We hebben teamretreats vervangen door workations

Bij Surf Office organiseren we beroepsmatig offsites en retreats voor bedrijven. Toch hadden we tot dit jaar nog nooit een echte workation voor ons eigen team georganiseerd.

Op dit moment kiest maar zo'n 5% van onze klanten voor een workation in plaats van een meer traditionele bedrijfsoffsite. Maar nu we er zelf twee hebben gehouden, verwacht ik dat dat percentage dubbele cijfers gaat halen. Voor het juiste bedrijf is het format heel logisch.

De les die me het meest verraste was simpel: als je slimme, zelfstandige mensen samenbrengt, hoef je niet elk uur van hun tijd te vullen. Geef ze een goede plek, genoeg tijd en heel weinig structuur, en ze ontdekken zelf wat het bespreken waard is.

Hoe we ons remote team vroeger samenbrachten

Surf Office is een remote bedrijf, dus elkaar in het echt ontmoeten is altijd belangrijk voor ons geweest.

Elk jaar, begin december, organiseren we een All Hands-retreat waar het hele bedrijf samenkomt. Dat is ons belangrijkste bedrijfsbrede evenement van het jaar.

Gedurende het jaar probeerden we ook "miniretreats" te organiseren voor afzonderlijke afdelingen. In theorie was dat logisch. In de praktijk was het nooit zo eenvoudig.

We zijn geen enorm bedrijf en veel van onze functionele teams zijn klein. Om een retreat de moeite waard te maken, moesten we vaak meerdere teams combineren. Sommige teams organiseerden er een, andere sloegen het over. Het format was inconsistent en lastig te managen.

We merkten ook dat het gebruikelijke doel van deze retreats (brainstormen over strategie, problemen oplossen en nieuwe productideeën bedenken) niet altijd een extra gestructureerd evenement vereiste. In veel gevallen deden we dat werk effectiever asynchroon.

Toen kwam Lola, een van onze collega's, met een ander idee.

Voor de grap noemen we haar nu onze Chief Workation Officer.

Haar voorstel was eenvoudig: kondig een interessante locatie aan, nodig iedereen in het bedrijf uit om mee te gaan en werk een week samen. Deelname zou volledig vrijwillig zijn. Surf Office kon een paar diners of een deel van de accommodatie sponsoren, terwijl deelnemers de rest zelf betaalden.

Het zou onze jaarlijkse All Hands niet vervangen. Het zou een extra kans zijn voor mensen die gedurende het jaar meer tijd samen wilden doorbrengen.

Het idee was makkelijk te steunen. Iemand nam de verantwoordelijkheid, het zou het bedrijf relatief weinig kosten en het mogelijke voordeel voor het team was duidelijk.

Bij het plannen van de eerste paste ik één onderdeel van het model aan: Surf Office zou de hele reis betalen, inclusief vervoer en accommodatie, net zoals we dat bij onze gewone retreats doen. Meegaan bleef vrijwillig, maar niemands beslissing mocht afhangen van de vraag of diegene het zich kon veroorloven.

Experiment één: acht mensen op het Servische platteland

Onze eerste workation vond plaats op het Servische platteland in maart 2026.

Landelijk Servië eind maart was waarschijnlijk niet de meest voor de hand liggende manier om FOMO te creëren. Er gingen acht mensen mee, ikzelf inbegrepen.

Het oorspronkelijke plan was om bijna geen plan te hebben. We zouden een week op dezelfde plek doorbrengen, ons gewone dagelijkse werk voortzetten en al het andere vanzelf laten gebeuren.

Ik kon het niet helemaal laten om wat structuur toe te voegen, dus we wijdden één dag aan een AI-hackathon.

In die tijd lazen veel mensen over AI, testten ze tools en dachten ze na over hoe het hun werk zou kunnen beïnvloeden. Maar er is een groot verschil tussen experimenteren met een nieuwe tool en die gebruiken om een ingewikkeld proces binnen een echt bedrijf te automatiseren. Dat laatste vraagt context van meerdere mensen, en zulk werk gaat vaak makkelijker als je samen bent.

Twee weken voor de workation deelde ik een Google Sheet en vroeg ik iedereen om mogelijke projecten toe te voegen. We verzamelden 46 ideeën.

Op de ochtend van de hackathon bekeken we ze samen en kozen we er acht. We vormden duo's, brainstormden en bouwden de hele dag, en presenteerden de resultaten voor het diner.

Er waren geen prijzen en er was weinig competitie. Het doel was leren. De demo's gingen net zo goed over het bouwproces als over het eindresultaat, wat voor veel kleine 'aha'-momenten zorgde.

De groepsgrootte hielp. Met maar acht mensen konden we snel beslissingen nemen, tussen gesprekken wisselen en begrijpen wat iedereen aan het bouwen was.

