Stel je voor dat jij en je team meedoen aan een roeiwedstrijd.
Je kunt onmogelijk verliezen, denk je, als je naar je team kijkt. Sommige leden zijn sterk, sommige zijn slim en andere zijn zo sluw als een vos.
En de oppositie? Gewoon een boot gevuld met magere zwakkelingen die allemaal behoefte hebben aan een goede warme maaltijd - geen bedreiging voor jou.
Of dat denk je toch...
Wanneer het startpistool afgaat, glijdt de tegenstander met zinderende snelheid weg, terwijl de jouwe in wanorde rondslingert.
Je roept commando's naar je team in een poging te reorganiseren, maar het is al te laat.
De sterke peddelen achteruit, de slimme proberen vooruit te komen en de sluwe doen alleen maar alsof ze werken.
Je hebt verloren van het “zwakkere” team…
Deze analogie toont de effectiviteit van een verenigd team aan. Bij een effectief team draait het om samenwerking, niet om sterke individuen.
In dit artikel leer je de veelvoorkomende hindernissen die teamwerk belemmeren en hoe je deze kunt oplossen, zodat je de grootste teamwerkhindernissen kunt overwinnen.
Uitdaging #1: Je medewerkers vertrouwen elkaar niet
Vertrouwen is de olie die de wielen van je bedrijf draaiende houdt. Zonder communicatie neemt de communicatie af, lijdt de creativiteit en daalt de productiviteit.
Het lastige van vertrouwen is echter dat je het niet op dezelfde manier kunt toveren als je een workflow zou kunnen optimaliseren of de kosten zou kunnen verlagen. Je moet dit in de loop van de tijd koesteren door je werknemers regelmatig de kans te geven om samen te werken.
Hoe meer je team moeilijkheden tegenkomt en overwint, hoe meer zij zich zullen realiseren dat zij een robuust ondersteuningsnetwerk om zich heen hebben.
Hoe je vertrouwen kunt opbouwen tussen je medewerkers
- Om vertrouwen op te bouwen, moet je de controle loslaten en je team terugkerende kansen geven om elkaar te ondersteunen en uitdagingen te overwinnen. Door hen aan te moedigen zich te verenigen in de richting van gemeenschappelijke doelen en elkaars vaardigheden te gebruiken, kunnen ze elkaar gaan vertrouwen.
- Als je je nog niet op je gemak voelt bij echte projecten, kun je teambuildingspellen spelen die speciaal zijn ontworpen om vertrouwen tussen teamleden op te bouwen.
Uitdaging #2: Fysieke barrières belemmeren samenwerking
De opkomst van werken op afstand is een zegen geweest voor bedrijven die met freelancers en bureaus werken. Maar voor de meeste teams op afstand, waar samenwerking een essentieel onderdeel blijft van de dagelijkse sleur, vormen verspreide arbeidskrachten een probleem.
Als teams niet bij elkaar kunnen komen, vallen ze uiteen. Deze afstand maakt samenwerking moeilijker, wat de bedrijfscultuur schaadt en ervoor zorgt dat werknemers zich terugtrekken.
Traditionele kantoren zijn weliswaar niet onberispelijk, maar maken de teambinding eenvoudiger. Hier kunnen werknemers op vergelijkbare tijden werken, samenkomen voor vergaderingen, hulpmiddelen delen en genieten van praatjes rond de waterkoeler. Maar dat betekent niet dat je achterover moet leunen en ontspannen, want fysieke kantoren hebben ook hun nadelen.
Hoe je fysieke grenzen overbrugt en je team verenigt
- Het is gemakkelijker voor je medewerkers om sterke banden op te bouwen als ze elkaar persoonlijk kunnen ontmoeten.
- Virtuele teambuildingactiviteiten en online hangouts hebben veel voordelen en helpen werknemers op afstand elkaar te leren kennen, maar er is iets met fysieke aanwezigheid en lichaamstaal dat onvervangbaar is.
- Daarom is de beste manier om teamwerk in afgelegen en traditionele teams te verbeteren het organiseren van regelmatige teambuildingretreats waar je werknemers samen kunnen komen en een band kunnen opbouwen via gedeelde ervaringen. Deze persoonlijke bijeenkomsten hebben verschillende voordelen: een verbeterde bedrijfscultuur, een betere betrokkenheid van medewerkers, versterkte vaardigheden en nog veel meer.
