Dit was de tweede keer dat we met Surf Office samenwerkten, en zeker niet de laatste. Dit jaar gingen we naar Kyoto, Japan, en Surf Office maakte het mogelijk om een volledig remote bedrijf naar zo'n geweldige bestemming te verplaatsen.
De communicatie is vlekkeloos en vragen worden razendsnel beantwoord, of het nu in de voorbereidingsfase van de retreat is of tijdens het event zelf.
Stef blonk uit in alles wat ze oppakte en haar ondersteuning was ongelooflijk. Constructief brainstormen over onderwerpen, ideeën voor events aandragen, helpen met boekingen: noem maar op, zij deed het!
Het was een waar genoegen om met Surf Office samen te werken, en een dikke pluim voor Alvaro en Stef, die gekke ideeën werkelijkheid maken voor teams zoals het onze. Bedankt!
- David Borenius, HR/ Company Trainer bij Cal.com
Cal.com maakt plannen eenvoudig met een open planningsplatform dat door teams en bedrijven over de hele wereld wordt gebruikt. Als volledig remote bedrijf met collega's verspreid over tientallen landen is de jaarlijkse retreat een van de weinige momenten waarop iedereen elkaar persoonlijk ontmoet.
Dit jaar kwamen 40 collega's zeven dagen samen in Kyoto, Japan. Japan was geen voor de hand liggende keuze. Het idee begon zelfs als grap, voordat het een ambitieus doel werd. De uitdaging: een internationaal remote team aan de andere kant van de wereld samenbrengen en tegelijk dezelfde ervaring bieden die Cal.com van zijn jaarlijkse retreats gewend was.
Hun retreat voor het remote team draaide niet om volle schema's of traditionele zakelijke teambuilding. De focus lag juist op kansen om op een natuurlijke manier tijd met elkaar door te brengen. Werksessies werden afgewisseld met gezamenlijke maaltijden, culturele ervaringen en volop tijd om Kyoto in kleinere groepjes te verkennen.
De week begon met een welkomstavond met een live pianist, zodat iedereen na aankomst vanuit alle hoeken van de wereld weer even kon bijpraten. Daarna verkende het team de beroemde wijk Arashiyama in Kyoto, met een wandeling door het iconische bamboebos, om vervolgens samen de stad verder te ontdekken.
Later in de week kwam het team samen in het Yoshimoto Building om live sumo te bekijken tijdens een onbeperkt Japans diner, een van de grootste hoogtepunten van de retreat. Voor wie zin had in een heel ander soort avontuur, zorgde een volledige dag in Universal Studios Japan in het nabijgelegen Osaka voor nog een onvergetelijk hoofdstuk.
De retreat werd afgesloten met een afscheidsdiner waarop ook de verjaardag van de CEO werd gevierd. De perfecte afsluiting van zeven dagen vol gedeelde ervaringen, nieuwe vriendschappen en herinneringen waar het team nog steeds over praat.
Achter de schermen ondersteunde Stef, de vaste retreatplanner van Surf Office voor Cal.com, het project van het eerste planningsgesprek tot de laatste dag in Kyoto. Ze hielp het programma vorm te geven, coördineerde locaties en activiteiten en loste onverwachte problemen onderweg snel op, zodat het HR-team zich op de mensen kon richten in plaats van op de logistiek.
De feedback achteraf had niet beter kunnen zijn. Japan overtrof alle verwachtingen, van het uitstekende eten (inclusief de beste vegetarische en veganistische opties die het team ooit op een retreat had gehad) tot de soepele organisatie gedurende de hele week. Tijdens een van de teamevents zei de CEO tegen de organisatie: "Ik heb het team nog nooit zo blij bij elkaar gezien. Goed gedaan." Dat ene moment bevestigde dat de retreat precies had bereikt wat de bedoeling was: een internationaal remote team dichter bij elkaar brengen op een plek die niemand zou vergeten.
