We weten allemaal dat remote werken tegenwoordig diep verweven is met de bedrijfscultuur. Misschien werk je zelf al op afstand, of ken je iemand die dat doet. Steeds meer organisaties stappen over op volledig remote of hybride werkmodellen. Bij Surf Office werken we volledig op afstand en begrijpen we dus als geen ander zowel de voordelen als de uitdagingen van werken in een verspreid team. In dit artikel gaan we dieper in op de obstakels van remote werken maar vooral: hoe je die slim kunt aanpakken.
Werken op afstand: de realiteit van vandaag
De kijk op thuiswerken is flink veranderd. Welke lessen hebben we tot nu toe geleerd tijdens over deze transitie naar remote werk?
Als er één ding duidelijk is, dan is het dat mensen thuiswerken omarmen en ook dat nog altijd steeds meer mensen zelf een locatie onafhankelijke baan zouden willen. Uit de derde editie van de American Opportunity Survey van McKinsey, waarin werd onderzocht hoe flexibel werken past in het leven van de moderne werknemer, kwamen de volgende inzichten naar voren:
- 58% van de ondervraagden gaf aan minstens één dag per week de mogelijkheid te hebben om vanuit huis te werken.
- 35% van de werknemers geeft aan dat zij dat zij fulltime, dus vijf dagen per week, vanuit huis kunnen werken.
- Opvallend is dat respondenten in allerlei soorten banen werken, in alle delen van het land en in alle sectoren van de economie, inclusief praktische beroepen en traditionele kantoorbanen die meestal vereisen dat je op locatie werkzaam bent.
- Wanneer mensen de mogelijkheid krijgen om minstens een deel van hun werk op afstand te doen, maakt minstens 87% daar ook gebruik van.
- Op alle inkomensniveaus gaven jongere werknemers vaker aan dat zij de mogelijkheid hadden om thuis te werken dan oudere werknemers.
- Werkzoekenden hechten steeds meer waarde aan autonomie over waar en wanneer ze werken. In bepaalde sectoren, zoals die met snelle technologische innovatie, stellen nieuwe werknemers deze flexibiliteit zelfs als eis.
Op basis van deze en vele andere gegevens is één ding duidelijk: thuiswerken is voor veel mensen de nieuwe norm. We moeten ons hier allemaal op aanpassen en onze werkomgeving hierop afstemmen. Dat betekent echter niet dat het zonder uitdagingen is. Er zijn namelijk specifieke problemen verbonden aan werken vanuit huis. Laten we deze eens onder de loep nemen:
De uitdagingen van op afstand werken
Thuiswerken biedt veel voordelen, zoals meer flexibiliteit en autonomie, maar brengt ook unieke uitdagingen met zich mee. In dit artikel bespreken we tien veelvoorkomende obstakels waar thuiswerkers mee te maken krijgen, zoals een verhoogd gevoel van angst, eenzaamheid en andere obstakels.
1. Isolatie
Een van de grootste hindernissen voor thuiswerkers is het gevoel van eenzaamheid. In tegenstelling tot een traditionele kantooromgeving missen zij de dagelijkse sociale interacties en het contact met collega’s. Dit isolement kan leiden tot gevoelens van afzondering en een negatieve invloed hebben op hen mentale welzijn.
Het is cruciaal om bewust tijd en moeite te steken in het onderhouden van contact met collega’s. Denk aan het regelmatig voeren van videogesprekken, het organiseren van virtuele teamvergaderingen of online ‘happy hours’. Daarnaast is het belangrijk dat organisaties actief het initiatief nemen om iedereen samen te brengen. Regelmatige teambuilding activiteiten, bijvoorbeeld minimaal twee keer per jaar, helpen collega’s verbonden te blijven en beter op elkaar in te spelen. Virtuele vergaderingen en contact momenten versterken werkrelaties, maar kunnen persoonlijk contact niet volledig vervangen, af en toe fysiek samenkomen blijft onmisbaar voor het verdiepen en opbouwen van sterke banden.
