Was macht ein gelungenes Offsite-Meeting aus? Als Unternehmen, das jährlich mit Hunderten von Teams zusammenarbeitet, verfügen wir über einzigartige Einblicke. Von der Buchung von Veranstaltungsorten bis zur Organisation von Retreats haben wir umfangreiche Daten darüber gesammelt, was bei der Planung sinnvoller Zusammenkünfte funktioniert und was nicht.
Letztes Jahr beschlossen wir, diese Daten zum Wohle aller zu nutzen, indem wir Erkenntnisse aus 90 Umfrageantworten und über 200 Offsite-Veranstaltungen analysierten, um wichtige Trends, Herausforderungen und Strategien aufzudecken, die die heutigen Firmen-Retreats prägen.
Folgendes wird der Bericht untersuchen:
- Warum Offsite-Meetings für Unternehmen mit Remote- und Hybridarbeit, die nach Teamzusammenhalt und Mitarbeitermotivation streben, weiterhin unerlässlich sind.
- Welche Arten von Unternehmen organisieren Offsite-Veranstaltungen?
- Wann Offsite-Meetings typischerweise stattfinden und wie sich der Zeitpunkt auf den Erfolg auswirkt.
- Die größten Herausforderungen für Unternehmen
- Wo Unternehmen ihre Klausurtagungen veranstalten, mit angesagten Reisezielen und Veranstaltungsorten.
- Wie Agenden aussehen, von der Einrichtung von Besprechungsräumen bis hin zu Teambildungsaktivitäten.
Erfahren Sie, wie sich Offsite-Meetings weiterentwickeln und wie Ihr Team dieses wichtige Instrument zur Förderung von Teamkultur und Verbundenheit optimal nutzen kann.
Warum veranstalten Unternehmen Offsite-Meetings?
- 57 % der vollständig remote arbeitenden Unternehmen geben an, dass Offsite-Meetings für den Erfolg unerlässlich sind.
Eines der ersten Dinge, die wir herausfinden wollten, war die Motivation hinter der Organisation von Offsite-Meetings. Warum investieren Unternehmen Zeit und Ressourcen in diese Veranstaltungen? Unsere Daten liefern klare Einblicke in die treibenden Faktoren.
57 % der vollständig remote arbeitenden Unternehmen gaben an, dass Offsite-Meetings für ihren Geschäftserfolg unerlässlich sind. Dies unterstreicht ihre entscheidende Rolle bei der Bewältigung der Herausforderungen der Remote-Arbeit. Offsite-Meetings bieten Teams die einzigartige Möglichkeit, sich persönlich kennenzulernen und die Zusammenarbeit zu fördern, die in virtuellen Umgebungen nur schwer nachzubilden ist.
Wir haben außerdem herausgefunden, dass die drei wichtigsten Vorteile der Ausrichtung eines Retreats folgende sind:
- Verbesserung der Teamzusammenarbeit
- Mitarbeiterengagement
- Steigerung von Moral und Motivation
Diese Ergebnisse unterstreichen die transformative Wirkung, die es hat, dem Arbeitsalltag zu entfliehen und sich Zeit für die Stärkung des Teamzusammenhalts zu nehmen. Solche Team-Retreats schaffen ein Umfeld, in dem sich Mitarbeitende wertgeschätzt fühlen, neue Energie tanken und sich mit den Unternehmenszielen identifizieren.
85 % der Unternehmen nannten Teambuilding als Hauptziel ihrer Klausurtagung. Diese Erkenntnis unterstreicht, welchen Stellenwert Organisationen der Stärkung der Beziehungen innerhalb ihrer Teams beimessen. Teambuilding-Aktivitäten, ob strukturierte Übungen oder informelle Momente des Kennenlernens, tragen dazu bei, die Grundlage für Vertrauen, Kommunikation und eine harmonische Arbeitskultur zu schaffen.
Wer organisiert die Offsite-Meetings?
- 91 % arbeiten in einem vollständig ortsunabhängigen oder hybriden Arbeitsmodell.
Als Nächstes wollten wir herausfinden, wer den Trend zu externen Klausurtagungen anführt. Die Daten zeigen einen klaren Zusammenhang zwischen Arbeitsbedingungen und der steigenden Nachfrage nach diesen Veranstaltungen.
