De afgelopen drie jaar is remote werken misschien wel meer dan ooit een gespreksonderwerp geworden, nu veel bedrijven zich in hoog tempo moesten aanpassen aan virtuele werkvormen. En eerlijk gezegd lijkt deze trend niet af te zwakken. Ook na de pandemie kiezen veel bedrijven ervoor om virtueel te blijven werken, maar in een vakgebied dat zich zo snel ontwikkelt, kan remote-first werken voor jou en je team soms voelen alsof je het vliegtuig bouwt terwijl het al in de lucht is.
Gelukkig zijn onze vrienden van Doist in korte tijd een voorloper op dit gebied geworden. Hun team werkt al bijna 15 jaar remote, en met teamleden over de hele wereld richten ze veel van hun bedrijfsontwikkeling op het leveren van een centrale stem in het gesprek over remote werken.
In de aflevering van More Beach Meetings van deze week spraken we met Chase Warrington, Head of Remote bij Doist, uitgebreid over remote-first werken, het belang van asynchrone communicatie en best practices voor het plannen van retreats en fysieke bijeenkomsten. Lees verder voor de hoogtepunten uit ons gesprek!
Luister naar More Beach Meetings op iTunes of Spotify.
Werken in het vakgebied van remote werken
Bepalen hoe je remote werken het best inricht en structureert, is het startpunt van elke goede remote-first strategie. En zoals Chase vertelt, begint dat vaak met iemand die zich hard maakt voor de werkwijzen en tools die teamleden in staat stellen om te floreren, waar ze ook zijn.
Iedereen die met remote werken bezig is, beschrijft zijn dagelijkse werk anders. Met een gerichte aanpak blijf je voorop lopen, zodat organisaties de nieuwste best practices kunnen toepassen, medewerkers beter kunnen behouden en op een betekenisvollere manier verbinding tussen teamleden kunnen opbouwen.
Asynchrone communicatie optimaliseren
Bij Doist ligt de focus vooral op het ontwikkelen van betere methoden voor asynchrone communicatie, vertelt Chase. Dat kan gaan om nieuwe tools of om regels en richtlijnen waarmee teamleden binnen hun eigen beschikbaarheid kunnen werken, zonder bedolven te worden onder meldingen en notificaties als ze weer achter hun bureau zitten.
Deze focus op asynchrone communicatie was de aanleiding voor Doist om Twist te ontwikkelen: de enige asynchronous-first samenwerkingsapp die teams aanmoedigt om te focussen, te creëren en los te koppelen. Twist heeft geen online-statussen of leesbevestigingen en richt zich in plaats daarvan op bewuste communicatie. Het begint bij cultuur en het opbouwen van die gewoontes, zegt Chase, en daarna moet het van bovenaf worden gehandhaafd en uitgedragen.
De 20:30:50-aanpak
Toch draait niet alles om asynchrone communicatie: persoonlijke, synchrone momenten om contact te maken met collega's spelen ook een cruciale rol in elke sterke remote-first strategie.
Opvallend genoeg vertelt Chase dat een van de kerntaken in zijn rol als Head of Remote bij Doist het plannen en uitvoeren van fysieke bijeenkomsten en retreats is. Teamleden samenbrengen en die tijd samen doorbrengen is volgens hem vaak wat een gemiddeld remote team onderscheidt van een geweldig team.
Maar een fysieke retreat plannen betekent niet per se dat je die tijd gebruikt om mijlpalen te halen en projecten af te ronden. Vaak, en zeker bij Doist, gaat het erom ruimte te geven aan de sociale en emotionele behoeften van teamleden.
“We willen nooit horen: ‘Laten we gewoon wachten’ [tot de retreat]”, legt Chase uit. De retreat moet vooral draaien om verbinding, niet om het afvinken van een takenlijst.
Daarom ontwikkelde Doist een 20:30:50-aanpak om hun bedrijfsretreats te structureren. Elke retreat bestaat uit ongeveer 20% werktijd, 30% georganiseerde activiteiten zoals brainstormsessies en 50% ontspanning, verbinding en herstel. Met deze opzet kan het team optimaal benutten wat het samen goed doet, terwijl het een paar dagen afstand neemt van het werk dat ze beter apart doen.
Best practices voor het plannen van een retreat
Wat is volgens Chase de belangrijkste les die hij heeft geleerd in al die jaren retreats plannen? Dwing mensen niet om te komen. Het draait om keuzevrijheid en medewerkers de autonomie geven om beslissingen te nemen die het best bij hun eigen behoeften passen.
Ook tijdens de retreat zelf betekent dat: teamleden activiteiten aanbieden die aansluiten bij verschillende interesses, en onthouden dat mensen niet meer zo gewend zijn aan echte ontmoetingen. Mensen raken uitgeput, dus het is essentieel om bewust rustige tijd zonder sociale verplichtingen in te plannen, zodat iedereen kan opladen en op zijn best kan zijn. Uiteindelijk maakt die mate van empathie het grote verschil.
Wil je meer horen van Chase en Doist? Luister dan de volledige aflevering hierboven, bekijk hun website, Doist, of volg Chase op Twitter, hier. Hoor meer verhalen over remote werken, retreats en bedrijfscultuur in de volgende aflevering van “More Beach Meetings.” Abonneer je op iTunes of Spotify.
