Bij het plannen van een offsite is elk bedrijf uniek. Sommige groepen willen veel tijd voor werk en brainstormsessies, terwijl andere zich vooral richten op teambonding. Maar voor de meeste? Het uiteindelijke doel is één ding: de best mogelijke ervaring creëren voor je team.
Bij Surf Office zijn we bepaald geen beginners in het plannen van werkretreats, en door de jaren heen hebben we het een en ander geleerd over wat een goede offsite laat slagen, waar bedrijven in de planningsfase rekening mee moeten houden en natuurlijk wat ze beter kunnen vermijden.
Lees verder voor vijf fouten die je niet wilt maken bij het organiseren van teamactiviteiten voor je volgende offsite.
1. Plan niet te veel activiteiten
Te veel activiteiten plannen kan leiden tot een overvol programma, waarin collega's van activiteit naar werksessie rennen, zich opgejaagd voelen en niet volop van hun ervaring kunnen genieten.
Voorkom dit door je planning te beginnen met duidelijk omschreven doelen. Zodra je weet wat je wilt bereiken, kies je teambuildingactiviteiten op basis van die doelen, idealiter twee per dag van je retreat.
Zorg ook voor voldoende buffertijd voor en na elke sessie. Niemand houdt van haasten, dus met die extra tijd kan iedereen even tot rust komen, een kop koffie pakken, zich voorbereiden op de volgende activiteit en contact maken met teamleden tussen de actievere onderdelen van je programma door.
2. Combineer niet allerlei activiteiten door elkaar
Misschien denk je nu: is het niet juist een goede ervaring om een hele reeks activiteiten in één middag te proppen en mensen zelf te laten kiezen wat ze willen doen? Voor sommige teams kan die kies-je-eigen-avontuuraanpak werken! Maar ga na of dit aansluit bij je doelen.
Als het doel van je offsite teambuilding is en het versterken van de band tussen collega's, kan een programma dat je team opsplitst averechts werken. Kies in plaats daarvan voor één activiteit die toegankelijk en aantrekkelijk is voor de hele groep, met later wat geplande vrije tijd waarin iedereen zijn eigen gang kan gaan!
3. Zorg dat je activiteiten inclusief zijn
Kan iedereen meedoen aan de activiteiten die je hebt gepland? Heb je in je programma rekening gehouden met uiteenlopende voorkeuren? Zorg dat je planning inclusief en toegankelijk is voor al je teamleden.
Geef voorrang aan laagdrempelige activiteiten waar de meeste mensen aan kunnen deelnemen, zoals speurtochten, wandeltours en proeverijen, en bied altijd de optie van vrije tijd voor wie liever niet meedoet.
Dit is extra belangrijk als je uitjes vol adrenaline plant, zoals ziplinen of surfen, die niet ieders ding zijn. Meer introverte teamleden waarderen deze rustmomenten misschien ook om even afstand te nemen en op te laden voordat ze zich later weer bij de groep voegen.
4. Plan geen lange transfers naar activiteiten
Voor sommige activiteiten is vervoer nodig, en dat is prima zolang je binnen je planning genoeg tijd inruimt om alles te organiseren, erheen te gaan en weer terug te komen.
Idealiter kies je activiteiten waarvoor geen transfers nodig zijn of die een kortere reistijd hebben. Maar als je een bestemming wilt bezoeken die wat verder weg ligt, bedenk dan hoe je het meeste uit je tijd op die plek haalt.
Als je bijvoorbeeld in Ericeira verblijft maar een speurtocht in Lissabon plant, is het misschien een goed idee om daar ook te blijven eten!
5. Let op deadlines bij het plannen
Zodra je weet wat je wilt doen, is de grootste fout die je kunt maken bij het plannen van een offsite wachten tot het laatste moment met boeken!
Als je in het hoogseizoen met een grote groep reist en activiteiten pas een week voor je retreat boekt, kun je er bijna zeker van zijn dat je eerste keuze niet meer beschikbaar is.
Aanbieders hebben tijd nodig om personeel in te plannen, eten te bestellen en andere regelingen te treffen voor hun groep. Door ze de tijd te geven die ze nodig hebben, kunnen ze jou helpen de best mogelijke ervaring te hebben.
En als je eenmaal op je offsite bent? Doe altijd je best om op tijd te zijn. Eén activiteit die uitloopt kan het hele programma beïnvloeden, dus zorgen dat je de juiste hoeveelheid tijd hebt ingepland om op schema te blijven, is essentieel voor een geslaagde retreat.
Als je deze tips volgt en deze vijf belangrijke fouten vermijdt, ben je goed op weg om een geweldige retreat voor je team te plannen.
En wil je nog wat meer hulp? Daar zijn wij voor! Neem gerust contact op als je hulp nodig hebt bij je volgende epische offsite.
