Bei einem Event wie einem Firmen-Retreat, das Sie mit einer großen Gruppe an Leuten veranstalten, gehören die Mahlzeiten zweifellos zu den wichtigsten Dingen.
Sie bieten Ihren Teammitgliedern die Möglichkeit, bei guten Speisen und Getränken Kontakte zu knüpfen und Erinnerungen zu schaffen, an die sie sich noch lange nach ihrer Rückkehr erinnern werden.
Daher ist die Organisation der Mahlzeiten einer der wichtigsten Teile in der Retreat-Planung.
In den meisten Fällen entscheiden sich Unternehmen während ihrer Retreats dafür, Restaurants für das Abend- oder Mittagessen zu reservieren. Auch wenn dies ziemlich einfach zu sein scheint, kann es viel komplexer sein, als es sich zunächst anhört.
Mit diesem Planungsteil der Retreats haben wir uns schon oft befasst, um ihn für unsere Kunden zu verbessern und einfacher zu machen, sodass Sie nur noch ein Formular ausfüllen müssen, und wir den Rest erledigen.
Wenn Sie Restaurantreservierungen für großen Gruppen vornehmen möchten, dann können wir Ihnen jetzt ein paar Tipps mitgeben, wie Sie dies schnell und effizient erledigen können.
Bevor Sie beginnen...
Die erste und wichtigste Sache, die man wissen sollte, ist:
Ein Restaurantreservierung für eine große Gruppe zu machen ist etwas ganz anderes als eine Reservierung für sich selbst oder ein paar Freunde.
Mit der Suche können Sie genauso beginnen, wie wenn Sie für sich selbst etwas suchen würden - also indem Sie Google-Bewertungen lesen, Yelp oder TripAdvisor nutzen und sich Empfehlungen aus den sozialen Medien anschauen.
Auch wenn das ganz lustig sein kann, sollten Sie daran denken, dass die sich Bewertungen, die Sie lesen, auf den Besuch von einer, zwei oder höchstens einer kleineren Gruppe von Personen beziehen. Sie sollten nach Restaurants Ausschau halten, die regelmäßig große Gruppen bewirten und Erfahrung mit der Bedienung einer großen Anzahl von Gästen haben.
Dies geht relativ einfach, indem Sie auf den oben genannten Websites auf das Kästchen „Für große Gruppen geeignet“ klicken.
Oft verbringt man zu viel Zeit mit dem Lesen von Bewertungen und dem Betrachten von Fotos köstlicher Gerichte. Tatsächlich kann man allein dafür unendlich viel Zeit brauchen. Jetzt werden Sie aber erfahren, wie Sie dies vermeiden können.
Machen Sie Ihre Hausaufgaben
Bevor Sie mit der Suche beginnen, sollten Sie sich zuerst Gedanken über einige Details machen.
Es ist wichtig, dass Sie diesen Schritt als allererstes machen, denn wenn Sie ihn nicht richtig ausführen, werden Sie bei allen weiteren Schritten Probleme haben.
Bevor Sie mit der Suche nach einem Restaurant beginnen, sollten Sie die folgenden Dinge festlegen:
- Die Anzahl der Leute
- Gewünschter Tag (oder Tage)
- Gewünschte Uhrzeit(en)
- Ernährungseinschränkungen
- Bevorzugte Küche
- Sonstige Präferenzen (Möchten Sie dort anschließend noch für einen Drink bleiben? Soll es zu Fuß erreichbar sein? Möchten Sie, dass Ihre Gruppe einen Raum nur für sich hat?, usw.)
Jedes Restaurant wird Ihnen diese Fragen stellen, wenn Sie einen Tisch zum Mittag- oder Abendessen reservieren möchten. Wenn Sie sich im Voraus schon Gedanken darüber gemacht haben sparen Sie sich viel Zeit und vermeiden unnötiges Hin und Her beim Reservieren.
Erstellen Sie eine Liste mit Restaurants
Jetzt geht der Spaß los. Sie können damit beginnen, eine Liste von Restaurants zu erstellen, die Sie kontaktieren möchten, um ein Angebot zu erhalten.
Am einfachsten können Sie die Liste erstellen, indem Sie Freunde kontaktieren, die sich in der entsprechenden Gegend auskennen. Noch besser ist es, wenn Sie mit jemandem Kontakt aufnehmen, der bereits eine ähnliche Veranstaltung organisiert hat und weiß, welche Restaurants einerseits gutes Essen anbieten und andererseits große Gruppen bewirten können.
Wir arbeiten an jedem unserer Retreat-Standorte mit Gastronomieexperten zusammen, um eine verlässliche und aktuelle Liste der besten Restaurants für Gruppenreservierungen anbieten zu können. Wenn Sie sichergehen möchten, dass Sie das richtige Restaurant für Ihren Firmen-Urlaub finden, dann kontaktieren Sie als erstes uns bei Surf Office.
5 häufige Fehler bei der Reservierung für große Gruppen in Restaurants
Da wir schon einige Retreats organisiert haben, ist uns dabei auch schon der ein oder andere Fehler unterlaufen, was uns allerdings dabei geholfen hat, unser Vorgehen bei Reservierungen zu optimieren. Hier kommen die häufigsten Fehler, die bei Reservierungen für große Gruppen in Restaurants gemacht werden.
