« Les privatisations d’hôtels sont le Saint Graal des événements d’entreprise. »
— Simon Einstein, expert en privatisation d'hôtels Surf Office
Les privatisations d'hôtels ont commencé à être recherché tout d'abord aux États-Unis pour permettre aux couples de mariés de profiter de l'intimité et de la personnalisation de leur lieu de mariage.
Mais il n'a pas fallu longtemps pour que les entreprises comprennent les avantages de la privatisation complète d'un hôtel pour des événements d'entreprise tels que les séminaires de team building et les réunions annuelles.
Aujourd’hui, les privatisations d’hôtels sont devenues monnaie courante partout dans le monde pour ceux qui cherchent à ajouter un côté communautaire et exclusif à leurs événements d’entreprise.
Mais privatiser un hôtel entier a aussi ses inconvénients.
Dans cet article, nous évoquerons les avantages et les inconvénients de la privatisation d'hôtels, quand ils sont requis et quand vous devriez plutôt envisager une privatisation partielle.
Qu’est-ce qu’une privatisation d’hôtel ?
Une privatisation d’hôtel vous accorde, à vous et à votre groupe, un accès exclusif à tout ou partie d’un hôtel. Selon votre accord, cela peut inclure des chambres, des restaurants, l'espace spa/détentete et des espaces fonctionnels.
La privatisation d'un hôtel donne une touche d'intimité, d'élégance et de personnalisation à votre événement. Cela fait de la privatisation d’hôtel un arrangement recherché pour les mariages haut de gamme, mais aussi pour les événements d’entreprise comme les conférences, les conventions et les galas.
«Cela est vrai pour les groupes de 10 à 1 000+ personnes. Les privatisations permettent aux groupes de s'installer dans le lieu pendant toute la durée de l'événement et de profiter des espaces communs du lieu, sans se soucier de déranger les autres invités. — Simon Einstein, expert en privatisation d'hôtels
Lors d'une privatisation d'hôtel, votre groupe « prend le contrôle » de l'hôtel, ce qui vous permet d'adapter votre événement à vos besoins. Sans craindre de gêner d'autres invités, vous pouvez faire plus de bruit, planifier des activités et décorer les espaces communs à votre guise.
Combien coûte la privatisation d’un hôtel ?
Le coût d'une privatisation d’un hôtel est basé sur le chiffre d’affaires que l’hôtel générerait s’il était occupé à 100 %.
Cela signifie que vous devrez payer pour toutes les chambres réservées, ainsi que tous les revenus anticipés provenant des installations associées telles que les spas et les restaurants.
Par conséquent, le coût de privatisation d’un hôtel peut aller de 1 000 €/nuit pour un hôtel ultra basique à plus de 100 000 €/nuit pour un complexe exclusif sur une île avec toutes les petites spécificités du lieu.
Amal et George Clooney ont choisi l'hôtel Cipriana à Venise comme lieu de leur mariage. Ils ont rempli 95 % de l'hôtel, ce qui a donné lieu à uncoût estiméd'environ 3 millions de dollars pour les trois jours de célébration.
Pour éviter que la privatisation de votre hôtel n'impacte les taux d'occupation les jours entourant votre réservation, certains hôtels vous feront même prendre en charge les frais des nuits supplémentaires avant et après votre événement.
Par exemple, si le lancement de votre produit est prévu pour quatre nuits, vous devrez peut-être couvrir le coût de huit.
La privatisation d'un hôtel est une affaire coûteuse, mais cela en vaut la peine si vous souhaitez valoriser votre événement et lui donner un esprit communautaire.
Quelles sont les alternatives à la privatisation d’un hôtel entier ?
La privatisation d’un hôtel entier est la référence en matière d’événements d’entreprise. Cela permet à votre groupe de « prendre possession » du lieu et de se l’approprier. C'est le seul moyen d'avoir une liberté totale sur la planification de votre événement.
Si vous souhaitez organiser un événement d’entreprise sans compromis, la location de l’ensemble de l’hôtel est sans aucun doute la meilleure option.
Mais la privatisation d’hôtels entiers ne constitue pas une option viable pour tout le monde.
Ils sont chers et il est parfois impossible de trouver un lieu disposé à bloquer des dates ou à annuler des réservations existantes.
« La partie la plus difficile de la privatisation d’un hôtel est d’assurer la disponibilité. Il faut que l'hôtel ait vraiment confiance pour bloquer l'intégralité du lieu pour un groupe, et ils ne sont généralement pas disposés (et cela se comprend) à annuler les réservations préexistantes. —Simon Einstein
Alors, que pouvez-vous faire si vous souhaitez organiser un événement d'entreprise privé mais que vous ne parvenez pas à garantir une réservation totale de l'hôtel ?
Réservez un étage entier
Réserver un étage entier de l'hôtel est un moyen rentable de rendre votre évément plus intime et d'ajouter une touche de personnalisation à votre événement. Lorsque vous louez un seul étage, vous bénéficiez d'un accès exclusif à certaines salles et à tous les espaces événementiels de ce niveau.
Avec votre équipe réunie dans un seul espace, vous pouvez personnaliser l'intérieur et maintenir un esprit de convivialité sans déranger les autres invités.
L'inconvénient, c'est que vous devrez partager des installations telles que le spa et le restaurant avec d'autres clients, ce qui limite ce que vous pouvez faire avec ces espaces. Vous devrez également respecter les règles générales d'entretien de l'hôtel.
Bloquer certaines pièces
Une autre option consiste à bloquer un groupe de chambres d’hôtel. C'est idéal pour les petits groupes qui ne peuvent pas remplir des hôtels entiers mais qui souhaitent tout de même un hébergement garanti.
