Konferenssit ovat tärkeä osa ammatillisen osaamisesi ja liiketoimintasi kehittämistä. Ne tarjoavat mahdollisuuden luoda yhteyksiä, oppia alan ajatusjohtajilta, tavata päätöksentekijöitä ja viettää aikaa samanhenkisten ihmisten kanssa. Ne eivät kuitenkaan ole halpoja.
Keskimääräinen alan tai akateeminen konferenssi maksaa noin 1 000 dollaria , eikä siihen yleensä sisälly muita kuluja, kuten lentoja tai ruokaa. Siksi osallistujilla (ja mahdollisesti heidän työnantajillaan) on korkeat odotukset. On tärkeää, että konferenssin suunnittelijat ja järjestäjät tekevät kaikkensa paitsi sitouttaakseen osallistujat, myös tarjotakseen kokemuksen, josta he ovat iloisia maksaneensa – ja haluavat palata ensi vuonna! Tässä on 30 suosikki-ideaamme konferenssin kiinnostavammaksi tekemiseksi.
Kiinnostavia lähikontaktiaktiviteetteja konferenssissa
1. Pöytäjoukkueet
Tämä on yksinkertainen konsepti, jota voidaan viedä läpi tapahtuman ja lisätä siihen jotain pientä ekstraa. Se sopii erinomaisesti yksipäiväisiin konferensseihin, joissa ihmiset istuvat samassa pöydässä suurimman osan aktiviteeteista. Pyydä pöydässä olevia esittelemään itsensä ja keksimään tiimipersoona. He voivat keksiä nimen, maskotin – mitä tahansa, mikä erottaisi heidät muista pöydistä. Pyydä jokaista pöytäseuruetta valitsemaan edustaja, joka voi jakaa ryhmän mielipiteitä tai ideoita harjoitusten aikana. Tämä on helppo tapa kehittää luonnollista yhteenkuuluvuutta tapahtuman osallistujien välille ja auttaa heitä kehittämään uusia ystävyyssuhteita matkan varrella. Voit jopa käyttää muutaman minuutin tiimityöskentelyyn, jotta kaikilla on vahvempi suhde.
2. Aarteenetsintä
Aarteenetsintä on lähes aina loistava lisä tapahtumaan. Voit antaa ihmisten tutkia ympäristöään, oppia uudesta toimistosta tai kaupungista ja tutustua toisiinsa. Jos haluat pitää asiat todella yksinkertaisina, voit tehdä digitaalisen aarteenetsinnän version, esimerkiksi valokuva-artenetsinnän, jossa ihmiset käyttävät vain puhelimiaan eivätkä tarvitse fyysisesti liikkua paikasta toiseen.
3. Joukkueen ilmoitustaulu
Tätä aktiviteettia varten tarvitset jokaiselle pöydälle valkotaulun tai korkkisen ilmoitustaulun . Osallistujat voivat käyttää tätä tilaa kommenttien, opittujen asioiden, yritysyhteystietojen tai viestien jakamiseen. Tämä lisää pöydän osallistujien verkostoitumista ja yhteydenpitoa sekä auttaa heitä muistamaan päivän aikana jaettuja tärkeitä asioita.
4. Tietokilpailupelit
Kaikki rakastavat tietokilpailuja, joten miksi et lisäisi niitä omaan konferenssitapahtumaasi? Se on hyvä tapa edistää ystävällistä kilpailua ja auttaa ihmisiä omaksumaan uutta tietoa. Useimmat konferenssinvetäjät kokevat tietokilpailun tehokkaaksi tavaksi lisätä sitoutumista. Tietokilpailun aiheet voivat vaihdella konferenssiin liittyvistä aiheista elokuviin, urheiluun, popkulttuuriin – mihin tahansa, jonka uskot kiinnostavan osallistujiasi!