91 % der an unserer Umfrage teilnehmenden Unternehmen arbeiten vollständig remote oder hybrid. Dieses Ergebnis zeigt, wie wichtig Offsite-Meetings geworden sind, um die räumliche Distanz zwischen Teammitgliedern zu überbrücken. Remote- und Hybrid-Teams nutzen diese Treffen, um die Zusammenarbeit zu fördern, ein Zugehörigkeitsgefühl zu schaffen und Beziehungen zu stärken, die in einer virtuellen Umgebung schwieriger aufzubauen sind.
Interessanterweise gaben 87 % der Unternehmen an, in der Vergangenheit bereits ein gemeinsames Offsite-Meeting für das gesamte Team veranstaltet zu haben. Diese groß angelegten Veranstaltungen sind eine beliebte Methode, alle Mitarbeiter zusammenzubringen, die Zusammenarbeit auf die Unternehmensziele abzustimmen und gleichzeitig die Beziehungen im Team zu vertiefen. Solche Events sind oft ein wichtiger Bestandteil des Teambuildings und bieten ein gemeinsames Erlebnis, das die Unternehmenskultur stärkt und die Kommunikation verbessert.
Wann organisieren Unternehmen Offsite-Meetings?
- Der September belegt mit 18 % den ersten Platz.
Das Verständnis des optimalen Zeitpunkts für externe Klausurtagungen ist entscheidend, um Trends und Best Practices zu erkennen. Unsere Daten zeigen klare Muster in der Terminplanung und Organisation dieser Veranstaltungen.
Der September erwies sich 2024 als beliebtester Monat für Offsite-Meetings und machte 18 % aller Buchungen aus. Dieser Zeitpunkt deutet darauf hin, dass Unternehmen ihn strategisch nutzen, um nach den Sommermonaten wieder zusammenzufinden und sich neu auszurichten. Der September markiert oft die Rückkehr zum gewohnten Alltag und ist daher ideal, um Teams aufeinander abzustimmen und sich auf die Jahresziele vorzubereiten.
Darüber hinaus war ein deutlicher Anstieg bei Retreats in der Nebensaison und der Übergangszeit zu verzeichnen, mit einem Buchungsplus von 21 % zwischen Dezember und März 2023 und 2024. Diese Entwicklung unterstreicht das wachsende Interesse von Unternehmen, ruhigere Zeiten zu nutzen, um den Teamzusammenhalt und die Produktivität zu fördern.
Was die Häufigkeit betrifft, veranstalten 70 % der Unternehmen ein bis zwei Offsite-Meetings pro Jahr, während 10 % vierteljährliche Treffen bevorzugen. Dies deutet darauf hin, dass die meisten Organisationen Offsite-Meetings als wichtige jährliche oder halbjährliche Gelegenheit zur Stärkung der Teamdynamik betrachten. Bei Unternehmen, die häufiger Retreats veranstalten, liegt der Fokus möglicherweise darauf, die Dynamik aufrechtzuerhalten und die Beziehungen das ganze Jahr über zu festigen.
Die Planung solcher Veranstaltungen erfordert einen erheblichen Vorlauf, insbesondere bei größeren Gruppen. Unsere internen Daten zeigen, dass Offsite-Veranstaltungen für weniger als 100 Personen in der Regel 17 Wochen im Voraus bestätigt werden, während größere Treffen 23 Wochen im Voraus gebucht werden. Im Durchschnitt dauert der gesamte Buchungsprozess etwa 6 Wochen, was die logistische Komplexität der Suche nach dem passenden Ort, Veranstaltungsort und den richtigen Aktivitäten widerspiegelt.
Diese Erkenntnisse zeigen, dass das Timing ein entscheidender Faktor für die erfolgreiche Organisation von Offsite-Retreats ist.
Was waren die größten Herausforderungen bei der Planung des Retreats?
- 51 % der Unternehmen haben Schwierigkeiten bei der Standort- und Veranstaltungsortsuche.
Ein herausragendes Ergebnis unserer Umfrage ist, dass 51 % der Unternehmen die Standortwahl und die Suche nach geeigneten Veranstaltungsorten als größte Herausforderung bei der Planung von Klausurtagungen angaben. Diese hohe Zahl verdeutlicht ein zentrales Hindernis bei der Organisation solcher Veranstaltungen.
