Bij Surf Office noemen we het onze all-handsretreat. Andere bedrijven noemen het een company meetup, een jaarlijkse offsite of gewoon een retreat.
Voor ons betekent het de All Hands-call, maar dan IRL, één keer per jaar uitgerekt tot een paar dagen.
Meestal doen we het in de eerste of tweede week van december, van maandag tot en met donderdag. Het belangrijkste doel is tijd met elkaar doorbrengen. In de loop der jaren hebben we de agenda aangepast, sommige aannames over locaties herzien en geleerd dat zelfs een activiteit waar ik waarschijnlijk mijn veto over had uitgesproken, leuk kan uitpakken.
Zo pakken we het aan, en dit is waarom.
Waarom we altijd begin december samenkomen
We kwamen bij december uit, vooral door de maanden te schrappen die niet werkten.
Onze locatieadviseurs, die klanten helpen bij het vinden van bestemmingen en locaties, hebben het het drukst van januari tot maart. Ons planningsteam heeft drukke periodes in april, mei en juni, en opnieuw in september, oktober en november.
De zomer brengt vakanties, hogere reiskosten en de uitdaging om data te vinden waarop iedereen kan. Eind december heb je kerst en oud en nieuw. Dan blijven de eerste twee weken van december over, en die werken goed voor ons.
Jouw bedrijf heeft waarschijnlijk een andere kalender. Waar het om gaat, is een periode vinden waarin mensen er echt bij kunnen zijn. Ik wil niet dat we iedereen samenbrengen en dat de helft van het team vervolgens verdwijnt in klantcalls of de dag besteedt aan dringend werk inhalen.
Deze retreat is een belangrijk onderdeel van onze cultuur. We zijn een remote bedrijf, en hoewel we door het jaar heen workations organiseren, zijn die optioneel.
Slechts een deel van het team gaat mee. De all-handsretreat is het moment waarop we iedereen erbij willen hebben, dus we plannen alles zo dat dat mogelijk is.
Het helpt ook om elk jaar ongeveer dezelfde data aan te houden. Zelfs voordat we de bestemming of de precieze data bekendmaken, weten mensen dat ze bij hun eigen plannen rekening moeten houden met begin december.
We checken de beschikbaarheid zonder over de bestemming te stemmen
Voordat we iets bevestigen, zorgen we ervoor dat iedereen beschikbaar is op de voorgestelde data. Maar we beginnen niet met een bedrijfsbrede stemming over waar we heen gaan (dat zorgt alleen maar voor chaos).
We hebben interne criteria, en de mensen die de retreat organiseren gebruiken die om de beslissing te nemen. Zodra alles bevestigd is, maken we de bestemming, de locatie en de data bekend.
Het eerste criterium is simpel: kan iedereen er makkelijk komen?
We gebruiken dezelfde tools als bij onze klanten, waaronder onze Location Finder. Het grootste deel van ons team woont in Europa, met een paar collega's in Noord- en Zuid-Amerika en Azië, dus Europa ligt meestal het meest voor de hand.
Er speelt ook een budgetkwestie. Een team dat grotendeels in Europa zit voor drie nachten naar een ander continent brengen, kost veel extra reistijd en geld. Daarom verwacht ik dat we in Europa blijven samenkomen.
Visumvereisten spelen ook mee. We kiezen het liefst bestemmingen die iedereen zonder visum kan bezoeken. Of iemand naar Europese bedrijfsoffsites kan reizen, nemen we ook mee bij het aannemen van mensen, want we willen dat iedereen in het team erbij kan zijn zonder ingewikkelde visumprocedure.
Redelijk weer is genoeg
Voor een retreat in december kijken we meestal naar Zuid-Europa. We willen een plek waar mensen graag naartoe gaan, het liefst met redelijk weer, maar we verwachten geen zomer.
Dit raden we vaak aan klanten aan die waar voor hun geld willen: overweeg Spanje, Portugal, Zuid-Italië of Griekenland tussen november en april.
Onze ervaring is dat je buiten het drukste seizoen meer waar voor je geld krijgt, en misschien heb je ook nog zon en aangename temperaturen. Je moet er wel vrede mee hebben dat dat misschien niet zo is.
Voor onze eigen retreat is goed weer mooi meegenomen. Dat iedereen makkelijk kan komen, is belangrijker.
Hoe we de locatie kiezen
Accommodatie is een flink deel van het budget, dus we zoeken een goede deal. Begin december samenkomen helpt daar al bij.
Soms nodigen hotelpartners waarmee we samenwerken ons uit om gratis of met flinke korting te verblijven. Ook die kansen nemen we mee in de beslissing.