5. Paneelikeskustelut
Paneelikeskustelu on loistava tapa lisätä vuorovaikutusta ja sitoutumista samalla, kun se opettaa ja välittää olennaista tietoa. Luentotyyppisen session sijaan, jossa ihmisille puhutaan suoraan, voit kutsua muutaman asiantuntijan tai ajatusjohtajan istumaan huoneen etuosaan ohjattuun keskusteluun. Sinun kannattaa valita muutama aihe etukäteen ja antaa niille esityslista, mutta antaa keskustelun edetä luonnollisesti. Varmista, että varaat runsaasti aikaa kysymys- ja vastausosioille, sillä keskustelu todennäköisesti herättää ajatuksia ja kysymyksiä konferenssin osallistujissa.
6. AMA (Kysy mitä tahansa)
Hauska mutta tuottava aktiviteetti konferenssissa on "Kysy mitä vain" -sessio. Tähän ideaan tarvitaan asiantuntija, joka on osaava ja miellyttävä ja viihtyy yleisön edessä. Sitten osallistujien tulisi voida kysyä mitä tahansa (kohtuuden rajoissa). Aiheet voivat kattaa paitsi konferenssin aiheen myös henkilökohtaisen elämän, urheilun, harrastukset, mitä tahansa (kuten nimestä voi päätellä).
7. Ihmisen lämpökartta
Voit luoda ihmisspektrogrammin pyytämällä kaikkia osallistujia nousemaan seisomaan. Sitten kysyt kysymyksiä, ja osallistujien tulee vastata kävelemällä huoneen siihen osaan, joka osoittaa heidän vastauksensa. Tämä luo luonnollisia ryhmittymiä, jotta osallistujat voivat saada visuaalisen kuvan läsnäolijoiden yhtäläisyyksistä ja myös monimuotoisuudesta. Voit pohjata kysymyksiä esimerkiksi maantieteeseen, harrastuksiin, työtehtäviin tai jopa heidän toivomiinsa tuloksiin konferenssilta.
8. Jäänmurtajat
Nämä yksinkertaiset kysymykset ovat aina loistava idea; monet pitäisivät niitä välttämättöminä missä tahansa konferenssissa tai tapahtumassa. Voit käyttää näitä yleiskonferenssin alussa tai jokaisessa pienryhmäkeskustelussa . Tämä on helppo tapa aloittaa erilaisia sessioita, ja ne vievät vain muutaman minuutin eivätkä vaadi valmisteluja. Jäänmurtajat tarjoavat tietenkin loistavan tavan osallistujille tavata ja olla vuorovaikutuksessa keskenään, mikä on tärkeä osa onnistunutta konferenssia. Muista seurata blogiamme, josta löydät satoja ainutlaatuisia jäänmurtajia ja tiimien lämmittelypelejä (ja myös suurten ryhmien piristysrutiineja ).
9. ”Musiikkipöydät”
Tämä on leikki lapsuuden tuolien leikkiä muistuttavasta soittoleikistä. Muistatko aktiviteetin, jossa musiikki soi ja pelaajat siirtyvät eri tuoleille ennen kuin aika loppuu? Tässä pelissä kaikki jaetaan pienryhmiin pöydän ääreen. Ihannetapauksessa pöytää kohden olisi enintään 10–12 henkilöä. Aloita jokainen sessio esittämällä tietty kysymys ja anna pöydälle 10 tai 15 minuuttia aikaa keskustella. Sitten jokaisen ryhmän jäsenen tulisi nousta ylös ja siirtyä eri pöytään. Tämän tulisi jatkua, kunnes jokainen henkilö on saanut vuoron useissa pöydissä ja keskustella useista aiheista. Yksi ainutlaatuinen versio tästä ideasta on saada keskustelukysymykset etukäteen. Voit lähettää sähköpostia ennen konferenssia ja pyytää osallistujia lähettämään kiireellisimmät kysymyksensä ja valitsemaan niistä – tällä tavoin voit olla varma, että keskusteltavat asiat tarjoavat todellista arvoa läsnäolijoille.
