Manche Leute nennen sie „Town-Hall-Meetings“, andere sagen „Mitarbeiterversammlungen“ dazu. Aber wenn es zu einem All-Hands-Meeting kommt, dann diskutieren alle über dieselbe Sache. Es handelt sich um eine wichtige unternehmensweite Versammlung, bei der Mitarbeiter, Führungskräfte und Interessenvertreter über aktuelle Geschäftszahlen reden, Meilensteine feiern und wichtige organisatorische Angelegenheiten besprechen.
In unserem vorherigen Beitrag zu diesem Thema haben wir ausführlich beschrieben, wie man eine solche Sitzung durchführt. Heute schauen wir uns genauer an, wie Sie die Tagesordnung für Ihr All-Hands-Meeting erstellen. Ähnlich wie ein GPS, das Ihnen sagt, wo Sie abbiegen müssen, sollte die vorherige Festlegung der Tagesordnung sicherstellen, dass die Sitzung reibungslos abläuft, alles abgedeckt wird, ohne dass es sich zu sehr in die Länge zieht, und die Teilnehmer von Anfang an bis zum Ende bei der Sache bleiben. Klingt gut? Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie eine gute Tagesordnung aussieht.
Beispiel einer Tagesordnung für ein All-Hands-Meeting
Hier kommt eine mögliche Struktur für Ihr nächstes All-Hands-Meeting, einschließlich der Zeit, die Sie für jeden Punkt einplanen sollten. Sie können die Beispielagenda gerne so weiterverwenden, Sie können sie aber auch an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen. Wenn Sie nach weiteren Themenideen für All-Hands-Meetings suchen, dann bleiben Sie bis zum Ende dieses Artikels dabei…
- Anfänglicher Check-in/Begrüßung (5 Minuten)
- Kennenlernaktivität oder -spiel (10 Minuten)
- Ankündigungen, Meilensteine und Feierlichkeiten (10 Minuten)
- Unternehmensneuigkeiten und organisationsweite Themen (20 Minuten)
- Sondersitzung (15 Minuten)
- Fragen und Antworten (10 Minuten)
- Check-out (5 Minuten)
- Gesamtlänge: ~75 Minuten
- Häufigkeit: Monatlich
- Ort: Im Büro oder virtuell, plus ein Offsite-Meeting einmal pro Jahr (Hinweis: Wir können Ihnen dabei helfen!)
Aufschlüsselung aller Tagesordnungspunkte der Agenda für das All-Hands-Meeting
Nachdem wir uns nun die einzelnen Bestandteile der vorgeschlagenen Tagesordnung für das All-Hands-Meeting angesehen haben, schauen wir uns nun jeden Punkt genauer an:
1. Anfänglicher Check-in/Begrüßung (5 Minuten)
Egal, ob Sie sich persönlich oder online treffen, ein logischer Startpunkt für eine All-Hands-Sitzung ist, alle willkommen zu heißen und ihnen für ihr Kommen zu danken. Sie könnten es auch erwähnen, wenn ungewöhnlicherweise jemand fehlt, die Tagesordnung schnell durchgehen und/oder angeben, was Sie in der Sitzung erreichen möchten.
Einige Unternehmen führen an dieser Stelle auch eine sehr kurze interaktive Aktivität durch, wie zum Beispiel eine Umfrage. Während Sie beispielsweise darauf warten, dass die Leute eintreffen/sich dazu schalten, können Sie die Anwesenden bitten, eine Frage zum Unternehmen oder ihrer Rolle zu beantworten (z. B. „Beschreiben Sie die Unternehmenskultur in einem Wort“ oder „Was gefällt Ihnen an Ihrem Job am besten?“). Der Leiter der Sitzung kann die Antworten kommentieren, über witzige Antworten lachen und Freiwillige bitten, ihre Gedanken zu dem Gesagten mitzuteilen.
Letztendlich ist es eine unterhaltsame Möglichkeit, die sonst unangenehmen Minuten zu überbrücken, in denen man auf Nachzügler warten muss. Es hebt auch die Stimmung, fördert das Engagement, hilft den Teilnehmern, sich zu entspannen, und sorgt dafür, dass die Teilnehmer sich wohl fühlen, wenn sie vor der Gruppe sprechen.
2. Kennenlernaktivitäten oder Spiele (10 Minuten)
Okay, jetzt sind alle anwesend und Sie haben sie zum Meeting begrüßt. Unabhängig davon, ob Sie in der Einleitung eine kurze Aktivität eingebaut haben oder nicht, empfehlen wir, mit einem Eisbrecherspiel fortzufahren.
