Det nye år markerer en ny start for mange virksomheder. Nytårsfortsætter gælder ikke kun for enkeltpersoner. Nu er det, hvor mange virksomheder sætter mål og deler deres vision for vækst. Medarbejderne er særligt produktive efter vinterferien.
Den nye energi, der markerer begyndelsen af året, kan falme efter et stykke tid. For at holde dit momentum i gang, begynd at planlægge din næste firmatur. En firmatur kan:
- Øge moralen
- Hjælpe teams med at arbejde hen imod et fælles mål
- Skabe stærkere teams, der kommunikerer bedre
- Hjælpe fjernarbejdere med at lære hinanden at kende
Nu er det tid til at forberede og godkende budgettet for din næste firmatur. Mens du opbygger dit overordnede driftsbudget, skal du afsætte nogle midler, der skal bruges til et retræte udenfor stedet. Det budget, du har brug for, afhænger af en række faktorer. Disse faktorer omfatter:
- Formålet med firmaturen ( arbejde eller teambuilding )
- Placeringen ( Europa eller USA )
- Spillestedet
- Antallet af personer
- Transportomkostninger
- Team aktiviteter
- Længden af firmaturen
Hos Surf Office har vi været vært for snesevis af virksomhedsudflugt. Vi har et væld af førstehåndserfaring med at planlægge og prissætte firmature. Vi har erfaret, at den største udgift normalt er overnatningsomkostningerne. Som følge heraf starter vi med at overveje placeringen, holdstørrelsen, retrætens længde og prisen per person per nat.
Du behøver ikke at være ekspert i firmatursplanlægning for at estimere budgettet. Der er en simpel formel, der kan give dig et godt skøn, hvorfra du kan arbejde.
Brug den grundlæggende formel:
pris per person per nat x antal overnatninger x antal personer = første skøn over budgettet.
Tilføj derefter transportestimat og en ekstra 20 % buffer for at få et endeligt skøn. Eller brug bare Surf Offices gratis firmatur budgetberegner for at komme i gang.
Sådan planlægger du dit budget
Der er en række faktorer, du skal overveje, når du budgetterer for din virksomhedsudflugt. Vores ekspert, Jolanda, anbefaler at starte med placeringen.
"At vælge den rigtige placering er nok den vigtigste beslutning, du træffer. Der er mange lokationer i Europa, der er budgetvenlige, mens de stadig tilbyder en fantastisk oplevelse udenfor stedet,” siger Jolanda.
Den rigtige placering for dit team offsite afhænger i høj grad af, hvor din virksomhed er placeret. Overvej for eksempel, hvad disse rigtige selskaber brugte på firmature med Surf Office (prisen indeholder ikke fly/rejseomkostninger):
Scenarie 1:
EU-baseret hold, der rejser inden for EU
- Holdstørrelse: 34
- Retreatets længde: 3 nætter
- Spillestedstype: Villa
- Tilflugtssted: Toscana
- Pris per person per nat: 230 EUR
- I alt: 230 EUR x 34 x 3 = 23.460 EUR
Scenario 2:
USA-baseret hold, der rejser inden for USA
- Holdstørrelse: 45
- Retreatets længde: 4 nætter
- Spillestedstype: Hotel
- Lokation: Santa Cruz
- Pris per person per nat: 390 USD
- I alt: 390 USD x 45 x 4 = 70.200 USD
Scenarie 3:
USA-baseret hold rejser til EU
- Holdstørrelse: 55
- Retreatets længde: 4 nætter
- Spillestedstype: Boutiquehotel
- Lokation: Lissabon
- Pris per person per nat: 280 EUR
- I alt: 280 EUR x 55 x 4 = 61.600 EUR
Scenarie 4:
Fuldt distribueret hold, der rejser til EU
- Holdstørrelse: 72
- Retreatets længde: 5 nætter
- Spillestedstype: Byhotel
- Lokation: Madrid
- Pris per person per nat: 260 EUR
- I alt: 260 EUR x 72 x 5 = 93.600 EUR
Som du kan se, giver europæiske lokationer ofte mere mening budgetmæssigt, selv for helt (eller delvist) distribuerede hold. Selv fjerntliggende amerikanske virksomheder kan spare på omkostningerne, efter at have tilføjet transportudgifter, men efter at have haft deres firmatur i Europa. For at få hjælp til at vælge en placering, prøv Surf Offices Location Finder- værktøj, som kan anbefale, hvor folk fra et distribueret team skal mødes.
