Het plannen van een bedrijfsretreat begint met het vinden van de perfecte locatie.
Daar zijn wij experts in: we kennen alle details van dit proces.
Een fout die we bijna elke dag zien: klanten die hun opties zonder reden beperken.
Nou ja, er is altijd wel een reden. Laten we ze bespreken.
Hoe minder beperkingen je oplegt bij het zoeken naar een locatie, hoe meer opties je hebt om uit te kiezen. Jij hebt altijd het laatste woord over wat je bevestigt.
Vaste data
Je hebt binnen het bedrijf data vastgelegd waar iedereen mee akkoord is.
Jullie hadden een grote meeting of deden een snelle stemming op Slack.
Of misschien zei je CEO: "Ga voor deze data", en was er helemaal geen discussie over.
“Er is absoluut geen enkele flexibiliteit in deze data.” - Dat hebben we honderden keren gehoord, en je kunt je niet voorstellen hoe vaak die data toch nog werden veranderd.
We proberen je niet te overtuigen om je data te wijzigen. We doen altijd ons best om een perfecte locatie voor je te vinden. Dit is gewoon een goedbedoeld advies.
Als je deze data als “voorkeursdata” beschouwt en niet als “vaste” data, vergroot je je opties en de kans op een perfecte locatie aanzienlijk, en waarschijnlijk ook op een betere prijs.
Volledige buy-out en exclusiviteit
Je wilt de locatie helemaal voor jezelf. Wie niet?
Voordat we de details induiken, leggen we eerst het verschil uit tussen buy-outs en exclusiviteit, want die worden vaak door elkaar gehaald:
- Buy-outs omvatten alle gastenkamers, zalen, zwembaden en de meeste ruimtes van het hotel of resort. De accommodatie kan externe gasten echter toegang geven tot restaurants, de spa, vergaderruimtes, golfbanen of privéwoningen.
- Exclusiviteit betekent dat je het hotel of resort volledig overneemt – zonder dat buitenstaanders gebruikmaken van welke ruimte op het terrein dan ook.
Je zou denken dat hotels het geweldig vinden om volgeboekt te zijn.
Dat klopt deels. Sommige kleine hotels (tot 20 kamers) geven de voorkeur aan dit soort boekingen, maar grotere hotels willen meestal spreiden. Hetzelfde geldt voor luchtvaartmaatschappijen.
Eén groep die een heel hotel voor een paar nachten boekt, brengt een aantal beperkingen met zich mee:
- Ze hebben waarschijnlijk geen goede bezetting vóór of na je retreat
- Ze moeten gasten weigeren die langer willen blijven of overlappen met je retreat
- Ze kunnen niet profiteren van last-minuteboekingen tegen hogere tarieven
- Ze zetten alles op één kaart
- Ze hebben meer personeel nodig (je wilt waarschijnlijk dat al je teamleden rond dezelfde tijd eten)
Een paar vragen om jezelf te stellen voordat je een volledige buy-out of exclusiviteit overweegt:
- Is het “verplicht” of gewoon “leuk om te hebben”? Sommige klanten willen exclusiviteit om veiligheidsredenen.
- Hoe groot is mijn groep? Een kleine locatie vinden is veel makkelijker dan een hotel met 150 kamers voor een volledige buy-out.
- In welk seizoen wil ik boeken? In het laagseizoen is het altijd makkelijker. Sommige hotels hanteren in het hoogseizoen zelfs een beleid van “geen buy-outs”.
- Wat is mijn budget? Reken erop dat je voor een volledige buy-out aanzienlijk meer betaalt.
We hebben uitstekende ervaringen met hybride opzetten: je boekt een hele verdieping of een deel van een hotel voor je team en hebt andere ruimtes privé voor je activiteiten, terwijl er nog andere gasten in het hotel verblijven.
Vaste bestemming
We hadden klanten die eerst naar de Catskills wilden en uiteindelijk een retreat hielden in een klein dorpje op Mallorca. Of klanten die aanvankelijk Costa Rica in gedachten hadden en in Miami belandden.
Dat zijn extreme voorbeelden.
De les: focus op de perfecte locatie voor je wensen en budget. De bestemming is natuurlijk ook belangrijk.
Je moet zeker een retreat organiseren op de bestemming die voor het grootste deel van je team het makkelijkst bereikbaar is (daar hebben we trouwens een tool voor).
Het is goed om wat voorkeuren voor de bestemming te hebben, maar blijf open staan voor alternatieven.
Met een geweldig team op een perfecte locatie, met fantastische activiteiten en lekker eten, maakt het eigenlijk niet uit of je in Nashville of Toscane zit.
De bestemming wordt overschat als het om bedrijfsretreats gaat. Maar ja, als je met het gezin op zomervakantie gaat, geniet je waarschijnlijk meer van Toscane.
Type locatie
“We willen een retreat in Spanje, in juni, in een gaaf hotel aan het strand, met een privéterrein waar we kampvuren kunnen maken, en het liefst met een volledige buy-out. We hebben al rondgekeken, maar konden niets vinden. Misschien kan Surf Office helpen?”
Dit soort aanvragen krijgen we vrij vaak.
Laten we het zo zeggen: wie houdt er nu niet van kampvuren? Met het hele team rond het vuur zitten, kletsen en nippen aan rode wijn of groene thee. Stel je die herinneringen eens voor!
We hebben een aantal locaties met een privéterrein voor een kampvuur en veel locaties aan het strand.
Maar hebben veel locaties allebei? En zijn ze in juni beschikbaar voor een volledige buy-out?
Dat aantal ligt dicht bij 0.
Het belangrijkste aan je retreat is een functionele locatie met alles wat je nodig hebt, een goede sfeer en een leuke agenda.
Ben je je programma nog aan het vormgeven? Hier zijn wat ideeën voor een bedrijfsretreat om een ervaring te ontwerpen die je team niet snel vergeet.
Dat is wat herinneringen creëert voor je team, niet de designbanken in de lobby. Maar die zijn ook leuk meegenomen. 🙂