10. Keskustelupiiri
Tämä interaktiivinen aktiviteetti antaa ihmisille mahdollisuuden osallistua haluamassaan määrin. Järjestä tapahtumapaikalle useita alueita, joilla jokaisella on omat aiheensa. Osallistujat seisovat ympyrässä, ja sitten kaikki piirissä olevat kutsutaan astumaan ympyrään ja jakamaan ajatuksiaan. Tietenkään kenenkään ei pitäisi yksin hallita keskustelua, ja jotkut ihmiset eivät ehkä halua astua esiin ollenkaan. Mutta niille, jotka tekevät niin, tämä on hyvä tapa antaa ihmisten jakaa ajatuksiaan ja mielipiteitään interaktiivisella tavalla.
11. ”Aivotreffit”
Tämä aktiviteetti vaatii jonkin verran työtä ennen konferenssia, mutta se on sen arvoista osallistujille tarjottavan kokemuksen vuoksi. Aloita muutama viikko ennen tapahtumaa ja lähetä sähköpostia kaikille osallistujille saadaksesi erityisiä kysymyksiä tai kertoaksesi, missä aiheissa he ovat erityisen taitavia. Sitten voit vertailla vastauksia, jotta voit yhdistää ihmisiä pienryhmissä, kun he saapuvat tapahtumaan. Kun olet yhdistänyt osallistujat heidän vastaustensa perusteella, osallistujat voivat olla yhteydessä "osumiinsa" ja sopia tapaamisen henkilökohtaisesti. Tämä on loistava tapa ihmisille hankkia uutta tietoa ja tavata samanhenkisiä ihmisiä. Se varmistaa myös, että he saavat konferenssista irti hyötyä, koska he varmasti keskustelevat omien kiinnostuksen kohteidensa pohjalta.
12. Sisäänkirjautuminen kesken kokouksen
On tärkeää tarkistaa osallistujilta, miten asiat sujuvat. Näin voit selvittää, onko sinun tehtävä jotain muuta pitääksesi kaikkien mielenkiinnon yllä. Voit tehdä niin henkilökohtaisesti kesken päivän pitämällä fasilitaattorin puhumassa ryhmän edessä tai voit luoda digitaalisen version kyselyllä osallistujilta heidän matkapuhelimillaan. Sitten voit myös räätälöidä kysymyksiä yleisöllesi. Tämä on arvokasta palautetta paitsi välittömästi alkavalle konferenssille myös kaikille tuleville konferensseille.
13. Matkatietoa
Onko konferenssissasi kansainvälisiä osallistujia? Tai jopa ihmisiä eri puolilta maata? Jos näin on, osallistujien kotiseudun tunteminen voi olla hauskaa ja opettavaista. Luo tietokilpailukysymyksiä sen perusteella, mitä tiedät osallistujien kotikaupungeista. Voit tehdä hienon visuaalisen pelin näyttämällä kuvia kuuluisista maamerkeistä ja antamalla ihmisten arvata. Tai voit kysyä erilaisia maantieteellisiä kysymyksiä ja katsoa, kuka näyttää tietävän eniten. Bonuspisteitä saat, jos tarjoat voittajalle palkinnon.
14. Sponsorin tunnustus
Useimmat konferenssit eivät ole mahdollisia ilman anteliaita sponsoreita. Varmista, että he tuntevat rakkauden kiittämällä heitä julkisesti konferenssin aikana. Vaikka tunnustuksen antaminen on ratkaisevan tärkeää, se on usein tylsä osa tapahtumaa osallistujille. Siksi on hyvä tehdä se nopeasti ja tehokkaasti. Kannustamme kaikkia pitämään taputuksensa loppuun asti ja taputtamaan sitten sponsoreille kerran isosti. Varmista, että sinulla on paljon visuaalisia elementtejä, mukaan lukien suuri kyltti tai dia, jossa on jokaisen sponsorin logo, kun jaat heidän nimensä yleisölle.