Die Vorteile davon ähneln denen, die wir schon in Bezug auf die Umfrage genannt haben. Unterhaltsame Eisbrecher sorgen für gute Laune, die den Ton für den Rest der Sitzung angibt. Sie helfen allen, sich zu entspannen und erleichtern so auch die Teilnahme. Und sie fördern ein Gefühl der Zusammengehörigkeit, das bei All-Hands-Meetings von entscheidender Bedeutung ist.
Wir haben einen ganzen Artikel über Kennenlernaktivitäten verfasst, den wir Ihnen sehr empfehlen können. In der Zwischenzeit sind hier ein paar schnelle und einfache Aktivitäten, die Sie ausprobieren können:
- Emoji-Quiz: Bei diesem spannenden und kreativen Spiel zeigen Sie der Gruppe die Namen mehrerer bekannter Filme, die Sie in Emoji-Form geschrieben haben (z. B. könnten das Meer, ein Hai und ein Totenkopfsymbol für den Film „Der weiße Hai“ stehen). Die Aufgabe ist es, jedes Emoji zu erraten!
- Kindheitsfotos erraten: Um diese lustige, gut tuende Aktivität durchzuführen, sammeln Sie vor der Sitzung Kindheitsfotos von Teammitgliedern und bitten die Gruppe dann, zu erraten, wer auf dem jeweiligen Bild zu sehen ist. Ein Projektor ist hier hilfreich.
- Lasst die Ballons oben: Dieser Eisbrecher ist einfach, macht aber unendlich viel Spaß. Sie müssen nur den Raum mit Ballons füllen und das Team bitten, alles zu tun, damit die Ballons nicht auf den Boden fallen! Fügen Sie ein Wettbewerbselement hinzu, indem Sie die Gruppe in kleinere Gruppen aufteilen und jeder Gruppe Ballons in einer speziellen Farbe geben, die sie vom Boden fernhalten müssen.
3. Ankündigungen, Meilensteine und Feierlichkeiten (10 Minuten)
All-Hands-Meetings sind die perfekte Gelegenheit, Teamerfolge zu feiern, individuelle Erfolge öffentlich mitzuteilen und über besondere Anlässe wie aktuelle Geburtstage oder Jubiläen im Unternehmen zu sprechen.
Nachdem Sie das Energielevel mit einem Eisbrecher erhöht haben, können Sie die gute Stimmung aufrechterhalten, indem Sie etwa 10 Minuten diesen positiven Nachrichten widmen.
Vielleicht hat ein Kunde dem Team ein tolles Feedback gegeben, oder vielleicht haben Sie einen neuen Großkunden an Land gezogen oder vielleicht hat die neue Mitarbeiterin ihr erstes Widget verkauft. Vielleicht hat gerade jeder seine Ziele übertroffen oder bei dem Projekt, an dem er arbeitet, solide Fortschritte gemacht. Wie dem auch sei, dieser Teil der Tagesordnung des All-Hands-Meeting wird die Stimmung mit Sicherheit heben.
Ach, und wenn Sie nach der letzten All-Hands-Besprechung neue Mitarbeiter eingestellt haben, ist jetzt ein guter Zeitpunkt, sie den anderen Leuten oder Teams im Unternehmen richtig vorzustellen.
4. Unternehmensneuigkeiten und organisationsweite Themen (20 Minuten)
Kommen wir nun zu den formelleren Angelegenheiten! Jetzt ist es an der Zeit, dass der CEO über die wichtigsten Kennzahlen des vergangenen Monats spricht, und darüber, inwieweit das Unternehmen seinen übergeordneten Zielen entgegen kommt. Verschiedene Führungspersonen sollten die Gruppe auch über einzelne Projekte auf dem Laufenden halten, indem sie wichtige Neuigkeiten, bemerkenswerte Ergebnisse usw. mitteilen.
Natürlich werden nicht alle dieser Updates positiv sein. In dieser Phase der Mitarbeiterbesprechung können Sie auch alle Probleme oder Rückschläge erwähnen, die Ihr Team kennen sollte, und was getan wird (oder wurde), um sie zu beheben.
Vergessen Sie auch nicht, alle an die übergeordnete Vision des Unternehmens zu erinnern. Das Ziel dabei? Ihren Mitarbeitern zu helfen, zu verstehen, woran sie so hart arbeiten! Das regelmäßige Wiederholen der Vision kann ihnen während ihrem Arbeitstag ein Gefühl der Sinnhaftigkeit verleihen und ihnen helfen, dem Unternehmen und seinen Zielen treu zu bleiben.