- En rust niet op je lauweren als je al een kantoor hebt. Teambuilding-retreats zijn geweldig voor het versterken van de banden tussen werknemers die elkaar normaal gesproken niet kruisen. Als alternatief kan je een wenselijke personeelsruimte ontwerpen waar je personeel wil rondhangen, of je plattegrond aanpassen om toevallige ontmoetingen te optimaliseren.
Uitdaging #3: Managers bieden niet genoeg duidelijkheid
Dankzij duidelijke instructies kan je team sneller van punt "A" naar punt "B" reizen.
Door verwachtingen, rollen en doelstellingen duidelijk te communiceren, geef je je medewerkers een duidelijk kader om binnen te werken. Hiermee kunnen je medewerkers projecten op koers houden door prioriteiten te identificeren en overtollig werk tot een minimum te beperken.
Hoe je je team op koers houdt met duidelijke instructies
- Communicatie is de sleutel tot duidelijkheid.
- Voordat een opdracht begint, moet je ervoor zorgen dat iedereen de kerndoelstellingen begrijpt en waarom hun rollen belangrijk zijn.
- Veel managers laten hun team in de steek zodra het startschot is afgegaan, maar je moet gedurende het hele project de prestaties van je team controleren en beoordelen. Dit omvat het houden van regelmatige teamvergaderingen, het beantwoorden van zorgen in één-op-één sessies en het delen van de projectvoortgang en -resultaten.
- Door een consistente relatie met je personeel te onderhouden, zorg je ervoor dat iedereen de belangrijkste uitdagingen begrijpt en weet wat zij kunnen doen om deze te overwinnen.
Uitdaging #4: Werknemers hebben geen toegang tot belangrijke informatie
Het is onmogelijk om een puzzel te voltooien als je niet alle stukjes hebt. Je team moet toegang hebben tot alle bronnen en informatie om hun taken effectief te kunnen uitvoeren.
Als je medewerkers informatie achterhouden voor hun collega's (voor persoonlijk gewin of vanwege een communicatiestoornis), zal je merken dat ze onnodig werk verrichten of belangrijke kansen missen.
Hoe ervoor te zorgen dat informatie breed toegankelijk is
- Het delen van informatie eenvoudig maken is de beste plek om te beginnen.
- Online samenwerkingstools zoals Trello, Motion en Asana centraliseren informatie en maken deze toegankelijk voor iedereen die deze nodig heeft. Deze tools zijn even nuttig voor teams op kantoor als voor teams op afstand.
- Er doen zich echter ernstige problemen voor wanneer werknemers opzettelijk informatie achterhouden om een voorsprong te nemen op hun collega's of om meer tijd voor zichzelf te winnen.
- Om dit te voorkomen, kunt u de aandacht afleiden van het individu door de overkoepelende doelen te benadrukken. Dit kun je doen door regelmatig tijdens bijeenkomsten je langetermijndoelstellingen te uiten en één-op-één feedbacksessies te organiseren.
Uitdaging #5: Je team communiceert niet effectief
Slechte communicatie is een veelvoorkomend probleem op de werkplek waardoor veel teams kapot gaan.
Stel je voor dat teamleden alleen gaan handelen en beslissingen gaan nemen zonder de groep te raadplegen – een project zou snel in chaos vervallen.
Om je team goed te laten functioneren, is transparante en gestroomlijnde communicatie nodig. Dit betekent het snel oplossen van conflicten, het regelmatig geven en ontvangen van feedback, het onderhouden van meerdere communicatiekanalen en het waarborgen van transparantie tussen afdelingen.
Hoe je effectieve communicatie kunt faciliteren
- Er zijn de afgelopen jaren veel communicatie- en workflowautomatiseringstools op de markt gekomen, waardoor het eenvoudiger wordt om processen te centraliseren. Nu kunnen externe en asynchrone teams op de hoogte blijven van de projectvoortgang en taken zonder een bericht te hoeven sturen of een oproep te hoeven doen.
- Maar het openen van meer communicatiekanalen garandeert geen goede communicatie.
