Je hebt besloten de perfecte leverancier voor je offsites te zoeken. Dat is een grote verbintenis, en je wilt zeker weten dat de leverancier betrouwbaar is en waar voor zijn geld biedt.
We hebben aan veel aanbestedingen meegedaan, en onze ervaring was vaak negatief: veel werden niet in het belang van de klant geleid.
Hier zijn een paar dingen om rekening mee te houden als je een aanbesteding organiseert:
1. Wees transparant over je selectiecriteria
Bijna elke aanbesteding waaraan we meededen, deelde de selectiecriteria pas nadat we er expliciet per e-mail om hadden gevraagd.
Ik raad je sterk aan om vanaf het begin volledig transparant te zijn over de criteria. Dat scheelt tijd en helpt leveranciers betere voorstellen te doen.
2. Geef prioriteit aan je selectiecriteria
Je wilt de beste prijs, eventplanning tot in de puntjes, een leverancier die je cultuur begrijpt, dekking in specifieke regio's, ervaring met minstens 20 Fortune 500-bedrijven – en zo kan de lijst nog even doorgaan.
Natuurlijk wil je alles afdekken.
Maar neem even de tijd om te bepalen welke criteria het belangrijkst zijn. Deel je prioriteiten met potentiële leveranciers. Zo haal je veel betere resultaten uit de aanbesteding.
3. Begin met een klein project
Als je al je vrienden uitnodigt voor je verjaardag, boek je waarschijnlijk geen restaurant waar je nog nooit bent geweest. Je wilt het eerst uitproberen, toch?
Stel je nu voor dat je een leverancier kiest om tientallen of zelfs honderden evenementen voor je bedrijf te organiseren, zonder ooit eerder met die leverancier te hebben samengewerkt.
Kiezen op basis van een mooie PowerPoint-presentatie, een vergelijking in een spreadsheet, wat due diligence en je onderbuikgevoel is riskant.
De beste aanpak? Test leveranciers eerst op een klein evenement.
Organiseer samen een leadership-offsite of een teamretreat. Kijk hoe ze werken.
Zo weet je of je ze een groter aantal evenementen kunt toevertrouwen. Veel van onze grootste klanten begonnen met slechts een heel klein evenement.
4. Stel een shortlist van topleveranciers samen
Als we worden uitgenodigd voor een aanbesteding met meer dan 10 concurrerende leveranciers, besluit ik bijna altijd om niet mee te doen.
Niet omdat we geen vertrouwen hebben in onszelf, maar omdat we het zien als een teken dat je je huiswerk niet hebt gedaan. En dat maakt geen goede indruk.
Doe een eerste ronde gesprekken en breng het terug tot je top 3-4 kandidaten. Werk daarna met elk van hen apart om te zien hoe ze werken. Zo doe je dat.
5. Maak het niet te gestructureerd
Aanbestedingen hebben structuur nodig, dat snap ik. Bij het kiezen van software is het bijvoorbeeld logisch om functies en prijzen in een gestandaardiseerd format te vergelijken.
Maar het organiseren van bedrijfsoffsites is anders. Het draait om ervaringen, en elke leverancier heeft een eigen aanpak, een eigen bedrijfsmodel en een eigen strategie voor het kiezen van locaties.
Laat ze hun “ziel” laten zien. Maak er geen schoolproject van door voor te schrijven hoeveel pagina's hun voorstel moet hebben of door hun bedrijfsmodel te standaardiseren.
Geef leveranciers wat creatieve vrijheid: dat zegt veel over wat je tijdens de offsite van ze kunt verwachten.
6. Als de tijd tegen je werkt
We werden eens uitgenodigd voor een aanbesteding voor een grote retreat met volledige buy-out en 800 deelnemers. Het evenement had vaste data, slechts vier maanden later.
Het bedrijf hanteerde een strikte beslistermijn van 40 dagen en eiste dat leveranciers voorstellen voor specifieke locaties uitwerkten. Er golden strenge beperkingen qua locatie.
Het probleem? De paar beschikbare locaties wilden de data geen hele maand vasthouden. Tegen de tijd dat de definitieve beslissing viel, waren er geen locaties meer over en moest de gekozen leverancier helemaal opnieuw beginnen.
Dit komt vaker voor dan je denkt. Doe dit niet. Je verspilt ieders tijd, vooral die van jezelf.
7. Het belang van locaties
Als bedrijven buiten een aanbesteding om contact met ons opnemen, is de locatie verreweg hun grootste prioriteit. Maar bij aanbestedingen is de locatie vaak bijzaak.
Een paar belangrijke vragen om te stellen:
- Werkt de leverancier met onafhankelijke hotels of alleen met grote ketens?
- Hebben ze relaties met locaties, of boeken ze blind via een GDS-tool?
- Werken ze met unieke locaties, zoals glampings?
Duidelijkheid hierover heeft grote invloed op de retreatervaring.
Niets is treuriger dan vastzitten aan een contract met een leverancier die alleen saaie ketenhotels boekt omdat die de beste commissies opleveren.
8. Benoem belangenconflicten
Net zoals jij due diligence doet op leveranciers, doen leveranciers due diligence op jou.
Is er een mogelijk belangenconflict? Wees er open over en laat geen ruimte voor twijfel.
Anders loop je het risico dat goede leveranciers afhaken, of creëer je spanning tussen de leveranciers die wel meedoen.
Een goed voorbeeld is een bieder met een persoonlijke band met iemand in het selectieteam. Transparantie is essentieel.
9. Geef feedback
Er is niets frustrerender dan talloze uren in een aanbesteding steken en vervolgens een standaard afwijzingsmail krijgen die begint met:"Na zorgvuldige overweging..."
Ik snap het: je hebt je winnaar gekozen en wilt geen tijd verspillen aan de anderen. Maar vergeet niet dat jij deze leveranciers hebt uitgenodigd om mee te doen. Geef ze op zijn minst wat opbouwende feedback, zeker als ze erom vragen. Blijf niet algemeen.
PS:
Ben je op zoek naar een schaalbare oplossing om je bedrijfsoffsites en teamretreats soepel te laten verlopen? Surf Office biedt deskundige planning, een zorgvuldig samengestelde selectie unieke locaties en een naadloze ervaring van begin tot eind.
Met jarenlange ervaring in het organiseren van retreats voor teams van elke omvang helpen we bedrijven om onvergetelijke, zorgeloze offsites te creëren die echt waarde opleveren.
