Dit is een gastblog van Steffen Hedebrandt, Marketing director bij Airtame, die vorig jaar Surf Office Lisbon bezocht. Met zijn ervaring als Nordic Director bij Upwork en een MSc. in Strategy, Organization and Leadership blogt en spreekt Steffen regelmatig over startups, digitalisering, innovatie en digital nomads.
'We verhuizen het kantoor voor 10 dagen naar een huis,' kondigde Jonas Gyalokay, director bij Airtame, een maand geleden aan. Tien dagen! Is hij gek geworden? Is het geniaal? Kan dit überhaupt?
Afgelopen donderdag kwam ik thuis van een van de meest bijzondere ervaringen uit mijn werkende leven.
Met Airtame verhuisden we met 30 mannen naar Thalia in Marielyst, het oude vakantieverblijf van Deense acteurs.
Het hele kantoor werd letterlijk ingepakt en naar een vakantiehuis verhuisd. Monitoren, kabels, computers: alles werd ingepakt, verhuisd en weer opgebouwd.
Waarom?
We hebben onlangs 4,4 miljoen Deense kronen gekregen van het Innovatiefonds om een cloudplatform te ontwikkelen waarmee Airtames vanuit de cloud beheerd kunnen worden.
Dronninglund Gymnasium is bijvoorbeeld een van de klanten die dit product gaat gebruiken. Zij hebben bij elke projector een Airtame geïnstalleerd, 45 in totaal. Binnenkort bedienen we ook schooldistricten in de Verenigde Staten, waar 5, 10 of 20 keer zoveel Airtames beheerd moeten worden. Zoals je ziet, heeft ons product een enorm potentieel.
Met een cloudplatform kunnen scholen alle Airtames via één website beheren.
Dit project kan ons een voorsprong op onze concurrenten geven, dus het is essentieel om het platform snel en van topkwaliteit te ontwikkelen. Om zoveel druk aan te kunnen, kwam het management van Airtame met een duidelijk plan: een workation.
Ook goed om te weten: het afgelopen jaar is ons team met 50% nieuwe medewerkers gegroeid. Deze 10 dagen co-living / workation zouden alle medewerkers, bestaande en nieuwe, helpen om sterkere banden met elkaar op te bouwen.
Hoe we het aanpakten
Elke afdeling had de opdracht gekregen om doelen op te stellen voor wat ze in die 10 dagen wilden bereiken.
Onze klantenservice wilde de hele Zendesk-inrichting opnieuw ontwerpen. De marketingmensen wilden het websiteverkeer vermenigvuldigen en zoveel mogelijk flows automatiseren. Sales wilde met 100 klanten praten en de programmeurs gingen all-in voor het cloudplatform. Anderen vroegen om functionaliteit die essentieel was nu we verder waren gegaan.
De dagen begonnen meestal met ontbijt tussen 7 en 10 uur. Soms was dat eerder, soms wat later omdat we de avond ervoor misschien lang hadden doorgewerkt.
Om 10 uur hadden we een dagelijkse stand-up. Iedere medewerker kreeg zo'n 30 seconden om de collega's uit te leggen wat hij of zij die dag wilde bereiken.
Daarna volgden 3 uur intensief werk tot 13.00 uur, wanneer de lunch werd geserveerd. De lunch combineerden we met wat we Lunch-and-Learn noemden. Elke afdeling was om beurten verantwoordelijk voor een specifiek onderwerp dat ze diepgaand aan de anderen presenteerden. Na de lunch werkten we weer door tot 19.00 uur, wanneer we samen gingen eten.
We moesten ons lichaam wel een beetje in beweging houden. Om 17.30 uur organiseerden we een vrijwillige 'daily workout', een welkome afwisseling van toetsenbord en scherm. Anderen maakten gebruik van de ligging van het huis op een paar honderd meter van het strand en gingen een frisse neus halen.
Veel avonden gebruikten we de recreatievoorzieningen in het huis. Tafeltennis, tafelvoetbal, PlayStation en de nieuwste aflevering van Game of Thrones kijken: we genoten er allemaal van. We organiseerden zelfs een Counter Strike-toernooi.
Toch kwam kort na de pauze de passie voor het werk weer volle kracht terug. Computers gingen aan. Nieuwe regels code werden geschreven. De verkoop moest omhoog. De klantervaring moest beter. De avonden waren lang en de meesten van ons werkten tot middernacht of zelfs later.
De 10 dagen hard werken eindigden op woensdagavond met een DEMO-event en een feest. Elke afdeling presenteerde wat ze de afgelopen dagen had bereikt. Velen lieten verbluffende en prikkelende resultaten zien. Het was alsof iemand toverstof over het huis had gestrooid. We haalden een groot deel van de toch al ambitieuze doelen die we vóór de workation hadden gesteld.
Checklist voor een geslaagde workation:
- Zorg dat je 100% zeker weet dat er in de hele accommodatie snel internet is.
- Zorg voor ruimte om na te denken en geconcentreerd te werken, maar ook voor sociale ruimtes en eetgelegenheden.
- Zorg dat alle medewerkers goed kunnen slapen.
- Regel een kok. We bespaarden veel tijd doordat een chef drie maaltijden per dag regelde en bereidde.
- Stel ambitieuze doelen en houd je daar tijdens je hele workation aan.
- Heb plezier. Zorg dat medewerkers dichter naar elkaar toe groeien. Speel voetbal of tafeltennis, spring in het zwembad, maak een strandwandeling.
- Kies een locatie die niet onmogelijk ver van je woonplaats ligt. Sommigen moeten misschien even naar huis om familie en vrienden te zien.
Hier is een video met een aantal lessen uit onze workation van 10 dagen.
Wat doe jij om de productiviteit in je bedrijf te verhogen?
Heb je een inspirerend verhaal over jouw workation? Laat het ons weten!
En denk je er nog maar over na om er een te organiseren? Dan is Lissabon een prima plek om te beginnen.