Übrigens ist dieser Teil der Sitzung der, in dem die Teilnehmer am ehesten die Konzentration verlieren! Achten Sie also darauf, dass Sie diesen Teil möglichst kurz und bündig, ansprechend und interaktiv gestalten. Sie könnten zum Beispiel nach jeder Präsentation um sofortiges Feedback bitten oder die Teilnehmer dazu aufrufen, kurze Fragen zu stellen.
5. Sondersitzung (15 Minuten)
Einige Unternehmen widmen den fünften Abschnitt Ihrer All-Hands-Meetings sogenannten „Sondersitzungen“. Sie können selbst entscheiden, über was es darin gehen soll, aber die Idee besteht darin, etwas anderes (also etwas Besonderes) zu tun, von dem das Team profitiert.
Sie könnten beispielsweise einen Gastredner ins Büro einladen, eine Teambuilding-Aktivität durchführen oder die Aktivität "Stiller Held" organisieren.
Bei letzterer bitten Sie das gesamte Team, Kollegen zu nominieren, die ihrer Meinung nach Anerkennung verdienen. Ihre Teammitglieder können sich melden, um den Namen der Person und die Gründe für die Nominierung zu nennen, oder sie schreiben ihre Auswahl bzw. die Gründe dafür in einen dafür vorgesehenen Chat auf einem Slack-Kanal, aus dem der CEO dann vorliest. Wenn Sie sich virtuell treffen, können die Nominierungen in das Chat-Fenster geschrieben werden.
Wie Sie sich vorstellen können, steigern solche Dinge einerseits die Moral und machen andererseits Ihre All-Hands-Meetings zu Ereignissen, auf die man sich freut. Wenn Sie nach anderen Möglichkeiten suchen, diese 15 Minuten zu füllen, dann sehen Sie sich unseren nächsten Abschnitt mit dem Titel „Weitere Ideen für All-Hands-Meetings“ an.
6. Fragen und Antworten (10 Minuten)
Nachdem Sie nun alle wichtigen Punkte durchgegangen sind, können Sie die Bahn frei machen für Fragen. Vielleicht hat jemand eine Frage an den CEO oder das Führungsteam? Oder vielleichtgibt es jemanden, der Bedenken äußern möchte? Oder vielleicht möchte jemand zu einem Thema nachhaken, das bereits besprochen wurde? Wenn ja, dann ist jetzt der richtige Zeitpunkt gekommen, um Fragen zu stellen.
Es gibt jedoch mehrere Möglichkeiten, die Fragerunde durchzuführen.
Die erste Möglichkeit besteht darin, die Fragen spontan zu beantworten. Dies kann jedoch etwas entmutigend sein – und ist nicht ohne Risiken. Es kann beispielsweise sein, dass Sie die Antwort nicht kennen, aber trotzdem versuchen, eine zu geben, und dabei versehentlich der Frage ausweichen oder im schlimmsten Fall sogar lügen.
Leider sendet dies die falsche Botschaft an das Team und kann die Stimmung trüben. Aus diesem Grund werden die Fragen in vielen Unternehmen vor der Sitzung eingereicht.
Eine dritte Möglichkeit ist die Kombination aus beidem: Einige Fragen werden im Voraus eingebracht und andere direkt in der Sitzung. Wir mögen diese Variante, weil so garantiert wird, dass es Fragen gibt, und die Leute gleichzeitig alle Fragen stellen können, die ihnen während des Meetings in den Sinn kommen.
Machen Sie sich keine Sorgen, falls Sie etwas nicht wissen. Geben Sie zu, dass Sie es nicht wissen, und sagen Sie Ihren Mitarbeitern, dass die Antwort herausfinden werden! Ach, und versuchen Sie, auf jede Frage zu antworten, die Sie erhalten. Wenn die Zeit knapp wird, dann beantworten Sie sie anschließend per E-Mail oder in einem kurzen Einzelgespräch.
7. Check-out (5 Minuten)
Nach Abschluss der Frage/Antwort-Runde müssen Sie sich nur noch bei den Teilnehmern für ihr Kommen bedanken und Ihre Dankbarkeit für ihre dauerhaft harte Arbeit zum Ausdruck bringen. Sie können die Sitzung auch gerne abschließen, indem Sie die wichtigsten Erkenntnisse noch einmal zusammenfassen, oder indem Sie ein paar inspirierende Worte sagen, die sich jeder für das Büro merken kann.
