Desde almacenes de producción hasta reparto de comida rápida, tener el control de un entorno de trabajo de ritmo rápido suele ser una señal para los superiores de que tus habilidades de gestión se están aprovechando bien y que todos trabajan a un ritmo acelerado.
Pero como gerente, sabe que moverse a una velocidad vertiginosa puede conllevar paradas repentinas e inesperadas. Hoy estamos aquí para explicarle cómo guiar a su personal mientras se abre camino en el mundo corporativo.
Comenzaremos poco a poco, desglosando el significado de los entornos de trabajo acelerados y el agotamiento, y luego avanzaremos a un ritmo más acelerado con 7 acciones prácticas que puedes implementar para asegurarte de cuidar a tu personal en su estilo de trabajo acelerado. ¡Comencemos!
¿Qué se entiende por “un entorno de trabajo de ritmo rápido”?
Trabajar en un entorno laboral dinámico a veces conlleva varios significados. Puede significar abordar muchas tareas en poco tiempo o realizar tareas que normalmente no corresponden al puesto específico.
En general, significa que siempre hay algo nuevo sucediendo. Un entorno de trabajo dinámico tiene sus pros y sus contras, ya que los nuevos obstáculos y cambios pueden entusiasmar a quienes están dispuestos a afrontar el reto. En un entorno de trabajo dinámico, los negocios se concretan con rapidez, y a medida que la tecnología que utiliza una empresa evoluciona, también lo hacen las exigencias y presiones de sus equipos. Es fundamental asegurarse de que los empleados que trabajan en un entorno dinámico no sufran agotamiento.
El síndrome de burnout se produce cuando el personal experimenta estrés laboral que puede afectar su bienestar físico y emocional, y el coste asociado al burnout no es ninguna broma. Según el Instituto Americano del Estrés , el burnout cuesta a las empresas más de 300 000 millones de dólares anuales, entre accidentes, rotación de personal, baja productividad y gastos médicos.
Muchos factores (a menudo una combinación de ellos) provocan el agotamiento de los empleados, y hoy analizaremos técnicas y actividades prácticas para combatir directamente ese temido agotamiento.
Formas de gestionar un entorno de trabajo de ritmo rápido
Al frente de sus equipos que trabajan a un ritmo vertiginoso, es su responsabilidad garantizar su seguridad, cuidado y atención. Aquí tiene nuestra lista de medidas que debería tomar para asegurar que su entorno de trabajo acelerado esté preparado para cualquier interrupción repentina.
Invierta en la aptitud y el bienestar de los empleados
Fomentar un buen equilibrio entre la vida laboral y personal va mucho más allá de lo que ocurre dentro de la oficina. Es importante asegurarse de que también se desempeñen bien fuera del horario de oficina. Los empleados cuyas actividades diarias implican estrés y multitarea deben tener la seguridad de que se tiene en cuenta su equilibrio entre la vida laboral y personal .
Una membresía de gimnasio es una forma directa de ayudar al personal que trabaja en un ambiente laboral dinámico fuera del trabajo. Cree una iniciativa de "manténgase en forma y alerta" que anime y apoye al personal en sus rutinas de entrenamiento.
Al comprender que los empleados con buena forma física tienen un mejor rendimiento laboral , es probable que muchos de sus empleados disfruten participando en un programa de fitness. Anime a los empleados a ir al gimnasio en parejas o grupos. Al ir juntos al gimnasio, su equipo puede intercambiar consejos de entrenamiento y animarse mutuamente para alcanzar sus metas personales.
Es comprensible que no todas las oficinas tengan espacio para instalar un gimnasio, pero cada vez más empresas incorporan zonas de entrenamiento en sus instalaciones . Otras opciones de bienestar podrían incluir sesiones de zumba o clases de kickboxing. El objetivo principal es ofrecer apoyo y motivación a los empleados que desean priorizar su bienestar físico fuera del trabajo. El bienestar mental podría, y debería, mejorar con ello, lo que se traducirá en una plantilla más sana en general.