Als thuiswerker zul je actief op zoek moeten gaan naar mogelijkheden om in contact te komen met gelijkgestemde professionals. Dit kan bijvoorbeeld door deel te nemen aan online forums of communities binnen jouw branche of vakgebied, of door af en toe trainingen en andere ontwikkelingsactiviteiten te volgen.
2. Moeilijkheden met het vinden van een goede werk-privébalans
Hoewel thuiswerken meer flexibiliteit biedt, vervagen daardoor ook vaak de grenzen tussen werk en privé. Zonder de fysieke scheiding van een kantoor wordt het lastig om duidelijke grenzen te stellen, wat kan leiden tot langere werktijden en moeite om het werk los te laten in de vrije tijd. Mensen die nog nooit thuis hebben gewerkt, denken soms dat thuiswerkers minder productief zijn, maar dat is zeker niet het geval. Uit onderzoek blijkt juist dat 55% van de werknemers meer uren maakt wanneer ze thuiswerken dan op kantoor.
Stimuleer je team om een vaste werkplek in te richten en duidelijke grenzen te stellen aan hun werkuren. Laat ze een dagelijkse routine opbouwen met echte pauzes en tijd voor persoonlijke bezigheden die zij belangrijk vinden. Het is aan ieder teamlid om zijn of haar eigen balans tussen werk en privé te vinden. Je zult persoonlijk je eigen grenzen moeten waarborgen, want niemand anders zal die rol op zich nemen.
3. Communicatie problemen
Goede communicatie is onmisbaar in elke werkomgeving. Bij thuiswerken komen daar vaak extra uitdagingen bij kijken, zoals tijdzones, technische storingen en misverstanden in geschreven berichten. Deze uitdagingen kunnen de samenwerking bemoeilijken en zorgen voor miscommunicaties binnen het team.
Om deze problemen aan te pakken, is het belangrijk dat je eerst zorgt dat je de juiste tools inzet. Er zijn veel communicatietools beschikbaar die samenwerken op verschillende platforms makkelijker maken. Denk aan videobellen, instant messaging en projectmanagementsoftware die zorgen voor duidelijke en snelle communicatie. Maak verwachtingen helder, stimuleer open communicatie en gebruik visuele hulpmiddelen om misverstanden te voorkomen. Vergeet ook niet dat het opbouwen van connecties met het team helpt om communicatieproblemen te verminderen.
4. Toegenomen angstgevoelens
Thuiswerken kan angstgevoelens verergeren. Factoren zoals een verhoogde druk om productiviteit te bewijzen, de fysieke afstand van collega's en het gebrek aan directe feedback kunnen bijdragen aan verhoogde angst- en stressniveaus bij thuiswerkers. Uit een analyse van het Integrated Benefits Institute blijkt dat zowel volledig thuiswerken als hybride werkvormen vaker gepaard gaan met verhoogde angstklachten.
Een manier om je kans op angst te verkleinen, is door zelfzorgtechnieken te beoefenen zoals bewegen, mindfulness en het stellen van realistische doelen. Bedrijven doen er verstandig aan om manieren te zoeken om hun werknemers hierbij te ondersteunen. Bekijk verschillende wellnessprogramma's of extraatjes en plan regelmatig team uitstapjes, om wat stoom af te blazen. Bedrijfsevenementen en teambuilding bijeenkomsten kunnen allemaal het mentale en fysieke welzijn van het team verbeteren.
5. Zelfdiscipline en motivatie
Zonder de structuur van een traditioneel kantoor zijn thuiswerkers afhankelijk van hun eigen zelfdiscipline en motivatie om productief te blijven. Toch kan het lastig zijn om geconcentreerd en gemotiveerd te blijven wanneer je thuis of op andere externe locaties wordt omringd door allerlei afleidingen.