Die Suche nach dem perfekten Standort und Veranstaltungsort erfordert oft die Abwägung mehrerer Faktoren: Erreichbarkeit, Kosten, Kapazität und der besondere Reiz des Reiseziels. Für viele Unternehmen kann dies schnell überfordernd werden, insbesondere in Verbindung mit anderen logistischen Herausforderungen wie Unterkunftswünschen, Aktivitäten und Catering.
Es ist nicht verwunderlich, dass diese Herausforderung manche Organisationen davon abhalten könnte, überhaupt ein Offsite-Meeting zu buchen. Die Angst, einen Veranstaltungsort zu wählen, der die Erwartungen nicht erfüllt, oder die schiere Komplexität der Suche und Verhandlung mit Anbietern können selbst bei Unternehmen, die den Wert von Klausurtagungen erkennen, zu Zögern führen.
Die Bewältigung dieser Hürde mit fachkundiger Unterstützung von Surf Office kann einen entscheidenden Unterschied machen.
Wo veranstalten Unternehmen ihre Offsite-Meetings?
- Ländliche Gebiete verzeichnen einen Anstieg um 308 %
Der Veranstaltungsort spielt eine entscheidende Rolle für den Erfolg eines Offsite-Events, und unsere Daten offenbaren faszinierende Trends hinsichtlich der Wahl des Veranstaltungsortes für diese Events.
62 % der Unternehmen haben bereits ein Offsite-Meeting in einem Land außerhalb des Hauptstandorts ihres Teams veranstaltet. Dies belegt die wachsende Beliebtheit von Retreats an besonderen Orten, da Organisationen ihren Teams einzigartige und unvergessliche Erlebnisse bieten möchten. 2024 waren LissabonundBarcelonaunsere beliebtesten Städtereiseziele, während GriechenlandundMexikoeinen durchschnittlichen Nachfrageanstieg von 850 % verzeichneten und damit zu den Trendländern des Jahres avancierten.
Auch die Umgebung spielt bei der Standortwahl eine Rolle. 54 % der Unternehmen gaben an, Strandlagen zu bevorzugen, während ländliche Standorte zwischen 2023 und 2024 einen deutlichen Anstieg der Beliebtheit um 308 % verzeichneten. Dieser Anstieg spiegelt ein breiteres Interesse an ruhigen Umgebungen wider, die es Teams ermöglichen, abzuschalten und sich fernab der Ablenkungen des Stadtlebens besser kennenzulernen.
Einzigartige Veranstaltungsorte sind ein weiterer herausragender Trend. 31 % der Offsite-Veranstaltungen fanden an außergewöhnlichen Orten wie Villen, Schlössern und Palästen statt. Diese Wahlmöglichkeiten verleihen dem Retreat-Erlebnis Exklusivität und Kreativität. Im Durchschnitt verfügten Offsite-Veranstaltungsorte im Jahr 2024 über 158 Zimmer, wobei bei 17 % der Veranstaltungen die gesamte Anlage gemietet wurde, um Privatsphäre und ungestörte Konzentration zu gewährleisten.
Bei den Unterkunftswünschen standen Komfort und Individualität im Vordergrund: 85 % der Gruppen entschieden sich für Einzelzimmer. Dies spiegelt den Wunsch nach persönlichem Freiraum während der Retreats wider und sorgt für ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Teambuilding und Entspannung.
Bei der Standortwahl spielen auch praktische Erwägungen eine wichtige Rolle. Die drei wichtigsten Entscheidungsfaktoren waren:
- Einzigartige Aktivitäten, die am Reiseziel angeboten werden
- Einfache Visabeschaffung
- Erreichbarkeit mit Zug oder Bus
Diese Elemente unterstreichen, wie wichtig es ist, dass der Standort sowohl attraktiv als auch logistisch günstig ist.
Insgesamt zeigen unsere Daten, dass Unternehmen bei ihren Offsite-Veranstaltungen Wert auf einzigartige und inspirierende Umgebungen legen und dabei unvergessliche Erlebnisse mit praktischen Erfordernissen in Einklang bringen, um wirkungsvolle Retreats zu gestalten.
Was geschieht während eines Offsite-Meetings?
- 86 % wählten einen Termin an Wochentagen.
Das Verständnis der Abläufe bei Offsite-Meetings ist entscheidend, um Trends und Best Practices zu identifizieren, die diese Veranstaltungen wirkungsvoll machen. Durch die Analyse dieser Daten können wir ein klareres Bild davon zeichnen, wie Unternehmen diese Events strukturieren, um ihren Nutzen zu maximieren.
