Offsite-Meetings 101: So planen Sie ein Offsite-Meeting

Es ist an der Zeit, alle Teammitglieder zusammenzubringen und in größeren Dimensionen zu denken. Sehen Sie über Ihr alltägliches Arbeitsgeschehen hinweg und sprechen Sie über Ihre langfristige Strategie. Sie sollten dabei einen Blick über den Horizont des Unternehmens hinaus werfen und alles frisch bewerten, von den Unternehmenszielen bis hin zu den Projekten, die die Zukunft des Unternehmens bestimmen werden.

Für ein Vorhaben dieser Größenordnung reicht jedoch ein normaler Konferenzraum nicht aus. Sie sollten sich stattdessen außerhalb des Büros treffen.

…Mit anderen Worten also: Sie sollten ein Offsite-Meeting organisieren.

Aber wie plant man ein effektives Offsite-Meeting, das den damit verbundenen Zeit-, Energie- und Geldaufwand rechtfertigt? Das werden wir heute herausfinden. Lesen Sie weiter, um einen umfassenden Leitfaden zur Planung effektiver Offsite-Meetings zu erhalten (und zu erfahren, wie Ihr Unternehmen davon profitieren kann).
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Was ist ein Offsite-Meeting?

Im Grunde ist ein Offsite-Meeting genau das, wonach es sich anhört: ein Meeting, das außerhalb des üblichen Arbeitsplatzes stattfindet.

Doch der Ort ist nicht der einzige Unterschied. Tatsächlich liegt der Hauptunterschied im Zweck. Anders als bei einfachen Ankündigungen, Check-ins oder All-Hands-Meetings geht es bei Offsite-Meetings um einen bestimmten Zweck oder ein bestimmtes Ziel. Dabei können Führungsteams zusammkommen, um über strategische Herausforderungen und die Gesamtsituation des Unternehmens zu beraten. Es können aber auch Produkteinführungen, Hackathons, Brainstorming-Sitzungen und/oder die Ausarbeitung einer Produkt-Roadmap stattfinden.

Abgesehen davon ist anzumerken, dass Offsite-Meetings nicht dasselbe sind wie Teambuilding-Retreats. Teambuilding ist definitiv einer der Bestandteile, aber es ist zweitrangig gegenüber dem Meeting selbst. Der Schwerpunkt bei Offsite-Meetings liegt darauf, echte Arbeit zu erledigen!
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So planen Sie ein effektives Offsite-Meeting und führen es durch

Jetzt, wo wir wissen, worum es geht, wenden wir uns dem Hauptthema zu: Wie man ein effektives Offsite-Meeting plant und durchführt. Die Betonung liegt auf effektiv. Schließlich ist es eine Sache, ein Meeting auszurichten, und eine ganz andere, davon zu profitieren! Viel zu oft vergeht ein Jahr oder mehr, und es ist unklar, was Ihr Unternehmen wirklich erreicht hat.

Da wichtige Aufgaben zu erledigen sind, Ziele erreicht werden müssen und wertvolle Ressourcen auf dem Spiel stehen, ist es wichtig, bei der Durchführung dieser Veranstaltungen besondere Sorgfalt und Aufmerksamkeit an den Tag zu legen. Hier kommen einige Top-Tipps und Ideen, die Ihnen zum Erfolg verhelfen können.
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Planung

Der Erfolg eines Offsite-Meetings hängt oft davon ab, wie gut Sie sich darauf vorbereiten. Von der Organisation eines Veranstaltungsorts bis zur Festlegung der Tagesordnung gibt es viel zu bedenken. Im folgenden Abschnitt erläutern wir, wie Sie Ihr Offsite-Meeting richtig planen:

1. Warten Sie nicht

Regel Nummer eins: Warten Sie nicht bis zur letzten Minute mit der Planung Ihres Offsite-Meetings! Je früher Sie damit anfangen, desto besser. Wir empfehlen einen Zeitrahmen von etwa zwei Monaten zwischen Ihren ersten Vorbereitungen und dem eigentlichen großen Tag.

Ein wichtiger erster Schritt besteht darin, die wichtigsten Ergebnisse zu bestimmen, die Sie sich von dem Meeting erhoffen. Handelt es sich beispielsweise um ein Führungskräfte-Treffen, bei dem Sie die nächsten Schritte des Unternehmens festlegen werden? Oder möchten Sie ein Codefest oder einen Hackathon organisieren?