1. Das Gruppenmenü abändern
Wenn Sie ein Restaurant gefunden haben, das häufig große Gruppen bewirtet, dann haben Sie Glück.
In dieser Art von Restaurants gibt es normalerweise ein spezielles Menü für Gruppen. In einigen gibt es möglicherweise sogar mehr als ein Menü – je nach Restaurant und der Größe Ihrer Gruppe.
Es ist tatsächlich so, dass das Restaurant Ihre Anfrage mit hoher Wahrscheinlichkeit ablehnen wird, wenn Sie versuchen werden, dieses Menü in irgendeiner Weise zu ändern oder anzupassen. Das Gruppenmenü wurde mit Sicherheit aus einem bestimmten Grund so zusammengestellt und die entsprechenden Leute haben sicherlich viel Zeit damit verbracht, es zu entwerfen. Sich die Mühe zu machen, und das Menü für Ihre Gruppe anzupassen, gehört zu den Dingen, auf die die Verantwortlichen am wenigsten Lust haben.
Machen Sie es sich und allen anderen leicht: Vertrauen Sie darauf, dass die Verantwortlichen wissen, was sie tun. Schließlich ist es wahrscheinlich nicht das erste Mal, dass das Restaurant einer großen Gruppe Essen serviert!
2. Sich auf Ernährungseinschränkungen Fokussieren
Verstehen Sie uns nicht falsch. Wir sagen nicht, dass Sie jemanden mit besonderen Ernährungsgewohnheiten vernachlässigen sollten.
Wenn Sie aber eine Gruppe von 50 Personen haben, wovon sich 5 vegan ernähren, dann sollten Sie nicht nach einem veganen Restaurant suchen. Dadurch würden Sie Ihre Auswahl drastisch einschränken und dazu bei den anderen 45 Personen für Unmut sorgen.
Suchen Sie stattdessen das beste Restaurant heraus, das alle sonstigen Kriterien erfüllt, und fragen Sie einfach nach 5 veganen Menüs.
3. Zu viele Änderungen vornehmen
Erinnern Sie sich, dass wir erwähnt haben, dass es am wichtigsten ist, seine "Hausaufgaben" zu machen und zu aller erst die nötigen Angaben festzulegen?
Wenn Sie keine klare Vorstellung davon haben, was Sie wollen, und am Ende zu viele Änderungen vornehmen (Personen hinzufügen, ausgefallene Essenswünsche äußern, die Uhrzeit ändern), werden sowohl Sie als auch das Restaurantpersonal frustriert sein. Vielleicht sagt Ihnen das Restaurant dann sogar ab, und Sie müssen sich für eine der nicht ganz so guten Optionen entscheiden.
Erstellen Sie Ihre Liste mit Restaurants, klären Sie Ernährungseinschränkungen mit Ihren Kollegen ab und besprechen Sie dann alles mit dem jeweiligen Restaurant. Eine Win-Win-Situation für alle!
4. In einem Restaurant reservieren, das zu weit entfernt ist
Eines Ihrer Hauptkriterien sollte sein, dass Sie ein Restaurant auswählen, das Sie von Ihrer Retreat-Location aus zu Fuß erreichen können.
Die einzige Ausnahme ist hier, wenn Ihre Gruppe klein genug ist, sodass Sie Uber oder andere Transportmöglichkeiten nutzen können, um zum entsprechenden Ort gelangen.
Andernfalls wird Ihnen ein Besuch in einem zu weit entfernten Restaurant zusätzliche Zeit bei der Planung der Transportlogistik abverlangen. Außerdem würden sonst höhere Kosten anfallen, und für Ihr Team wäre es aufwendiger.
5. Zu viele Kriterien aufstellen
Wenn Sie bei der Auswahl Ihres Restaurants zu wählerisch sind, kann das Ihre Chancen, für Ihr Team das richtige Lokal zum Essen gehen zu finden, ernsthaft beeinträchtigen.
Wenn Sie zu viele Kriterien haben, wird sich Ihre Auswahl auch in größeren Städten auf nur wenige Restaurants beschränken. In kleineren Städten kann es dann sogar sein, dass Ihnen überhaupt keine Restaurants mehr zur Auswahl stehen!
Schränken Sie sich stattdessen nicht so sehr ein und denken Sie daran, dass das wichtigste ist, dass Sie alle zusammenbringen, um beim Essen Zeit miteinander zu verbringen und Verbindungen zu stärken!
Genießen Sie es!
Eine Gruppenreservierung für Ihren Firmenausflug durchzuführen ist etwas ganz anderes als nur für zwei Personen zu reservieren. Sie benötigen dabei Zeit, um alles sorgfältig zu planen und den richtigen Veranstaltungsort zu finden. Aber wenn Sie sich am Ende hinsetzen, um zusammen mit Ihrem gesamten Team eine Mahlzeit zu genießen, wird sich der Aufwand auszahlen.
Wenn Sie ein Offsite-Retreat für Ihr Unternehmen organisieren möchten und dabei den Stress bei der Auswahl eines Restaurants minimieren wollen, dann sollten Sie sich bevor Sie damit loslegen unbedingt an uns von Surf Office wenden. Wir verfügen über zahlreiche Ressourcen, mit denen wir zu einem reibungslosen Verlauf des Retreats beitragen können!
