Er zijn veel redenen om een bedrijfsretreat te organiseren, en we hebben een paar verhalen voor je uitgekozen die je misschien inspireren om je eerste retreat te organiseren.
1. Brainstormen over een nieuw product
Een van de belangrijkste redenen waarom bedrijven retreats organiseren, is om te brainstormen over nieuwe ideeën. Als je elke dag in dezelfde routine vastzit, kan je creatieve vuur flink gaan doven.
Door die routine te doorbreken en je omgeving te veranderen, wordt dat creatieve genie in jou weer helemaal springlevend.
Twaalf leden van het team van Sipgate organiseerden een offsite in Lissabon met als doel te brainstormen over een nieuw product: een nieuw mobiel telecommerk met als thuisbasis Duitsland.
Ze kwamen vooral naar Surf Office om de hierboven genoemde redenen: brainstormen over een nieuw product vraagt veel focus en creativiteit, en ze hadden het gevoel dat een andere omgeving daarbij zou helpen.
Daarnaast wilden ze een nieuwe brainstormtechniek uitproberen en dachten ze dat een nieuwe omgeving die effectiever zou maken. Deze techniek heet Ritual Dissent: een idee dat is voorgesteld wordt uitgedaagd (geritualiseerde tegenspraak) of er worden positieve alternatieven voor aangedragen (instemming).
Bij dit proces draait degene die het idee voorstelt het publiek de rug toe. Zo wordt de brainstormsessie minder persoonlijk en durven deelnemers te zeggen wat ze echt denken.
Dit, gecombineerd met de eindeloze teambuildingactiviteiten en de kansen om te ontspannen op een nieuwe locatie, zorgt ervoor dat teamleden op een compleet nieuwe manier gaan denken. Het lijkt misschien gewoon een uitje naar een zonnige bestemming, maar deze boost in teamgeest helpt teamleden ideeën te bedenken waarvan ze niet eens wisten dat ze ze hadden!
Sipgate lanceert over een paar maanden het product waarover ze bij Surf Office hebben gebrainstormd – en we kunnen niet wachten om het te zien, wetende dat wij deel uitmaakten van het proces!
2. Een roadmap ontwerpen
Automattic is een gevestigd bedrijf met een team dat zo ongeveer over de hele wereld verspreid is. Zij zijn de slimmeriken achter het geweldige WordPress.com, dat veel van de websites aandrijft die we vandaag gebruiken, dus ze weten echt wat ze doen!
Het is een volledig remote bedrijf, zonder kantoren. Toch organiseren ze om de paar maanden team- en bedrijfsretreats om het noodzakelijke fysieke contact toe te voegen, wat het team en de projecten waaraan ze werken een extra boost geeft.
Een van hun teams, Hyperion, kwam bij ons in Lissabon logeren om een roadmap voor de komende maanden op te stellen: zowel individuele roadmaps als teamroadmaps. Davide, de teamleider, vertelde dat bedrijfsretreats hun een plek geven om samen te zijn, hun hoofd leeg te maken en de komende maanden eenvoudig te structureren.
Om hun komende maanden te plannen, gebruikt het team van Automattic eerst stickers om ieder een eigen roadmap met projecten voor de komende weken uit te stippelen. Daarna komen ze samen en voegen ze alle stickers samen tot een teamroadmap. Ook schrijven ze de goede en slechte punten van hun laatste projecten op post-its, zodat ze kunnen brainstormen over hoe ze op elk vlak kunnen verbeteren.
Deze aanpak heeft veel voordelen, en hier komen retreats voor remote teams echt tot hun recht. Eerst breken individuen los uit hun gewone routine, en vanuit een nieuwe omgeving kunnen ze hun gebruikelijke werkplek en projecten kritisch bekijken om de komende maanden vorm te geven.
Fysiek samen zijn met het team biedt bovendien een snellere en intuïtievere manier om ideeën te bundelen, vooral lastige ideeën die tot misverstanden kunnen leiden. De andere omgeving zorgt ook voor een nieuwe boost in teamgeest en creativiteit.
Davide legt uit dat workshops heel krachtige groepsactiviteiten kunnen zijn, en raadt het boek Gamestorming aan, dat hij en de teams van Automattic altijd gebruiken als creatieve aftrap. Het staat bomvol workshopactiviteiten die helpen nieuwe ideeën en strategieën te bedenken, terwijl alle betrokkenen beter communiceren en efficiënter werken.