Bevor sie gehen, können Sie die Teilnehmer aber auch um Feedback zum Meeting bitten. Lassen Sie sie anonym auf ein Papier ihre Meinung schreiben, oder machen Sie es online. Was hat den Teilnehmern gefallen und wenn es etwas gibt, das besser hätte sein können, was wäre das? Gibt es etwas, von dem sie sich in zukünftigen Sitzungen mehr/weniger wünschen? Was hätten sie anders gemacht?
Wenn Sie das Feedback berücksichtigen, wird es Ihnen dabei helfen, zukünftige All-Hands-Meetings zu optimieren und sicherzustellen, dass die Teilnehmer den größtmöglichen Nutzen daraus ziehen können.
Weitere Ideen für All-Hands-Meetings
Diese Beispieltagesordnung sollte Ihnen eine erfolgreiche Struktur für Ihre nächste Mitarbeiterversammlung geben, wo auch immer Sie sie durchführen werden. Es gibt jedoch noch viele weitere Komponenten, die Sie einbeziehen können! In diesem letzten Abschnitt zeigen wir Ihnen eine Auswahl alternativer Themen und Ideen, die Sie in Betracht ziehen können:
1. Laden Sie einen Gastredner ein
Einen Gastredner einzuladen, der einen Teil einer Mitarbeiterbesprechung übernimmt, hat zahlreiche Vorteile. Zum einen erhält das Managementteam so eine Pause, zum anderen wird so verhindert, dass die Routine-Besprechungen zu monoton werden. Und was am wichtigsten ist: Den Mitarbeitern werden so neue Perspektiven und neues Wissen vermittelt! Das Engagement dürfte dadurch steigen.
Was die Redner betrifft, sollten Sie am besten Menschen mit den unterschiedlichsten Hintergründen einladen. In einem Monat könnten Sie den Firmengründer bitten, über seine ursprüngliche Geschäftsvision zu sprechen. Im nächsten Monat könnte ein Ausdauersportler der Spitzenklasse über die Wichtigkeit von Durchhaltevermögen sprechen. Und danach könnte ein Psychologe bewährte Strategien zur Stressbewältigung vorstellen.
Denken Sie daran, dass das Thema nicht unbedingt arbeitsbezogen sein muss! Sie suchen lediglich jemanden, der einen Mehrwert bieten kann, indem er über die Themen spricht, die Sie in Ihrem Meeting angehen möchten.
2. Machen Sie einen Mini-Hackathon
Hackathons sind Veranstaltungen, bei denen Menschen intensiv zusammenarbeiten, um ein bestimmtes Problem zu lösen oder ein neues Produkt zu entwickeln. Sie dauern normalerweise zwischen 24 und 48 Stunden, aber dafür gibt es keine festen Regeln.
Wenn genügend Zeit dafür ist, könnten Sie auf Ihrem jährlichen Firmen-Retreat in Ihrem All-Hands-Meeting ein ein- oder zweistündigen Hackathon durchführen. Oder warum probieren Sie nicht einen komprimierten 15-minütigen Hackathon bei Ihrem monatlichen Retreat aus? Anstatt sich eine zu knifflige Aufgabe auszudenken könnten Sie den Teams dieses strikte Zeitlimit vorgeben, in dem sie:
- Über neue Slogans für das Unternehmen brainstormen
- Ein neues Logo entwerfen
- Ein Skript für zukünftige Verkaufsgespräche erstellen
- Eine Idee für ein neues Produkt entwickeln
- Über Methoden nachdenken, wie Sie sich als Team nach der Arbeit entspannen können
- Sich ein besonderes Event ausdenken
Anschließend bitten Sie jedes Team/jede Einzelperson, kurz Ihre Ergebnisse zu präsentieren. Glauben Sie uns, Sie werden positiv überrascht sein, was alles in so kurzer Zeit mit konzentrierter Zusammenarbeit erreicht werden kann!
3. Veranstalten Sie eine „Lunch and Learn“-Sitzung
Lunch-and-Learn-Sitzungen sind Präsentationen oder Workshops, die während der Mittagszeit durchgeführt werden, um Mitarbeiter zu einem bestimmten Thema zu schulen und ihre Fähigkeiten weiterzubilden. Die Idee besteht darin, für eine Stunde vom Schreibtisch wegzugehen, sich als Team zusammenzusetzen und beim Mittagessen etwas Unterhaltsames und Informatives zu lernen.
Die Teilnahme ist normalerweise freiwillig, aber nichts hindert Sie daran, aus Ihrem All-Hands-Meeting eine Lunch-and-Learn-Sitzung zu machen! Tatsächlich könnte das eine perfekte Option sein, wenn Sie denken, dass es etwas gibt, das jeder lernen sollte.
