On aika koota tiimi ja ajatella isosti; katsoa liiketoiminnan tavanomaisten ytimien ulkopuolelle ja selkeyttää pitkän aikavälin strategiaasi. Haluat heittää katseesi yrityksen horisonttiin ja arvioida kaikkea liiketoiminnan tavoitteista projekteihin, jotka määrittelevät sen tulevaisuuden.
Tämän kokoluokan tehtävään tavallinen kokoushuone ei kuitenkaan riitä. Haluat sen sijaan kokoontua jossain toimiston ulkopuolella.
...Toisin sanoen, haluat järjestää kokouksen toimiston ulkopuolella .
Mutta miten suunnittelet tehokkaan kokouksen toimiston ulkopuolella, joka oikeuttaa siihen käytetyn ajan, energian ja rahan? Tänään selvitämme sen. Lue lisää saadaksesi kattavan oppaan tehokkaiden kokousten suunnitteluun toimiston ulkopuolella (ja siihen, miten yrityksesi voi hyötyä siitä).
Mikä on kokous toimiston ulkopuolella?
Pohjimmiltaan työpaikan ulkopuolinen kokous on juuri sitä miltä se kuulostaakin: kokous, joka pidetään tyypillisen työpaikan ulkopuolella.
Sijainti ei kuitenkaan ole ainoa ero. Itse asiassa ensisijainen ero liittyy tarkoitukseen . Yksinkertaisen kirjautumisen , ilmoituksen tai kaikkien osapuolten kokouksen sijaan etäkokoukset käsittelevät tiettyä tarkoitusta tai tavoitetta. Tämä voi tarkoittaa johtoryhmien yhteistyötä strategisten kysymysten ja kokonaisvaltaisen ajattelun ratkaisemiseksi . Mutta se voi sisältää myös esimerkiksi tuotelanseerauksia, hackathoneja, ideointitilaisuuksia ja/tai tuotekehityssuunnitelman luomista.
Sivuhuomautuksena on syytä huomata, että kokoukset paikan päällä eivät ole sama asia kuin tiiminrakennusretriitit . Tiimin yhteenkuuluvuuden tunne on ehdottomasti osa kokousta, mutta se on toissijaista itse kokoukseen verrattuna. Kokousten pääpaino on oikean työn tekemisessä!
Kuinka suunnitella ja isännöidä tehokas kokous etänä
Nyt kun tiedämme, mitä ne ovat, siirrytään itse asiaan: miten suunnitellaan ja toteutetaan tehokas kokous paikan päällä. Painopiste tehokkuudessa . Loppujen lopuksi on eri asia isännöidä kokousta ja saada siitä jotain irti! Liian usein kuluu vuosi tai pari, eikä ole selvää, mitä he todella saavuttivat.
Näin ollen, kun tehtävää työtä on paljon, tavoitteita on saavutettava ja arvokkaita resursseja on vaakalaudalla, on tärkeää kiinnittää erityistä huomiota ja huolellisuutta näiden tapahtumien järjestämisessä. Tässä on muutamia parhaita vinkkejä ja ideoita, jotka auttavat sinua onnistumaan.
Suunnittelu
Minkä tahansa kokouksen onnistuminen muualla kuin toimistolla riippuu usein siitä, miten siihen valmistaudutaan. Paikan järjestämisestä aikataulun laatimiseen on paljon pohdittavaa. Tässä osiossa esittelemme, kuinka yrityksesi kokous muualla suunnitellaan oikein:
1. Älä viivyttele
Sääntö numero yksi: älä odota viimeiseen hetkeen ennen kuin aloitat kokouksesi suunnittelun! Mitä aikaisemmin saat homman käyntiin, sitä parempi. Suosittelemme noin kahden kuukauden aikarajaa alkuvalmistelujen ja itse suuren päivän välille.
Ensimmäinen tärkeä askel on määrittää kokouksen tärkeimmät tulokset. Onko kyseessä esimerkiksi johtajien suuri kokoontuminen, jossa päätetään yrityksen seuraavista askeleista? Vai yritätkö järjestää koodausfestivaaleja/hackathoneja?