Belangrijker nog: het effect bleef na thuiskomst doorwerken. Meer collega's begonnen AI-agents en workflows te bouwen in plaats van alleen over AI te lezen, het te overanalyseren of het gevoel te hebben dat ze achterliepen. De hackathon werd een referentiepunt voor gesprekken in het hele bedrijf.

De rest van de week was bewust rustig. We werkten, aten heerlijk Servisch eten, maakten één wandeltocht en stookten elke avond een kampvuur. De locatie had heel weinig afleiding, en dat bleek juist deel van de aantrekkingskracht.

Het voelde anders dan een retreat. Langzamer, minder gestuurd en natuurlijker.

Van experiment naar een nieuw bedrijfsformat

Na Servië begon ik me af te vragen of we überhaupt nog functionele teamretreats nodig hadden.

De eerste workation had mensen uit verschillende delen van het bedrijf samengebracht. Omdat er niet één afdeling of strategisch thema centraal stond, gingen de gesprekken over de gebruikelijke grenzen heen. Mensen leerden over projecten waar ze normaal niet mee in aanraking kwamen en hielpen problemen oplossen buiten hun formele rol.

‍

Dus besloten we verder te experimenteren: de jaarlijkse All Hands behouden, stoppen met aparte teamretreats en in plaats daarvan gedurende het jaar vrijwillige workations houden.

Onze tweede workation vond plaats op het Portugese platteland in de eerste week van juli. Deze keer gingen er 19 mensen mee.

Ik vermoed dat sommige collega's het experiment in Servië vanaf een veilige afstand hadden gevolgd en besloten dat ze de volgende niet wilden missen.

We kozen een wellnesslocatie waar mensen comfortabel de hele week konden doorbrengen. Net als in Servië ging iedereen door met het gewone werk. We aten samen, praatten, sportten, ontspanden en hadden veel informele één-op-ééngesprekken door het hele team heen.

We voegden ook weer één georganiseerde dag toe, maar deze keer kozen we voor een Barcamp in plaats van een hackathon.

Waarom een Barcamp goed werkte

Een Barcamp is een zelforganiserende miniconferentie. In plaats van dat het management de agenda bepaalt en sprekers kiest, kan iedereen een talk, workshop of discussie voorstellen. En elke deelnemer kan facilitator worden.

Twee weken voor de workation in Portugal plaatste ik een bericht in Slack en vroeg ik mensen om sessies voor te stellen. We maakten een pagina waarop iedereen kon stemmen op de ideeën die ze het nuttigst vonden.

Negentien deelnemers stelden 22 sessies voor. Op de ochtend van de Barcamp bespraken we de populairste ideeën en kozen we er acht voor die dag.

De best beoordeelde sessie was 'Hoe je tijdens je vakantie echt offline gaat'. Andere sessies gingen directer over het bedrijf, zoals een sessie over het verbeteren van de manier waarop we audiovisuele leveranciers inhuren voor grote bedrijfsoffsites.

Mijn eigen bijdrage was een workshop over het maken van memes 😀

De dag hielp me het verschil tussen de twee formats te begrijpen:

• Een Barcamp is handig om kennis te delen, brede vragen te verkennen en te ontdekken achter welke ideeën energie zit.
• Een hackathon is beter om iets te bouwen en te testen zodra je een duidelijker beeld hebt van wat je wilt maken.

Je kunt ze makkelijk in dezelfde week combineren: gebruik een Barcamp om ideeën naar boven te halen en aan te scherpen, en daarna een hackathon om de beste uit te werken tot prototype.

Maar geen van beide mag de workation overnemen. Eén gestructureerde dag was genoeg.

De neiging van een founder om alles dicht te plannen

Als een remote bedrijf mensen samenbrengt, is de reis zichtbaar en duur. Vluchten, accommodatie en eten lopen snel op. Als founder is het verleidelijk om elke minuut productief te laten lijken.

Je zet iedereen in een vergaderruimte. Je voegt strategieworkshops, motiverende presentaties, brainstormsessies en teambuildingactiviteiten toe. Al snel zit de agenda vol van ontbijt tot diner.

Het voelt verantwoord, omdat het bedrijf 'het maximale' uit de investering haalt.

Maar een overvol programma kan juist wegnemen wat mensen het meest nodig hebben: tijd.

Tijdens een workation doen mensen gewoon hun normale werk. Rondom dat werk stellen ze elkaar vanzelf vragen, vergelijken ze projecten, testen ze halfafgemaakte ideeën en beginnen ze gesprekken die nooit een formele Zoom-meeting zouden rechtvaardigen.

Het ene gesprek bij het ontbijt leidt tot het volgende tijdens een wandeling buiten. Iemand van sales legt een terugkerend klantprobleem uit aan iemand van operations. Een collega haakt aan bij een project omdat diegene toevallig relevante ervaring heeft. Twee mensen die normaal Slack-berichten uitwisselen, krijgen eindelijk genoeg context om iets goed op te lossen.

