en virksomhedsudflugt uden for din virksomhed, og du ønsker at minimere besværet, når du skal vælge en restaurant, så sørg for at kontakte os på Surf Office, før du starter, vi har masser af ressourcer til at hjælpe med at få processen til at køre problemfrit!