Kun tiedät kokouksen tarkoituksen, voit syventyä asiaan – selvittää, kuka sen vetää, kenen tulisi osallistua, kuinka kauan sen tulisi kestää ja niin edelleen. Sen jälkeen voit tarkentaa tavoitteitasi, kerätä tarvitsemaasi sisäistä dataa ja kutsua paikalle ulkopuolisia asiantuntijoita, joiden mielestäsi pitäisi olla paikalla.
2. Rajoita soveltamisalaa
Sääntö numero 2: älä yritä saavuttaa liikaa. Niin houkuttelevaa kuin onkin asettaa korkeita tavoitteita ja tarttua loputtomiin ongelmiin, vähemmän on melkein aina enemmän.
Jos hajautat itseäsi liian laajalle, saatat saada kokouksesta mitään konkreettista irti. Saatat tuntea olosi hyväksi laatimasi pitkän toimintasuunnitelman perusteella, mutta sinulta puuttuu konkreettinen strategia minkään saavuttamiseksi.
Parempi lähestymistapa on rajata keskustelun laajuutta ja viestiä siitä osallistujille. Tämän pitäisi johtaa kohdennettuun aloitekokonaisuuteen, joka on suunniteltu ratkaisemaan tiettyä liiketoimintaongelmaa.
3. Aseta budjetti
Yksi tekijä, joka vaikuttaa lähes kaikkiin etäkokouksesi osa-alueisiin, on se, kuinka paljon rahaa sinulla on käytettävissä siihen. Loppujen lopuksi budjetin on ehkä katettava kaikki kuljetuksesta ja majoituksesta ruokaan ja itse tapahtumapaikkaan (lisää näistä tekijöistä myöhemmin). Se määrää myös, kuinka kauan voit viipyä, minne voit mennä ja kuinka monta ihmistä mahtuu mukavasti osallistumaan.
Tässä ei ole oikeaa tai väärää ratkaisua; budjettisi laajuus riippuu isännöimäsi kokouksen tyypistä ja kestosta. Tärkeintä on asettaa sellainen! Älä tee niin, sillä saatat kuluttaa liikaa rahaa kokoukseen, joka ei vastaa potentiaaliaan.
4. Muista käytännön asiat
Kun olet miettinyt kokouksen peruskokoonpanoa ja osallistujia, voit aloittaa käytännön asioiden hoitamisen. Tähän kuuluvat esimerkiksi seuraavat asiat:
- Paikan varaaminen
- Kuljetusten ja pysäköinnin järjestäminen
- Pitopalvelun palkkaaminen tai muun ruoan/juomien lähteen järjestäminen
Paikan suhteen varmista, että se on a) riittävän suuri, b) esteetön ja c) pystyy tukemaan käyttämääsi teknologiaa. Tietenkin sen on oltava saatavilla myös koko kokouksen ajan. Entä ruoka? Määrät ovat tärkeitä, mutta on vielä tärkeämpää ottaa huomioon ihmisten ruokavaliorajoitukset.
Äläkä jätä tätä viimeiseen hetkeen! Varaamalla etukäteen varmistat, että saat ihanteellisen tilan ja puitteet ulkopaikallesi.
5. Aseta asialista
Kokouksen pitäminen ilman esityslistaa on kuin yrittäisi paimentaa kissoja. Se johtaa sekaannukseen, tehottomaan ajankäyttöön ja lopulta tulosten puutteeseen. Tee siis itsellesi palvelus ja luo oma kokouksesi ennemmin kuin myöhemmin! Aseta tavoitteita jokaiselle päivälle, aseta tapahtumien järjestys ja anna karkea aikaraja kokouksen jokaiselle osalle.
Muista kuitenkin, että myös rakenteella on keskeinen rooli. Saatat pitää ajatuksesta omistaa aikaa aiheille ja avata tilaa keskustelulle. Valitettavasti tämä vapaamuotoinen lähestymistapa voi tukahduttaa luovuuden sen sijaan, että se kannustaisi sitä.