Voor meer natuurlijke motivatie is het belangrijk om een vaste dagelijkse routine op te bouwen, duidelijke doelen te stellen en gebruik te maken van tools die je helpen gefocust te blijven. Richt een aparte werkplek in, los van je privéruimte, zodat je minder snel wordt afgeleid. Denk ook aan beloningen voor het behalen van mijlpalen, een eenvoudige maar effectieve manier om jezelf of je team gemotiveerd te houden. Als manager kun je met kleine gebaren al veel impact maken. Er zijn verrassend veel creatieve manieren om waardering te tonen!
6. Beperkte doorgroeimogelijkheden
Thuiswerkers lopen soms het risico op minder doorgroeimogelijkheden dan collega’s die op kantoor werken. Dit komt vooral doordat thuiswerken vaak minder zichtbaarheid en minder spontane netwerkgelegenheden met zich meebrengt. In organisaties die hybride werken – waarbij een deel van het team op kantoor aanwezig is – krijgen medewerkers die fysiek dichter bij leidinggevenden staan vaak meer aandacht en kansen. Hierdoor kan de professionele groei van thuiswerkers onbedoeld achterblijven.
Ook op dit vlak kunnen medewerkers zelf stappen zetten, maar de echte verantwoordelijkheid ligt bij de werkgever. Het is aan leiders om ervoor te zorgen dat alle medewerkers, ongeacht hun werkplek, zichtbaar zijn en gelijke mogelijkheden tot kansen hebben. Breng je team daarom regelmatig fysiek samen, minstens een paar keer per jaar, om samenwerking en verbinding te versterken. Als manager is het cruciaal om actief relaties op te bouwen met al je teamleden, taken evenwichtig te verdelen en ervoor te zorgen dat iedereen de ruimte krijgt om zich te laten zien. Stel diverse teams samen waarin zowel kantoor- als thuiswerkers hun sterke punten kunnen inzetten. Zo krijgt iedereen de kans om hun steentje bij te dragen!
Ieder teamlid heeft daarnaast ook zijn of haar eigen rol en verantwoordelijkheden. Ga actief op zoek naar (virtuele) netwerkmogelijkheden, sluit je aan bij vakverenigingen of branchegroepen en neem deel aan relevante online communities of panels. Volg webinars en (digitale) conferenties die aansluiten bij je functie, en vraag je leidinggevende om ontwikkelingsmogelijkheden waarmee je je professioneel verder kunt ontwikkelen. Houd daarnaast regelmatig contact met je manager om zichtbaar te blijven. Als de relatie het toelaat, kun je overwegen om wekelijks een korte status update te sturen waarin je je belangrijkste prestaties en voortgang op projecten samenvat. Zo blijf je top-of-mind en laat je zien wat je bijdraagt.
7. Technologische uitdagingen
Technologie is onmisbaar bij werken op afstand, maar die afhankelijkheid brengt ook de nodige struikelblokken met zich mee. Denk aan haperende internetverbindingen, software die niet meewerkt of plotselinge storingen in je apparatuur, allemaal zaken die de productiviteit flink kunnen onderbreken en voor frustratie zorgen bij thuiswerkers.
Zorg dat je tech op orde is, het is de ruggengraat van thuiswerken. Veel tools krijg je misschien van je werkgever, maar een stabiele internetverbinding en goed functionerende apparatuur zijn echt jouw verantwoordelijkheid. Denk vooruit: wat doe je als de stroom uitvalt of je wifi ermee stopt? Is er een café of coworkingplek in de buurt waar je naartoe kunt? Of iemand die je kan helpen bij noodgevallen? Een mobiele hotspot en toegang tot extra apparatuur, zoals een printer, kunnen je uit de brand helpen. Blijf jezelf ook bijscholen in het omgaan met veelvoorkomende techproblemen. Zo ben je beter voorbereid en voorkom je dat kleine issues grote blokkades worden.
8. Time management
Thuiswerken biedt veel vrijheid, maar vraagt ook om uitstekend time management. Zonder de vaste structuur van een kantoor ben je zelf verantwoordelijk voor het aanbrengen van ritme in je dag. Dat betekent slimme routines opbouwen, je taken bewust prioriteren en overzicht houden, zodat je deadlines haalt en je productiviteit op peil blijft.