- Om ervoor te zorgen dat je team efficiënt kan werken, moet de communicatie meelevend, beknopt en ruimdenkend zijn. Je kan dit bereiken door teambuildingspellen te spelen en communicatieworkshops te organiseren waar werknemers kunnen leren meningen te delen en over onderwerpen te debatteren in een gecontroleerde omgeving.
Uitdaging #6: Medewerkers zijn onzeker over hun rol
Wanneer werknemers verward zijn over de reikwijdte en beperkingen van hun taken, kan dit de functionaliteit van je team in gevaar brengen. Net als de onderdelen van een nauwkeurig afgestelde motor voert elke medewerker een specifieke taak uit.
Een goed gedefinieerde rol is niet alleen goed voor de projectefficiëntie, maar ook voor de werktevredenheid. Wanneer je medewerkers hun rollen en verantwoordelijkheden begrijpen (en hoe deze bijdragen aan de bedrijfsdoelstellingen), geeft dit een gevoel van doelgerichtheid, verbetert het de focus en vermindert het stress.
Hoe rollen en verantwoordelijkheden duidelijk te maken
- Het definiëren van rollen begint in de rekruteringsfase en gaat door tijdens het dienstverband. Wees duidelijk bij het schrijven van een functiebeschrijving, geef precies aan waarom de functie moet worden ingevuld en wat dit met zich meebrengt.
- Wees ook transparant tegenover je bestaande teamleden door hen op de hoogte te houden van potentiële nieuwkomers. Leg uit waarom je reclame maakt voor de functie en hoe dit, als dat al het geval is, van invloed kan zijn op hun rol.
- Als je eenmaal iemand in dienst heeft genomen, controleer dan regelmatig de voortgang ervan, terwijl je de dagelijkse taken en verantwoordelijkheden opnieuw bevestigt.
Uitdaging #7: De gewoonten en het gedrag van werknemers veroorzaken conflicten
Eigenzinnig gedrag kan een zegen zijn als het goed wordt beheerd, maar het kan ook grote problemen veroorzaken als het niet wordt gecontroleerd. Het zou veel gemakkelijker zijn om een team te managen als ze dezelfde gewoonten hadden, maar dit is zelden het geval.
Daarom moet je manieren vinden om de gewoonten van je werknemers te bevredigen en te beperken, terwijl je de individualiteit respecteert.
Hoe je de gewoonten en het gedrag van werknemers kunt reguleren
- Een gedragscode voor medewerkers is de standaard manier om de orde op kantoor te handhaven. Dit is een reeks regels die zijn ontworpen om persoonlijke vrijheden in evenwicht te brengen met wat het beste is voor het team.
- John is bijvoorbeeld misschien wel het meest productief als hij Metalica met 120 decibel door zijn luidsprekers blaast. Maar hoewel dat misschien het beste is voor John, zal het waarschijnlijk de rest van het team schaden. Daarom kan je een gedragscode implementeren die bepaalt dat werknemers naar muziek mogen luisteren, op voorwaarde dat deze via een koptelefoon wordt afgespeeld.
- Houd bij het vaststellen van regels rekening met het type cultuur dat je wilt creëren en wat het beste is voor de productiviteit op de lange termijn.
Uitdaging #8: Je hebt een daling in de prestaties van medewerkers opgemerkt
Naarmate je team groter wordt, wordt het moeilijker om de input te monitoren. En het ergste is dat één slecht presterende medewerker de rest van het team mee kan sleuren. Daarom is het van cruciaal belang om prestatieproblemen op te lossen voordat ze zich ontwikkelen.
Hoe je op de hoogte blijft van de prestaties van je medewerkers
- De sleutel tot het uitroeien van matige prestaties is waakzaamheid. Je moet een scherp oog hebben voor ondermaats presterende werknemers en vervolgens snel handelen voordat het erger wordt.
- Maar je krijgt niet de prestaties die je wilt als je je als een tiran gedraagt. Er is tenslotte een reden waarom je medewerkers niet zo hard werken als u zou willen, en het is jouw taak om uit te zoeken waarom.