15. Keynote-keskustelut takkatulen ääressä
Oletko koskaan nähnyt asiantuntijan puhuvan ja tuntenut olonsa lähes julkkikseksi? Jos tiedät, kuinka vaikuttava keynote-istunto voi olla, kuvittele, kuinka paljon osallistujasi arvostavat sitä, että pääsevät istumaan alas puhujan kanssa ja keskustelemaan hänen kanssaan suoremmin. Voit luoda epävirallisemman tilanteen, jossa puhuja keskustelee moderaattorin kanssa, joka esittää kysymyksiä, ja sitten osallistujilla on myös mahdollisuus esittää kysymyksiä. Jos käytät interaktiivista konferenssityökalua, voit kerätä kysymyksiä alustan kautta ja käyttää niitä myös keskustelussa. Tällä tavoin voit luoda kokonaisvaltaisen keskustelun, jossa osallistujat ovat osa kokemusta eivätkä vain sen osallisia.
16. Konferenssin päätösotteluohjelma
Toinen tapa estää osallistujia tuntemasta oloaan liian passiiviseksi on kysellä heiltä, mitä he ovat tähän mennessä oppineet konferenssissa. Valitse yleinen peliesitysmuoto, kuten Vastanaispeli, ja pyydä moderaattoria vetämään aktiviteetti. Voit myös esittää yleisölle kyselyn saadaksesi lisää kysymysideoita. Tämä on hauska tapa päättää konferenssi ja kerrata tärkeimmät asiat.
17. Maailmankahvila
Tässä aktiviteetissa kaikki jakautuvat pienempiin ryhmiin ja istuvat pöydän ääreen. Se on samankaltainen konsepti kuin musiikkipöytäpelissä, paitsi että jokaisella sessiolla vain yksi henkilö siirtyy pöydästä. Kun he pääsevät uuteen pöytään, heidän tulisi toimia "isäntänä" ja moderoida uutta keskustelua. Tällä tavoin osallistujat varmasti kokevat monenlaisia aihekeskusteluja sekä mahdollisuuden tavata uusia ihmisiä.
18. Asiantuntijaklinikka
Usein ihmiset osallistuvat konferensseihin saadakseen räätälöityjä ratkaisuja ajankohtaisiin haasteisiin tai ongelmiin. Voit lisätä osallistujillesi lisäarvoa antamalla kaikille mahdollisuuden varata henkilökohtaisen tapaamisen alan asiantuntijan kanssa. Jokainen voi keskustella heidän kanssaan noin 10–15 minuuttia. Jaa nämä ajat tapahtuman eri osiin, jotta useammilla ihmisillä on mahdollisuus osallistua. Tällä tavoin he voivat saada henkilökohtaisia ja hyödyllisiä neuvoja, jotka he vievät mukanaan.
19. Ratkaisuhuone
Samanlainen kuin yllä oleva idea – mutta hieman enemmän aikaa vaativa – tämä aktiviteetti tarjoaa toisen mahdollisuuden saada räätälöityjä neuvoja. Tässä ideassa jaa useita noin kahdeksan hengen pöytiä ja anna jokaisen osallistujan kirjoittaa muistiin ainutlaatuinen ongelmansa. Sitten koko pöydän tulisi nousta seisomaan ja siirtyä yksi paikka vasemmalle. Jokaisella henkilöllä on 7 minuuttia aikaa kirjoittaa ylös ratkaisuja edessään olevaan ongelmaan. Toista, kunnes kaikki ovat takaisin omilla paikoillaan. Tämä voi olla todella mieleenpainuva tapa jättää osallistujille toimivia ratkaisuja.
20. Mieti, parita ja jaa
Jos haluat osallistujien syventyvän tiettyyn aiheeseen syvällisesti, tämä aktiviteetti on hyödyllinen. Aloita ajatuksia herättävällä kyselykysymyksellä ja anna sitten osallistujille kaksi minuuttia aikaa miettiä ja äänestää. Seuraavaksi jaa vastakkaisen äänen äänestäjät pareiksi (eli kaksi henkilöä, joilla on vastakkainen ääni). Sitten jokaisen tulisi käyttää aikaa keskustellakseen ja yrittääkseen vakuuttaa parinsa omasta mielipiteestään. Aktiviteetti päättyy uuteen äänestykseen, jossa näet, kuinka moni on muuttanut mielipidettään.
