Eri puolilla eri toimipisteitä toimivan etätiimin retriitin suunnittelu voi tuoda mukanaan yllättäviä tilanteita. Surf Officella olemme ehdottomasti kohdanneet omat haasteemme lentojen järjestämisessä monimuotoisille tiimeille. Yrityksen ja erehdyksen kautta olemme oppineet muutamia asioita siitä, mitä ei kannata tehdä näiden järjestelyjen koordinoinnissa.
Tässä artikkelissa syvennymme syvälle ryhmille lentojen varaamisen yksityiskohtiin. Hyödynnämme omia kokemuksiamme ja jaamme arvokkaita näkemyksiä ja käytännön vinkkejä, joiden avulla tämä tehtävä tuntuu vähemmän pelottavalta. Olitpa sitten valmistautumassa yrityksen retriittiin tai järjestämässä tiimityöskentelylomaa , neuvomme antavat sinulle itsevarmuutta hoitaa ryhmämatkalogistiikan kuin ammattilainen.
Ensinnäkin - Selitetäänpä matkatoimistojen kanssa tehtävä sopimus
Matkatoimiston palkkaaminen saattaa tuntua fiksulta oikopolulta ryhmävarausten hallintaan, mutta se ei aina ole mutkatonta. Meillä Surf Officella on ollut oma osamme töyssyisiä lentoja tällä lähestymistavalla.
Joka kerta, kun agentit varaavat sinulle lennon esimerkiksi 500 dollarilla, he saavat lentoyhtiöltä pienen siivun kakusta, ja pienellä tarkoitamme todella pientä – kuin alle 10 dollarin arvoista. Joissakin tapauksissa puhumme vain vaivaisesta yhdestä prosentista, joka tuskin kilisee vaihtorahapurkkia. Vaikka he varaaisivat lentoja joukoittain, voitto on yllättävän vaatimaton.
Tämä mitätön kannustin ei varsinaisesti aja heitä metsästämään parhaita tarjouksia. Kalliimmat liput saattavat hieman lihottaa heidän palkkioitaan, mutta se ei tuskin ole resepti budjettiystävälliseen matkustamiseen.
Joten miten matkatoimistot oikeasti ansaitsevat rahaa?
Matkatoimistot ansaitsevat ryhmävarauksista veloittamalla maksun jokaisesta lentolipusta. Tyypillisesti nämä maksut ovat noin 50 dollaria lentoa kohden. Meno-paluulennolla tämä on yhteensä 100 dollaria maksuja. Välilaskun yhteydessä jotkut toimistot saattavat periä lisämaksuja, vaikka näin ei aina olekaan. Tätä pidetään yleensä osana heidän hallintokulujaan.
Halvimmat maksut, joihin olemme törmänneet, olivat noin 30–35 dollaria, mutta näiden halvempien palveluiden valitseminen johtaa usein muihin komplikaatioihin.
Pohjimmiltaan matkatoimistot ansaitsevat rahansa soveltamalla näitä maksuja matkasi jokaiseen osuuteen, mikä auttaa heitä hallitsemaan ja varmistamaan matkasuunnitelmasi tehokkaasti. Kohtuullista, eikö niin? No, hetkinen...
Tämä maksurakenne voi tehdä ryhmämatkavarauksista kalliita ja muuttaa hauskan seikkailun nopeasti kalliiksi pulmaksi. Kun lasket yhteen maksut – esimerkiksi 50 dollaria per henkilö meno-paluumatkasta – se voi kertyä todella suureksi, varsinkin jos matkalle lähtee iso ryhmä.
Lisäksi nämä lisämaksut välilaskuista voivat hiipiä lompakkoosi ja rasittaa lompakkoasi odottamatta. Vaikka näiden maksujen tarkoituksena on korvata matkatoimistojen kova työ, ne voivat olla nipistäviä, kun yrität järjestää budjettiystävällistä ryhmälomaa. Aluksi se on kohtuullinen pieni lisäetu mukavuuden vuoksi, mutta kun koordinoit suurta ryhmää, näistä "pienistä lisäerikoisuuksista" voi tulla iso juttu!
Miksi et tekisi ryhmälentovarauksia itse?