Le blocage de chambres est généralement proposé aux groupes souhaitant réserver entre 10 et 30 chambres. Les tarifs sont pré-négociés et vous devrez payer la totalité du montant à l'avance plus un acompte. Et n'oubliez pas que vous devrez payer pour toutes les chambres que vous avez réservées, même si certaines restent inoccupées.
Le blocage de pièces vous permet également d’offrir de la variété. Vous pouvez bloquer des chambres dans plusieurs hôtels situés à différents endroits et avec des styles différents. Gardez toutefois à l’esprit que cette approche peut donner l’impression qu’un groupe est fragmenté.
Louer une aile de la propriété
La location d’une aile est ce qui se rapproche le plus de la location d’un hôtel entier. Cette approche vous permet de réserver des espaces hôteliers tels que des chambres et des espaces événementiels sans vous engager à louer l'intégralité de la propriété.
Vous aurez la liberté de personnaliser la partie de l'hôtel que vous avez réservée et vous aurez le contrôle total de l'aile sans être gênés par d'autres clients. Cela vous permet de remplir votre emploi du temps avec des idées amusantes comme des compétitions de karaoké et des soirées jeux.
La location d'une aile d'un hôtel varie également vos options. Désormais, vous n’aurez plus besoin de trouver un hôtel avec suffisamment de chambres pour votre équipe. Au lieu de cela, vous pouvez envisager de louer des ailes de grands hôtels.
Le seul problème c'est qu'il n'est pas garanti que les espaces de réception dont vous avez besoin se trouvent dans l'aile que vous souhaitez louer. Dans ce cas, vous devrez réserver ces chambres séparément.
Quels événements d’entreprise justifient la privatisation d’un hôtel ?
Si vous organisez une réunion hors site ou un séminaire d'entreprise, vous vous demandez peut-être quand il est nécessaire de privatiser un hôtel entier.
Voici quelques événements populaires qui peuvent bénéficier d’une privatisation d’hôtel :
- Séminaires de team building
- Séminaires pour l'équipe management
- Séminaires pour start-up
- Workations d'équipe
- Séminaires d'équipes en télétravail
- Concevoir des sprints et des hackathons
- Conférences et congrès
- Récompenses de voyage
Comme vous pouvez le constater, presque tous les événements d’entreprise nécessitant plusieurs jours d’absence du bureau peuvent bénéficier d’une privatisation d’hôtel totale ou partiele.
Quels sont les avantages de la privatisation d’hôtel ?
La privatisation totale d’un hôtel garantit que votre événement soit spécial, personnalisé et privé.
Lorsque vous privatisez un hôtel, vous réservez l’utilisation de chaque pièce du bâtiment, y compris le restaurant, le spa, les salles de réception et bien plus encore.
Because there aren’t any other guests, you can use each room as you please. This means you can decorate rooms with company merchandise, play music louder at parties or use rooms asdedicated breakout spaces.
Vous pouvez également être plus créatif quant à l’endroit où vous organisez vos réunions. Au lieu d'être confiné dans la salle de réunion de l'hôtel, vous pouvez vous réunir avec votre équipe où bon vous semble, du toit-terrasse au bar à cocktails au sous-sol.
Un autre avantage de la privatisation d’hôtels est l’amélioration des services reçus.
En n'ayant pas d'autres clients à gérer, le personnel de l’hôtel peut vous consacrer toute son attention. Cela garantit que tous vos besoins soient satisfaits et que vos collaborateurs bénéficient d’une expérience premium.
La privatisation d’un hôtel est également simple du point de vue de la planification.
Pourquoi ? Parce qu'il est beaucoup plus facile de tout réserver en une seule fois au lieu d'organiser individuellement l'hébergement, les restaurants et les espaces de réception.
Vous êtes également davantage susceptible de respecter votre budget, car tout payer d’avance minimise les coûts imprévus.
Quels sont les inconvénients des privatisations d’hôtels ?
La privatisation d'un hôtel pour votre événement d'entreprise représente un engagement financier important.
Selon la taille et l'emplacement de l'hôtel, les coûts de réservation de l'ensemble des installations peuvent être très élevés. Gardez également à l’esprit que vous payez peut-être pour des installations dont vous n’avez pas besoin.
En effet, vous devez dédommager l'hôtel pour les revenus attendus de chaque source de revenus. Cela inclut les chambres d’hôtel, ainsi que les installations associées telles que les restaurants, les services de conciergerie, les salles de réception, spas, etc...
Comme mentionné précédemment, vous devrez également payer des nuits supplémentaires avant et après votre réservation pour compenser la perte de revenus de l'hôtel. Cela pourrait augmenter le coût de votre réservation jusqu'à 100 %.
L’autre problème majeur des privatisations d’hôtels concerne la disponibilité. La plupart des hôtels ont déjà reçu des réservations jusqu'à un an et demi à l'avance et sont rarement disposés à les annuler pour une réservation de groupe.
Par conséquent, pour garantir la privatisation complète d’un hôtel, vous devrez peut-être organiser votre réservation jusqu’à 24 mois à l’avance.
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Simon Einstein est notre gourou interne de la privatisation d’hôtels pour les événements d’entreprise.
Il aide Surf Office à organiser des activités hors site réussies depuis des années. Durant cette période, il a constitué une base de données mondiale impressionnante d'hôtels proposant la privatisation de sites entiers.
Organiser votre séminaire hors site avec Surf Office vous offre une tranquillité d'esprit. Notre équipe d'experts en planification veille à ce que tout se passe bien, de la communication avec le personnel de l'hôtel à votre protection contre les annulations de dernière minute.
Si vous envisagez de privatiser un hôtel pour votre prochain événement d'entreprise, n'hésitez pas à contacter Simon pour toute question.