In vijf of zes dagen ontstaan zo honderden kleine uitwisselingen die geen enkele gestructureerde workshop kan nabootsen.

Heb je slimme, zelfsturende mensen aangenomen? Vertrouw er dan op dat zij zelf bepalen waar het over moet gaan.

Jouw taak is niet om elke interactie te faciliteren. Jouw taak is om de juiste plek en genoeg tijd te bieden.

Een workation is niet zomaar een langere bedrijfsretreat

De twee formats dienen verschillende doelen.
‍

Onze jaarlijkse All Hands heeft nog steeds een plek. Die brengt het hele bedrijf samen en creëert een gedeeld moment voor iedereen.

De workation doet iets anders. Die geeft een kleinere groep die zelf kiest om mee te gaan genoeg ruimte om samen te werken en tijd door te brengen, zonder te proberen een specifieke uitkomst af te dwingen.

Welke teams zijn klaar voor een workation?

Ik denk niet dat het format voor elk bedrijf geschikt is.

Het werkt waarschijnlijk het best als:

• De meeste mensen het bedrijf en elkaar al kennen.
• Het bedrijf een stevige cultuur heeft die geen gefaciliteerde boost nodig heeft.
• Het bedrijf product-market fit heeft en niet samenkomt om een existentiële vraag op te lossen.
• Teamleden zelfstandig en zelfsturend zijn.
• Mensen hun normale werk kunnen voortzetten zonder strak gecontroleerde opzet.

Een workation is minder geschikt als veel deelnemers nieuw zijn, het team dringend op één lijn moet komen of leidinggevenden verwachten dat de week een lijst vooraf bepaalde besluiten oplevert. In die gevallen is een meer gestructureerde offsite misschien het betere format.

De fout zou zijn om een workation te organiseren, de agenda leeg te laten en die vervolgens te beoordelen op de output van een strategieretreat. De waarde is meer verspreid. Je ziet die terug in sterkere relaties, snellere informele communicatie, nieuwe samenwerkingen en ideeën die zich na de reis verder blijven ontwikkelen.

De locatie is belangrijker dan de bestemming

Bij een gewone offsite beginnen bedrijven vaak met de stad. Bij een workation zou ik met de accommodatie beginnen.

Mensen brengen veel meer tijd door op de locatie dan tijdens een korte retreat, dus die moet bijna een week lang werken als een comfortabele plek om te wonen en te werken.

Ik zou minimaal letten op:

• Snel en betrouwbaar internet.
• Meerdere comfortabele werkplekken, inclusief rustige plekken om te bellen.
• Uitstekend eten op de locatie of heel dichtbij.
• Slaapkamers en gemeenschappelijke ruimtes waar mensen echt kunnen ontspannen.
• Buitenruimte, wellnessfaciliteiten of toegang tot de natuur.
• Genoeg afwisseling, zodat niemand zich opgesloten voelt in een vergaderruimte zonder ramen.
• Weinig logistieke afleiding zodra de groep er is.

Een afgelegen plek op het platteland kan beter werken dan een beroemde stad. In Servië hielp het ons dat we in the middle of nowhere zaten om ons te focussen en tijd samen door te brengen. In Portugal zorgde de wellnessomgeving ervoor dat een langere, rustigere week natuurlijk aanvoelde.

Het doel is niet om de bestemming met de langste lijst bezienswaardigheden te vinden. Het gaat erom een plek te vinden waar mensen graag verblijven.

Wat we hierna gaan doen

We zijn nog aan het experimenteren. Twee workations zijn niet genoeg voor een universele formule, en het format zal waarschijnlijk veranderen naarmate er meer mensen meegaan.

Maar van het basismodel ben ik overtuigd:

• Houd deelname vrijwillig.
• Geef de groep vijf of zes dagen in plaats van alles in een weekend te proppen.
• Laat mensen hun normale werk doen.
• Kies de locatie heel zorgvuldig.
• Voeg hooguit een of twee doelgerichte formats toe, zoals een Barcamp of hackathon.
• Bescherm de lege ruimte.

Dat laatste punt is misschien het moeilijkst.

De neiging om de agenda te vullen komt ergens redelijks vandaan: een remote team samenbrengen kost geld, en leidinggevenden willen dat de investering iets tastbaars oplevert. Maar niet elke waardevolle uitkomst kun je vooraf inplannen.

Soms is de beste manier om mensen te helpen samenwerken simpelweg: ze laten samenwerken.

En als je overweegt een workation te organiseren, kan Surf Office je helpen. We hebben al locaties gevonden die betrouwbare werkplekken, sterk internet, uitstekend eten en het soort omgeving combineren waarin een team comfortabel een hele week kan doorbrengen, zonder het gevoel opgesloten te zitten in een saaie vergaderruimte.