C'était la deuxième fois que nous travaillions avec Surf Office, et certainement pas la dernière. Cette année, nous sommes allés jusqu'à Kyoto, au Japon, et Surf Office a rendu possible le déplacement de toute une entreprise en télétravail vers une destination aussi incroyable.
La communication est irréprochable, les réponses à toutes les demandes sont rapides, que ce soit pendant la préparation du séminaire ou pendant l'événement.
Stef a été exceptionnelle dans tout ce qu'elle a entrepris et son soutien a été incroyable. Réflexion constructive sur les sujets, idées d'activités, aide aux réservations : elle a absolument tout fait !
Ce fut un réel plaisir de travailler avec Surf Office, et un grand merci à Alvaro et Stef qui transforment des idées folles en réalité pour des équipes comme la nôtre. Merci !
- David Borenius, HR/ Company Trainer chez Cal.com
Cal.com simplifie la planification de rendez-vous grâce à une plateforme ouverte utilisée par des équipes et des entreprises du monde entier. En tant qu'entreprise entièrement à distance, dont les membres sont répartis dans des dizaines de pays, son séminaire annuel est l'une des rares occasions pour tout le monde de se retrouver en personne.
Cette année, 40 membres de l'équipe se sont réunis à Kyoto, au Japon pendant sept jours. Le Japon n'était pas un choix évident. En réalité, l'idée est née d'une plaisanterie avant de devenir un objectif ambitieux. Le défi : rassembler une équipe à distance internationale à l'autre bout du monde tout en offrant la même expérience que Cal.com attendait désormais de ses séminaires annuels.
Leur séminaire d'équipe à distance n'était pas construit autour d'un programme chargé ni d'un team building d'entreprise classique. L'objectif était plutôt de créer des occasions de passer du temps ensemble naturellement. Les sessions de travail alternaient avec des repas partagés, des expériences culturelles et beaucoup de temps libre pour explorer Kyoto en petits groupes.
La semaine a débuté par une soirée de bienvenue accompagnée d'un pianiste en live, permettant à chacun de renouer avec les autres après être arrivé des quatre coins du monde. Ensuite, l'équipe a exploré le célèbre quartier d'Arashiyama à Kyoto, en traversant sa forêt de bambous emblématique avant de poursuivre la découverte de la ville ensemble.
Plus tard dans la semaine, l'équipe s'est retrouvée au Yoshimoto Building pour assister à un combat de sumo en direct autour d'un dîner japonais à volonté, l'un des temps forts du séminaire. Pour celles et ceux en quête d'une aventure complètement différente, une journée entière à Universal Studios Japan, dans la ville voisine d'Osaka, a ajouté un autre chapitre mémorable à la semaine.
Le séminaire s'est terminé par un dîner d'adieu qui a aussi célébré l'anniversaire du CEO. Une conclusion parfaite pour sept jours riches en expériences partagées, en nouvelles amitiés et en souvenirs dont l'équipe parle encore.
En coulisses, Stef, l'organisatrice de séminaires Surf Office dédiée à Cal.com, a accompagné le projet du premier appel de planification jusqu'au dernier jour à Kyoto. Elle a contribué à construire le programme, coordonné les lieux et les activités, et résolu rapidement chaque imprévu, permettant à l'équipe RH de se concentrer sur les personnes plutôt que sur la logistique.
Les retours ont été on ne peut plus positifs. Le Japon a dépassé toutes les attentes, de la cuisine exceptionnelle (y compris les meilleures options végétariennes et véganes que l'équipe ait connues lors d'un séminaire) à l'organisation fluide tout au long de la semaine. Lors d'une des activités d'équipe, le CEO s'est tourné vers la personne chargée de l'organisation et a déclaré : « Je n'ai jamais vu l'équipe aussi heureuse tous ensemble. Excellent travail. » Ce simple moment a confirmé que le séminaire avait atteint exactement son objectif : rapprocher une équipe à distance internationale dans un lieu que personne n'oubliera.