4. Fragen Sie nach Personalvorschlägen
Eine weitere Möglichkeit für Ihre All-Hands-Besprechung besteht darin, auf offene Stellen im Unternehmen hinzuweisen und Ihre derzeitigen Mitarbeiter zu bitten, Personen zu empfehlen, die ihrer Meinung nach für die Stelle(n) geeignet sind.
Diese Art der Personalsuche ist eine einfache, effiziente und kostengünstige Möglichkeit, hochqualifizierte Kandidaten zu finden. Achten Sie nur darauf, dass Sie genau beschreiben, um was für einen Job es sich handelt, genau wie die gesuchten Fähigkeiten bzw. Qualifikationen, und auch, was der Bewerbungsprozess beinhalten wird – einschließlich des Einstellungszeitplans.
Um die erforderlichen Informationen zu sammeln, können Sie Formulare aushändigen, die Ihre Teammitglieder mit den Kontaktdaten ihrer potenziellen Kandidaten zurückschicken sollen, oder Sie richten eine spezielle E-Mail-Adresse für den Empfang der Empfehlungen ein. Überlegen Sie sich auch, ob Sie das Ganze für Ihre Mitarbeiter durch Belohnungen wie Bargeldprämien oder Eintrittskarten für Veranstaltungen versüßen möchten.
5. Machen Sie aus Präsentationen Spiele
Eine Möglichkeit, den formellen, geschäftsbezogenen Teil Ihres All-Hands-Meetings spannender zu gestalten, besteht darin, ein Spiel daraus zu machen. Wenn Sie beispielsweise die Geschäftszahlen des letzten Monats durchgehen, könnten Sie bestimmte Kennzahlen (z. B. Anzahl der Verkäufe, Anzahl der Neukunden, Gesamtumsatz, Kundenumsatz usw.) nehmen und Ihre Teammitglieder bitten, die Zahlen zu erraten, bevor Sie sie bekannt geben.
Sie könnten sogar eine Diashow-Präsentation erstellen, bei der jede Folie eine bestimmte Statistik enthält. Sie könnten dann eine Reihe von Fragen stellen (z. B. „Wie viel Umsatz haben wir diesen Monat gemacht?“), die Leute raten lassen und dann die richtigen Antworten verraten. Wer am nächsten dran ist, gewinnt einen Preis!
6. "Abteilungspräsentation"
Mitarbeiter großer Unternehmen wissen oder schätzen oft gar nicht, was die anderen Abteilungen im Unternehmen tun. Sie wissen, dass es sie gibt, aber ihre tatsächlichen Rollen und Verantwortlichkeiten bleiben unbekannt. Es sei denn, Sie veranstalten bei Ihrer nächsten unternehmensweiten Veranstaltung so etwas wie eine Abteilungspräsentation …
Bei dieser Aktivität werden die einzelnen Abteilungen ins Rampenlicht gerückt. Sie stellen die verschiedenen Teams und Mitarbeiter allen anderen im Raum vor (oder sie stellen sich selber vor), erklären ihre Aufgaben und geben den anderen die Möglichkeit, Fragen zu stellen.
Sie haben keine Zeit dafür? Dann überlegen Sie sich, ob Sie in der 15-minütigen „Sondersitzung“ jeder Mitarbeiterbesprechung eine andere Abteilung vorstellen. Alternativ könnten Sie eine ganze Besprechung dafür nutzen, um jede Abteilung im Unternehmen vorzustellen.
Beauftragen Sie Surf Office mit der Organisation Ihres Offsite-All-Hands-Meetings
All-Hands-Meetings können einen Beitrag zu einer starken Unternehmenskultur leisten, Mitarbeitern eine Stimme geben und es können dabei sowohl Team- als auch Einzelleistungen gefeiert werden. Wenn Sie möchten, dass sie echte Belohnungen sind und von Anfang an bis zum Ende reibungslos verlaufen, dann ist es wichtig, dass Sie vor dem großen Tag eine Tagesordnung für das All-Hands-Meeting erstellen.
Wir hoffen, dass die Tipps in diesem Artikel Ihnen dabei helfen werden. Wenn Sie die Struktur, die Themen und die Meeting-Ideen im Hinterkopf behalten, dann sollten Sie einer erfolgreichen unternehmensweiten Sitzung einen deutlichen Schritt näher gekommen sein. Vielleicht möchten Sie sie ja auch außerhalb Ihres Unternehmens durchführen?
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