De eerste vraag die onze locatieplanner aan nieuwe klanten stelt, is: “Heb je al eens een retreat georganiseerd?” Wie het proces al eens heeft doorlopen, heeft een paar lessen op de harde manier geleerd, waaronder dat het bijna onmogelijk is om alles wat je wilt in één locatie te vinden. Zie het als het zoeken naar het perfecte huis: er is altijd een compromis.
Het idee van een retreat en fantaseren over alle mogelijke bestemmingen is het leuke deel, maar de juiste locatie vinden kan overweldigend zijn en de kosten lopen snel op. We beginnen met het bepalen van de meest geschikte bestemming en accommodatie, en daarna plannen we de details van de retreat: hoe het team de tijd besteedt tijdens werk- en vrije uren. Er zijn een paar cruciale vragen die helpen om de keuze aan bestemmingen en locaties te beperken. Hoe duidelijker je de criteria voor de retreat definieert, hoe succesvoller hij wordt.
Dealbreakers
Om de juiste omgeving te kiezen (afgelegen, landelijk, aan de kust of in de stad) en de juiste accommodatie (appartementen, villa's of een hotel), is het belangrijk om helder te hebben wat het doel van de retreat is en wat de groep nodig heeft.
Doel
Is het doel om een project af te ronden? Vraagt het werk veel focus en concentratie?
Zo ja, dan kun je beter grote steden vermijden, die afleiding kunnen bieden, of locaties met veel andere mensen. Tegelijk kan het belangrijk zijn om een locatie te vinden met ontspannende activiteiten, zoals yoga op het strand, natuurwandelingen of wijnproeverijen, zodat het team samen of individueel kan ontspannen en opladen om de volgende dag weer productief te zijn.
Ben je het format van je evenement nog aan het bepalen? Verschillende ideeën voor een bedrijfsretreat verkennen kan je helpen bepalen of je retreat draait om werk, een feestje, de natuur of de stad, voordat je locaties gaat selecteren.
Offline of online
Bij online werk is snel en betrouwbaar internet een must, wat het aantal beschikbare locaties kan beperken. Bij groepsbrainstorms over strategie of andere onderwerpen kan het team juist digitaal afschakelen op een afgelegener plek.
Feest
Een retreat kan een teambuildingervaring zijn om een succes te vieren, of nadat een startup een financieringsronde heeft binnengehaald. In dat geval doen geschikte werkruimtes er misschien minder toe, maar is het essentieel hoe de groep samen tijd doorbrengt. Steden bieden volop mogelijkheden om samen of zelfstandig op ontdekking te gaan, maar ze kunnen ook minder verbindend zijn dan kustplaatsen of plekken midden in de natuur. We hebben opties die allebei bieden: omgevingen waar een team hechter kan worden, maar ook binnen 30 minuten van het nachtleven van een stad kan genieten.
be.
Locatie, locatie, locatie
De meeste bedrijven waarmee we werken hebben enkele of alle teamleden verspreid over verschillende landen, of hebben meerdere kantoren. We hebben gemerkt dat een neutrale locatie het beste werkt, omdat het dagelijks leven dan niet de overhand krijgt bij wie een thuisvoordeel heeft.
Daarnaast is het belangrijk om vluchtduur, overstappen en kosten redelijk te houden. We hebben een Location Finder ontwikkeld om bestemmingen te vinden met directe verbindingen voor teamleden op verschillende locaties.
Stel dat een bedrijf twee mensen in Boedapest heeft, drie in Stockholm en twee in New York: dan geeft de locatiecalculator aan dat Barcelona de beste optie is, met de vluchttijden vanaf elke vertrekplaats en het aantal overstappen.
Hij toont ook de gemiddelde kosten van alle vluchten, die lager uitvielen dan voor vluchten naar andere Europese steden.
Budget
Net als bij een bruiloft kunnen de kosten van een retreat makkelijk uit de hand lopen, vooral als je in een stad zit en met het team flink wilt uitgaan.
Voor teams met een beperkt budget raden we appartementen aan met eenpersoons-, tweepersoons- of zelfs driepersoonsbezetting. Appartementen kun je boeken met een werkruimte en ze zijn een goede optie voor snelgroeiende startups die een designsprint of een retreat rond productinnovatie organiseren. Onze appartementsgroepen bestaan meestal uit 10-40 personen die 4-6 nachten blijven. We bieden appartementen in Europa en in de Catskill Mountains in de staat New York.
Villa's werken goed voor kleinere groepen van 15-30 personen die 5-7 dagen of langer blijven. We bieden villa's met meer dan 10 kamers, die je kunt indelen voor eenpersoons- of tweepersoonsbezetting. Verschillende woonruimtes kun je gebruiken als werk- of chillruimte. We hebben villa's in Valencia, Ericeira en Mallorca en kunnen helpen bij het vinden van woningen op andere bestemmingen.
Hotels zijn ideaal voor snelgroeiende bedrijven die de flexibiliteit nodig hebben om tot een paar weken voor de start van hun retreat nog deelnemers toe te voegen (bij appartementencomplexen is dat vaak beperkter). Standaard bieden we meestal 4-sterrenhotelopties in combinatie met een evenementenruimte of vergaderzaal. Afhankelijk van het doel van de retreat bieden we ook 3-sterrenhotels (voordeliger) en 5-sterrenhotels (voor executive retreats of bestuursvergaderingen). Onze hotelopties zijn beschikbaar in Europa en de VS.
Meer advies nodig?
We werken met betrouwbare partners op bestemmingen in heel Europa en de VS. Op plekken waar we nog geen partners hebben, weten we ze te vinden. Ook hebben we lokale contacten die ons helpen om onvergetelijke teamervaringen te plannen, of het nu gaat om surfen, bijzondere maaltijden op plekken waar je op reisblogs niets over leest, of andere activiteiten.