- Ontmoet daarom je medewerkers en vraag om hun feedback. Voelen ze zich losgekoppeld van de bedrijfsmissie? Voelen ze zich overwerkt? Wat het ook is, het vinden van de oorzaak van het probleem zal je een bruikbare routekaart opleveren die je kunt volgen.
Uitdaging #9: Werknemers beschikken niet over het juiste gereedschap voor hun werk
Als manager is het essentieel om je medewerkers de tools te geven die ze nodig hebben om hun rol te vervullen. Zonder hen zal je team het vertrouwen in hun werkgevers verliezen en gefrustreerd raken door het gebrek aan ondersteuning.
Het is dus jouw verantwoordelijkheid om te bepalen wat je werknemers missen en wat je hen kunt geven om hun werk gemakkelijker te maken.
Hoe je ervoor kunt zorgen dat je team over de tools beschikt die ze nodig hebben
- Je medewerkers zijn de enigen die echt begrijpen wat ze nodig hebben om hun dagelijkse taken uit te voeren.
- Om er zeker van te zijn dat je je werknemers op alle mogelijke manieren ondersteunt, moet je dus met hen communiceren en vragen wat je kan bieden om hen efficiënter te maken.
- Dit kunnen betere hardwareapparaten zijn, comfortabeler meubilair of efficiëntere communicatiemiddelen.
Uitdaging #10: Managers zijn aanmatigend en beperken de autonomie
Als teamleider kan het moeilijk zijn om de controle los te laten. Maar buitensporige dominantie kan je team tegenhouden, net zoals een aanmatigende moeder haar kind kwetsbaar kan maken voor de beproevingen van de volwassenheid.
De beste managers kunnen een stap terug doen en processen op afstand overzien. Ze zijn niet bezig met kleine details, maar houden het proces in vogelvlucht in de gaten en verbeteren tegelijkertijd de efficiëntie van de workflow.
Hoe je je medewerkers kunt inspireren om meer verantwoordelijkheid te nemen
- De sleutel tot autonomie van werknemers is empowerment.
- Een van je taken als manager is het delegeren van taken en vaststellen wanneer iemand klaar is om meer verantwoordelijkheid op zich te nemen. Wanneer werknemers hun collega’s zien stijgen in de gelederen, raken ze geïnspireerd en gemotiveerd om meer te bereiken.
- Teambuildingspellen, vooral spellen die zijn ontworpen om leiderschapsvaardigheden te verbeteren, zijn nuttig om de autonomie van werknemers te bevorderen.
Uitdaging #11: Tegengestelde persoonlijkheden veroorzaken conflicten
Helaas kun je niet een stel getalenteerde individuen in een kamer plaatsen en van hen verwachten dat ze als groep goed functioneren. Om je team goed te laten presteren, moet je je medewerkers leren verschillende perspectieven te overwegen en meningsverschillen op te lossen.
Tegengestelde persoonlijkheden en ideeën kunnen echter conflicten veroorzaken die alleen maar erger worden als er geen aandacht aan wordt besteed. Daarom is het nu de beste tijd om in actie te komen, voordat kleine conflicten grote geschillen worden.
Hoe om te gaan met interpersoonlijke conflicten
- Hoe lang je ook besteedt aan het onderhouden van relaties met werknemers, er zullen altijd zaken zijn waar mensen het niet over eens zijn. Je doel moet dus niet zijn om overal unaniem over te stemmen, maar om je medewerkers te leren een gezond en respectvol debat aan te gaan.
- Office Debates is bijvoorbeeld een teambuildingspel dat debat- en communicatievaardigheden ontwikkelt. Het doel is om het vermogen van je medewerkers om verschillende standpunten te begrijpen te verbeteren en een oplossing te vinden die het beste aansluit bij de langetermijnmissie van het bedrijf.
Uitdaging #12: Medewerkers lijken niet betrokken bij hun rol
Niet-betrokken werknemers zijn doorgaans minder productief en nemen vaker verlof op. En in ergere gevallen kunnen ze elders werk zoeken.
Helaas bestaat er geen pasklare oplossing voor het oplossen van lage betrokkenheid. Om het traject te identificeren, moet je diep in de algehele werknemerservaring duiken.
