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Als Jason Fried die Kostenaufstellung der letzten acht Firmen-Meetups von Basecamp veröffentlichte, konzentrierten sich die meisten auf die Zahlen:
Was kostet es, zweimal im Jahr 55–75 Menschen aus aller Welt für ein einwöchiges Meetup zusammenzubringen?
Doch die eigentliche Geschichte ist nicht die Tabelle. Es ist das System dahinter.
Fügt man die Diskussionen auf LinkedIn und X/Twitter zusammen, zeigt sich ein überraschend einfacher, gut wiederholbarer Ansatz für die Planung von Offsites.
Und noch wichtiger: Es wird deutlich, warum Basecamp das immer wieder richtig macht, während andere Teams es unnötig verkomplizieren.
Diese Analyse macht aus den wertvollen Social-Media-Threads ein klares Planungs-Playbook, das Sie für Ihr eigenes Remote- oder Hybrid-Team nutzen können.
1. Der Rhythmus: Zweimal im Jahr, der Zweck zuerst
Basecamp trifft sich alle sechs Monate. Nicht einmal im Jahr, nicht „wann immer es sich nach fehlender Abstimmung anfühlt“. Es ist ein fester Rhythmus, keine Ausnahme.
- Sonntag: Anreise
- Montag–Donnerstag: Meetup
- Freitag: Heimreise
- Optionale private Tage davor oder danach
Fällt Ihnen auf, was fehlt? Eine Rechtfertigung.
Auf die Frage, ob sie den ROI messen, antwortete Jason:
„Bei ROI bin ich raus. Das spielt in unseren Überlegungen keine Rolle.“
Diese Haltung deckt sich mit der von erfahrenen Remote-Unternehmen wie Buffer (deren System haben wir hier dokumentiert: So organisiert Buffer seine Firmen-Retreats).
Das Meetup ist kein Benefit. Es ist eine tragende Säule dafür, wie Remote-Teams verbunden bleiben.
Fazit: Legen Sie einen Rhythmus fest und halten Sie sich daran. Ein- oder zweimal im Jahr genügt, um die Abstimmung wiederherzustellen, die früher ein Büro geboten hat.
2. Wie Basecamp Orte auswählt
Jason beschrieb den Prozess in einem Satz:
„Ein paar Städte werden ins Spiel gebracht, wir schauen sie uns an, stellen grobe Kosten zusammen, wählen eine aus und los geht’s.“
Hinter dieser Einfachheit stehen drei klare Kriterien.
a) Gut erreichbar für ein globales Team
Amsterdam wird immer wieder gelobt:
- Internationale Direktflüge
- Reibungsloser Flughafen + Nahverkehr
- Zentral für USA + Europa + darüber hinaus
- Durchweg gutes Preis-Leistungs-Verhältnis
Die passende Location für Ihr Firmen-Retreat finden → Location Finder
b) Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis ≠ am günstigsten
Auf die Frage, ob Amsterdam 2025 wegen der Inflation teurer war, sagte Jason:
„Wir haben einfach ein teureres Hotel bzw. eine teurere Location gewählt … ein besseres Hotel und eine bessere Location.“
Sie optimieren auf Qualität, Erlebnis und reibungslose Logistik, nicht auf die niedrigsten Kosten.
Das entspricht dem, was wir in ganz Europa beobachten: Manche Städte (Barcelona, Lissabon, die Kanaren) bieten in der Nebensaison ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis und können deutlich günstiger als die USA sein.
c) Der CO₂-Fußabdruck ist kein Kriterium
Auf die Frage, ob CO₂ die Ortswahl beeinflusst:
„Der CO₂-Fußabdruck spielt keine Rolle, nein.“
Nicht jedes Unternehmen wird sich so entscheiden, aber Basecamp sagt es ganz offen.
3. Budget und Gruppengröße: Was sich ableiten lässt
Über acht Meetups hinweg:
- Teamgröße: ca. 55–75 Teilnehmende
- Ausgaben: oft rund 5.000 $ pro Person
- Größte Kostenpunkte:
- Flüge
- Hotels + Locations
- Essen & Getränke
- Aktivitäten (ein überraschend kleiner Posten)
Viele Führungskräfte merkten in den Kommentaren an, dass dies immer noch weit günstiger ist als Büromieten für eine global verteilte Belegschaft oder Strategie-Retreats nur für das Management.
Für Teams, die eine kostenbewusstere Variante planen möchten, haben wir einen Leitfaden mit echten Beispielen erstellt: 7 Wege, Retreat-Kosten zu senken, ohne an Qualität einzubüßen
4. Was passiert eigentlich während des Meetups?
Die vollständige Agenda wurde nicht veröffentlicht, aber die Kommentare verraten einiges:
✔ Parallele Programmpunkte
Mehrere Kommentierende fanden es großartig, dass Basecamp mehrere Aktivitäten gleichzeitig anbietet, sodass alle je nach Persönlichkeit, Energielevel oder Interessen wählen können.
✔ Aktivitäten ohne Druck
Manche nannten Basecamps Ausgaben für Aktivitäten „erbärmlich“ – doch sie haben den Kern verfehlt.
Das Team braucht keine „Bucket-List“-Erlebnisse für 200 € pro Kopf. Im Vordergrund stehen:
- Spaziergänge, Radfahren, Yoga
- Kleine Workshops
- Kreative Sessions
- Lockere, unterhaltsame Formate (CTF, Foto-Walks usw.)
Das folgt der 20–30–50-Retreat-Struktur.
✔ Etwas Arbeit, vor allem Verbindung
Basecamp ist dafür bekannt, Meeting-Überlastung zu vermeiden. Das spiegeln auch die Meetups wider:
- Kurze Workshops für Führungskräfte
- Optionale Lern-Sessions
- Viel Freizeit
- Viel ungezwungenes Beisammensein
- Keine „ganztägigen Abstimmungsrunden im fensterlosen Ballsaal“
Basecamps Meetups sind kein Sprint. Sie sind ein Beschleuniger für Beziehungen.
5. Praktische Regeln: Begleitpersonen, Reisen und Rahmenbedingungen
In den Threads kamen einige operative Erkenntnisse zutage:
- Begleitpersonen: Willkommen, aber Basecamp übernimmt die Kosten nicht.
- Feste Reisetage: Sonntag und Freitag sind für die Reise reserviert – also keine gehetzten Ankünfte oder Check-ins um 23 Uhr.
- Keine Einstellungsregel nach Bahnerreichbarkeit: Manche Unternehmen stellen nur in per Zug erreichbaren Regionen ein – Basecamp kann das nicht, weil das Unternehmen weltweit einstellt.
Kleines Detail, große Wirkung: Keine der Regeln ist bürokratisch. Alles ist darauf ausgelegt, menschenfreundlich zu sein.
6. Die Philosophie dahinter
Mit etwas Abstand betrachtet beruht Basecamps Ansatz auf fünf Überzeugungen:
- Remote-Arbeit ersetzt keine gemeinsame Zeit vor Ort.
- Meetups sind Betriebskosten, keine Benefits.
- Investieren Sie in Menschen, nicht in Büros.
- Gestalten Sie Erlebnisse für Erwachsene, nicht für ein Ferienlager.
- Zwei Vertrauenspersonen können ein erstklassiges Retreat organisieren.
Es ist einfach, beständig und wiederholbar (das Markenzeichen eines Unternehmens, das dies seit zwei Jahrzehnten macht).