Over het algemeen hebben we een voorkeur voor locaties op het platteland. Als we maar een paar dagen hebben, vind ik het fijn dat iedereen op dezelfde plek is. Dan is het makkelijker om samen koffie te drinken, aan te schuiven bij een gesprek of spontaan een uurtje samen door te brengen.
In een stad waaieren mensen uit. De een gaat sightseeing doen, de ander zoekt een café op en weer anderen gaan een heel andere kant op. Daar is niets mis mee, maar het verandert wel hoeveel tijd we samen doorbrengen.
Aan de andere kant: vorig jaar gingen we naar Istanbul, en dat was episch. Veel mensen zeiden dat het de beste retreat was die we ooit hadden georganiseerd. Dus ik moet ruimte laten om mijn voorkeur voor het platteland te heroverwegen.
Het doel is veranderd naarmate het bedrijf groeide
De belangrijkste reden dat we onze all-handsretreat organiseren, is dat we een remote team zijn en elkaar willen zien. Teambuilding staat voorop.
In de beginjaren van het bedrijf zag de agenda er anders uit. Toen onze product-market fit minder duidelijk was en onze processen rommeliger, besteedden we meer tijd aan het product, de strategie en hoe het bedrijf zou moeten werken.
Er valt nog genoeg te verbeteren. Maar ik denk dat we een cultuur hebben opgebouwd waarin we verbeteringen async kunnen doorvoeren en het hele jaar door nieuwe ideeën kunnen uitproberen. We hoeven niet op de jaarlijkse retreat te wachten om iets belangrijks te veranderen.
Dat geeft ons meer vrijheid om ons deze paar dagen op de onderlinge band te richten.
We hebben nog steeds workshops en werksessies. We denken alleen goed na over welke ervan er baat bij hebben dat iedereen in dezelfde ruimte zit.
Maandag tot en met donderdag is voor ons de juiste lengte
Onze gebruikelijke opzet is simpel:
- Maandag: aankomst, informeel coworken en een welkomstdiner
- Dinsdag: sessies in de ochtend en teamactiviteiten in de middag
- Woensdag: sessies in de ochtend en teamactiviteiten in de middag
- Donderdag: vertrek en informeel coworken rond de reisplannen
De aankomst- en vertrekdagen laten we grotendeels vrij. Mensen kunnen werken, koffie drinken, kletsen of vanzelf aan het brainstormen slaan. Iedereen probeert op maandag op tijd te zijn voor het welkomstdiner.
Dinsdag en woensdag zijn de twee vollere dagen. Zo hebben we genoeg tijd samen zonder de retreat te lang te maken.
Ik merk dat maandag tot en met vrijdag vermoeiend kan worden, ook voor veertigplussers zoals ik 😀 Voor introverte mensen kan het bovendien veel sociale tijd zijn. Drie nachten voelt voor ons team als een goede balans.
Sommige mensen komen een dag eerder of blijven langer. Die verlengingen regelen ze vaak zelf, al organiseren we soms iets als meerdere mensen dezelfde plannen hebben.
Voor onze retreat in de Algarve reisden bijvoorbeeld een paar collega's via Lissabon en bleven ze daar een nacht. We organiseerden een longboardworkshop en gingen daarna naar een sambaconcert. Dat werd een heel leuke opwarmer voor de retreat zelf.
Ochtendsessies hebben een reden nodig om fysiek plaats te vinden
De ochtenden houden we redelijk relaxed. Na het ontbijt beginnen de sessies meestal rond 9.30 uur en ze duren tot de lunch.
Bij het kiezen van een workshop vraag ik me af: wat kunnen we samen doen dat async minder goed lukt?
Als je die vraag serieus neemt, wordt het lijstje korter.
Een voorbeeld dat goed werkte, was een sessie over Unreasonable Hospitality. Iedereen in het team had het boek gelezen, en we brainstormden over hoe we de ideeën eruit konden toepassen op ons bedrijf en de retreats die we organiseren.
Dat iedereen erbij was, hielp bij die discussie. Mensen konden voortbouwen op elkaars ideeën en bedenken hoe die in de praktijk zouden werken. Voor dat soort sessies wil ik ruimte maken.
We proberen ook onderwerpen te kiezen waaraan het hele team kan meedoen. Dit is een van de weinige momenten waarop iedereen samen is, dus die kans willen we goed benutten.
Activiteiten moeten het makkelijk maken om samen tijd door te brengen
De middagen zijn meestal voor teamactiviteiten. Mijn voorkeur gaat uit naar iets inclusiefs, ongedwongens en waarbij je makkelijk kunt praten.
Een rustige kustwandeling is een goed voorbeeld. Je verkent de omgeving, praat in kleine groepjes, voert een één-op-ééngesprek of loopt een tijdje in stilte als je daar zin in hebt. Voeg onderweg een maaltijd of een drankje toe, en je hebt een heel geslaagde middag.