Sobald Sie den Zweck kennen, können Sie sich in die Details stürzen – d. h. festlegen, wer das Meeting leitet, wer teilnehmen soll, wie lange es dauern soll, usw. Anschließend können Sie Ihre Ziele genauer definieren, alle internen Daten sammeln, die Sie möglicherweise benötigen werden, und alle externen Experten einladen, die Ihrer Meinung nach dabei sein sollten.

2. Beschränken Sie den Umfang

Regel Nummer 2: Versuchen Sie nicht, zu viel zu erreichen. So verlockend es auch sein mag, sich hohe Ziele zu setzen und sämtliche Probleme anzugehen: Weniger ist hier fast immer mehr.

Wenn Sie sich zu viel vornehmen, besteht die Gefahr, dass Sie aus dem Meeting nichts Greifbares mitnehmen. Vielleicht sind Sie mit der langen Liste der von Ihnen erstellten Maßnahmen zufrieden, haben aber keine konkrete Idee, wie Sie sie umsetzen können.

Ein besserer Ansatz besteht darin, die Bandbreite der Diskussion einzuschränken und dies den Teilnehmern auch mitzuteilen. Dies sollte zu einigen gezielten Initiativen führen, die sich mit einem bestimmten Problem im Unternehmen befassen.

3. Legen Sie das Budget fest

Ein Faktor, der Auswirkungen auf fast jeden Aspekt Ihres Offsite-Meetings hat, ist, wie viel Geld Sie dafür ausgeben können. Schließlich müssen Sie mit Ihrem Budget möglicherweise alles vom Transport und der Unterkunft bis hin zur Verpflegung und dem Veranstaltungsort abdecken (mehr zu diesen Dingen folgt gleich). Es bestimmt auch, wie lange die Veranstaltung gehen kann, wohin Sie gehen können und wie viele Personen ohne Probleme teilnehmen können.

Hier gibt es kein Richtig oder Falsch. Die Höhe Ihres Budgets hängt von der Art und der Dauer des Meetings ab, das Sie veranstalten möchten. Das Wichtigste ist, dass Sie überhaupt eines festlegen! Ansonsten gehen Sie das Risiko ein, am Ende zu viel Geld für das Meeting auszugeben.

4. Machen Sie sich Gedanken über die Rahmenbedingungen

Nachdem Sie sich Gedanken über den grundsätzlichen Aufbau des Meetings und dessen Teilnehmer gemacht haben, können Sie sich mit den Rahmenbedingungen befassen. Dazu gehören Dinge wie:

• Buchung des Veranstaltungsortes
• Organisation von Transport und Parkmöglichkeiten
• Beauftragung eines Caterers oder Organisation anderweitiger Verpflegungsmöglichkeiten

Bezüglich des Veranstaltungsorts sollten Sie sicherstellen, dass er a) groß genug, b) gut zugänglich und c) mit der Technologie kompatibel ist, die Sie verwenden möchten. Natürlich sollte er auch für die gesamte Dauer des Meetings verfügbar sein. Und das Essen? Die Menge ist wichtig, aber noch wichtiger ist es, die Ernährungseinschränkungen der Teilnehmer zu berücksichtigen.

Auch hier gilt: Warten Sie nicht bis zur letzten Minute! Wenn Sie im Voraus buchen, werden Sie den idealen Ort und die ideale Ausstattung für Ihr Offsite-Event bekommen.

5. Legen Sie die Tagesordnung fest

Ein Offsite-Meeting ohne Tagesordnung durchzuführen, ist wie wenn man versucht, Katzen in einem Rudel zu halten. Es führt zu Verwirrung, ineffizienter Zeiteinteilung und letztlich zu mangelhaften Ergebnissen. Tun Sie sich also selbst einen Gefallen und erstellen Sie lieber zu früh als zu spät eine Tagesordnung! Legen Sie Ziele für jeden Tag fest, bestimmen Sie die Reihenfolge der Veranstaltungspunkte und geben Sie für jeden Teil der Veranstaltung ein ungefähres Zeitlimit vor.

Bedenken Sie jedoch, dass auch die Struktur von entscheidender Bedeutung ist. Vielleicht gefällt Ihnen die Idee, die einzelnen Themen in Blöcken abzuarbeiten, und danach eine Diskussionsrunde zu starten. Leider hemmt dieser recht freie Ansatz die Kreativität eher als dass er sie fördert.