Okei, matkatoimistot eivät kuulu tähän aiheeseen, joten entä jos tekisit kaiken itse? Pieni kyynärpäävoitelu ei ole koskaan tehnyt kenellekään pahaa. Vai tekisikö?
No, ensinnäkin on otettava huomioon, että kaikkien henkilökohtaisten lentomieltymysten yhteensovittaminen voi olla itsessään painajainen. Jotkut ihmiset ovat ylhäällä auringon noustessa ja valmiita lentämään aamunkoitteessa, kun taas toiset eivät unelmoisikaan lennon ehtimisestä ennen puoltapäivää.
Eikä siinä kaikki, ihmisillä on perheitä! Jos heidän täytyy viedä lapsensa kouluun tai päiväkotiin, heidän olisi melko vaikea ehtiä kello 7 aamulennolle. Näiden mieltymysten tasapainottaminen on todellinen haaste, varsinkin kun otetaan huomioon rajoitetut lentoaikataulut.
Seuraavaksi meillä on ilmeinen ongelma etätiimien kanssa, ja se on sijainti. Oikean lentokentän valitseminen kaupungista, jossa on useita vaihtoehtoja, ei ole mikään pieni tehtävä. Viimeinen asia, jonka kukaan haluaa tehdä, on kävely kaupungin halki ruuhka-aikaan, josta voi helposti tulla logistinen painajainen.
Otetaan esimerkiksi Lontoo. Siellä on kolme päälentokenttää, jotka eivät ole aivan lähellä toisiaan. Lennon varaaminen Heathrow'lta saattaa kuulostaa järkevältä, mutta jos henkilö asuu Gatwickin lähellä, puhutaan vähintään tunnin matkasta, ja entä jos on ruuhka-aika? Todennäköisesti jopa pidemmästä.
Tämä johtaa usein paljon edestakaista keskustelua ja voi jopa aiheuttaa riskin, että joku myöhästyy tai jää lennostaan paitsi.
Matkatavarat ovat toinen päänsärky. Jokainen pakkaa eri tavalla; jotkut pääsevät läpi pelkällä repulla, kun taas toiset ottavat mukaan tarpeeksi täyttämään pienen pakettiauton. Tämä yhdistelmä tarkoittaa pidempiä odotusaikoja lähtöselvityksessä ja suurempaa matkatavaraongelmien riskiä, joita kukaan ei halua käsitellä.
Älä myöskään jää lentoyhtiövalinnan armoille; jokaisella on omat mieltymyksensä ja ongelmansa. Jotkut ovat uskollisia yhdelle lentoyhtiölle, toiset taas lannistavat aiemmat viivästykset. Yhden lentoyhtiön löytäminen, josta kaikki ovat samaa mieltä? Lähes mahdoton tehtävä, ja usein joku ei ole kovin tyytyväinen kompromissiin.
Ratkaisuja ryhmälentovarausten painajaisiin
Ehkä ryhmälentovaraukset tuntuvat synkiltä, mutta älä huoli, annamme pian vinkkejä varaustilanteen käsittelyyn.
Voit kokeilla digitaalisia ratkaisuja ryhmälentovarauksiin…
Entä jos sähköpostien ja laskentataulukoiden mereen hukkumisen sijaan liukuisit vaivattomasti tyylikkään ja käyttäjäystävällisen hallintapaneelin läpi? Jokainen tiimin jäsen kirjautuu sisään ja syöttää matkustusasetuksensa suoraan järjestelmään. Tarvitsetko aikaisen lennon tai lisää jalkatilaa? Kaikki tehty ja pölyt puhdistettu mukavasti omalta näytöltäsi.
Nämä alustat loistavat myös joustavuudessaan. Kohtaako viime hetken muutoksen? Ei hätää. Nämä järjestelmät on suunniteltu käsittelemään muutoksia lennossa, pitäen kaikkien stressitasot kurissa – ei syytä paniikkiin.
Mutta vaikka nämä työkalut ovatkin upeita, ne eivät ole taikaa. Ne ovat riippuvaisia siitä, että jokainen tekee oman osansa. Jokaisen tiimin jäsenen saaminen vuorovaikutukseen alustan kanssa – kirjautumalla sisään, syöttämällä tietonsa, pysymällä ajan tasalla – voi joskus tuntua kissojen paimentamiselta. Me kaikki tiedämme, kuinka paljon kissat rakastavat totella käskyjä, eikö niin? Ne voivat myös olla hieman kalliimpia riippuen käyttämästäsi työkalusta.