Herramientas de gestión del tiempo
A medida que el entorno laboral se acelera y los empleados se esfuerzan al máximo, el tiempo puede parecer un bien preciado y un enemigo implacable. Aquí es donde conviene incorporar herramientas de gestión del tiempo para mantener el ritmo de trabajo y minimizar el agotamiento.
Para los gerentes que se esfuerzan por proteger a su equipo del agotamiento, capacitar al personal con herramientas de gestión del tiempo puede marcar una gran diferencia. Presente a su equipo aplicaciones de gestión de tareas como Trello, Asana o Monday.com. Estas ayudan a su personal a organizar su trabajo, establecer prioridades y ver qué sigue. Se acabó el ahogarse en un mar de tareas pendientes; el personal trabaja con temporizadores eficientes y herramientas de gestión de plazos.
La Técnica Pomodoro , desarrollada por Francesco Cirillo, es una excelente herramienta para la gestión del tiempo, utilizada en intervalos específicos. Divide la jornada laboral en bloques, como 25 minutos de trabajo concentrado seguidos de un breve descanso.
Las herramientas de gestión de la bandeja de entrada como Boomerang o Unroll.Me ayudan a sus equipos a gestionar comunicaciones rápidas por correo electrónico programándolas, organizándolas y ordenándolas.
Al equipar a tu equipo con estas herramientas de gestión del tiempo, los estás preparando para el éxito y creando un ambiente de trabajo positivo donde los empleados sienten que siempre tienen el control de su tiempo. Se sienten más concentrados ante el caos y el agotamiento se mantiene a raya. ¡Así que, anímate a probarlas y observa cómo tu equipo prospera!
Atención especial al alivio del estrés
A medida que los entornos laborales se intensifican a un ritmo vertiginoso, es inevitable que la situación se complique; no tiene sentido luchar contra ello. El personal es más propenso a experimentar estrés, y es crucial ofrecerles vías de escape.
Imagine a su personal que regresa de un fin de semana estresante, sin posibilidad de desahogarse. Los " lunes de mínimos " son una realidad, y si no tiene cuidado, pueden arruinar sus planes de trabajo justo al comienzo de la semana.
Incorpore actividades enfocadas exclusivamente en aliviar el estrés. Designe una zona de relajación y equípela con elementos que ayuden a sus equipos a desconectar. Podría ser una mesa de ping-pong o una zona de juegos de alta gama. Sillas cómodas, música relajante e incluso un espacio para meditar: los itinerarios para estas zonas se pueden adaptar al tipo de personas de sus equipos. Recuerde que el objetivo principal es que el trabajo sea divertido , así que dedíquese a aprender exactamente qué les divierte a sus empleados.
Al probar estas ideas para aliviar el estrés, demuestras que te preocupas por el bienestar de tus empleados. Al ayudarlos a relajarse y encontrar el equilibrio, puedes controlar el agotamiento y crear un ambiente donde realmente quieran estar.
Predicar con el ejemplo
Una de las técnicas más importantes que se pueden utilizar en un entorno laboral dinámico es predicar con el ejemplo. Una cultura de equipo positiva se crea cuando el personal sabe que respeta a un gerente que predica con el ejemplo, que no se limita a delegar órdenes.
El objetivo no es solo demostrar que formas parte del equipo, sino que lo lideras desde abajo. Sé transparente y comparte tu carga de trabajo con tus equipos. Esto te humaniza como líder y crea un entorno donde las personas no tienen miedo de asumir nuevas tareas y solicitar sugerencias.
Forje vínculos significativos con su personal, asegurándose de abordar pequeños detalles, como tomar descansos juntos y reconocer el esfuerzo de los demás. Dar ejemplo de estas maneras ayuda a crear un ambiente de trabajo colaborativo y de apoyo donde los miembros del equipo se sienten valorados y comprendidos.
