Als je retreats voor remote teams organiseert, kun je er niet omheen dat medewerkers op allerlei verschillende plekken wonen.
Vluchten boeken en het hele team op één plek krijgen kan flink wat hoofdpijn opleveren. Zoekmachines voor vluchten zoals Google Flights en Kayak zijn gemaakt voor individuele reizigers, niet voor groepen.
Daarom besloten we dit proces makkelijker te maken met een nieuwe, gratis tool: Location Finder.
Wat is Location Finder?
- Een gratis tool gebaseerd op de API van Kiwi.com
- Zoekt vluchtverbindingen bij meer dan 500 luchtvaartmaatschappijen
- Werkt als rekenhulp voor groepsreizen om de beste bestemmingen te vinden
- Ontworpen voor remote teams en bedrijven met medewerkers op verschillende locaties
- Geen boekingstool, maar een ‘adviseur’ die je helpt de beste locatie voor je volgende bedrijfsbijeenkomst te kiezen
Voorbeeld: een wereldwijd verspreid bedrijf organiseert een all-handsmeeting
- Het bedrijf van 250 mensen heeft 4 teams op verschillende locaties
- Het 1e team van 130 medewerkers zit in New York, het 2e team van 70 in Berlijn, het 3e team van 40 medewerkers in Barcelona en het 4e team van 10 medewerkers in Shanghai
- De opdracht: de juiste locatie vinden om de teams samen te brengen, rekening houdend met tijd en kosten
Eerst voeren we alle gegevens van de teams in Location Finder in. De tool heeft standaard drie velden, dus we voegen er een toe met de +-knop in de rechterhoek. Zodra alle gegevens zijn ingevoerd, klikken we op Search.
Qua gemiddelde reistijd is Amsterdam de beste bestemming voor de all-handsmeeting van dit bedrijf. De meeste vluchten naar Amsterdam zijn rechtstreeks; medewerkers uit Shanghai moeten één keer overstappen. De geschatte vliegkosten zijn $59.730. Dit bedrag hangt af van de gekozen luchtvaartmaatschappijen en is dus niet 100% precies, maar het geeft een idee van het budget (+/- 15%).
Daarnaast zijn er een paar belangrijke factoren om mee te wegen bij het beoordelen van de resultaten. Het 6e resultaat, met $51.620, lijkt de laagste geschatte kosten te hebben. Toch wil je je teamleden niet opzadelen met gemiddeld een uur extra reistijd en meer overstappen voor een kleine besparing.
De op een na beste bestemming qua vliegkosten is interessant: Madrid. Klik op de rij van Madrid om deze beter te bekijken:
Zoals je in de details van Madrid ziet, heeft deze optie evenveel overstappen als Amsterdam. Het grootste verschil is dat de vlucht tussen Berlijn en Amsterdam (01:30) veel korter is dan die tussen Berlijn en Madrid (03:09). Vind je de vliegtijd Berlijn-Madrid nog acceptabel, dan kun je Madrid kiezen voor je all-handsmeeting en wat budget besparen.
Onze tip: houd alternatieven in gedachten. Zo rijdt er een trein tussen Barcelona en Madrid die 03:15 uur doet. Als die goedkoper is dan een vlucht, kan de trein comfortabeler zijn, omdat je niet naar het vliegveld hoeft en daar niet hoeft te wachten.
Laten we naar de laatste optie kijken: Barcelona.
Barcelona is een interessante bestemming. Je bedrijf heeft daar een kantoor en heeft misschien toegang tot een ruimte voor 250 mensen voor een all-handsmeeting. Zoals je ziet, hoeven 40 medewerkers niet te reizen, omdat ze al in Barcelona zitten. Alleen de anderen moeten dus naar het kantoor komen.
Als je dit resultaat beter bekijkt, zie je 1 overstap op de route Berlijn-Barcelona. Dat kan aan de data liggen (seizoen, beschikbaarheid van directe vluchten of het aantal stoelen). Het team is groot, dus je moet ruim van tevoren boeken. Als je een directe vlucht vindt, daalt de reistijd flink, net als het gemiddelde aantal overstappen.
Klik daarvoor op de tekst “70x BER - BCN” in de details van de bestemming en speel met de data om het probleem met de overstap op te lossen:
Klik op de link Search in de broodkruimelnavigatie om deze vlucht aan te passen.
Hoe sorteert Location Finder de resultaten?
- Gemiddelde reistijd per persoon
- Gemiddeld aantal overstappen per persoon (die haten we allemaal!)
- Geschatte kosten om op de bestemming te komen (kosten van een enkele vlucht)
We hebben veel criteria overwogen voor ons sorteeralgoritme. Na veel uitproberen kozen we de gemiddelde reistijd als belangrijkste, gevolgd door het gemiddelde aantal overstappen en de geschatte vliegkosten.
Als het bedrijf deze retreat organiseert, gebeurt dat binnen een bepaalde periode en binnen een bepaald budget. De gemiddelde reistijd per persoon is de totale vliegtijd van alle mensen gedeeld door het aantal mensen. Die hangt samen met het gemiddelde aantal overstappen per persoon, omdat vluchten met een overstap meestal langer duren. Het verband met de prijs van de vlucht is zwakker; die is toegevoegd om je een idee te geven bij het bekijken van de resultaten.
Onze zoektool werkt als ‘adviseur’ en de vliegkosten zijn niet het belangrijkste om mee te wegen. We hebben het simpel gehouden: alle voorgestelde vluchten zijn enkele reizen op een datum 9 dagen na de zoekopdracht.
Conclusie
Location Finder is een gratis tool die vluchten beoordeelt en je adviseert over de beste stad om met je team samen te komen. Het algoritme gebruikt vluchtgegevens van meer dan 500 luchtvaartmaatschappijen en toont de snelste en meest comfortabele opties voor het team als geheel.
Alle verbindingen worden binnen een paar seconden geanalyseerd, met de voorgestelde bestemmingen als resultaat. Die worden gesorteerd op gemiddelde reistijd, laagste aantal overstappen en geschatte prijs. We raden je aan om verder te kijken dan de eerste bestemming in de resultaten en te kiezen op basis van kosten en reistijd samen. Succes!
Probeer Location Finder zelf, laat ons weten wat je ervan vindt en deel het gerust met anderen als je het handig vindt.