Digitaaliset ratkaisut tekevät ryhmävarausten sekavasta sotkusta sujuvan operaation. Se on tehokasta, vähemmän stressaavaa ja antaa kaikkien keskittyä enemmän itse matkaan kuin perille pääsyn logistiikkaan. Muistakaa, että taikaa tapahtuu vain, jos kaikki hyppäävät mukaan!
...mutta me uskomme siihen, että ihmisen on itse otettava ohjat omaan matkaansa
Etätiimien matkajärjestelyissä avainasemassa on voimaannuttaminen. Vuosien kokemuksella yritysten retriittien järjestämisestä yksi asia on kristallinkirkas: tiimin jäsenten vastuulle omien lentojensa varaaminen on avain menestykseen.
Miksi tämä menetelmä sitten toimii niin hyvin?
No, kukaan ei tunne omaa aikatauluaan ja omituisuuksiaan paremmin kuin he itse. Olipa kyse sitten lasten jättämisestä ennen lentoon hyppäämistä tai tietyn lentoyhtiön valitsemisesta, koska se vie heidät luotettavasti paikasta A paikkaan B, yksilöiden itsenäisyys hallita omia matkasuunnitelmiaan mahdollistaa vertaansa vailla olevan räätälöinnin.
Vähemmän vaivaa, vähemmän päänsärkyä, ja kaikki laskeutuvat määränpäähänsä valmiina sukeltamaan suoraan toimintaan.
Taloudellisesti etätyötä tekevät yritykset pitävät asiat yleensä yksinkertaisina korvausmallin avulla. Tiimin jäsenet voivat joko veloittaa lentonsa yrityksen kortilta tai maksaa käteisen itse etukäteen ja saada korvauksen myöhemmin. Urakoitsijoille matkakulujen sisällyttäminen laskuihin on itsestäänselvyys.
Lisäksi lukuisten näppärien kulujenhallintatyökalujen ansiosta menojen seuranta ja korvausten maksaminen on helpompaa kuin koskaan.
Vaikka tämä menetelmä ei koskaan tuota 100 %:n onnistumisprosenttia (muuttujia on yksinkertaisesti liikaa), ainakin valitsemalla tämän tavan minimoit huomattavasti "asioiden-jotka-voivat-mennä-pieleen" -laskuria. Loppujen lopuksi, kun on kyse ryhmävarauksista, emme voi nähdä parempaa mallia, jota voisimme käyttää.
Loppupäätelmät ja keskeiset huomiot
Ryhmävarausten kanssa navigointi voi usein tuntua kompastelulta painajaisessa, johon kukaan ei ole ilmoittautunut. Matkatoimistojen hämärästä maailmasta tee-se-itse-järjestelyjen logistisiin esteisiin, haasteet ovat kiistatta todellisia. Pitämällä kuitenkin keskeiset opit mielessämme tämä labyrinttimainen maailma voi vähitellen alkaa selkeytyä;
- Provisiopohjaiset järjestelmät ja lisämaksut voivat tehdä ryhmävarauksista kalliita, jolloin matkustajat usein tuntevat itsensä pettyneiksi.
- Kaikkien mieltymysten, sijaintien ja matkatavaratarpeiden yhteensovittaminen voi nopeasti muuttua logistiseksi painajaiseksi.
Mutta…
- Digitaaliset alustat voivat tarjota virtaviivaisia ratkaisuja, ja yksilöiden valtuuttaminen ottamaan haltuunsa omat matkasuunnitelmansa voi johtaa sujuvampaan matkaan.
Pohjimmiltaan, riippumatta siitä, valitsetko digitaalisia työkaluja vai annatko tiimillesi mahdollisuuden hallita omia matkojaan, avainasemassa on vaivan minimointi ja joustavuuden maksimointi. Joten ryhmävarauksissa valitse tapa, joka pitää stressitasot alhaisina ja jännityksen korkealla. Sujuvia matkoja luvassa!