Andre faktorer at overveje, når du planlægger din firmatur
Det er klart, placering er den største faktor, der vil påvirke din firmatur. Placeringen vil drive dit forbrug i disse andre vigtige kategorier:
Transport
Transport er en anden stor udgift sammen med overnatning. Europæiske virksomheder kan undgå flyrejser inden for Europa, hvis de er bekymrede over deres CO2-fodaftryk. Amerikanske virksomheder fra Silicon Valley kan sænke deres priserfor firmature ved at gå et sted tæt på som Santa Cruz.
Ligeledes er det muligt for amerikanske virksomheder at rejse til Europa for det samme budget, som hvis de rejste inden for USA – og få mere ud af oplevelsen (se f.eks. Scenario 2 vs. Scenario 3). Californien er generelt et dyrere sted end f.eks. Portugal. Derfor vil Californiens dyrere overnatning, mad, arbejdsplads og aktiviteter opveje den dyrere flybillet til Portugal.
Glem ikke at indregne lufthavnstransport til dit budget. Dine teammedlemmer vil sætte pris på hjælp til at komme fra lufthavnen til lokationen for firmaturen. For bare lidt ekstra penge kan du sikre, at alle kommer til tiden, og at din dagsorden kan gennemføres.
Indkvartering
Den type bolig, du vælger til din firmatur, har betydning. Start med at estimere, hvor mange mennesker der skal på firmaturen. Så kan du se, hvilke muligheder der er. Har du brug for et 5-stjernet hotel? Kunne du bruge de penge i stedet for en holdmiddag eller bindingsaktivitet? Kig ind i Surf Offices firmatur steder for at udforske lejligheder, villaer, hoteller og mere. Hvis dit budget er meget begrænset, er deling af værelser den enkleste måde at reducere omkostningerne på.
Arbejdsplads
Hvis du planlægger at lave noget arbejde under dette retræte, skal du muligvis bestille et privat arbejdsområde eller et mødelokale. Surf Office har arbejdsområder med kapacitet til op til 40 personer. Hvert rum er udstyret med hurtigt internet, mødelokaler og telefonbokse. Beslut dig for, hvad målet er med din virksomhedsudflugt. Hvis du ønsker at afholde et hackathon eller fokusere på innovation, så tag arbejdsområdet ind i dit budget.
Mad og sjov
Teambuilding virksomhedsudflugt kan lyde som en ferie, men de kan føre til bedre forretningsresultater. Selv i et arbejdsfokuseret retræte , byg i tide for sjov. Budget for holdmåltider for at bringe dine medarbejdere sammen til binding. Når du budgetterer, skal du finde ud af, om du har brug for en komplet cateringservice eller blot et par gruppemåltider. Planlæg dit holds måltider på forhånd, og beslut om du vil booke restauranter med fisk og skaldyr, traditionelle spanske tapas, veganske retter eller et hvilket som helst andet køkken, dit hold ville elske!
Mad er kun én ting, vi alle kan binde os til. Firmatureer meget sjovere, når kolleger bruger tid på at skabe minder. Udforsk Prags ølsmag med en mikrobryggeritur, tag surflektioner på Europas bedste surflokation på Gran Canaria , eller gå endda på vandretur i Catskills-bjergene . Teamaktiviteter er den hurtigste måde at forbedre teamånden på under din offsite-oplevelse.
Konklusion og næste skridt
Virksomheder, der planlægger en firmatur, bør vide: Dit budget rækker længere i Europa end i USA. Der er måder at planlægge en firmatur på et stramt budget i det sydlige Europa og stadig have en god kvalitetsoplevelse.
Tag for eksempel prisen på Lissabon vs. Santa Cruz . Surf Office i Lissabon kan være vært for virksomheder for 80-250 USD per person/dag, afhængigt af årstiden og dagsordenen. Surf Office Santa Cruz estimerer til gengæld omkostningerne til 190-350 USD, hvilket er væsentligt højere.
Nederste linje: du kan gå mere avanceret i det sydlige Europa til den brøkdel af prisen, som ville koste i USA. Hvis du er budgetbevidst i USA, er der gode muligheder tæt på teknologihubs, som vi kan få til at fungere for dig. Kom i kontakt med Surf Office for at komme i gang.
