Ideoita tiimin voimaannuttamiseen (ja miksi se on tärkeää)

Harva asia työelämässä on yhtä kaunista kuin aidosti voimaantunut tiimi, joka työskentelee hyvin yhdessä. Tutkimukset osoittavat, että kun työntekijät ovat voimaantuneita, he kokevat vahvempaa työsuoritusta, työtyytyväisyyttä ja lisääntynyttä sitoutumista rooliinsa ja työnantajaansa.

Jos kuitenkin kuulet sanan ”valtuiksi annettu” ja ajattelet automaattisesti useampien tehtävien delegointia tai vallan siirtämistä eteenpäin, sinun on ehkä muutettava ajattelutapaasi. Totuus on, että delegointi ja voimaannuttaminen ovat molemmat tehokkaita työkaluja liiketoiminnan johtamisessa, mutta niillä on eri tavoitteet. Voimaannuttaminen tarkoittaa sitä, että työntekijät saavat toimia omasta puolestaan, kun taas delegointi antaa heille jonkin verran autonomiaa toimia puolestasi. Voimaannuttaminen tuottaa johtajia, kun taas delegointi luo seuraajia.

Mitä voidaan tehdä työntekijöiden aidosti voimaannuttamiseksi sen sijaan, että vain delegoitaisiin lisää työtä? Tässä on joitakin parhaita vinkkejämme tiimisi todelliseen voimaannuttamiseen tavoilla, jotka vaikuttavat työntekijöiden luovuuteen ja sitoutumiseen.

Mitä on tiimin voimaannuttaminen?

Pohjimmiltaan tiimin voimaannuttaminen tarkoittaa prosessia, jossa tiimeille annetaan tarvittavat valtuudet, resurssit ja tuki päätöksentekoon ja työnsä vastuun ottamiseen. Se tarkoittaa tiimin jäsenille itsenäisyyden antamista valintojen tekemiseen, toimintojen välisen yhteistyön ja osallistumisen kannustamista sekä yhteisöllisyyden, omistajuuden ja vastuullisuuden tunteen edistämistä. Voimaantuneet tiimit innovoimat, ottavat riskejä ja ratkaisevat ongelmia todennäköisemmin, koska heillä on yleisesti ottaen korkeammat motivaatio- ja tuottavuusodotukset.

Kuulostaako kehittämisen arvoiselta? Perehdytäänpä joihinkin erityisiin tapoihin, joilla voit lisätä tiimityön voimaantumista omalla työpaikallasi.

14 ideaa tiimisi voimaannuttamiseksi

1. Määrittele roolit ja vastuut selkeästi. On tärkeää varmistaa, että jokaisella tiimin jäsenellä on selkeä käsitys roolistaan ja vastuualueistaan. Ihmiset työskentelevät yksinkertaisesti tehokkaammin, kun he tietävät, mitä heiltä odotetaan ja heillä on tietyt parametrit, joihin he itseään vertaavat. Jos rooleissa on joustavuutta, istu alas tiimisi jäsenten kanssa ja selvitä, mitä he haluavat nähdä urallaan. Mitkä ovat heidän vahvuutensa? Määritä sitten roolit ja tehtävät, jotka heijastavat työntekijöiden vahvuuksia aina kun mahdollista.

2. Kannusta avointa kommunikaatiota. Luo ympäristö, jossa kaikki tuntevat olonsa mukavaksi ilmaista itseään. Heidän tulisi olla avoimia ideoiden, tunteiden, huolenaiheiden ja ehdotusten jakamiselle. Kannusta säännöllistä kommunikointia ja harjoittele aktiivista kuuntelua, sillä molemmat auttavat rakentamaan luottamusta ja omistajuuden tunnetta tiimin jäsenten keskuudessa. Jos tiimisi tarvitsee tässä lisäapua, älä pelkää ottaa ulkopuolista apua mukaan. Voit tuoda puhujan tai istunnon vetäjän tai ehdottaa erilaisia koulutuksia tai seminaareja, jotka voivat tukea viestintäpyrkimyksiäsi.

3. Anna työntekijöiden päättää, miten he haluavat saada työnsä tehtyä. Nykyisessä työympäristössä "voimaantuminen" liittyy usein läheisesti "joustavuuteen". Nykyajan työntekijät, erityisesti pandemian jälkeen, ovat tottuneet työskentelemään erilaisissa järjestelyissä ja eri aikoina. Onko heillä tiettyjä aikoja, jolloin he tietävät olevansa tuottavampia? Voisivatko he soittaa ja saada enemmän aikaan kotoa tai ryhmätoimistosta käsin? Kaikki toimialat tai yritykset eivät tietenkään voi antaa työntekijöiden päättää, miten he tekevät työnsä – mutta on tärkeää yrittää, kun mahdollista. Kuuntele työntekijöitäsi, jos heillä on ideoita siitä, miten he voisivat työskennellä paremmin. He tuntevat itsensä parhaiten, ja jos luotat tiimiisi, sinun pitäisi luottaa siihen, että he tekevät työnsä parhaansa mukaan.