Maak gebruik van bewezen timemanagementmethodes, zoals de Eisenhower Matrix, of kies voor een slimme app om je taken beter te organiseren. Zorg dat je duidelijke to-dolijsten kunt opstellen, prioriteiten stelt en realistische deadlines plant en communiceert. Experimenteer gerust met verschillende technieken en hulpmiddelen om te ontdekken wat jou helpt gefocust te blijven. Wat je ook kiest: consistentie is eesentieel.
9. Samenwerkingsproblemen
Samenwerken wordt een stuk complexer als teamleden verspreid over verschillende locaties werken. Voor thuiswerkers kan het lastig zijn om taken goed op elkaar af te stemmen, informatie soepel te delen en een hechte teamdynamiek te behouden. Dat gebrek aan verbondenheid kan uiteindelijk zijn weerslag hebben op de kwaliteit van gezamenlijke projecten
Gebruik maken van samenwerkingstools, zoals projectmanagementsoftware, kan een wereld van verschil maken. Verken verschillende platforms, werk met gedeelde documenten en plan regelmatig videocalls om samenwerking soepel te laten verlopen en informatie-uitwisseling te bevorderen. Zorg dat de communicatielijnen helder zijn en dat iedereen begrijpt waarom samenwerken belangrijk is. Wanneer het team zich verbonden voelt door een gemeenschappelijk doel, gaat alles makkelijker. En precies daarom zijn fysieke ontmoetingen zo waardevol: een persoonlijke band maakt het eenvoudiger om die extra stap voor elkaar te zetten. Teamuitdagingen zijn beter te overwinnen als er al een basis van vertrouwen is.
10. Gebrek aan mogelijkheden voor professionele ontwikkeling
Thuiswerkers hebben vaak meer moeite om toegang te krijgen tot professionele ontwikkelingsmogelijkheden dan hun collega’s op kantoor. Ze lopen daardoor mogelijk fysieke trainingen, workshops of netwerkevenementen mis die hun vaardigheden en kennis kunnen versterken.
Toch is er zeker geen tekort aan kansen voor professionele ontwikkeling, als je maar actief op zoek gaat. Online trainingen, workshops, webinars en conferenties binnen jouw vakgebied bieden volop mogelijkheden. Vraag ook bij je werkgever naar extra ontwikkelingsmogelijkheden en overleg met je manager waarop je je kunt richten en hoe je meer betrokken kunt raken. Veel bedrijven vergoeden de kosten en tijd voor trainingen of cursussen, dus informeer eens naar certificeringen of opleidingen die je vaardigheden verder kunnen versterken.
Team retreats: jouw taak als leider
De meeste van deze obstakels vragen om een gezamenlijke aanpak van zowel de medewerker als de organisatie. Er zijn volop mogelijkheden om proactief en bewust te handelen en zo de valkuilen van thuiswerken te vermijden. Toch rust er als leidinggevende ook een belangrijke verantwoordelijkheid op jouw schouders.
Bij het leiden van een virtueel team is het cruciaal om samenwerking en teambuilding op alle mogelijke manieren te stimuleren. Virtuele teambuildingactiviteite n winnen steeds meer aan populariteit en zijn een prima startpunt – wie geniet er nu niet van een online borrel? Toch zijn alleen virtuele ijsbrekers en webinartrainingen niet genoeg om echt vooruitgang te boeken.
Persoonlijke bijeenkomsten, zoals team retreats, zijn onmisbaar om de werkcultuur binnen een remote team levendig te houden – en het is jouw verantwoordelijkheid om deze evenementen met regelmaat te organiseren. Gelukkig hoef je dat niet alleen te doen: Surf Office staat voor je klaar. Wij kunnen een betaalbare company retreat voor je organiseren die jouw team tijd bespaart en jou de ruimte geeft om je te richten op de leuke dingen.
