Hvis du leder et eksternt eller distribuert selskap, har du sannsynligvis tenkt på å arrangere en utflukt. Med rundt 10 personer på teamet ditt høres det sannsynligvis veldig gjennomførbart ut.
Men hva med å organisere en utflukt med så mye som 100, 200 eller til og med 500 personer? Det høres kanskje skummelt ut, men det er ikke umulig.
Hos Surf Office har vi arrangert utflukter for så lite som et dusin til så mange som noen få hundre personer. Her er hva vi har lært av vår erfaring med å arrangere utflukter for store selskaper, og hvordan du kan gjøre det uten å gjøre logistikken til et levende rot, samtidig som du lager en timeplan som teamet ditt vil sette pris på.
Den ideelle lengden på utflukten
Hvis teamet ditt er spredt over hele verden, trenger du en lengre utflukt, da en dag eller to ikke er nok. Vi har sett større team organisere eksterne oppdrag som er 3–5 dager lange, noe som er den ideelle lengden hvis du ønsker en god blanding av arbeid og hvile.
Mandag: Ankomst og start på utflukten
De fleste utfluktene starter på en mandag, noe som betyr at alle bør ankomme og gjøre seg til rette på overnattingsstedet sitt innen den tid. For folk som må reise lange avstander, sørg for å kjøpe billetter til søndag, slik at de er friske og uthvilte mandag morgen. For de med kortere reisetid er flyreiser på mandag greit.
På den måten bør du ikke regne med å gjøre noe produktivt på mandag. Folk kommer til forskjellige tider, de er slitne og spente på å møte hverandre, så du bør virkelig bruke mandag som dagen for å komme deg til rette.
De kan bruke denne dagen til å utforske byen, jobbe fra hotellet, spille icebreaker-spill for å bli kjent med nye kollegaer, sette opp mindre møter eller hva de måtte ønske. Bare sørg for at det ikke er obligatorisk arbeid på mandager. Ikke gå til den andre ytterligheten og arranger en fest den dagen alle ankommer. Tross alt vil du at alle skal være friske til det store møtet dagen etter.
Tirsdag: Offisiell start
Med en stor gruppe på en utflukt er det vanlig praksis at selskapets administrerende direktør åpner utflukten med en tale den andre dagen etter ankomst.
Da EVBox dro på sin utflukt for 200 personer i Madrid sent i fjor, startet de det offisielt på den andre dagen med en presentasjon om selskapets visjon for 2019.
Du kan også utvide talen til en lengre presentasjon om hvordan selskapet gjør det. Kanskje legge til noen tall og statistikk for å holde alle i selskapet oppdatert.
Du synes kanskje det er for mye, men for noen som flyr inn fra den andre enden av verden, vil de sette pris på å bli informert om selskapets fremgang.
Avslutt deretter dagen med en firmamiddag med vin på et hyggelig sted.
Onsdag og torsdag: Jobb, spill, gjenta
På onsdag bør du sette av dagen til produktivt arbeid. Vurder å organisere et hackathon eller en innovasjonsdag for å brainstorme nye produktidéer eller for å jobbe med løsninger sammen. (Fortsett å bla for å lese tipsene våre om hackathons!)
Torsdag morgen deler dere opp i mindre team og lar dem jobbe med sine forhåndsbestemte prosjekter. Bruk deretter ettermiddagen til en aktivitet for å bygge team. Ikke undervurder kraften i teambygging! Ved å gi litt tid til å knytte bånd mellom teamkameratene, gir du dem muligheten til å senke garden og virkelig få kontakt med hverandre, noe som er en sikker måte å øke medarbeidertilfredsheten og dermed medarbeiderlojaliteten.
Noen av våre kunders favorittaktiviteter er seiling på elven i Lisboa, skattejakt i Barcelona eller lære å surfe i den lille landsbyen Ericeira.
Før man drar av gårde på teamaktiviteter, er det imidlertid lurt å ha en ny tale eller en kunngjøring for å la alle få vite om hva som ble oppnådd under utflukten.
Torsdag er også en flott dag for en kveldsfest hvis du drar på fredag.
Fredag: Hasta luego!
På fredag kan du gi teamet ditt valget mellom å enten jobbe med løse tråder eller ta fri fra jobb og andre aktiviteter, siden dette er avreisedagen. De vil sette pris på det, spesielt de som har en lang flytur foran seg. Tross alt vil du at teamet ditt skal være uthvilte, energiske og inspirerte når de kommer hjem igjen.
Hackathons og innovasjonsdager: Arbeid mot ett enkelt mål
Store selskaper som drar på utflukter organiserer ofte hackathons for å komme opp med nye idéer, bygge nye produktfunksjoner og få alle i bedriften til å jobbe sammen mot ett enkelt mål. For disse møtene anbefaler vi å ha ett stort rom for alle som deltar.
Avhengig av størrelsen på gruppen, bør du også ha minst to mindre møterom for grupper med pauser, slik at teamene kan hvile og få litt tid for seg selv.
Nylig arrangerte teamet hos Mattermost et design-hackathon i forbindelse med en bedriftssamling i Lisboa. Målet var å gi alle en sjanse til å fokusere på produkter og prosjekter de brenner for.
«Det var gøy å komme sammen og se folk som er begeistret for å jobbe med noe som virkelig står hjertet deres nært! Det var en fantastisk opplevelse.»
– Corey Hulen, teknologidirektør og medgründer i Mattermost
Et annet nyttig tips for hackathons og innovasjonsdager er å organisere catering i stedet for å gå ut og spise. Det vil spare betydelig tid og forenkle logistikken betraktelig.
Noe annet som kanskje virker opplagt, men som er verdt å nevne: sjekk med hotellet for å forsikre deg om at internett faktisk fungerer. Du tar det sikkert for gitt, men det gjør ikke mange hotellsjefer. Samtidig bør du sørge for at det er nok projektorer i møterommene og at alle fungerer. Du kan besøke hotellet på forhånd for å sjekke om alt fungerer etter planen.
Hold deg til timeplanen, men vær fleksibel
Når man organiserer en utflukt, er det viktig å ha en timeplan og holde seg til den. Fra vår egen erfaring kan en løs timeplan med for mye fleksibilitet bli et skikkelig rot, der alle kan gå rundt som de vil, og man ikke får gjort noe arbeid eller tilbringer tid sammen.
Men ikke gå for langt – gi deltakerne litt fritid til å gjøre hva de vil. Du kan bruke kveldene til å organisere middager eller andre aktiviteter, men det er helt valgfritt. Teamet ditt vil finne en måte å organisere seg på, og ikke alle ønsker å være sosiale om kveldene uansett – noen vil bare ta en lur eller ringe familien sin.
La Surf Office håndtere logistikken
Selv om det å organisere en utflukt kan være en ekstremt givende opplevelse for store team, kan det også være ganske krevende, tidkrevende og dyrt når du ikke er koblet til de riktige leverandørene. Hvis du føler at du vil ha nytte av å outsource logistikken av en utflukt mens du nyter å tilbringe tid med teamet ditt på et nydelig sted, ta kontakt med Surf Office-teamet– vi sørger for at du er i gode hender.