4. Anna ryhmäsi suunnitella omaa työtään. Tämä on toinen ehdotus, joka ei ole laajalti sovellettavissa, mutta se saattaa olla sinulle sopiva. Jos johdat lääkäreiden tai liukuhihnatyöntekijöiden tiimiä, heillä on tietysti tiettyjä tehtäviä, jotka heidän on suoritettava, eikä joustavuutta ole paljon. Mutta jos työskentelet esimerkiksi IT-tiimissä, keskustele tiimisi kanssa projekteista, joista he ovat eniten innoissaan ja missä he saattaisivat tarvita lisää tukea. Vuosittaiset keskustelut ovat joka tapauksessa tärkeä käytäntö, mutta nämä keskustelut ovat myös täydellinen aika keskustella työntekijöiden kanssa siitä, mitä he haluavat työltä. Onko heillä ajatuksia siitä, millainen he haluavat seuraavan projektinsa olevan? Mikä heitä innostaa yrityksessä ja onko aloitteita, joissa he haluavat olla enemmän mukana? Tee sitten heidän esimiehenään parhaasi puolustaaksesi heitä ja toteuttaaksesi ne. Tämä lisää luottamusta ja lojaalisuutta, mikä on aina hyödyllistä tiimin tuottavuuden parantamisessa.

5. Anna valtuuksia mahdollisuuksien mukaan. Jos työskentelet organisaatiossa, jossa on hierarkia, eri esimiesten ja työntekijöiden väliset suhteet voivat olla hankalia. Jos johdat osastoa tai suurta tiimiä, sinun on ryhdyttävä lisätoimiin luottamuksellisen suhteen luomiseksi eri työntekijöiden ja heidän esimiestensä välille. Tämä tarkoittaa, että sinun ei tarvitse tehdä jokaista päätöstä. Mitä keskijohdon esimiehesi ajattelevat? Suorien alaisten tulisi hallita esimerkiksi vuosittaisia arviointikierroksia ja projektinhallintakeskusteluja. Nämä prosessit ovat tärkeitä osia johtajuutta, ja on hyvä käytäntö jakaa valtuuksia muiden tiimin jäsenten kanssa aina kun mahdollista.

6. Pyydä palautetta. Yksi yksinkertaisimmista tavoista voimaannuttaa tiimiäsi on kysyä heiltä heidän mielipidettään. Se ei maksa mitään, ja se on loistava tapa saada uutta tietoa ja oivalluksia päätöksentekoa varten. Totuus on, että useimmat ihmiset hyötyvät uusien näkökulmien ja muiden näkemysten kuulemisesta. Varmista, että tiimisi tietää, että arvostat heidän ainutlaatuista taustaansa ja kokemustaan ja haluat kuulla heiltä. Varoituksen sana on, että konseptin on oltava totta. Jos pyydät palautetta säännöllisesti, mutta johdonmukaisesti jätät huomiotta ihmisten jakamat asiat, he ymmärtävät nopeasti, ettei heidän mielipidettään oikeastaan arvosteta – mikä edistää voimaantumisen vastakohtaa. Kysy aidosti, mitä ihmiset ajattelevat, kun tarvitset vankempaa tietoa päätöksentekoon – ja katso sitten, miten voit soveltaa näitä oivalluksia konkreettisesti.

7. Kannusta itsenäistä päätöksentekoa aina kun mahdollista. Vahvista tiimin jäsenten päätöksentekovaltuuksia tarjoamalla heille mahdollisuuksia. Kannusta ryhmääsi tekemään päätöksiä oman työnsä puitteissa ja varmista, että tarjoat tukea ja ohjausta tarvittaessa. Tämä auttaa edistämään omistajuuden ja vastuullisuuden tunnetta. Tähän liittyy kuitenkin pari varaumaa. Ensinnäkin: työntekijät tekevät parhaita päätöksiä lopputuloksen kannalta vain, jos heillä on täysin tietoa ja oikeat tiedot. Joten sinun on varmistettava, että tiimisi on ajan tasalla ja riittävän koulutettu aiheesta voidakseen tehdä hyviä päätöksiä. Toiseksi, työntekijät pelkäävät tehdä päätöksiä, jos he ovat jatkuvasti huolissaan kielteisistä vaikutuksista tai seurauksista. Sinun on varmistettava, että henkilöstösi tietää, että seisot heidän takanaan ja olet valmis tukemaan heidän päätöksiään. Tämä voi tarkoittaa uusien asioiden kokeilemista, jotka eivät aina toimi. Organisaatiossa on jonkin verran riskinottoa, jonka kaikkien on oltava valmiita hyväksymään, jos haluat todella voimaantuneita työntekijöitä, jotka pystyvät tehokkaasti tekemään onnistuneita päätöksiä.