Kookworkshops werken ook goed. Je maakt samen iets, en er is volop ruimte voor gesprekken. Ik hou ook van activiteiten die verbonden zijn met de lokale cultuur. In Istanbul deden we workshops waarin we lokale lampen en leren producten maakten.
Over het algemeen probeer ik alles te vermijden wat cringe voelt 🫠 Maar misschien heb ik me daarin vergist.
In de Algarve organiseerde het team een activiteit waarbij we houten karts in elkaar zetten en daarna een race hielden. Ze hadden het me vooraf niet verteld. Ik vermoed dat ik ertegen was geweest als ze dat wel hadden gedaan.
Het bleek leuk. Echt leuk. Dus blijkbaar moet ik wat ruimdenkender worden 😀
Er is ook ruimte voor mensen om zelf activiteiten te organiseren. Onze collega Lola organiseert hardloopclubjes in de ochtend, en we hebben zelfs een hardloopclubpet voor wie meedoet.
De retreat prettig maken voor verschillende mensen
Vroeger was ik enthousiaster over activiteiten zoals wijnproeverijen. Maar veel mensen in ons team drinken niet of zijn ermee gestopt, dus we maken alcohol niet langer het middelpunt van activiteiten.
In Istanbul deden we bijvoorbeeld een cocktailworkshop waarin alle drankjes alcoholvrij waren. Zo kon iedereen van dezelfde ervaring genieten.
Ik denk ook na over hoe de retreat voelt voor mensen die grote groepen uitputtend vinden. Ik las een Reddit-thread waarin mensen beschreven waarom ze een hekel hadden aan bedrijfsoffsites, en dat was een nuttige herinnering dat wat een organisator leuk vindt, voor iemand anders een ongemakkelijke middag kan zijn.
Niet iedereen wil voor een groep spreken, meedoen aan een activiteit met fysiek contact of constant sociaal zijn. Ik wil niet dat we aannemen dat iedereen zich op zijn gemak voelt, alleen omdat niemand bezwaar maakt.
Dat bepaalt mee welke activiteiten we kiezen, hoe lang de retreat duurt en hoeveel ruimte we rond de agenda laten. Ik wil dat iedereen meegaat en zich betrokken voelt, maar ook de ruimte heeft om op een prettige manier mee te doen.
Retreatswag
We hebben de traditie om retreatswag te maken, en ik geniet daar waarschijnlijk meer van dan zou moeten.
Mijn belangrijkste regel is dat het nuttig moet zijn. Idealiter is het iets wat mensen echt willen dragen of blijven gebruiken.
Op de eerste dag leg ik de swag op een tafel in de vergaderruimte en laat ik mensen pakken wat ze willen. Wat overblijft, neem ik mee naar huis.
Dat vind ik beter dan iedereen een vast pakket te geven. Als iemand iets niet wil, hou ik het liever zelf dan dat diegene het mee naar huis neemt en uiteindelijk weggooit.
Ik maak ook graag stickers die met de bestemming te maken hebben. Ze zijn een kleine herinnering aan die specifieke retreat.
Als ik goede swaginspiratie vind, zet ik die op mijn kleine website, Swagalogue. Heb je iets gezien wat het toevoegen waard is? Stuur het me!
We doorlopen hetzelfde proces als onze klanten
Meestal plannen twee mensen uit ons team de retreat intern. Ze organiseren die volgens hetzelfde proces als bij retreats voor klanten, zodat de rest van ons het als deelnemer ervaart.
We hebben een dashboard met alle praktische informatie. Er is een aankomstformulier waarin mensen hun reisgegevens, dieetwensen en andere informatie delen die de planners nodig hebben.
We maken ook een WhatsApp-groep aan voor updates tijdens de retreat. Berichten als “Over 15 minuten verzamelen we hier” zijn veel makkelijker te volgen als iedereen ze op dezelfde plek ontvangt.
Door het zelf te ervaren, zien we makkelijker wat we kunnen verbeteren. Is de informatie duidelijk? Kan iets anders georganiseerd worden? Wat zou de ervaring voor deelnemers makkelijker maken?
Onze eigen retreat geeft ons ook meer ruimte om te experimenteren met ideeën die we nog niet bij klanten durven in te zetten. We kunnen een activiteit of een andere aanpak uitproberen en zelf zien hoe het werkt.
Na alle beslissingen over de locatie, de reisregelingen, workshops en activiteiten vind ik het belangrijkst of mensen tijd hadden om van elkaars gezelschap te genieten. Het grootste deel van het jaar werken we vanaf verschillende plekken.
Deze paar dagen geven ons gedeelde ervaringen en gesprekken die we anders zouden missen, en ik wil genoeg ruimte laten zodat die kunnen ontstaan.