De kernboodschap van Gamestorming is dat geweldige dingen nooit in een vacuüm ontstaan. Daarvoor is een omgeving nodig die creativiteit en innovatie voedt, maar dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Daar is Surf Office nu juist voor! Laat de creatieve omgeving aan ons over, dan focus jij je op die creatieve vonk van je.
3. Rebranding
Parkside is een digitaal bureau dat zijn klanten allerlei diensten biedt en werkt zo ongeveer de klok rond. Ze besloten dat ze wat tijd voor zichzelf moesten nemen en kwamen daarom naar Surf Office, met als doel een nieuwe website voor hun bureau te realiseren.
Afgezien van de wens om hun website te vernieuwen, hadden ze weinig voorbereid. Parkside wist dat ze een bedrijfsretreat nodig hadden om de routine te doorbreken, afleiding uit te bannen en zich ongestoord te richten op productiviteit en creativiteit.
Ze werkten ontzettend hard bij Surf Office, met de focus op content, design en code voor de nieuwe website. Met onze vaste aanvoer van koffie en uitstapjes wanneer ze een pauze nodig hadden, hielden ze de energie erin en realiseerden ze in korte tijd de geslaagde rebranding die ze voor ogen hadden.
Op slechts een paar meter van het strand had het team van Parkside de perfecte plek om even op adem te komen als het werk te veel werd. Het project was een uitdaging, vooral met acht verschillende teamleden die meebrainstormden. Maar door de andere omgeving werkten ze op een manier samen als nooit tevoren, zelfs bij ogenschijnlijk kleine taken zoals samen koken.
Kortom, Parkside bereikte het doel waarmee ze waren begonnen. Maar dankzij de bedrijfsretreat bereikten ze ook iets heel anders dat ze niet hadden verwacht: een veel hechtere band binnen het team. Natuurlijk was het soms stressvol, maar samen wonen en werken, en meedoen aan teambuildingactiviteiten, zorgde voor een nieuw gevoel van vertrouwen en openheid binnen het team.
Wij bij Surf Office hadden het zelf ook niet verwacht! Maar na het succes van het hechter maken van het Parkside-team beginnen we te denken dat we onszelf moeten rebranden tot een soort koppelbureau! Iemand interesse?
4. Het eerste productprototype maken
8fit kwam bij ons logeren met een duidelijk doel: het eerste prototype van hun fitnessapp voor de iPhone lanceren.
Sinds hun verblijf bij ons, bijna twee jaar geleden, gaan ze met recht van succes naar succes. Ze haalden miljoenen aan financiering op, groeiden naar drie miljoen gebruikers en zijn uitgegroeid tot marktleiders op het gebied van fitnessapps.
Nu willen wij, bescheiden als we zijn, natuurlijk niet alle eer opstrijken. Oké, misschien een klein beetje, maar de twee oprichters, Pablo Villalba en Pedro Soládo, schrijven een deel van hun succes toe aan de bedrijfsretreat die ze bij Surf Office hielden.
Belangrijk is dat Pablo en Pedro bij ons kwamen met alles al op zijn plek: ze hadden de visie, de drive, het idee, het plan en een basisversie van de app. Wat ze nog niet hadden, was een plek waar ze konden ontsnappen aan alle drukte, afleiding konden uitbannen en zich volledig op hun taak konden richten.
8fit was het eerste bedrijf dat bij ons een retreat hield om een prototype te lanceren, en het was een overweldigend succes! Wie zegt dat werkende bedrijfsretreats niet spannend kunnen zijn?!
Ben je op zoek naar een fitnessboost, maar ben je te lui om de deur uit te gaan (geen zorgen, wij ook), dan is 8fit beschikbaar voor iOS en Android.
5. Een nieuwe interne tool bouwen
Hanno is een bedrijf dat we op de voet volgen: het zijn goede vrienden van ons en een inspirerend remote bedrijf. Ze willen het altijd anders doen en kunnen soms zelfs een tikje excentriek zijn!
Ze hebben hun eigen “Hannifesto”, waarin ze beloven nooit genoegen te nemen met minder, een betere wereld te ontwerpen, authentiek te zijn, verantwoordelijkheid te nemen, te groeien en bescheiden te blijven.