Keskustelun jatkamiseksi suosittelemme esityslistaa, jossa on nimetyt aikaikkunat tietyille aiheille ja kunkin aiheen tavoitteet . Voit myös esittää yhden tai kaksi keskeistä kysymystä ja piristää keskustelua sekä asiaankuuluvilla materiaaleilla että/tai aktiviteeteilla.
6. Määritä roolit ja lähetä esityslista
Tarvitsetko useamman kuin yhden henkilön vetämään kokousta? Jos tarvitset, kuka tekee mitä? Ja milloin? On järkevää jakaa nämä roolit esityslistaa laadittaessa ja (kun on vahvistettu, että he ovat valmiita tekemään sen) sisällyttää merkintä siitä, kuka fasilitoi kutakin osiota. Tämä on tietenkin kiistanalainen seikka, jos sinä tai joku muu johdatte koko kokousta yksin.
Ai niin, ja muista jakaa esityslista osallistujien kanssa! Tee tämä noin viikkoa ennen kokousta, jotta kaikki voivat tutustua suunnitelmaan.
Hosting
Okei, hypätäänpä eteenpäin ja kuvitellaan, että kokous on aivan nurkan takana. Tässä osiossa annamme vinkkejä ja ideoita sen tehokkaaseen järjestämiseen.
1. Aloita esittelemällä tavoite
Aloita jokainen päivä muistuttamalla osallistujia kokouksen tavoitteista ja päämääristä. Toivottavasti kaikki ovat lukeneet esityslistan ja tuntevat sen joka tapauksessa. Mutta ei ole haittaa toistaa, miksi olet siellä ja mitä yrität saavuttaa. Kokouksen tarkoituksen määrittelemisen pitäisi tarkentaa keskustelua ja viedä sinua kohti asettamiasi tavoitteita.
Samoin kannattaa tuoda ihmisiä takaisin asialistalle pitkin päivää. Näin estetään liian kauas aiheesta poikkeaminen.
2. Kannusta vuorovaikutusta
Harva asia elämässä on tylsempi kuin kuunnella jonkun puhuvan tuntikausia. Sammutat virran, pyörittelet silmiäsi ja katsot kelloa – toivoen, että minuuttiviisari pyörii hieman nopeammin. Joten tärkein sääntö etäkokouksen järjestämisessä on pitää ihmiset kiinnostuneina . Älä vain puhu heille. Puhu heidän kanssaan .
Tämä on yksi syy lisää miettiä kysymyksiä ja aktiviteetteja jokaiselle esityslistan aikavälille. Ne auttavat herättämään keskustelua, kannustavat vuorovaikutukseen ja antavat tietoa keskustelulle. Tee kaikkesi pitääksesi ihmisten keskittymisen yllä, niin lopputuloksena on tuottavampi ja merkityksellisempi kokous.
3. Pidä säännöllisiä taukoja
Keskittyminen monimutkaisiin aiheisiin, ideoiden keksiminen ja stimuloivien keskustelujen käyminen on väsyttävää. Suojaa ihmisten energiatasoja aikatauluttamalla säännöllisiä taukoja. Tee-, kahvi- ja ruokapaikkojen sekä vessakäyntien tekeminen muutaman tunnin välein pitäisi estää ihmisiä väsymästä.
Hyvä vinkki: Muista olla selvillä jokaisen tauon pituudesta (voit jopa merkitä sen esityslistalle). Mikä tahansa epäselvyys voi johtaa viivästyksiin ja takaiskuihin, jotka syövät käytettävissä olevaa rajallista aikaa.
4. Varaa aikaa tiimihenkeen
Minkä tahansa etäkokouksen pääpaino on tuottavuudessa. Se ei kuitenkaan tarkoita, ettetkö voisi sisällyttää tiiminrakennusta kokemukseen. Kuinka usein tiimisi tapaa toisiaan toimiston ulkopuolella?! Nyt kun olette kaikki samassa paikassa, se on erinomainen tilaisuus tutustua toisiinne.