8. Jaa merkityksellisyys jaetussa työssä. Ymmärtävätkö työntekijät, miksi he tekevät sitä, mitä he tekevät? Onko yrityksellä missio tai arvolausunto? Koskeeko tämä lausunto koko organisaation tiimejä? On todistettu, että ihmiset tekevät parempaa työtä, kun he voivat ennakoida, miten heidän työnsä vaikuttaa kokonaistavoitteisiin. Siksi on myös hyvä idea sitoa jokaisen työntekijän henkilökohtaiset tavoitteet laajempiin yrityksen tavoitteisiin. Jos esimerkiksi yksi yrityksen suuremmista tavoitteista on lisätä myyntiä tulevana vuonna, voit keskustella myyntitiimisi kanssa siitä, miten se tarkoittaa tiettyä määrää puheluita, tapaamisia ja allekirjoitettuja sopimuksia. Tai jos yrityksesi pyrkii leikkaamaan kustannuksia, pyydä projektipäälliköitä jakamaan konkreettisia tapoja, joilla he voivat alentaa kustannuksia omassa työssään. Luo tavoitteita näiden erityisten toimenpiteiden ympärille ja pidä sitten kaikki ajan tasalla siitä, miten heidän ponnistelunsa vaikuttavat suurempiin tavoitteisiin.

9. Kehitä ”kansalaiskäyttäytymistä”. Tätä käsitettä kutsutaan joskus myös organisaatiokansalaiseksi käyttäytymiseksi, ja se viittaa työntekijöiden vapaaehtoisiin toimiin organisaationsa hyödyksi virallisten työvastuiden lisäksi. Se tarkoittaa työpaikan perusvaatimusten ylittämistä ja edistämistä organisaation yleisen menestyksen ja hyvinvoinnin edistämiseksi. Pohjimmiltaan se tarkoittaa, että työntekijät välittävät yrityksestä enemmän kuin vain työpaikkana. Tämä voi ilmetä eri muodoissa, kuten altruismina (jossa työntekijät haluavat auttaa toisiaan ja tarjota tukea) tai kansalaishyveenä (jossa työntekijät osallistuvat aktiivisesti organisaation toimintaan). Kaikki nämä käyttäytymismallit edistävät positiivisempaa työympäristöä, ja niitä voidaan kehittää. Etsi tapoja parantaa tiimityötä ja yhteistyötä sekä organisaatioon kuulumisen tunnetta. Tiimitapahtumat ovat tässä loistava alku, mutta säännölliset tiimitapaamiset, kerhot ja komiteat sekä yhteisön vapaaehtoistyömahdollisuudet ovat kaikki hyviä tapoja lisätä kansalaiskäyttäytymistä. Seuraa blogiamme oppiaksesi tapoja voittaa tiimityön haasteet.

10. Lisää itseluottamusta työpaikalla ja sen ulkopuolella. Itsevarmat työntekijät ovat voimaantuneita työntekijöitä. Jos työntekijöiltäsi puuttuu itseluottamusta, he eivät halua tehdä itsenäisiä päätöksiä tai jakaa mielipiteitään. Vahva esimies pyrkii lisäämään itseluottamusta tiimiinsä, ja osa tästä tapahtuu työpaikan ulkopuolella. Auta työntekijöitä heidän henkilökohtaisessa kasvussaan antamalla selkeää ja rakentavaa palautetta, tarjoamalla koulutus- ja kehitysmahdollisuuksia sekä juhlistamalla saavutuksia. Bonuspisteitä saat, jos onnistut keksimään aloitteita, jotka lisäävät itseluottamusta työympäristön ulkopuolella, kuten työntekijöiden terveys- ja hyvinvointiohjelmat, sisäiset urheiluseurat ja yhteisötyö. Hyvä käytäntö on myös kannustaa vahvaan työ- ja yksityiselämän tasapainoon. Työntekijät, joilla on intohimoja työn ulkopuolella, ovat todennäköisemmin itsevarmoja ja määrätietoisempia.

