In onze reeks artikelen over het opzetten van de ideale retreat behandelen we vandaag een onderwerp waar veel mensen benieuwd naar zijn. Hoe kies je de locatie voor je volgende bedrijfsretreat? Zoals altijd is er niet één juist antwoord – het hangt af van allerlei factoren. Toch zijn hier een paar algemene richtlijnen.
1. Voor remote teams: gebruik de tool Location Finder
Als je een remote team hebt, kies je het best een retreatlocatie dicht bij een internationale luchthaven. Zo krijg je de beste prijs voor vluchten.
Weet je niet welke locatie je moet kiezen? Dan helpt AI je verder.
Onze tool Location Finder helpt je de ideale locatie voor je volgende retreat te vinden als je een remote team hebt. Voer gewoon alle locaties in en Location Finder berekent de optie die voor iedereen het meest logisch is.
Welke optie je ook kiest, probeer de reistijd zo kort mogelijk te houden. Ook als iemand de halve wereld over moet reizen, laat diegene nooit langer dan 24 uur vliegen. Kies gerust voor duurdere tickets als je daarmee lange overstappen vermijdt – je medewerkers zullen het waarderen.
2. De duur van de retreat
Duurt de retreat maar een paar dagen, dan kun je hem het best in een stad houden. Wil je een langere retreat organiseren (meer dan een week), dan kiezen veel bedrijven voor een strandlocatie zoals Ericeira of Gran Canaria en noemen ze het een "office swap".
3. De stem van het volk
Heb je als organisator een shortlist van locaties waar je naartoe zou willen, dan kun je je medewerkers laten stemmen. Zo wint de stem van het volk. Zo heeft Buffer het eerder gedaan. Let wel: de uiteindelijke beslissing werd meestal door de retreatplanners genomen, omdat de populairste locatie praktisch gezien niet per se de beste locatie voor de retreat was.
4. Een locatie waar nog niemand is geweest
Bij Surf Office ontvingen we eens een team van Cisco dat hun locatie op een unieke manier koos: ze moesten een plek kiezen waar nog niemand uit hun team was geweest.
5. Een locatie waar een van de teamleden woont
Sommige teams van Automattic kiezen daarentegen retreatlocaties waar een van hun teamleden woont. Zo is er lokale kennis en wordt de planning een stuk makkelijker.
6. Het budget
Sommige locaties passen gewoon goed vanwege de kosten. Als je bijvoorbeeld een team in New York hebt en een retreat op het platteland bij New York wilt houden, ben je een flinke smak geld kwijt.
Dezelfde retreat met hetzelfde aantal dagen in Lissabon is daarentegen een stuk goedkoper – en waarschijnlijk ook spannender voor je teamleden. Lees meer over onze tips voor het verdelen van je retreatbudget.
Let bij het kiezen van de ideale bestemming bovendien op de vluchten. Een bestemming is misschien niet zo duur, maar er komen kan je flink wat geld kosten.
7. Afstand tot de luchthaven
Als je teamleden urenlang in het vliegtuig of op overstappen doorbrengen, moeten ze niet ook nog uren onderweg zijn van de luchthaven naar de locatie. Daarom wil je de locatie zo dicht mogelijk bij de luchthaven hebben.
Bij Surf Office doen we bijvoorbeeld ons best om locaties te kiezen die maximaal 45 minuten van de luchthaven liggen. Onze locaties in Praag, Barcelona en Lissabon liggen maar 20-25 minuten van de luchthaven.