Damit Ihre Gespräche Sie weiterbringen, empfehlen wir Ihnen, eine Tagesordnung mit festgelegten Zeitfenstern für bestimmte Themen und angestrebten Zielen für jedes Thema aufzustellen. Sie können auch ein oder zwei Schlüsselfragen stellen und die Diskussion mit interessanten Materialien und/oder Aktivitäten beleben.

6. Rollen zuweisen und Tagesordnung versenden

Brauchen Sie mehr als eine Person, um das Meeting zu leiten? Wenn ja, wer macht was? Und wann? Es ist sinnvoll, die entsprechenden Rollen bei der Erstellung der Tagesordnung festzulegen und (nachdem die Personen bestätigt haben, dass sie damit einverstanden sind) anzumerken, wer welchen Abschnitt moderiert. Wenn Sie oder jemand anderes das gesamte Meeting alleine leitet, ist dies natürlich hinfällig.

Ach, und vergessen Sie nicht, den Teilnehmern die Tagesordnung zukommen zu lassen! Machen Sie dies etwa eine Woche vor dem Offsite-Meeting, sodass sich alle damit vertraut machen können.
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Durchführung

Okay, gehen wir einen Schritt weiter und stellen uns vor, das Meeting steht vor der Tür. In diesem Abschnitt geben wir Ihnen einige Tipps und Ideen, wie Sie es effektiv durchführen können.

1. Beginnen Sie mit der Vorstellung des Ziels

Beginnen Sie jeden Tag damit, die Teilnehmer an die Ziele des Meetings zu erinnern. Im besten Fall hat jeder die Tagesordnung gelesen, und ist so ohnehin damit vertraut. Aber es schadet nicht, noch einmal zu wiederholen, warum Sie alle dort sind und was Sie erreichen möchten. Indem Sie den Zweck des Meetings definieren, sollte das Gespräch gezielter verlaufen und Sie den gesetzten Zielen näher bringen.

Ebenso ist es sinnvoll, darauf zu achten, dass die Teilnehmer bei der Tagesordnung bleiben. So vermeiden Sie, dass Sie zu weit vom Thema abkommen.

2. Fördern Sie Interaktion

Es gibt kaum etwas Langweiligeres im Leben, als jemandem stundenlang zuzuhören. Man schaltet ab, verdreht die Augen und schaut auf die Uhr – und wünscht sich, der Minutenzeiger würde sich ein wenig schneller drehen. Regel Nummer eins bei der Durchführung Ihres Offsite-Meetings lautet also, Ihre Mitarbeiter engagiert zu halten. Reden Sie nicht nur auf sie ein. Reden Sie mit ihnen.

Dies ist ein weiterer Grund, sich für jeden Zeitabschnitt auf der Tagesordnung Fragen und Aktivitäten auszudenken. Sie regen das Gespräch an, fördern die Interaktion und regen zur Diskussion an. Tun Sie alles, was Sie können, um die Aufmerksamkeit der Teilnehmer aufrechtzuerhalten, denn so werden Sie ein produktiveres und erfolgreicheres Meeting haben.

3. Machen Sie regelmäßig Pausen

Sich auf komplizierte Themen zu konzentrieren, Ideen zu entwickeln und vertiefende Gespräche zu führen, macht müde. Schützen Sie den Energievorrat Ihrer Mitarbeiter, indem Sie regelmäßig Pausen einplanen. Eine Pause für Tee, Kaffee, Essen und Toilettengänge alle paar Stunden sollte verhindern, dass Ihre Mitarbeiter ermüden.

Top-Tipp: Denken Sie daran, die Länge jeder Pause klar anzugeben (Sie können dies sogar in der Tagesordnung vermerken). Jede Unklarheit kann zu Verzögerungen und Zeitverlusten führen, die die knappe verfügbare Zeit schwinden lassen.

4. Nehmen Sie sich Zeit für die Teambindung

Bei jedem Meeting geht es hauptsächlich um Produktivität. Das heißt jedoch nicht, dass Sie nicht auch Teambuilding in das Meeting miteinbauen können. Denn wie oft trifft sich Ihr Team schon außerhalb des Büros?! Jetzt, wo Sie sich alle an einem Ort befinden, ist eine hervorragende Gelegenheit für Sie, um sich gegenseitig kennenzulernen.

Teambuilding muss nicht unbedingt in die Tagesordnung integriert werden. Sie können dafür ganz einfach Pausen zwischen den Sitzungen einplanen, die lange genug sind, um bedeutsame Gespräche zu führen. Sie können auch Sitzplätze zuweisen, anstatt sie jeden selber auswählen zu lassen. So könnten Sie sicherstellen, dass die Leute mit anderen Kollegen als sonst zusammenkommen.

