Sie haben beschlossen, den perfekten Anbieter für Ihre Offsites zu finden. Das ist eine große Verpflichtung, und Sie möchten sicherstellen, dass der Anbieter zuverlässig ist und ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis bietet.
Wir haben an vielen Ausschreibungen teilgenommen, und unsere Erfahrungen waren oft negativ – viele wurden nicht im besten Interesse des Kunden durchgeführt.
Hier einige Punkte, die Sie bei einer Ausschreibung beachten sollten:
1. Legen Sie die Auswahlkriterien offen
Fast jede Ausschreibung, an der wir teilgenommen haben, hat ihre Auswahlkriterien erst mitgeteilt, nachdem wir per E-Mail ausdrücklich danach gefragt hatten.
Ich empfehle dringend, die Kriterien von Anfang an vollständig offenzulegen. Das spart Zeit und hilft Anbietern, bessere Angebote zu erstellen.
2. Priorisieren Sie die Auswahlkriterien
Sie wünschen sich den besten Preis, erstklassige Eventplanung, einen Anbieter, der Ihre Unternehmenskultur versteht, Präsenz in bestimmten Regionen, Referenzen von mindestens 20 Fortune-500-Unternehmen – und die Liste geht weiter.
Natürlich möchten Sie alles abdecken.
Nehmen Sie sich aber einen Moment Zeit, um zu entscheiden, welche Kriterien am wichtigsten sind. Teilen Sie Ihre Prioritäten den potenziellen Anbietern mit. So erzielen Sie mit der Ausschreibung deutlich bessere Ergebnisse.
3. Beginnen Sie mit einem kleinen Projekt
Wenn Sie all Ihre Freunde zu Ihrer Geburtstagsfeier einladen, buchen Sie vermutlich kein Restaurant, in dem Sie noch nie waren. Sie würden es zuerst ausprobieren, oder?
Stellen Sie sich nun vor, Sie wählen einen Anbieter, der Dutzende oder sogar Hunderte Events Ihres Unternehmens organisieren soll, ohne je mit ihm zusammengearbeitet zu haben.
Eine Entscheidung auf Basis einer schönen PowerPoint-Präsentation, eines Tabellenvergleichs, etwas Due Diligence und Bauchgefühl ist riskant.
Der beste Ansatz? Testen Sie Anbieter zuerst mit einem kleinen Event.
Organisieren Sie mit ihnen ein Leadership-Offsite oder ein Team-Retreat. Sehen Sie sich an, wie sie arbeiten.
So wissen Sie, ob Sie ihnen eine größere Anzahl von Events anvertrauen können. Viele unserer größten Kunden haben mit einem ganz kleinen Event angefangen.
4. Erstellen Sie eine Shortlist der besten Anbieter
Wenn wir zu einer Ausschreibung mit mehr als 10 konkurrierenden Anbietern eingeladen werden, verzichte ich fast immer auf eine Teilnahme.
Nicht, dass es uns an Selbstvertrauen fehlt – wir sehen es einfach als Zeichen, dass Sie Ihre Hausaufgaben nicht gemacht haben. Und das macht keinen guten Eindruck.
Führen Sie eine erste Gesprächsrunde durch und grenzen Sie die Auswahl auf Ihre 3–4 besten Kandidaten ein. Arbeiten Sie dann einzeln mit ihnen, um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie sie arbeiten. So geht es.
5. Strukturieren Sie nicht zu stark
Ausschreibungen brauchen Struktur – das verstehe ich. Bei der Auswahl von Software etwa ist es sinnvoll, Funktionen und Preise in einem standardisierten Format zu vergleichen.
Die Organisation von Firmen-Offsites ist jedoch etwas anderes. Es geht um Erlebnisse, und verschiedene Anbieter haben unterschiedliche Ansätze, Geschäftsmodelle und Strategien bei der Auswahl von Locations.
Lassen Sie sie ihre „Seele“ zeigen. Machen Sie aus dem Prozess kein Schulprojekt, indem Sie vorschreiben, wie viele Seiten das Angebot haben soll, oder ihr Geschäftsmodell vereinheitlichen.
Geben Sie Anbietern etwas kreativen Freiraum – das ist ein guter Hinweis darauf, was Sie während des Offsites von ihnen erwarten können.
6. Wenn die Zeit gegen Sie arbeitet
Einmal wurden wir zu einer Ausschreibung für ein großes Retreat mit Exklusivbuchung und 800 Teilnehmenden eingeladen. Die Termine standen fest und lagen nur vier Monate entfernt.
Das Unternehmen legte eine strikte Entscheidungsfrist von 40 Tagen fest und verlangte von den Anbietern Angebote für bestimmte Locations. Es gab strenge Vorgaben zum Standort.
Das Problem? Die wenigen verfügbaren Locations hielten die Termine nicht einen ganzen Monat lang frei. Als die endgültige Entscheidung fiel, war keine Location mehr verfügbar, und der ausgewählte Anbieter musste bei null anfangen.
Das ist keine Seltenheit. Tun Sie das nicht. Sie verschwenden die Zeit aller – vor allem Ihre eigene.
7. Die Bedeutung der Locations
Wenn Unternehmen uns außerhalb einer Ausschreibung kontaktieren, hat die Location mit Abstand oberste Priorität. In Ausschreibungen dagegen werden Locations oft nur nebenbei behandelt.
Einige wichtige Fragen:
- Arbeitet der Anbieter mit unabhängigen Hotels oder nur mit großen Ketten?
- Pflegt er Beziehungen zu Locations, oder bucht er blind über ein GDS-Tool?
- Arbeitet er mit außergewöhnlichen Locations wie Glamping-Plätzen?
Klarheit in diesem Punkt hat großen Einfluss auf das Retreat-Erlebnis.
Nichts ist trauriger, als vertraglich an einen Anbieter gebunden zu sein, der nur langweilige Kettenhotels bucht, weil er dort die besten Provisionen bekommt.
8. Sprechen Sie Interessenkonflikte an
So wie Sie Anbieter prüfen, prüfen die Anbieter auch Sie.
Gibt es einen möglichen Interessenkonflikt? Sprechen Sie ihn offen an – lassen Sie keinen Raum für Zweifel.
Andernfalls riskieren Sie, hochwertige Anbieter zu verlieren, die auf eine Teilnahme verzichten, oder Sie sorgen für Spannungen unter denen, die teilnehmen.
Ein gutes Beispiel ist ein bietender Anbieter mit einer persönlichen Verbindung zu jemandem im Auswahlteam. Transparenz ist entscheidend.
9. Geben Sie Feedback
Nichts ist frustrierender, als unzählige Stunden in eine Ausschreibung zu investieren und dann eine allgemeine Absage-E-Mail zu erhalten, die so beginnt:„Nach sorgfältiger Prüfung …“
Ich verstehe – Sie haben Ihren Favoriten gewählt und möchten keine Zeit mit den anderen verschwenden. Aber denken Sie daran: Sie haben diese Anbieter zur Teilnahme eingeladen. Geben Sie ihnen zumindest etwas konstruktives Feedback, vor allem, wenn sie darum bitten. Bleiben Sie nicht allgemein.
PS:
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