Evaluar las distracciones
De una forma u otra, todos somos culpables de caer en distracciones que parecen no ser beneficiosas. Como gerente, es crucial mantenerse alerta y minimizar estas interrupciones para que su equipo se mantenga concentrado y funcionando a pleno rendimiento. Es hora de evaluar cualquier distracción que pueda estar ocurriendo en el trabajo.
Primero, dedica un tiempo a analizar las distracciones comunes. Podrían ser las conversaciones ruidosas en la oficina, las notificaciones incesantes de correo electrónico o incluso la tentación de las redes sociales. Identifícalas primero. Después, podrías establecer prioridades claras, incluso con tu equipo. Involúcralos en la evaluación de las distracciones más tentadoras en el trabajo y busca soluciones.
Una respuesta podría ser aprovechar las soluciones tecnológicas. Invierta en herramientas y software que agilicen los flujos de trabajo y minimicen las distracciones digitales. Ya sean plataformas de gestión de proyectos o aplicaciones que bloqueen sitios web que distraigan, la tecnología puede ser un gran aliado para mantener la concentración.
Incluso podrías designar zonas tranquilas en las áreas de trabajo. Crea zonas tranquilas designadas, o incluso momentos específicos del día, donde las distracciones se minimicen. Las "horas de concentración" pueden brindar un refugio para el trabajo ininterrumpido, lo que aumenta significativamente la productividad.
Talleres para mantenerse organizado
Organizar un taller para ayudar al personal a mantenerse organizado física y mentalmente en el trabajo es muy beneficioso en un entorno laboral dinámico. Independientemente de la velocidad, es necesario mantener la organización para aumentar la productividad .
Un taller dedicado a consejos prácticos de organización puede ayudar al personal a mantenerse al día. La simplicidad es clave, así que ayude al personal a practicar la gestión de tareas según los plazos o la urgencia. Un buen sistema de gestión, operado por personas estables, facilita la tarea al personal que podría sentirse abrumado o agobiado por una montaña de trabajo insalvable. Ayude a su personal a familiarizarse con el método de las 5 S (Clasificar, Ordenar, Limpiar, Estandarizar y Mantener).
Sin control, las oficinas con un ritmo acelerado pueden convertirse en un torbellino, y pequeñas acciones como organizar el espacio de trabajo y las plataformas DAM (gestión de activos digitales) pueden mantener todo bajo control cuando la situación se intensifica. Equipa a tu equipo con las herramientas y técnicas necesarias para que puedan desenvolverse en un entorno de trabajo dinámico.
Incentive a los empleados a utilizar el tiempo de vacaciones
En el caos que suele surgir de un entorno laboral acelerado, es fácil que los empleados se dejen llevar por el ritmo, descuidando a menudo su tan necesario tiempo libre. Una estrategia crucial que utiliza un gerente perspicaz es animar a los empleados a aprovechar sus vacaciones eficazmente.
Debes apoyar a cada miembro para que reconozca el tiempo libre al que tiene derecho. Según un informe de la Asociación de Viajes de EE. UU., solo en 2018, se desperdiciaron la impresionante cantidad de 768 millones de días de vacaciones en Estados Unidos.
Entonces, como gerente, ¿qué es lo mejor que puede hacer? Mantenga conversaciones abiertas y honestas sobre las vacaciones, deje claro que tomarse tiempo libre no solo está bien, sino que es realmente recomendable. Ayúdelos a planificar con anticipación para que las vacaciones no obstaculicen los planes de proyectos acelerados. El agotamiento es real, y algunos empleados continúan trabajando a pesar de ello, a menudo sin revelar su estrés.
Finalmente, piense en maneras de hacer que tomarse vacaciones sea más atractivo. Quizás podría ofrecer días de vacaciones acumulables o incluso bonificaciones por usarlas. Estos pequeños incentivos priorizan el bienestar de los empleados y eliminan cualquier conversación o sentimiento incómodo con respecto a las vacaciones.
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