21. Pitchaussessio
Tämä tapahtumaidea on suosittu startup-konferensseissa. Näissä sessioissa aloittelevat yrittäjät kokeilevat ideansa esittelyä ryhmälle. Anna ihmisille runsaasti aikaa valmistella liiketoiminta- ja markkinointi-ideoitaan ja esittele ne sitten paneelille, joka arvioi esitykset. Jos haluat tehdä siitä kiinnostavamman kaikille osallistujille, voit antaa heillekin sananvaltaa. Luo vain kysely, jossa kysytään heidän suosikkiaan, kun kaikki on päätetty, tai voit jopa tarjota kyselyitä jokaisen sessioiden jälkeen saadaksesi tarkempaa palautetta (mikä voi olla todella hyödyllistä esittäjille).
Virtuaalikonferenssi-ideoita
22. Käytä kyselykysymyksiä
Aina kun voit saada osallistujat tuntemaan itsensä sitoutuneiksi ja osallisiksi tapahtumista, se on hienoa. Kyselykysymykset ovat täydellinen tapa aloittaa tai lopettaa konferenssi ja tarjota tervetullut tauko ja keskustelunavaaja keskellä. Kyselyt ovat loistava tapa olla vuorovaikutuksessa, ja voit myös tehdä niistä hauskoja. Voit myös käyttää kyselyitä jäänmurtajana käynnistääksesi asiat.
23. Virtuaalitapahtumien lahjakassit
Virtuaalikonferensseista on tullut suositumpia pandemian jälkeen. Jos haluat aloittaa tapahtuman ikimuistoisesti, lähetä lahjakassi jokaiselle vieraalle kotiin. Varmista, että kassissa on tervetuliaislahja sekä kaikkiin sessioihin tarvittavat materiaalit. Voit myös sisällyttää kortteja keskustelukysymyksiä tai lausuntoja varten, joita he voivat käyttää keskustelujen aloittamiseen muiden osallistujien kanssa.
24. Sosiaalisen median kilpailut
Tämä on hyvä tapa lisätä hieman hauskuutta etätapahtumiin, vaikka niitä voidaan käyttää myös fyysisissä konferensseissa. Aloita luomalla yksinkertainen hashtag tapahtumallesi. Kysy sitten osallistujilta kysymys. Pyydä heitä esimerkiksi lähettämään kuva juuri tulleesta sessiosta tai uudesta henkilöstä, jonka he tapasivat tapahtumassa. Sitten voit käyttää julkaisuja osallistumisina jonkinlaiseen arvontaan (ja hienoilla palkinnoilla kannustetaan osallistumaan).
25. Virtuaalinen olutmaistajaiset
Tämä luo ainutlaatuisen tilaisuuden osallistujille verkostoitumiseen. Voit sopia tapaamisen ja lähettää kaikki tarvittavat materiaalit osallistujille, jotta he voivat osallistua sovittuna aikana. Tarvitset myös jonkun, joka on olutasiantuntija ja voi ohjata maistelua virtuaalialustan kautta. Voit myös sisällyttää hauskoja keskustelunaiheita, kuten historian oppitunteja tai oluenvalmistusvinkkejä. Tähän aktiviteettiin liittyy ehdottomasti korkeammat kustannukset kuin moniin muihin aktiviteetteihin, mutta jos sinulla on budjettia käytettävissäsi, se on varsin mieleenpainuva ja nautinnollinen tapahtuman osallistujille.
26. Juontajien radioasemat
Auta osallistujia tavoittamaan useita asiantuntijoita yhden tapahtuman aikana. Tätä varten sinun on varustettava kaikki langattomat kuulokkeet, joissa on eri kanavat. Jokaisella asiantuntijalla on oma kanavansa, ja kaikki osallistujat voivat valita, mille kanavalle he haluavat virittäytyä. Tällä tavoin voit varmistaa, että vieraat oppivat, mikä heille todella on tärkeää.
