Je hebt vast weleens van Buffer gehoord, maar voor het geval dat niet zo is: dit zijn een paar dingen die je echt over dit bedrijf moet weten:
- Het is een socialmediatool
- Het hele bedrijf werkt volledig remote
- Ze zijn heel transparant over details die andere bedrijven normaal niet prijsgeven
- Ze houden minstens twee keer per jaar geweldige retreats op prachtige locaties over de hele wereld
Dat alles maakt het een geweldige werkgever en een bedrijf waar je veel van kunt leren. Als je onze recente podcast met Stephanie Lee van Buffer hebt beluisterd, weet je dat de retreats van Buffer een van de interessantste onderdelen van het bedrijf zijn. Vandaag ontdekken we waarom Buffer retreats organiseert en welke details komen kijken bij het organiseren van een geslaagde offsite voor het hele bedrijf.
Waarom Buffer retreats organiseert
Remote werken heeft veel voordelen, maar een van de grootste nadelen is dat je weinig tijd samen doorbrengt. Het hele team communiceert via chat en videogesprekken, maar dat kan echt samen zijn nauwelijks vervangen. Daarom organiseert het bedrijf minstens twee keer per jaar retreats, om deze 3 belangrijke redenen:
- Elkaar persoonlijk leren kennen, buiten de werkomgeving. Retreats hebben nog meer impact dan collega's op kantoor zien, en wanneer medewerkers van Buffer na een retreat weer thuis zijn, communiceren ze heel anders. De reden is simpel: ze kennen de toon van de ander en weten hoe die zich in een discussie opstelt.
- Slimmer werken in plaats van harder, een van de kernwaarden van Buffer. Tijdens retreats ontdekken ze hoe ze hun leven en werkprocessen kunnen verbeteren om meer gedaan te krijgen in minder tijd en met minder stress.
- Tijdens de retreats wordt enorm veel werk verzet. Het Buffer-team doet in de vrije tijd veel leuke activiteiten, maar gebruikt de retreats ook om een deel van het belangrijkste werk af te ronden, zoals het lanceren van nieuwe features en het nemen van belangrijke beslissingen.
Hoe vaak organiseert Buffer retreats?
Vroeger organiseerde Buffer vaak wel twee retreats per jaar. Hoe fantastisch dat ook was voor het hele team, het bleek financieel niet haalbaar. Het Buffer-team telt nu meer dan 70 mensen, maar in de beginjaren kon het, als iemand net na een retreat bij het team kwam, tot een jaar duren voordat die persoon de teamgenoten zag. Daarom waren frequentere retreats toen nodig.
Tegenwoordig heeft het team één grote retreat per jaar, met daarnaast optionele miniretreats, ook één keer per jaar. De hoofdretreat is bedoeld voor het hele bedrijf, de miniretreats zijn voor specifieke afdelingen. Idealiter vinden de miniretreats plaats in Q3 of Q4 en ze zijn volledig optioneel.
In deze huidige opzet heeft Buffer één tot twee retreats per jaar.
Hoe Buffer het budget voor retreats bepaalt
Weet je nog dat we zeiden dat Buffer heel transparant is over alles wat ze doen? Dit is daar een schoolvoorbeeld van. In blogs en officiële aankondigingen zet het bedrijf alle kosten van een retreat op een rij, wat:
- Bewijst dat retreats helemaal niet zo duur zijn
- Andere bedrijven laat zien dat zij ze ook kunnen organiseren
Als vuistregel stelt Buffer het budget voor de jaarlijkse retreat vast op $5.000 per persoon en voor de miniretreats op $1.400 per persoon. Dit valt onder dat bedrag:
- Vliegtickets
- Accommodatie
- Maaltijdvergoeding
- Activiteitenbudget
Een paar kanttekeningen. Bij Buffer worden bijna alle kosten van medewerkers vergoed, en ze mogen ook een familielid meenemen (dat alle kosten zelf betaalt). Bovendien hebben medewerkers alle vrijheid om hun eigen reis te regelen. Zo kunnen ze de vluchten kiezen die ze willen en aankomen en vertrekken wanneer het hun uitkomt. Sommige teamleden komen een paar weken eerder naar de retreatlocatie, anderen blijven nog even na afloop.
Zoals medewerkers van Buffer al meer dan eens hebben gezegd, is het belangrijk om flexibel met je budget om te gaan, omdat er altijd onvoorziene kosten opduiken. Met een vastgesteld budget kan het team op zoek naar een locatie.
Dit is het budget van Buffer voor de retreat van 2017 in Madrid:
Hoe Buffer een locatie voor de retreats kiest
Een retreat organiseren lijkt misschien heel leuk, maar in werkelijkheid komt er veel werk bij kijken. Een van de grootste uitdagingen is een locatie vinden die aan alle criteria voldoet – dat is echt iets anders dan een vakantiebestemming kiezen voor een gezin van vier.