Ein durchschnittliches Offsite-Meeting dauert 4,5 Tage und 3,5 Nächte und bietet somit ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Produktivität und Entspannung. 86 % der Offsite-Meetings finden unter der Woche statt, wobei 17 % der Gruppen sonntags, 43 % montags und 15 % dienstags anreisen. Diese Terminierung unter der Woche ermöglicht es den Teams, sich auf die Zusammenarbeit und strategische Ziele zu konzentrieren und gleichzeitig die Wochenenden für Freizeit freizuhalten.
Logistik und Ausstattung spielen bei der Planung von Offsite-Veranstaltungen eine wichtige Rolle. 98 % der Gruppen buchen Tagungsräume in ihrer Unterkunft, um sich so separate Bereiche für Präsentationen, Workshops und Strategiebesprechungen zu sichern. Ebenso nehmen 92 % der Gruppen drei oder mehr Mahlzeiten in ihrer Unterkunft ein, was die Bedeutung von Komfort und Teambuilding durch gemeinsame Mahlzeiten unterstreicht.
Teambuilding ist nach wie vor ein zentraler Bestandteil von Offsite-Veranstaltungen. Im Durchschnitt sind zwei Teambuilding-Aktivitäten in jedes Retreat integriert. Beliebte Gruppenerlebnisse wie Schnitzeljagden und Stand-up-Paddling verbinden Spaß mit Zusammenarbeit und stärken so den Zusammenhalt der Teams, während sie gleichzeitig die Umgebung genießen. Diese Aktivitäten ermöglichen es den Teilnehmern außerdem, dem formellen Arbeitsumfeld zu entfliehen und neue Energie zu tanken.
Ein weiteres Highlight von Offsite-Veranstaltungen sind die Firmengeschenke. Die drei beliebtesten Artikel sind:
- T-Shirts und Kapuzenpullover
- Kappen
- Tragetaschen
Diese Gegenstände dienen nicht nur als Erinnerungsstücke an die Klausurtagung, sondern stärken auch das Zugehörigkeitsgefühl und den Stolz im Team.
Durch die Kombination von strukturierten Arbeitssitzungen mit ansprechenden Aktivitäten und liebevollen Details wie Werbegeschenken schaffen Unternehmen Offsite-Veranstaltungen, die sowohl produktiv als auch unvergesslich sind.
Zusammenfassung
Der Bericht „State of Company Offsites 2026“ bietet einen detaillierten Einblick, wie Unternehmen Klausurtagungen nutzen, um ihre Teams in einer globalisierten Welt zu stärken. Klausurtagungen haben sich von gelegentlichen Vergünstigungen zu strategischen Investitionen in Zusammenarbeit, Mitarbeitermotivation und Unternehmenskultur entwickelt.
Remote- und Hybridarbeit hat den Bedarf an bedeutungsvollen persönlichen Kontakten verstärkt, und Unternehmen stellen sich dieser Herausforderung. Berichten zufolge arbeiten 91 % der Organisatoren von Offsite-Veranstaltungen remote oder hybrid, was die Bedeutung von Offsite-Veranstaltungen für die Überbrückung räumlicher und kultureller Distanzen unterstreicht. Die wachsende Beliebtheit von Retreats auf dem Land spiegelt zudem einen Trend zu ruhigeren, ablenkungsfreien Umgebungen wider, die Konzentration und Teambuilding fördern.
Dieser Bericht verdeutlicht, wie Unternehmen sich den Herausforderungen der modernen Arbeitswelt anpassen. Durch die Anwendung dieser Erkenntnisse können Unternehmen Offsite-Meetings zu einem wirkungsvollen Instrument machen, um die Zusammenarbeit zu fördern, das Engagement zu steigern und leistungsstarke Teams aufzubauen, die im heutigen komplexen Arbeitsumfeld erfolgreich sind.
Über diesen Bericht
Die Studie „Firmenveranstaltungen im Wandel 2026“ kombiniert die Erkenntnisse einer Umfrage unter 90 Teilnehmern mit internen Daten von Surf Office aus über 200 Team-Retreats. Dieser Bericht bietet Personalverantwortlichen, Eventplanern und Veranstaltungsorten wertvolle Einblicke in die Trends und Best Practices, die die Zukunft von Team-Offsites prägen.
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