Ze vertelden ons over een bijzonder geweldige retreat die ze in Buenos Aires organiseerden. Ze hadden een design thinker helemaal uit Maleisië laten overkomen, en dankzij een van zijn workshops vonden ze een oplossing voor een van de problemen waar ze mee worstelden.
Ze wilden een nieuwe tool bouwen die het team intern kon gebruiken om te voorkomen dat remote medewerkers geïsoleerd raken. De tool, “Oskar” genaamd, is een plug-in voor Slack die elke medewerker vraagt hoe die zich die dag voelt.
Onze stemming en ons stressniveau worden op kantoor vaak over het hoofd gezien, omdat we zo gefocust zijn op onze deadlines, en emotioneel welzijn is lastig te meten. Zozeer zelfs dat in het Verenigd Koninkrijk alleen al meer dan 50% van de medewerkers een burn-out heeft gehad door hun werk. En dan zakt hun productiviteit richting 0%.
De tool van Hanno is geniaal en draagt er flink aan bij dat hun medewerkers blij, voldaan en tevreden zijn met het werk dat ze doen. Om een ‘vrolijke’ tool vol energie te maken, moesten ze zelf in diezelfde stemming zijn, en daar is een bedrijfsretreat perfect voor.
Ze besteedden maar twee dagen van hun retreat aan Oskar, waarna ze terugkeerden naar hun eigen remote werkplekken om hem (of het?!) verder te verfijnen. Maar de bedrijfsretreat gaf ze de plek om samen te komen, een innovatieve boost te krijgen en de energie en passie op te doen die ze nodig hadden om een briljante interne tool te maken die op een inventieve manier voor het team zorgt.
Hoewel wij niet betrokken waren bij dit proces van Hanno, is het een prachtig voorbeeld van geweldige ideeën die tijdens bedrijfsretreats kunnen ontstaan.
6. De band met medewerkers versterken
Trusted had hun grote projecten, zware opdrachten en zelfs een rebranding van het bedrijf al afgerond voordat ze bij ons kwamen.
Waarom waren ze dan bij Surf Office, vraag je je af? Het was niet hun eerste bedrijfsretreat, dus ze wisten al goed welke voordelen het biedt.
Ze boekten dus een tweede retreat bij ons, gewoon om zichzelf te belonen voor hun werk van het afgelopen jaar, hun dagelijkse taken op een prachtige locatie uit te voeren en de banden binnen het team te versterken.
Remote werken biedt een betere balans tussen werk en privé, de kans om geweldige nieuwe plekken te ontdekken, nieuwe mensen te ontmoeten en nieuwe hobby's te vinden waarvan je niet eens wist dat je ze leuk vond.
Trusted hield de retreat bij Surf Office niet om de volgende grote innovatie op de markt te brengen. Ze kwamen omdat ze plezier wilden hebben tijdens het werk, en ze wisten dat wij dat konden bieden. Het hele team leerde voor het eerst surfen, ze probeerden suppen en genoten er gewoon van om te ontspannen, weg van de gebruikelijke drukte en routine.
Dit klinkt misschien als vakantie, maar dat was het niet. De banden binnen het team van Trusted werden tien keer sterker; banden waardoor ze nu, terug op hun eigen kantoren, twee keer zo goed samenwerken.
Trusted maakte vanaf het begin duidelijk dat dit geen vakantie was, maar een workation. Ze hadden een degelijk actieplan om ervoor te zorgen dat ze elke dag een vaste agenda volgden en dat werk altijd voor het meisje ging. Het plezier achteraf voelde als een beloning, met zonnige extraatjes die in Duitsland een stuk lastiger te vinden zijn!
Trusted is een online bedrijf; door hun aard kunnen ze overal ter wereld werken. Waarom zou je dan niet naar zonnige bestemmingen reizen om nieuw eten te proeven, nieuwe ervaringen op te doen en nieuwe mensen te ontmoeten, terwijl je twee keer zoveel werk verzet als normaal?
7. Een lokale community opbouwen
Toptal is het schoolvoorbeeld van een remote bedrijf. Met duizenden Toptalers over de hele wereld en geen enkel kantoor heeft het bedrijf de cultuur van remote werken helemaal onder de knie.
Misschien ken je andere freelancewebsites en -platforms, maar doordat Toptal zich inzet om alleen het allerbeste te bieden, valt het op in een drukke markt.