11. Rakenna luottamusta esimiessuhteisiisi. Tiimien voimaantumista ei ole mahdollista kehittää, jos työntekijäsi eivät luota esimiehiinsä. Loppujen lopuksi ihmisten on tunnettava olonsa "turvalliseksi" tehdä omia päätöksiään – vaikka se voisi johtaa virheeseen. Ainoa tapa, jolla ihmiset voivat olla haavoittuvaisia näissä tilanteissa, on se, että heillä on aito luottamus esimieheensä ja he tietävät, että tämä puolustaa heitä. Kannusta kaikkia organisaatiossasi esimiestehtävissä olevia kehittämään henkilökohtaisia suhteita tiimeihinsä. Heidän tulisi olla intohimoisia mentoroimaan ja auttamaan seuraavan sukupolven työntekijöitä ja puolustamaan heidän uraansa yhtä paljon kuin omaansa. Käy aitoja keskusteluja kunkin tiimin suoriutumisesta. Ketä pitäisi ylentää ja miksi? Kuka kamppailee ja tarvitsisi lisäresursseja? Tee työstä henkilökohtaisempaa, niin tiimeilläsi on enemmän luottamusta – mikä lopulta johtaa voimaantumiseen. Opi blogistamme hyviä tiiminrakennustehtäviä johtajille ja muita tapoja parantaa tiimin yhteenkuuluvuutta.

12. Älä harkitse "ylimääräisen työn" valtuuttamista. Jotkut esimiehet kokevat, että uusien projektien antaminen työntekijälle on luottamuksen osoitus. He ajattelevat, että hyvä tapa voimaannuttaa ihmisiä on haastaa heidät tai antaa heille uusia vastuita. Totuus kuitenkin on, että työntekijät eivät todennäköisesti näe asioita tällä tavalla. Luotettavaa suoritusta ei palkita lisäämällä ihmisille tehtävää. Mieti huolellisesti, miten jaat työtä ja minkä viestin lähetät kaistanleveyden hallinnalla. Haluat tiimisi tietävän, että luotat heihin ja luotat heidän hyvään työhönsä, mutta samalla kunnioitat heidän nykyistä kaistanleveyttään ja odotuksiaan. Käy läpinäkyviä keskusteluja siitä, millaisista työtehtävistä tiimin jäsenet innostuvat, ja opi, miten voit antaa heille sitä enemmän.

13. Anna positiivista palautetta rutiinitehtävistä ja palkitse saavutuksista. Jokainen vanhempi tietää, että on tärkeää kehua haluamaasi käytöstä, eikä yritysmaailmassa ole poikkeus. Kun ihmiset tekevät asioita haluamallasi tavalla, ole antelias kehuessasi. Kun tiimit saavuttavat yhteiset määräajat tai projektin virstanpylväät, kerro siitä kaikille ja luo juhlava ilmapiiri. Tuo esimerkiksi lounas suuren tuotelanseerauksen päivänä tai anna kaikille käsinkirjoitettuja kiitoskortteja, kun he työskentelevät myöhään. Pidä mielessä, että etsit tuloksia, joita haluat kannustaa, ja palkitse heidät sitten (mitä julkisemmin, sitä parempi).

14. Näytä esimerkkiä. Tämä taktiikka saattaa olla kaikista tärkein. Ole hyvä johtaja, mentori ja työntekijä, jos haluat tiimiesi tekevän samoin. Näytä, että olet hyvä yrityksen johtaja ja välität ryhmän parhaasta yksilön sijaan. Osallistu yrityksen tapahtumiin, ole innostunut tiimikokouksissa ja ole antelias ajankäytöllesi aina kun mahdollista. Tämä kannustaa samaan myös ympärilläsi olevia.

Räätälöityjä retriittejä voimaantuneille tiimeille

Yksi parhaista tavoista toteuttaa useita näistä taktiikoista kerralla on suunnitella mukaansatempaava tiimiretriitti. Kaikkien kokoaminen yhteen henkilökohtaisesti antaa ihmisille mahdollisuuden tutustua toisiinsa ja sitoutua paremmin yritykseen ja toisiinsa. Samalla voitte ajoittaa koulutusta (esimerkiksi viestinnästä) tai suunnitella ryhmävapaaehtoistyötä. Suosittelemme järjestämään vähintään yhden tai kaksi kattavaa retriittiä vuodessa, ja Surf Office on aina valmiina auttamaan logistiikassa. Soita tiimillemme, jos etsit uusia tapoja yhdistää tiimejä ja voimaannuttaa heitä yhteisen hyvän edistämiseksi.