Dit zijn de criteria van Buffer voor een retreatlocatie:
- Er moet plaats zijn voor het hele Buffer-team (meer dan 70 mensen)
- Het moet binnen het retreatbudget passen (zie hierboven)
- Er moet een breed aanbod aan activiteiten zijn voor het hele team
- Het moet veilig zijn voor de medewerkers en de familieleden die ze meenemen
Naast deze hoofdpunten spelen ook andere zaken mee, zoals internetverbinding, klimaat, logistiek, hoe makkelijk je vluchten boekt en meer. Nu het bedrijf groeit, merkt Buffer steeds meer van de logistieke uitdagingen bij het organiseren van retreats. Daarom besteden ze het voorwerk voor bedrijfsbrede retreats uit aan lokale experts zoals Surf Office, die helpen met het eerste onderzoek naar mogelijke locaties voor grote events.
Zodra er een shortlist met een paar locaties is, zet het team een poll uit waarin het hele bedrijf stemt en de definitieve bestemming kiest. Over het algemeen kiest Buffer een locatie die betaalbaar is en uitstekende wifi heeft; al het andere komt op de tweede plaats.
Eén ding vinden medewerkers van Buffer heel belangrijk: een verkenningsreis. Als ze hun zinnen op een locatie hebben gezet, vliegt een van de teamleden vóór de retreat naar de bestemming om de locatie te verkennen en te kijken of de locatie(s) aan de verwachtingen voldoen. Het is maar een fractie van de totale reiskosten, maar het maakt een enorm verschil voor het eindresultaat.
Voor 2019 koos Buffer San Diego als retreatbestemming en ze deelden een kijkje achter de schermen in hun Instagram Stories:
Het programma van de retreat
Een standaardretreat van Buffer duurt ongeveer 9 dagen – vijf werkdagen, met het weekend ervoor om aan te komen en te settelen, en het weekend erna om bij te komen. Hoeveel er binnen die 9 dagen gewerkt en gerust wordt, is volledig flexibel en elke retreat is anders.
Wanneer de retreat plaatsvindt, is ook een democratische beslissing. Het adminteam stelt een paar weken voor waaruit iedereen kiest op basis van beschikbaarheid. Zoals altijd is het lastig om iedereen erbij te krijgen, en elke keer zijn er wel teamleden die niet kunnen.
Al heel vroeg werd duidelijk dat het Buffer-team uit verschillende persoonlijkheden bestaat. Het was belangrijk om het programma geschikt te maken voor zowel introverte als extraverte mensen, met tegelijk structuur en vrije ruimte. Dit is uiteraard een van de lastigste onderdelen van het organiseren van een retreat.
Volgens Buffer zijn dit de basisstappen om in gedachten te houden bij het opstellen van het programma voor je retreat:
- Bepaal welke sessies verplicht zijn voor het hele bedrijf
- Geef duidelijk aan welke sessies optioneel zijn
- Publiceer meerdere programma's: één voor het hele team en één per afdeling, zodat niemand de weg kwijtraakt
- Moedig introverte mensen aan om elke dag wat tijd voor zichzelf te nemen
Elke retreat was anders qua opbouw en verdeling tussen werk en ontspanning, dus elk bedrijf dat van Buffer wil leren, kan de eigen retreat inrichten zoals het zelf wil.
Dit is het programma van Buffer voor de retreat van 2017 in Madrid:
Teamactiviteiten
Naast samenwerken en samen lunchen heeft het team van Buffer op elke retreat een breed scala aan teamactiviteiten om het leuker te maken en iedereen erbij te betrekken.
De activiteiten hangen grotendeels af van de locatie. Zo is het Buffer-team naar de dierentuin in Sydney geweest, heeft het een openluchtfilm gekeken, samen gedineerd en een catamarantocht gemaakt.
Naast de georganiseerde teamactiviteiten is er ook iets wat het Buffer Fun Fund heet. Op elke retreat krijgen teamleden een bepaald bedrag voor een leuke activiteit naar keuze. Met dit budget zijn medewerkers van Buffer gaan skydiven op Hawaï, hebben ze bubbelvoetbal gespeeld in Madrid en een trampolinepark bezocht in Singapore.
In veel opzichten is Buffer een pionier als volledig remote en volledig transparant bedrijf dat retreats organiseert en remote werken een nieuwe betekenis geeft. Nu Buffer groeit, wordt het bijzonder interessant om te zien hoe hun retreats zich ontwikkelen.
Eén ding is zeker: Buffer is een uitstekend voorbeeld voor remote bedrijven over de hele wereld, op veel vlakken, van het organiseren van retreats tot het inrichten van de bedrijfsstructuur en -cultuur.