Ondanks de omvang en spreiding van hun organisatie verliezen ze nooit uit het oog wat er echt toe doet voor het succes van Toptal: het kernteam. Ze zorgen er altijd graag voor dat de motivatie hoog is, het personeel tevreden is en dat ze een echt gemeenschapsgevoel binnen het bedrijf opbouwen. En hoe kan dat beter dan met een bedrijfsretreat?
We zijn trots dat we al heel wat workshops en evenementen met ze hebben georganiseerd over de hele wereld, op plekken als Londen, Praag en Berlijn, maar ze besloten hun grootste communitybijeenkomst ooit met ons in Lissabon te houden.
Het evenement was een enorm succes: meer dan 50 Toptalers vlogen naar Lissabon om eindelijk eens face-to-face te praten in plaats van via Slack! Maar Toptal wilde ook dat deze bedrijfsretreat een plek was waar brainstormsessies konden plaatsvinden, ideeën konden stromen en nieuwe projecten konden groeien. En natuurlijk waar het team Lissabon kon verkennen, de golven kon trotseren en plezier kon maken!
Toptal organiseerde met ons ook workshops voor de lokale community, om hun naamsbekendheid te vergroten, hun kennis te delen met geïnteresseerden en gewoon wat goede vibes te verspreiden!
Het was een genoegen om hen te ontvangen voor deze bijzondere bedrijfsretreat, en het heeft geholpen een echt gemeenschapsgevoel op te bouwen tussen Toptal, Surf Office en de bredere remote werkcommunity in Lissabon.
8. Een nieuwe go-to-marketstrategie ontwikkelen
Tellybug werkt samen met enkele van de grootste namen in de televisiewereld, van de BBC tot Warner Brothers. Ze helpen de programma's die we op tv zien naar onze telefoons en tablets te brengen, zodat we er op een dieper niveau bij betrokken raken.
Een van die programma's, Britain’s Got Talent, is een van de populairste en meest geliefde Britse programma's die jaarlijks op de Britse schermen te zien zijn. Tellybug is verantwoordelijk voor de mobiele app bij de tv-show, die op dit moment 4* scoort na meer dan 6000 reviews. In Groot-Brittannië is het dus duidelijk een succes.
Ze kwamen naar Surf Office in Lissabon omdat ze grotere plannen hadden om hun al succesvolle app samen met hun partner Fremantle Media uit te rollen naar andere markten wereldwijd. Andere markten hebben uiteraard andere regels, culturen en interesses, en wat in de ene markt werkt, werkt niet per se in een andere.
Ze hadden zelf een andere omgeving, cultuur en land nodig om hun creativiteit op gang te brengen en een solide, robuuste en werkbare nieuwe go-to-marketstrategie te ontwikkelen.
De cultuur in Portugal en Spanje verschilt natuurlijk niet enorm van die in Engeland, maar het is toch een verandering. Door een bedrijfsretreat bij ons te houden, kwamen ze los van hun gebruikelijke routine en comfortzone en gingen ze wat opener en out-of-the-box denken.
Met de vaste ondersteuning van Surf Office kon Tellybug al hun doelen bereiken en de app succesvol wereldwijd uitrollen. En ondertussen konden ze ook nog de geweldige, zonnige stad Lissabon ontdekken! Na het succes van het project met Britain’s Got Talent verklaren we hierbij officieel: Surf Office’s Got Talent!
Tellybug, gevestigd in het Verenigd Koninkrijk en opgericht in 2009, is een team van media- en hightechprofessionals die samenwerken met tv-producenten, omroepen en distributeurs om tv-programma's onderhoudender en boeiender te maken. Dat doen ze vooral met spannende apps, en ze hebben samengewerkt met omroepen als de BBC, SKY, ESPN, ITV en Warner Brothers aan programma's als The X Factor, I’m A Celebrity, The Voice en Britain’s Got Talent.
Nu je hebt gezien dat er geen grenzen zijn aan wat je tijdens een bedrijfsretreat kunt bereiken en dat het een prima kans is om werk en plezier te combineren, waarom zou je dan geen contact met ons opnemen? We praten graag met je over hoe we je productiviteit een flinke boost kunnen geven en je bedrijf naar een hoger niveau kunnen tillen.