5. Holen Sie sich Feedback ein

Versuchen Sie am Ende Ihres Offsite-Meetings herauszufinden, was gut gelaufen ist und was besser hätte sein können. Sie können die Teilnehmer direkt fragen, ihnen anonyme Feedback-Formulare geben, die sie zu einem späteren Zeitpunkt zurücksenden können, oder Sie können sich Papier sparen und eine der vielen Websites für Feedback-Umfragen verwenden.

Bitten Sie um Feedback zu allem, was Ihnen relevant erscheint. Wie zufrieden waren die Teilnehmer beispielsweise mit dem Meeting insgesamt? Wie produktiv fanden sie es? Haben sie Ideen, wie sie beim nächsten Mal ihre Produktivität steigern können? Hat es ihnen Spaß gemacht ? Wenn es etwas gibt, das sie anders gemacht hätten, was wäre das? Egal, welche Daten Sie sammeln, sie werden für Ihr nächstes Offsite-Meeting von großem Wert sein.
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Warum sind Offsite-Meetings wichtig?

Hört sich das alles nach zu viel Arbeit an? Nun, wenn Sie von den Vorteilen hören, werden Sie die Arbeit womöglich trotzdem in Kauf nehmen. Denn Sie können uns glauben: Die Durchführung eines Offsite-Meetings bringt eine Reihe überzeugender Vorteile mit sich! Hier kommen einige der größten Vorteile, die Sie daraus ziehen können:

Sie verändern die Einstellung

In erster Linie sorgt die Zusammenarbeit an einem neuen Ort dafür, dass die Leute mit einer anderen Einstellung an die Sache herangehen.

Das Meeting fühlt sich so bedeutsam an. Die Abwechslung ist erfrischend und das Neue aufregend. Es fühlt sich nicht mehr wie „Arbeit“ an. Letztendlich fördert ein Treffen an einem anderen Ort die für die anstehenden Aufgaben erforderliche Kreativität, sowie das Engagement und die Nachdenkfähigkeiten dafür.

Sie steigern die Produktivität und den Teamgeist

Der zuvor genannte Vorteil sorgt nebenbei auch dafür, dass die Produktivität und das Engagement gesteigert werden – ein positiver Effekt, der sich noch dadurch verstärkt, dass es keine Ablenkungen und Unterbrechungen gibt, denen Ihre Mitarbeiter im Büro möglicherweise ausgesetzt sind. Problemlösung und Brainstorming werden einfacher und Ihr Team fühlt sich danach belebter und stärker.

Am Ende verspüren die Teilnehmer ein neues Gefühl von Zielstrebigkeit und Zusammengehörigkeit – sie sind zufrieden mit dem, was sie erreicht haben, und vereint in dem, worauf sie hinarbeiten.

Sie bieten eine Pause von der Normalität

Ein weiterer Bonus ist natürlich die Pause, die jeder von seinem normalen Arbeitsalltag bekommt. Denn in gewisser Weise bieten Offsite-Meetings auch eine Auszeit vom stressigen Büroalltag! Man verbringt Zeit mit Kollegen, fängt neue Gespräche an und stellt sich unterschiedlichen Herausforderungen.

Aus diesem Grund können Offsite-Meetings sowohl für den einzelnen Mitarbeiter als auch für das Unternehmen als Ganzes eine Erholungsquelle sein.
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Benötigen Sie Hilfe bei der Planung Ihres Offsite-Meetings?

Offsite-Meetings sind wirkungsvolle Business-Tools, um in großen Dimensionen zu denken, für die Zukunft zu planen, die Produktivität anzuregen und den Teamgeist zu stärken. Dennoch lässt sich nicht leugnen, dass es sehr viel Zeit, Energie und Ressourcen erfordert, sie durchzuführen!

Wenn das – oder die Sorge, teure Fehler zu machen – der Grund ist, warum Sie selbst kein solches Meeting durchzuführen, dann kann Surf Office Ihnen helfen. Da wir Experten für die Planung von Work-Retreats sind, werden Sie von den vielen Vorteilen eines Offsite-Meetings profitieren können, ohne sich mit der stressigen Organisation auseinandersetzen zu müssen! Kontaktieren Sie uns noch heute, um mehr zu erfahren.