Måltider er uten tvil en av de viktigste elementene i et stort gruppearrangement som et bedriftssamling.
De tilbyr sjansen for teammedlemmer til å knytte bånd over god mat og drikke, og skape minner de vil huske lenge etter at de kommer hjem.
Som sådan er organisering av måltider en av de mest kritiske delene av utfluktsplanleggings-prosessen.
I de fleste tilfeller bestemmer bedrifter seg for å booke restauranter til middag eller lunsj under teamets utflukter. Selv om denne prosessen høres enkel nok ut, kan den være mye mer kompleks enn den først ser ut til.
Denne delen av utflukten er en som vi hele tiden har jobbet med å forbedre og forenkle for kundene våre, slik at du bare kan fylle ut et skjema, mens vi gjør resten.
Hvis du ønsker å bestille restauranter for store grupper, her er noen av våre nøkkelpunkter om hvordan du gjør det raskt og effektivt.
Før du setter i gang
Det første og viktigste å vite er:
Booking av en restaurant for en stor gruppe er mye annerledes enn å bestille for deg selv eller en håndfull venner.
Til å begynne med kan du starte undersøkingen som du ville gjort for deg selv – ved å bruke Google-anmeldelser, Yelp eller TripAdvisor, kombinert med anbefalinger fra sosiale medier.
Dette kan virke utrolig morsomt, men husk at anmeldelsene du leser er for én, to eller et par personer på det meste. Det du bør se etter er restauranter som er vertskap for store grupper regelmessig og har erfaring med å håndtere et stort antall gjester.
Dette kan enkelt gjøres ved å krysse av for Bra for store grupper på sidene nevnt ovenfor.
Det er lett å gå seg vill i å lese anmeldelser og se på bilder av deilige måltider. Faktisk kan du miste utallige timer bare i denne undersøkningsfasen. Men her er hvordan du kan unngå det.
Gjør hjemmeleksen din
Før du gjør noen undersøkelser, er det på tide å forberede detaljene.
Det er viktig å gjøre dette til ditt aller første skritt, fordi å ikke gjøre dette riktig vil resultere i problemer hvert trinn senere.
Før du starter restaurantundersøkelsen, må du forberede følgende informasjon:
- Antallet mennesker
- Ønsket dato(er)
- Ønsket tid(er)
- Kostholdsbegrensninger
- Foretrukket mat
- Andre preferanser (Vil du bli etter for drinker? Må det være innen gangavstand? Vil du ha plassen helt privat for gruppen din? osv.)
Dette er spørsmålene alle restauranter vil stille når du vil bestille middag eller lunsj. Ved å ha disse detaljene forberedt på forhånd, sparer du mye tid og unngår å gå frem og tilbake med restauranter under bestillingsprosessen.
Lag en liste over restauranter
Nå begynner moroa og du kan begynne å lage en liste over restauranter du kan kontakte og vente på tilbud.
Den enkleste måten å gjøre dette på er å kontakte noen venner som kjenner området. Enda bedre – ta kontakt med noen som allerede har arrangert et lignende arrangement og vet hvilke restauranter som både A) har god mat og B) som har plass til store grupper.
Vi samarbeider med mateksperter på hver av våre utfluktslokasjoner for å opprettholde en oppdatert, kuratert liste over de beste restaurantene for gruppebestillinger. Hvis du vil være sikker på at du får den riktige restauranten for din bedrift utenfor arbeidsplassen, kontakt oss på Surf Office først.
5 Vanlige feil ved reservering av restauranter for store grupper
Etter å ha organisert ganske mange utflukter, har vi gjort en feil eller to som har hjulpet oss med å raffinere vår nåværende reservasjonsprosess. Her er de vanligste feilene du kan gjøre når du bestiller restauranter for store grupper av mennesker.
1. Ikke ønsker å velge fra gruppemenyen
Hvis du har funnet en restaurant som fungerer med store grupper, er du heldig.
Disse typer restauranter har vanligvis en dedikert meny for grupper. Noen kan til og med ha mer enn én meny – det avhenger av restauranten og størrelsen på gruppen din.
Saken er at når du prøver å endre eller tilpasse denne menyen på en eller annen måte, vil restauranten sannsynligvis avslå forespørselen din. Gruppemenyer er laget av en grunn, og menneskene bak dem har brukt god tid på å designe dem. Det siste de vil gjøre er å gjøre alt de kan for å tilpasse dem til gruppen din.
Gjør det enkelt for deg og alle: stol på at restauranten vet hva de gjør. Tross alt er det nok ikke deres første rodeo til å servere mat for en stor gruppe!
2. Fokus på kostholdsrestriksjoner
Ikke misforstå oss, vi sier ikke at du skal forsømme noen med spesifikke kostholdskrav.
Men hvis du har en gruppe på 50 personer med 5 veganere, ikke gå på jakt etter en vegansk restaurant. Å gjøre det vil drastisk begrense valgene dine, for ikke å nevne opprøre de andre 45 personene.
Finn i stedet den beste restauranten som passer til alle andre kriterier og be om 5 veganske menyer.
3. Skape for mange endringer
Husker du hvordan vi nevnte at det viktigste er å gjøre hjemmeleksene dine og kjenne kravene dine før noe annet?
Hvis du ikke har en klar visjon om hva du vil ha og du ender opp med å gjøre for mange endringer (legge til flere folk, komme med sprø matforespørsler, endre tidspunktet), vil både du og restaurantpersonalet bli frustrert. Som et resultat kan du miste restauranten, og du vil bli tvunget til å velge et mindre ønskelig alternativ.
Gjør research, dobbeltsjekk kostholdsrestriksjoner med kollegaene dine og kommuniser alt med restauranten. Vinn-vinn overalt!
4. Booking av en restaurant som er for langt unna
Et av hovedkriteriene dine bør være å booke en restaurant innen gangavstand fra utfluktslokalet ditt.
Det eneste unntaket er hvis du har en liten nok gruppe til å komme deg til stedet ved hjelp av Uber eller annen type lokal transport.
Ellers vil det å gå til en restaurant som er for langt unna gjøre at du mister ekstra tid på å organisere transportlogistikk. Det vil også legge til flere kostnader og gjøre ting vanskeligere for teamet ditt.
5. Ha for mange kriterier
Å være for kresen med restauranten din kan alvorlig skade sjansene dine for å finne det rette stedet for teamet ditt å nyte et måltid.
Å ha for mange kriterier vil begrense valgene dine til bare noen få restauranter i større byer. Faktisk, i mindre miljøer kan du til og med gå tom for restauranter å velge mellom fullstendig!
Ha i stedet et åpent sinn og husk at det som virkelig betyr noe er å bringe alle sammen for litt bindingstid over litt mat!
Nyt!
Bestilling av én gruppereservasjon for din bedrift utenfor arbeidsplassen er veldig forskjellig fra å reservere for to. Det tar tid å planlegge nøye og finne det riktige valget av sted, men innsatsen er verdt det til slutt når du setter deg ned for et godt måltid med hele teamet ditt.
If you’re organizing an offsite retreat for your company and you want to minimize the hassle when choosing a restaurant, make sure to contact us at Surf Office before you start, we've got plenty of resources to help make the process run smoothly!