Tiimityöskentelyn ei tarvitse olla varsinaisesti edes sisäänrakennettu asialistaan . Se voi olla niinkin yksinkertaista kuin taukojen pitäminen riittävän pitkinä merkityksellisen keskustelun käymiseksi. Voit myös määrätä istumapaikat sen sijaan, että annat kaikkien valita. Tämä varmistaisi, että ihmiset sekoittuvat ja seurustelevat eri kollegoiden kanssa kuin tavallisesti.
5. Pyydä palautetta
Ulkomailla pidettävän kokouksen päätteeksi suosittelemme selvittämään, mikä meni hyvin ja mikä olisi voinut olla paremmin. Voit kysyä suoraan osallistujilta, antaa heille nimettömiä palautelomakkeita palautettavaksi myöhemmin tai säästää paperia käyttämällä jotakin monista palautekyselysivustoista .
Pyydä palautetta kaikesta, mikä vaikuttaa olennaiselta. Esimerkiksi kuinka tyytyväisiä osallistujat olivat kokoukseen kokonaisuudessaan? Kuinka tuottoisaksi he kokivat sen? Onko heillä ideoita tuottavuuden parantamiseksi seuraavalla kerralla? Nautisiko he olostaan? Mitä he olisivat tehneet toisin, jos mitään? Keräämäsi data on korvaamatonta seuraavaa kokousta varten.
Miksi etäkokoukset ovat tärkeitä?
Kuulostaako kaikki juuri keskustelemamme liian työläältä? No, kuulemalla eduista saatat saada sinut tekemään sen joka tapauksessa! Luota meihin, kokouksen järjestäminen muualla kuin tiloissa voi tarjota useita vakuuttavia etuja. Tässä on muutamia tärkeimpiä tapoja, joilla voit hyötyä:
Ne muuttavat pään tilaa
Ensinnäkin ja tärkeimpänä, yhdessä työskentely uudessa paikassa asettaa ihmiset erilaiseen mielentilaan.
Tapaaminen tuntuu merkittävältä. Muutos on virkistävä ja uutuudenviehätys jännittävä. Se ei tunnu enää "työltä". Viime kädessä tapaaminen jossain eri paikassa edistää käsillä olevan tehtävän/tehtävien edellyttämää luovuutta, sitoutumista ja ajattelun selkeyttä.
Ne lisäävät tuottavuutta ja joukkuehenkeä
Edellisellä hyödyllä on kerrannaisvaikutus, joka lisää tuottavuutta ja sitoutumista – positiivinen tulos, jota korostaa toimistossa mahdollisesti kohtaamiesi häiriötekijöiden ja keskeytysten puuttuminen. Ongelmanratkaisu ja ideointi helpottuvat ja tiimi lähtee pois virkistyneenä.
Osallistujat kokevat uudenlaisen tarkoituksen ja yhteenkuuluvuuden tunteen – he ovat tyytyväisiä saavutuksiinsa ja yhtä mieltä siitä, mitä kohti he työskentelevät.
Ne tarjoavat tauon normaalista
Lisäbonuksena on tietenkin se, että kaikki saavat tauon tavallisesta rutiinistaan. Jossain määrin kokoukset työpaikan ulkopuolella edustavat aikaa pois toimiston arjen stressistä! Vietät aikaa työtovereiden kanssa, käyt uusia keskusteluja ja otat vastaan erilaisia haasteita.
Tällä tavoin etäkokoukset voivat olla palauttavia sekä yksittäisille työntekijöille että koko yritykselle.
Haluatko apua ulkotapaamisen suunnittelussa?
Etäkokoukset ovat tehokkaita työkaluja isosti ajattelemiseen, tulevaisuuden suunnitteluun, tuottavuuden edistämiseen ja tiimihengen vahvistamiseen. Niiden järjestämiseen kuluu kuitenkin kiistatta paljon aikaa, energiaa ja resursseja!
Jos tämä – tai huoli kalliiden virheiden tekemisestä – estää sinua järjestämästä omaa tapaamistasi, Surf Office voi auttaa. Työretriittien järjestämisen asiantuntijoina voit nauttia monista eduista etätapaamisessa ilman sen järjestämisen vaivaa! Ota meihin yhteyttä jo tänään saadaksesi lisätietoja.
