2020 luidde een nieuw tijdperk in voor remote werken, en meer bedrijven dan ooit wagen de sprong naar digitaal werken.
Maar hoe zorg je dat je team elkaar nog genoeg ziet als je niet meer op kantoor werkt?
Natuurlijk zijn er koffiepraatjes en virtuele borrels via Zoom, maar hoe zit het met iets wat meer om het lijf heeft?
Veel remote bedrijven, zoals Help Scout, Slido en Gamestorming, zijn virtuele retreats gaan plannen. Zo kunnen hun medewerkers langer samenkomen en met elkaar in contact staan, waar ter wereld ze ook zijn.
We wilden meer weten over hoe deze virtuele retreats worden georganiseerd. Daarom spraken we met experts en deden we inzichten op bij teamleden van Slido, Help Scout, Gamestorming, Aragone One en Toogl.
Wil je een virtuele retreat voor je team plannen? We hebben onze belangrijkste inzichten en tips verzameld voor een effectief en boeiend online evenement. Lees verder voor meer informatie.
Welke workshops kun je dan doen?
Een virtuele retreat plannen draait om drie onderdelen: de agenda, de techniek en de moderatie van het evenement. De laatste twee komen in het volgende deel aan bod, maar laten we ons eerst op de agenda richten.
Met de juiste planning en begeleiding kunnen virtuele evenementen net zo goed zijn als fysieke evenementen. Plan een mix van synchrone en asynchrone sessies, zodat teamleden in verschillende tijdzones ook mee kunnen doen. Een goede vuistregel is 80:20: 80% van je content vooraf opgenomen en 20% live.
Houd ook rekening met de verschillende persoonlijkheden in je team. Sommige teamleden vinden het helemaal prima om live voor de camera mee te doen, terwijl anderen wat cameraschuw zijn en hun vragen liever vooraf of anoniem insturen.
En net als bij een fysieke retreat heeft niet iedereen interesse in elke sessie. Combineer een paar sessies waar iedereen bij moet zijn met enkele optionele workshops en activiteiten. Zo creëer je balans zonder je team te overladen met een overvolle agenda.
Denk ook goed na over hoe je je content brengt. Volgens dit Notion-document combineren de meest effectieve virtuele evenementen sessies die om content draaien met sessies die om gesprekken draaien.
Ligt de focus van een workshop te veel op content, dan kan je team afhaken of overweldigd raken door de hoeveelheid informatie.
Ligt de focus daarentegen te veel op gesprekken, dan voelen je teamleden zich misschien verloren zonder de structuur van georganiseerde content die alles in goede banen leidt.
Dit zijn enkele van onze tips voor virtuele workshops:
- Laat een motivational speaker je team toespreken
- Organiseer een sessie over mentale gezondheid
- Bied businesscoachingsessies aan
- Organiseer een virtueel kampvuur met Tiny Campfire
- Zet in op teambuilding met een paar icebreakerspellen
- Houd een mastermindsessie
- Organiseer een virtuele hackathon
- Nodig een echte geit (of lama) uit voor je volgende videocall
- Een online escaperoom
Je workshops staan. Maar met welke tools begeleid en modereer je ze?
Bij een virtueel evenement kunnen de tools die je gebruikt de ervaring voor je team maken of breken.
We hebben allemaal wel eens een webinar gevolgd met een haperende verbinding, of naar een virtuele spreker geluisterd zonder direct met diegene in gesprek te kunnen. Juist de interactie maakt conferenties, webinars en vooral teamretreats bijzonder.
Sterker nog, zoals Juraj Holub van Slido opmerkt: de interactie tijdens deze evenementen is wat ze onderscheidt van thuis gewoon een YouTube-video kijken.
Maak virtuele break-outruimtes aan in Zoom of Google Hangouts, waar kleinere groepen uit je team samenkomen voor een mastermindsessie of virtuele hackathon.
Met tools als VideoAsk kunnen deelnemers vooraf hun vragen per video insturen. Wil je meerdere sessies in een meer ontspannen vorm organiseren? Probeer dan een platform als Hopin, waar deelnemers net als in het echt ruimtes in- en uitlopen.
Dave Mastronardi van Gamestorming merkt bovendien op dat er weliswaar talloze geweldige online tools zijn, maar dat ook sticky notes, papier en whiteboards online prima werken. Er zijn dus genoeg opties, wat je middelen ook zijn.
Dit zijn enkele van onze aanraders als tools om je virtuele retreat te begeleiden:
Welke uitdagingen kun je verwachten?
Een van de lastigste onderdelen van een virtueel evenement is misschien wel omgaan met de verschillende tijdzones binnen een remote team. Let op: dit is een van de vele obstakels die we bespreken in ons artikel over 7 uitdagingen van virtuele teams.
Tools als The World Clock Meeting Planner helpen je een tijdstip te vinden dat voor al je teamleden binnen de normale werkdag valt.
Een andere oplossing is om de meer optionele onderdelen op twee verschillende tijden in te plannen, zodat teamleden kunnen aansluiten wanneer het hun het best uitkomt.
Teambuilding is nog zo'n onderdeel van virtuele evenementen dat online wat lastiger is dan in het echt.
Samen eten, een vast onderdeel van de meeste offsites, is virtueel wat ongemakkelijker. Een informeler alternatief is een koffiemoment of borrel waarbij iedereen samenkomt op Zoom om bij te praten over de dag, het werk en wat er in hun leven speelt.
Veel traditionele icebreakers en teambuildingactiviteiten draaien om samen tijd doorbrengen op één plek, maar er zijn ook genoeg creatieve manieren om elkaar digitaal te leren kennen en relaties op te bouwen.
Becca Van Nederynen van Help Scout heeft een leuk idee voor een virtuele teambuildingactiviteit: een ‘virtuele speurtocht’, waarbij teamleden binnen een bepaalde tijd dingen online moeten vinden, zoals beroemde dubbelgangers van het managementteam, de gekste torens, enzovoort.
Iets eenvoudiger: Dave van Gamestorming stelt voor dat elke deelnemer een voorwerp van het bureau pakt en uitlegt wat het betekent. Een snelle en makkelijke icebreaker om een sessie mee te beginnen.
We boffen dat we in een tijd leven waarin virtueel contact makkelijker is dan ooit. Voor veel bedrijven zijn virtuele retreats een handig middel geworden om in deze onzekere tijden verbonden te blijven zonder collega's fysiek te ontmoeten...
Hoewel ze duidelijk voordelen hebben, zijn virtuele retreats eerder een brug naar fysieke retreats dan een vervanging ervan.
Klaar om je eigen virtuele retreat te plannen? Laat ons weten hoe het ging via Twitter of Instagram. We horen graag alles over je ervaring.
