Vluchten boeken is een van de basisstappen bij het organiseren van retreats voor remote teams. Met zoveel medewerkers van over de hele wereld is het ook een van de onderdelen die je echt goed moet regelen.
En geloof ons als we zeggen:
Het is NIET zo makkelijk als het lijkt.
Wil je zelf groepsvluchten boeken? Dan kun je het gewoon proberen. Hieronder vind je de lessen die we onderweg hebben geleerd, gebaseerd op onze ervaring met het organiseren van retreats met meer dan 100 deelnemers. We beantwoorden vragen als:
- Moet ik de vliegtickets als groep kopen of laat ik elke medewerker zelf boeken?
- Hoe werkt de prijsbepaling van tickets voor groepen?
- Wanneer is het een goed idee om een eigen privévliegtuig te boeken?
- Wanneer laat ik de logistiek beter over aan een bureau?
- Kunnen jullie me ALSJEBLIEFT gewoon alles vertellen wat ik moet weten voordat ik vluchten boek voor mijn remote team?
Ja, dat kunnen we. Scroll verder en goede vlucht!
Groepsvluchten boeken: krijg ik korting als ik alle tickets in één keer boek?
Voordat je iets doet, kun je het beste zoeken naar groepstickets zoals je dat voor jezelf zou doen: met een vluchtzoekmachine zoals Google Flights. De prijs die je per vlucht ziet, is de prijs per persoon. Je denkt misschien: als één ticket 100 EUR kost, dan kosten 30 tickets 30 x 100 EUR, toch?
Helaas werkt het zo niet.
Elke luchtvaartmaatschappij heeft meerdere prijsniveaus voor haar vluchten, meestal 10 tot 15. Dat betekent 10 tot 15 verschillende prijzen, afhankelijk van wanneer je boekt. De eerste prijs kan maar 80 EUR zijn, terwijl de laatste prijs kan oplopen tot 160 EUR per persoon. Zodra de maatschappij het eerste segment heeft uitverkocht, gaat ze door naar het volgende, duurdere segment.
Wat betaal je dan uiteindelijk echt?
Omdat je een groot aantal tickets tegelijk moet kopen, rekenen sommige maatschappijen voor alle 30 tickets gewoon het hoogste prijsniveau (160 EUR). Andere nemen een gemiddelde van de segmenten en vermenigvuldigen dat met het aantal tickets.
Hoe dan ook, houd er rekening mee dat:
- Je niet dezelfde prijs krijgt als op een zoekwebsite voor consumenten.
- Je nooit echt nauwkeurig kunt voorspellen wat de tickets uiteindelijk kosten.
Op dit punt denk je misschien: "Waarom zou ik überhaupt de moeite nemen om een groepsvlucht te boeken? Ik laat de medewerkers het gewoon zelf regelen."
Toch heeft vliegen als groep een aantal voordelen.
Wat zijn de belangrijkste voordelen van vluchten in bulk boeken?
Het grootste voordeel van vliegen als groep is dat luchtvaartmaatschappijen wijzigingen of toevoegingen van namen op tickets toestaan tot de dag vóór de vlucht. Als de tickets al zijn uitgegeven, kunnen er extra kosten gelden, maar doe je het op tijd (3 tot 5 dagen voor vertrek), dan betaal je niets extra.
Een ander voordeel van vliegen als groep is dat iedereen bij elkaar zit. De meeste maatschappijen doen hun uiterste best om ervoor te zorgen dat alle geboekte tickets stoelen naast elkaar hebben.
Tot slot krijg je bij de meeste luchtvaartmaatschappijen een speciale behandeling als je in bulk koopt. Dat betekent een vaste contactpersoon met wie je kunt praten, in plaats van een keuzemenu waarvoor je 30 minuten in de wacht staat.
Waar moet ik rekening mee houden bij het boeken van groepsvluchten voor remote teams?
Als je een groep hebt die allemaal vanaf dezelfde plek vertrekt, is vliegtickets boeken geen groot probleem. Maar veel klanten van Surf Office zijn remote bedrijven met medewerkers verspreid over de hele wereld.
In die gevallen is het vinden van de juiste retreatlocatie het halve werk. Die locatie moet zo min mogelijk overstappen en een gemiddelde vluchtduur hebben. Door de juiste bestemming te kiezen, bespaar je flink op je ticketkosten.
Twijfel je nog waar je naartoe wilt? Dan helpt het om verschillende ideeën voor een offsite te bekijken. Zo vind je bestemmingen met een goede balans tussen bereikbaarheid, teamervaring en totale kosten.
Naast de locatie maakt ook de juiste datum kiezen een groot verschil in de uiteindelijke ticketprijs. Heb je geen vaste data, dan kun je feestdagen of grote evenementen (bijv. sportevenementen) vermijden en zo nog meer geld besparen.
Moet ik een privévliegtuig boeken voor onze retreat?
Heb je een groep die groot genoeg is (70+ personen), dan kun je een eigen privévliegtuig boeken in plaats van losse tickets te kopen. Hoe vreemd het ook klinkt, het kan voordeliger zijn dan individuele tickets. Bovendien is het grootste voordeel van een chartervlucht dat je zelf de vertrektijd kiest.
Een charter boeken verschilt per luchtvaartmaatschappij. Sommige maatschappijen rekenen bijvoorbeeld ook voor stoelen die je niet gebruikt, terwijl andere alleen de bezette stoelen in rekening brengen.
Wil je een charter boeken, dan raden we je sterk aan een bureau in te schakelen dat alles voor je regelt. Wil je het toch zelf doen, neem dan contact op met een maatschappij die vliegt in de richting waar je naartoe gaat.
Bij charters kun je de prijs van de vlucht nooit echt inschatten. Dat komt doordat er veel factoren meespelen: of het vliegtuig op de luchthaven blijft, hoelang het geparkeerd staat enzovoort.
Hoe weet ik of ik een bureau moet inschakelen?
Heb je besloten dat een groepsvlucht boeken gewoon te veel werk is, dan kun je een bureau inschakelen dat het zware werk voor je doet. Het vinden van het juiste bureau kost wat tijd en moeite, maar het betaalt zich zeker terug.
Bureaus kunnen je adviseren over de beste opties en kennen alle details van groepsreizen. Ze kunnen je vertellen welke luchthaven en maatschappij je beter wel of niet kiest, waardoor je team een hoop tijd en geld bespaart.
Hoe bereid ik me vooraf voor?
Heb je een groter remote team, dan is een van de beste manieren om te beginnen alles op één plek te verzamelen. Maak een spreadsheet met alle mensen en hun locaties en ga van daaruit verder. Gebruik je HR-software, haal de gegevens daar dan uit in plaats van ze handmatig in te voeren.
Staat je hele team in de spreadsheet, deel hem dan en vraag iedereen om hun favoriete en alternatieve vertrekluchthavens in te vullen. Gebruik hem ook om je gewenste aankomst- en vertrekdata en -tijden (ochtend, middag of avond) vast te leggen, samen met een paar alternatieven. Liggen de data niet vast, dan kunnen alternatieven flink wat geld schelen.
Zoals je ziet, is een groepsvlucht boeken voor een remote team geen eitje. Of je nu zelf boekt of met hulp van een bureau, het kost tijd en moeite om het goed te doen, en het verschil tussen besparen en een fortuin uitgeven aan tickets kan in de kleinste details zitten.