Hoe je je medewerkers betrokken kan houden op het werk
- Omdat een lage betrokkenheid wordt veroorzaakt door een verscheidenheid aan problemen, ligt de moeilijkheid vaak in het identificeren van de oorzaak van het probleem.
- De beste manier om betrouwbaar inzicht te krijgen van je medewerkers is door anonieme enquêtes te versturen. De kans is namelijk groter dat je eerlijke feedback ontvangt als medewerkers niet persoonlijk kritiek leveren op hun manager.
- Zodra je de kernproblemen hebt blootgelegd, kun je ze gaan uitroeien.
Uitdaging #13: Afdelingen en individuen hebben tegengestelde doelen
Je team moet allemaal aan hetzelfde uiteinde van het touw trekken en niet tegen elkaar vechten. Maar naarmate teams groeien en nieuwe afdelingen ontstaan, kan het voor je bedrijf gemakkelijk zijn om een silomentaliteit te ontwikkelen.
Wanneer je medewerkers tegengestelde resultaten najagen, houden ze zich alleen bezig met hun interne uitdagingen en negeren ze de overkoepelende doelstellingen van het bedrijf. Dit kan tot allerlei problemen leiden, van ontevreden klanten tot overtollig en dubbel werk.
Hoe je je team kunt verenigen voor een gemeenschappelijk doel
- Om te voorkomen dat je bedrijf in silo’s werkt, moet je je bedrijfsmissie centraal stellen bij alles wat je doet en de interactie tussen afdelingen maximaliseren.
- Bedrijfsretreats op afstand bieden een ideale gelegenheid voor je werknemers om met elkaar te communiceren, terwijl je tegelijkertijd de kans krijgt om de doelstellingen van het bedrijf te communiceren.
Uitdaging #14: Er is een overlap in vaardigheden in je team
Het begrijpen van de sterke en zwakke punten van je teamleden is van cruciaal belang bij het delegeren van rollen voor een project. Het toewijzen van ongepaste rollen aan werknemers of het samenstellen van een team dat te veel op elkaar lijkt, kan leiden tot inefficiëntie en teamconflicten.
Hoe je een goed samengesteld team bouwt
- Voordat je een goed samengesteld team kunt opbouwen, moet je de sterke en zwakke punten van elke medewerker kennen. Van daaruit kan je beginnen met het kiezen van de juiste medewerkers voor de juiste rollen en het voorkomen van overmatige overlap van vaardigheden.
- Weten waar de vaardigheden van je team liggen, is ook een voorwaarde voor het identificeren van verbeterpunten. Alleen door hiaten in de vaardigheden van je team op te sporen, kan je beginnen met het organiseren van trainingsprogramma's of het inhuren van werknemers om vacante functies in te vullen.
Uitdaging #15: Het team is te groot voor de taak
Wanneer te veel mensen bij een project betrokken zijn, kunnen processen onnodig ingewikkeld worden. Vermijd dus om meer medewerkers aan een team toe te wijzen dan nodig is, want dit kan leiden tot meer spanningen, meer conflicten en dubbel werk.
Hoe je personeelsaantallen beheert
- Naarmate een project richting competitie evolueert, zal de omvang van het team afnemen en afnemen. Een project dat op dag één twintig mensen nodig had, heeft op dag veertien misschien maar twaalf mensen nodig.
- Daarom kan het nodig zijn om de rollen opnieuw toe te wijzen naarmate het team vordert. Let goed op de omvang van je team en de taken die uitgevoerd moeten worden. Consistent management is de sleutel tot het optimaliseren van de projectefficiëntie.
Los je uitdagingen persoonlijk op tijdens een retreat op een externe locatie
Te midden van de drukte op kantoor kan het moeilijk zijn om precies te identificeren waar je team tekortschiet.
Door een bedrijfsretreat op een externe locatie te plannen, kan je tijd besteden aan het oplossen van je teamwerkproblemen zonder afleiding. Of je nu de bedrijfscultuur wilt verbeteren of zachte vaardigheden wilt ontwikkelen, een retreat op een externe locatie bied je de flexibiliteit om je doelen te bereiken.
Als je er klaar voor bent om het volledige potentieel van je team te benutten, neem dan contact op met Surf Office en wij organiseren jouw teambuildingretreat voor je!