27. 20 sekuntia 20 dialle
Tämä aktiviteetti on eräänlainen datablits, jossa osallistujat voivat oppia hieman monista eri aiheista. Pyydä useita puhujia laatimaan lyhyitä esityksiä, jotka sisältävät 20 diaa, käyttäen 20 sekuntia kunkin dian läpikäymiseen. Tämä antaa puhujille noin 7 minuuttia aikaa käydä esityksensä läpi, ja jokaisen tulisi sisältää lyhyt ja syvällinen katsaus ideaan, tuotteeseen tai ongelmaan.
28. Erityistilanteiden ratkaiseminen
Tarjotaksesi konferenssin osallistujille enemmän arvoa, varusta heidät oikeilla ratkaisuilla ja perusteellisilla keskusteluilla. Keksi muutamia erilaisia skenaarioita, jotka ovat relevantteja omalle alallesi, ja anna sitten pöytien keskustella niistä. Voit valita joko arkipäiväisiä työpaikan haasteita tai vakavampia, erityisiä esteitä. Anna sitten jokaiselle puoli tuntia aikaa keksiä parhaat ratkaisunsa ja jakaa ne ryhmän kanssa. Varmista, että jokaisella pöydällä on mahdollisuus jakaa näkemyksiään, jotta kaikki läsnäolijat voivat hyötyä eri näkökulmista.
29. Live-suoratoistotyökalut
Perinteinen konferenssien kysymys- ja vastausosio voi aiheuttaa paljon ongelmia. Voit helpottaa asioita keräämällä olennaisimmat kysymykset ja poistamalla myös esiintymisjännityksen, jota ihmisillä saattaa olla kysyessään. Tiettyjen teknisten alustojen avulla osallistujat voivat lähettää kysymyksiä ja sitten äänestää niitä, joihin he eniten haluavat vastauksia. Ihmiset voivat tehdä niin nimettömästi tai nimellä, ja moderaattori voi näyttää kysymyksen esitysnäytöllä kaikkien nähtäväksi heidän vastatessaan siihen.
30. Verkko-ohjelmisto
Auta osallistujiasi tapaamaan tiettyjä ihmisiä ottamalla käyttöön verkostoitumisohjelmisto ennen tapahtumaa ja mainostamalla sitä osallistujillesi. Ajattele sitä eräänlaisena yritysten välisen yhteydenpidon työkaluna, jossa osallistujat voivat kirjata ylös taitonsa, roolinsa ja etsimänsä. Tämän perusteella ohjelmisto yhdistää heidät relevantteihin osumiin. Tapahtumasi osallistujat arvostavat sitä, että luot heille tämän mahdollisuuden verkostoitua ja tavata muita, sillä niin suuri osa konferenssin ROI:sta riippuu siitä, keitä siellä tapaat.
Hanki apua hyödyllisen konferenssin suunnitteluun
On olemassa erityyppisiä konferensseja erilaisille yleisöille. Voit löytää konferensseja kaikkeen koulutuksesta B2C-, B2B-, tiimienrakennus- ja verkostoitumiskonferensseihin. Jotkut suuret yritykset järjestävät omia "kaikkien osapuolten" konferenssejaan (usein kutsutaan yrityshuippukokouksiksi ), joissa ne tuovat yhteen ihmisiä eri puolilta maata tai jopa maailmanlaajuisesti. Nämä ovat pohjimmiltaan tehokkaita tiimienrakennustapahtumia suurille ryhmille , joissa henkilöstösi voi nauttia yhteydestä ja oppimisesta muiden yrityksesi sisäisten ihmisten kanssa.
Tällainen tapahtuma on tietenkin melkoinen urakka. Hanki ammattiapua logistiikkaan, jotta saat aikaan tapahtuman, josta osallistujat ovat innoissaan. Surf Office voi auttaa sinua suunnittelussa, järjestelyissä ja toteutuksessa, jotta voit koota mukaansatempaavan tiimityöskentelytapahtuman , joka sisältää verkostoitumista, oppimista – ja paljon hauskanpitoa.
